Anita, welche Listen brauche ich wirklich?

Wenn es um Planung geht, sind Listen der heilige Gral. Du kannst alles mit Listen organisieren. Aber du kannst dich im Listen-Dschungel auch fürchterlich verzetteln. Deshalb heute kurz und knackig: Die einzigen drei Listen, die du wirklich brauchst, um deine Arbeit und dein Leben effektiv zu planen.

„Anita, welche Listen brauche ich noch mal?“, fragte mich Martina vor paar Tagen. Martina hat zwei Kinder und ein sehr erfolgreiches Business (Wenn du jemals wissen willst, welche Farben dir am besten stehen und wie du deinen eigenen Stil findest, dann meld dich unbedingt bei Martina!). Seit 6 Monaten helfe ich ihr, dieses volle Leben besser zu organisieren. Der Fokus liegt für sie darauf, trotz einer Millionen Verpflichtungen gesund, gelassen und achtsam durch die Tage zu kommen und auch genug Zeit für sich selbst zu haben. Aber im Herzen ist sie eine Chaosqueen. Planen um des Planens willen, wie ich das manchmal mache, um mich zu entspannen, ist für sie die Höchststrafe. Für Martina muss Planung schnell gehen, funktionieren und praktisch sein. Fertig.

Vor diesem Hintergrund ist die Frage „Welche Listen brauche ich eigentlich?“ für mich gar nicht so einfach zu beantworten. Ich selbst habe allein im Juli-Setup meiner Planung 6 unterschiedliche Listen. Dazu kommen die Tracker, die Listen in anderer Form sind. Wer einfach nur ein bisschen mehr Struktur in seinen Alltag bringen, ein bisschen mehr Zeit für sich und all seine Leidenschaften und dabei weniger Stress haben will, fühlt sich von so vielen Listen erschlagen. Statt mehr Organisation führt das dann eher zu mehr Frust – und am Ende zu WENIGER Planung, weil man genervt gar keine Listen mehr führt.

Wenn du wie Martina tickst, ist dieser Post für dich, denn hier habe ich die einzigen drei Listen, die du wirklich brauchst, um deiner Planung mit wenig Aufwand maximalen Erfolg abzuringen:

Sammellisten für deine Aufgaben

Die wichtigste Liste von allen, wenn es dir darum geht, dein Leben besser zu organisieren. Mit der Sammelliste schaffst du Platz in deinem Kopf. Sie hilft dir, dich besser auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren und verhindert zugleich, dass du Aufgaben vergisst.

Auf der Sammelliste notierst du alle Aufgaben, die du irgendwann erledigen musst. Ich empfehle dir, jeden Monat eine neue Sammelliste aufzusetzen. Auf diese Weise bleibt sie einigermaßen übersichtlich. Unerledigte Aufgaben von der alten Liste überträgst du dann einfach auf die neue. Theoretisch kannst du die Sammelliste aber auch endlos fortführen.

Wichtig: Auf der Sammelliste vergibst du keine Prioritäten. Du sortierst und bewertest die Aufgaben auch nicht. Du schreibst sie einfach, in der Reihenfolge, in der sie dir einfallen oder neu auf deinem Tisch landen, untereinander.

Richtig mit der Sammelliste arbeiten

Mach es dir zu einer Gewohnheit, Aufgaben IMMER und möglichst SOFORT auf der Sammelliste zu notieren. So kannst du absolut sicher sein, dass dir nichts durchrutscht, du folglich auch nichts vergessen kannst. Auf diese Weise kann sich dein Gehirn entspannen und muss dich nicht ständig (in der Regel zu den unpassendsten Gelegenheiten) daran erinnern, dass du dieses und jenes noch machen musst. Du wirst mit der Zeit merken, dass du insgesamt weniger gestresst bist und dich besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren kannst.

Die Sammelliste funktioniert allerdings nur, wenn du auch mit ihr arbeitest:

  1. Schreib neue Aufgaben immer sofort mit auf die Liste.
  2. Wenn du deinen Tagesplan machst, geh die Sammelliste durch und zieh die wichtigsten Aufgaben für den aktuellen Tag auf deine Tages-To-Do-Liste.
  3. Streich erledigte Aufgaben auf der Sammelliste ab.

Extra-Tipps für mehr Übersichtlichkeit auf der Sammelliste

Du kannst vor die Liste mit den Aufgaben zwei Spalten einfügen. In die erste trägst du Deadlines ein. Wenn eine bestimmte Aufgabe also zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss, notierst du hier das entsprechende Datum. Die zweite Spalte kannst du nutzen, um deine Aufgaben mit einem Farbcode zu markieren. Ich nutze immer einen Dreier-Code: Gelb steht für die Zeitplanerin, Blau für den Job, Rosa für Privates. Mit einem solchen Farbcode erkennst du auf einen Blick, welche Aufgaben gerade relevant sind und musst nicht jedes Mal deine gesamte Liste durchgehen. Hast du dich abends gerade aufgerafft, etwas im Haushalt zu machen, gehst du nur die privaten Aufgaben durch, um zu entscheiden, womit du anfangen willst. Sitzt du im Büro, checkst du nur die Job-Tasks. Das spart Zeit und macht deine Sammelliste überschaubarer.

Irgendwann-Listen für deine Ideen

Stell dir kurz folgendes Szenario vor: Du arbeitest an einer Hausarbeit oder einer Präsentation, die morgen fertig sein muss. Aber statt dich voll und ganz darauf zu konzentrieren, erwischst du dich dabei, wie du immer wieder über ein neues Produkt für dein Side Business nachdenkst. Du weißt genau, dass du gerade wirklich keine Zeit hast, dich damit ausführlich zu beschäftigen. Aber es lässt dich einfach nicht los. Wenn du auch immer viel mehr Ideen als Zeit hast, hilft dir vielleicht die  Irgendwann-Liste.

Auf die Irgendwann-Liste schreibst du all die Ideen, die du gern ausbauen und ausprobieren willst, für die aber gerade nicht die richtige Zeit ist. Achtung: Stell dir einen Timer, wenn du die Idee skizzierst, sonst kommst du ins Konzipieren und, schwupps, ist wieder einen Stunde vorbei!

Der Vorteil: Wenn du es aufgeschrieben hast, kannst du es nicht mehr vergessen. Folglich muss dein Gehirn dich auch nicht mehr ständig daran erinnern. Du wirst dich jetzt viel besser auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren können, auch wenn dein Kreativmuskel vielleicht immer noch zuckt und lieber gleich als später loslegen will.

Damit die Irgendwann- nicht zur Niemals-Liste wird, übernimm jeweils mindestens eine Idee von der Irgendwann-Liste auf deine monatliche Sammelliste. So wird die Idee zur Aufgabe und du sammelst Ideen nicht nur, sondern setzt sie auch um.

Wartet-auf-Listen für deine Kooperationen

Die Wartet-auf-Liste ist vor allem für diejenigen von euch interessant, die viel kooperativ arbeiten. Wenn du also regelmäßig auf Zuarbeit von anderen angewiesen bist, um deine Aufgaben zu beenden, teste eine Wartet-auf-Liste.

Hier trägst du ein, auf welche Zuarbeit du konkret wartest. So hast du den Überblick und kannst rechtzeitig nachhaken, wenn jemand eine Deadline zu reißen droht.

Wichtig: Damit sie effektiv ist, trag auf der Wartet-auf-Liste nicht nur ein, welche Zuarbeit du erwartest, sondern auch von wem, wann du sie angefordert hast und bis wann sie da sein muss. Da die Deadline die wichtigste Info ist, schreib die am besten an den Anfang der Zeile.

Konkret kann das so aussehen:

  • 23.07.2022: @Jenny Korrektorat Präsentation für Kunde XY (übergeben am 17.07.2022)

Mit welchen Listen arbeitest du am häufigsten? Schreib mir gern eine Nachricht! Bei meiner Listenliebe finde ich es toll, neue kennenzulernen und auszuprobieren.