Die neue FEM-Methode: FEM+B

Meine FEM-Methode kennst du vielleicht schon: Sie hilft dir, deine To-Do-Liste so zu strukturieren, dass du die richtigen Prioritäten setzt und motiviert bleibst. Doch viele von uns haben das E der FEM-Methode, die Extra-Aufgaben, meistens anders genutzt, als es gedacht ist. Und deshalb habe ich die Methode weiterentwickelt. Hier kommt die FEM-Methode 2.0 die FEM+B-Methode – und eine Anleitung, um sie in TickTick umzusetzen.

Was ist dein größtes Problem, wenn es darum geht, deine To-Do-Liste abzuarbeiten? Für mich gibt es gleich drei Schwierigkeiten:

1. Prioritäten setzen. Mir fällt es unheimlich schwer, zu entscheiden, was jetzt wirklich am wichtigsten ist und unbedingt heute oder zuerst erledigt werden muss.
2. Umsetzen. Mich aufzuraffen, auch zu erledigen, was ich da so wunderbar geplant habe, ist oft der schwierigste Teil für mich.
3. Überblick behalten. Ich habe ständig Angst, Aufgaben, die es nicht auf meine Tages- oder Wochen-To-Do-Liste geschafft haben, zu vergessen.

Was ist die FEM-Methode?

Mit der FEM-Methode bin ich den ersten beiden Problemen schon zu Leibe gerückt. FEM steht für Fokus, Extras und Minis und bezeichnet die Kategorie der Aufgaben, die wir damit planen.

Fokus: Das sind die Aufgaben, die auf jeden Fall an diesem Tag fertig werden müssen. Egal wie umfangreich sie sind. Haben sie eine Deadline oder müssen sie erledigt sein, bevor du oder andere weiterarbeiten können? Das macht für mich eine Aufgabe automatisch zur Fokusaufgabe. Davon gibt es am Tag maximal 3.

Minis: Das sind Aufgaben, die nur wenig Zeit und vor allem wenig Energie kosten. Mit diesen Aufgaben starte ich meist in meinen Arbeitstag oder ich schiebe sie ein, wenn ich mich zu absolut gar nichts aufraffen kann. Hiervon sind maximal 6 vorgesehen.

Extras: Das sind Belohnungen. In dieser Kategorie sollen nur Aufgaben stehen, die sich eigentlich nicht wie Aufgaben anfühlen. Dinge, auf die du richtig Lust hast. Die schiebst du entweder als Belohnung ein – zum Beispiel, wenn du eine Fokusaufgabe erledigt hast – oder als Motivationsschub, wenn du dich nicht zur Fokusaufgabe aufraffen kannst. Hier arbeitet die Methode ebenfalls mit maximal 3 Aufgaben pro Tag.

Das Problem mit den Extras

Nun geht es aber offenbar nicht nur mir so, dass sich Sorge breit macht, Aufgaben zu vergessen, wenn sie es nicht auf die FEM-Liste schaffen. Das betrifft vor allem diese lästigen Nicht-so-richtig-wichtig-und-auch-nicht-dringend-aber-irgendwann-muss-ich-sie-halt-doch-mal-machen-Aufgaben. Die sind nämlich so unwichtig, dass viele von uns sie nicht mal in der Sammelliste aufschreiben. Diese „Irgendwann mal“-Aufgaben nehmen dadurch unheimlich viel Hirnkapazität ein und weil das auf Dauer zu anstrengend ist, haben viele von euch aus den Irgendwann-mal-Aufgaben kurzerhand Extra-Aufgaben gemacht.

Als ich mich ebenfalls dabei erwischt habe, die Extra-Kategorie nicht mehr als Belohnung zu sehen, sondern eher als Resterampe, wusste ich, dass ich die Methode überarbeiten muss. Die Extras sollen Motivation und Freude auslösen. Diese Kategorie heißt bewusst „extra“ und nicht „wenn ich es noch dazwischen quetschen kann.“

Aber die Resterampen-Aufgaben müssen eben auch irgendwo hin. Im besten Fall schreibst du sie in den Braindump und/oder in die Sammelliste. Aber vielleicht kannst du dich nicht dazu durchringen, „nur“ 3 Pflicht-Aufgaben auf der To-Do-Liste zu haben (Fokusaufgaben) und hast ein schlechtes Gewissen, wenn da sonst nur Minis und Belohnungen stehen. Oder du vergisst oder verschiebst das Aufschreiben immer wieder oder hast keine Sammelliste.

Genau dafür bekommt die FEM-Methode heute eine neue Aufgaben-Kategorie.

FEM plus B

Ab sofort heißt die Methode „FEM+B“ und das B steht für Bonusaufgaben. Ich nenne das ganz bewusst nicht Reste- oder Irgendwann-Aufgaben, denn das sendet deinem Hirn das falsche Signal. Ich möchte, dass du stolz auf dich bist, wenn du zusätzlich zu deinen FEM-Aufgaben auch noch welche aus der Bonus-Kategorie abgearbeitet hast.

Grundsätzlich ist die Bonuskategorie aber für alle Aufgaben da, die du an diesem Tag oder in dieser Woche gern noch schaffen würdest, die aber nicht dringend genug sind, um sie zu Fokusaufgaben zu machen.

Das ist übrigens auch die einzige Kategorie, die keine Höchstgrenze an Aufgaben vorsieht. Es ist nämlich gar nicht vorgesehen, dass du alle deine Bs abarbeitest. Du kannst diese Kategorie also als Sammelbecken nutzen und immer, wenn du überraschend schneller mit den Fokusaufgaben durch bist – oder keine auf dem Zettel hast – kannst du dich aus den Bonusaufgaben bedienen.

FEM+B in TickTick

Du kannst die FEM+B-Methode natürlich nutzen, um deine Tages-To-Do-Liste zu schreiben. Ich nutze sie aktuell aber vor allem für die Wochenplanung. Die Tagesplanung findet bei mir im Bullet Journal statt und liegt aktuell ziemlich brach, weil meine Tage vor allem im Job derzeit kaum planbar sind. Die Wochenplanung dagegen mache ich in TickTick und nutze dabei Etiketten, um die FEM+B-Methode abzubilden.

Wochenplanung in TickTick

Wenn ich meine Woche plane, gehe ich alle TickTick-Listen durch und schaue mir jede einzelne Aufgabe an. Dann entscheide ich, welche davon ich in der nächsten Woche erledigen möchte. Diese Aufgaben bekommen zunächst eine Fälligkeit bzw. Dauer – ich sage TickTick also zum Beispiel, dass es mir diese Aufgaben von Montag bis Freitag kommender Woche in der Heute-Liste anzeigen soll.

Anschließend schaue ich mir alle Aufgaben, die ich für die nächste Woche geplant habe, gesammelt an. Das funktioniert über die „Morgen“- oder die „Nächste 7 Tage“-Liste – je nachdem, wann du deine Planung erledigst.

Diese sogenannten intelligenten Listen siehst du ganz oben links in deinem TickTick-Menü. Findest du sie da nicht, kannst du sie einblenden. Geh dafür in die Einstellungen und dort auf „Intelligente Listen“. Dort kannst du verschiedene Listen ein- oder ausblenden.

FEM+B-Wochenplanung

Diese Aufgaben für die kommende Woche gehe ich es jetzt eine nach der anderen durch und überlege, in welche FEM+B-Kategorie sie gehört. Mir persönlich fällt es am leichtesten, meine Extras zu identifizieren. Damit fange ich oft an. Alle Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, bekommen also jetzt das entsprechende Etikett. Dafür öffnest du die Aufgabe, klickst unten in das freie Feld, in das du die Beschreibung eintragen kannst und gibt # ein. Dann öffnet sich ein neues Fenster mit all deinen Etiketten, aus dem du einfach das richtige auswählst. Alternativ kannst am unteren Rand der Aufgabe auch auf das Etiketten-Symbol klicken, um deine Labels auszuwählen.

Auch die Minis sind schnell ausgemacht, wobei Minis oft Zwitter sind. Sie brauchen vielleicht nur wenig Zeit und Energie, sind aber sehr wichtig. Dann musst du einfach für dich entscheiden, ob du sie eher als Minis betrachtest – oder sie zum Beispiel als Fokusaufgabe markierst. Auch hier nutzt du einfach die Etiketten.

Mit den Fokusaufgaben tue ich mich am schwersten – vor allem, weil ich für diese Kategorie ganz bewusst eine recht strenge Aufgaben-Höchstgrenze vorgesehen habe. In der ursprünglichen Methode waren maximal 3 Fokusaufgaben pro Tag eingeplant. Oft sind Fokusaufgaben aber sehr aufwendig und die Erfahrung zeigt, dass 3 pro Tag zu viel sein kann. In der Wochenplanung versuche ich deshalb maximal 8 Fokusaufgaben zu definieren – eine für jeden Tag plus maximal eine zusätzlich. Hier muss ich manchmal lange überlegen, welche Aufgabe es für die Woche in die Fokuskategorie schafft.

Aber die Entscheidung fällt leichter, wenn ich weiß, dass alle anderen Wochenaufgaben nicht einfach hinten runterfallen. Sie bekommen das Label „Bonus“ und sind damit immer noch sichtbar, stören aber den Überblick über Minis, Extras und Fokusausgaben nicht.

Listen nach Etiketten sortieren

Damit die Wochenliste jetzt so angezeigt wird, dass ich mich nicht erst durch einen Wust an Aufgaben wühlen muss, sondern sofort den Überblick habe, brauchen wir die Listen-Sortierfunktion.

Dafür klickst du in deiner Heute-Liste (wenn du damit arbeiten möchtest), auf die zwei Pfeile oben in der Mitte. Hier kannst du wählen, wie die Aufgaben in der Liste gruppiert und sortiert werden sollen. Für eine gute Übersichtlichkeit mit der FEM+B-Methode ist die Gruppierfunktion besonders nützlich. Wählst du hier „Etikett“ aus, werden alle deine Aufgaben nach dem Label sortiert, mit dem sie markiert sind.

Wichtig: Die Reihenfolge der Etiketten bestimmst du selbst. Du kannst sie links im Menüband einfach per Drag and Drop hin- und herziehen, bis dir die Reihenfolge taugt. Einfach mit der Maus auf das Etikett klicken, Maustaste gedrückt halten und an die Stelle der Etiketten-Übersicht ziehen, an der du es haben willst.

Ich möchte ganz oben meiner Heute-Liste die Minis sehen, weil ich damit in der Regel den Arbeitstag beginne. Danach kommen die Fokusaufgaben, dann die Extras und ganz unten die Bonus-Aufgaben.

Diese Woche war ich bereits ziemlich produktiv und habe eine Menge Aufgaben schon abgearbeitet. Deshalb ist meine Heute-Liste nicht mehr allzu lang. Aber damit du eine Idee hast, wie das aussehen kann:

Gut zu wissen

Zwei wichtige Dinge will ich dir noch mitgeben, bevor du die FEM+B-Methode selbst aufprobierst:

1. Nichts ist in Stein gemeißelt.
2. Die FEM+B-Liste ersetzt NICHT deine Sammelliste.

Nichts ist in Stein gemeißelt

Was meine ich damit und warum ist das wichtig? Gerade wenn du die FEM+B-Methode, so wie ich aktuell, für die Wochenplanung nutzt, musst du dir eine gewisse Flexibilität bewahren. Wenn du am Sonntag deine 8 Fokusaufgaben festlegst und am Dienstag legt dir deine Chefin eine eilige neue Aufgabe auf den Tisch, musst du umpriorisieren.

Dafür hast du 2 Möglichkeiten:

1. Du löst das „Fokus“-Etikett von einer deiner Aufgaben und versiehst sie stattdessen mit dem Label „Bonus“. Dann hast du jetzt wieder einen Fokusplatz frei für die neue Aufgaben.
2. Du entscheidest dich bewusst, ausnahmsweise mehr als 8 Fokusaufgaben zu erlauben. Hier ist nur wichtig, dass dir das nicht passiert, weil du dich nicht entscheiden kannst, sondern dass es eine bewusste Ausnahme bleibt.

Es kann auch sein, dass sich die Kategorie einer Aufgabe im Laufe der Woche verschiebt. Wenn du zum Beispiel einen Blogpost schreiben willst, der aber keinen festen Termin hat, hast du die Aufgabe vielleicht unter „Bonus“ einsortiert (oder „Extra“, wenn du das Schreiben liebst). Nun stellst du aber fest, dass dein Blog in einem Podcast empfohlen wurde und du dringend aktuellen Content brauchst, damit der Blog nicht so vernachlässigt wirkt. Und schon wird im Laufe der Woche aus der Bonus- eine Fokusaufgabe. Auch in diesem Fall kannst du einfach umetikettieren. Wie gesagt: Auch mit der FEM+B-Methode ist nichts in Stein gemeißelt.

Die FEM+B-Liste ersetzt nicht deine Sammelliste

Ich weiß, es ist verführerisch. Aber nur, weil wir jetzt eine Kategorie für die Irgendwann-muss-ich-mal-Aufgaben haben, heißt das nicht, dass deine FEM+B-Liste zu einer Sammelliste wird. Beide haben völlig unterschiedliche Aufgaben:

Sammelliste: Dein Eingangskorb für Aufgaben. Hier landet alles, was du erledigen musst, sobald du davon erfährst. Hier wird weder hübsch ausformuliert, noch sortiert, priorisiert oder etikettiert. Das ist ein reines Sammelbecken, damit dein Gehirn nicht ständig an all die Dinge denken muss, die irgendwann vielleicht mal dran sind (oder auch nicht). Diese Liste hat – zumindest digital – kein Ablaufdatum (analog solltest du sie monatlich neu aufsetzen, um den Überblick zu behalten).

FEM+B-Liste: Das ist deine To-Do-Liste. Die gilt immer nur für den jeweiligen Planungszeitraum. Hier sollten also auch nur so viele Aufgaben stehen, wie du am Tag oder in der Woche realistisch schaffen kannst. Sei also eher wählerisch, welche Aufgaben du wirklich konkret einplanst. Und vergiss nicht: Nichts ist in Stein gemeißelt! Du kannst jederzeit umplanen oder weitere Aufgaben aus der Sammelliste in deine FEM+B-Liste ziehen, wenn du schneller fertig bist als gedacht.

Andere Methoden zum Priorisieren in TickTick verwenden

Genauso wie die FEM+B-Methode kannst du übrigens auch jede andere Methode zum Priorisieren in TickTick abbilden. Meine Favoriten sind dabei die 3M-Methode, die Ivy-Lee-Methode und die Sternchen-Methode.

3M-Methode

Die 3M-Methode ähnelt der FEM- und FEM+B-Methode. Aufgaben werden in drei Kategorien eingeteilt:

• Muss-Aufgaben
• Müsste-Aufgaben
• Möchte-Aufgaben

Das ist ähnlich wie die Fokus-, Bonus- und Extra-Aufgaben in meiner Methode. Hier kannst du also analog mit den Etiketten arbeiten, um die 3M-Methode in TickTick abzubilden.

Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode klassifiziert Aufgaben nicht, sondern sortiert sie nur. Die Reihenfolge gibt dabei an, wann du eine Aufgabe bearbeitest. Das Ziel ist, immer mit den dringendsten/wichtigsten Aufgaben (Fokus) zu beginnen. Die stehen also ganz oben auf deiner Liste. Wichtig: Pro Tag enthält eine Ivy-Lee-Liste nur 6 Aufgaben.

Du planst die Reihenfolge, bearbeitest dann zuerst die oberste Aufgabe auf deiner Liste. Danach gehst du aber nicht direkt zu Aufgabe Nummer 2 über. Stattdessen überprüfst du nach jeder abgearbeiteten Aufgabe, ob deine Liste noch optimal ist. Ist die nächste Aufgabe wirklich noch die nächstwichtigste? Kam in der Zwischenzeit etwas Neues hinzu, das dringend ist und auf die Liste muss? Du kannst die Liste jetzt anpassen, aber: Es stehen immer nur 6 Aufgaben darauf. Wenn du also etwas Neues dazwischenschiebst, muss etwas anderes auf den nächsten Tag verschoben werden.

In TickTick kannst du das auf verschiedene Arten abbilden: Am einfachsten ist es, wenn du dir eine eigene Liste anlegst, die Ivy-Lee heißt. Am Vorabend schiebst du die 6 Aufgaben, die du für den nächsten Tag planst, aus der Sammel- oder deinen Kontextlisten in diese Ivy-Lee-Liste. Wenn du jetzt mit der Maus links vorn auf das Aufgabenkärtchen fährst, wird die Maus zu einem Kreuz. Jetzt klicken und die Maustaste gedrückt halten und schon kannst du die Karte innerhalb der Liste nach oben und unten verschieben und so die Reihenfolge deiner Aufgaben festlegen.

Sternchen-Methode

Die Methode der Sternchen-Aufgaben kennst du vielleicht so ähnlich aus der Bullet-Journal-Methode von Ryder Caroll. Er markiert mit dem Sternchen besonders wichtige Aufgaben (aber auch Notizen). Aus meiner Community kam ebenfalls irgendwann mal die Idee, die Priorität des Tages mit einem Sternchen zu markieren. Bei der Sternchen-Methode gehen wir davon aus, dass es Prioritäten (in der Mehrzahl) nicht gibt. Eine Priorität ist das Wichtigste und wie kann es mehrere wichtigste Dinge gleichzeitig geben?

Aber keine Sorge, du kannst pro Tag mehrere Sternchen-Aufgaben haben. Nur nicht gleichzeitig. Leg also deine erste Priorität des Tages fest, arbeite sie ab und schau dann, was die nächste Priorität ist. Diese Priorität kennzeichnest du jeweils mit einem Stern.

Diese Methode zwingt uns dazu, unsere Aufgaben einzeln ganz bewusst zu bewerten, statt einfach die Liste voll zu klatschen.

In TickTick kannst du das ganz einfach abbilden: Leg ein Etikett mit einem Sternchen an und weise es der jeweiligen Aufgabe zu. Alternativ kannst du auch direkt im Aufgaben-Titel einen Stern einfügen. Klick dafür einfach in das Textfeld und nutz dann die Tastenkombination STRG+: (in Windows). Damit öffnet sich ein neues Fenster, in dem du Emojis und Symbole findest – unter anderem einen Stern.