Deine Frage, meine Antwort: FAQ X

FAQ X: Deine Frage, meine Antwort

Diese FAQ-Serie gibt es bisher nur im Podcast, aber weil viele von euch sich mit denselben Fragen quälen, gibt es meine Antworten jetzt auch in Ruhe zum Nachlesen. Wenn du also eine Frage zum Zeit- und Selbstmanagement oder dem Bullet Journal hast, findest du in dieser FAQ-Serie Antworten.

In dieser FAQ-Folge geht es ziemlich viel um mich, meine Routine, mein Bullet Journal. Wenn du also mehr an allgemein gültigen Tipps interessiert bist, dann hör lieber noch mal in die anderen 9 Folgen dieser Serie rein. Da ist bestimmt auch deine Frage dabei. Aber wenn dich die Neugier genauso antreibt wie mich, dann lass uns ein paar persönliche Minuten miteinander verbringen!

Heute geht es um folgende Fragen:

  • Wie plane/organisiere ich, wenn ich noch für weitere Personen mitplanen muss?
  • Hast du früher auch mit einem Kalender gearbeitet? Wenn ja, mit welchem?
  • Ich erledige den ganzen Tag irgendwelche Dinge, aber abends fühlt es sich dann so an, als hätte ich nichts richtig geschafft. Hast du einen Tipp, was ich dagegen tun kann?
  • Was befindet sich in deinem Bullet-Journal an Bausteinen und wie sehen deine Daily Logs aus?
  • Wo machst du deine Reflektion des Tages und wo hältst du neues Wissen fest?

Wie plane/organisiere ich, wenn ich noch für weitere Personen mitplanen muss?

Das kommt ein bisschen darauf an, wie alt und zuverlässig diese Person ist und in welchem Verhältnis du zu ihr stehst.

Wenn du zum Beispiel im Job für Team-Mitglieder mitplanen musst, reicht es, wenn du dir eine Wartet-auf-Liste anlegst. Alle Aufgaben, die du jemand anderem zugewiesen hast, notierst du dort und vermerkst, wann du die an wen abgegeben und bis wann du um Rückmeldung gebeten hast. Diese Liste gehst du einmal pro Woche durch und entscheidest, wo du in der kommenden Woche nachhaken willst und was einfach erstmal liegen bleiben kann.

Wenn du jetzt zusätzlich noch einen gemeinsamen Kalender etablierst, in dem jeder auch die Verfügbarkeiten des anderen einsehen kann, ist schon viel gewonnen. Arbeitet ihr sehr kollaborativ, kannst du auch ein gemeinsames Kanban-Board einführen. Darauf sind alle Aufgaben als einzelne Karten abgelegt, die den Team-Mitgliedern zugewiesen werden. Über die Position der Karte im Kanban-Board kann jeder erkennen, wie der Status der Aufgabe gerade ist. Steht sie etwa in To-Do oder schon in fertig? Wenn du mehr darüber wissen willst, wie du Kanban-Boards nutzt, schau dir den Kanban-Artikel an.

Für Familienmitglieder mitplanen

Wenn du für Familienmitglieder, vor allem für Kinder mitplanst, hast du ein bisschen mehr Arbeit. Denn hier musst du nicht nur die Erledigung der Aufgaben kontrollieren, du musst Termine auch selbst vereinbaren und ggf. deinen eigenen Plan drumherum bauen, wenn du der Fahrdienst bist.

Wenn du für Familienmitglieder mitplanst, empfehle ich dir, deren Pläne in dein eigenes System einzubinden. Wenn du für sie einen eigenen Kalender und eine eigene Aufgabenliste nutzt, ist die Gefahr zu groß, dass du vergisst, da reinzuschauen. Gleichzeitig kannst du Überschneidungen mit deinen eigenen Plänen leichter verhindern, wenn du alles im Überblick hast.

Damit das nicht in einem großen Chaos endet, empfehle ich dir, Farbcodes zu nutzen. Jedes Familienmitglied, für das du mitplanst, bekommt eine eigene Farbe. Und die ziehst du überall durch. Wenn Max zum Beispiel rot ist, dann werden seine Termine in deinem Kalender rot angezeigt, seine Aufgaben in deiner Aufgaben-Liste ebenfalls und du kannst die Farben auch in Tools einsetzen, die ihr gemeinsam zu Hause nutzt. Wenn ihr zum Beispiel ein Belohnung-Board für die Kinder habt, markiert die Namen in ihrer jeweiligen Farbe. Wenn ihr eine Liste mit Haushaltsaufgaben am Kühlschrank oder einen Familienkalender an der Wand habt: Markiert die Namen mit Farben. So können auch die Kleinsten schon erkennen, wo es um sie geht.

Hast du früher auch mit einem Kalender gearbeitet? Wenn ja, mit welchem?

Ha, die Frage wäre schneller beantwortet, wenn du fragen würdest, mit welchem Kalender ich NICHT gearbeitet habe. Ich habe das Bullet Journal System erst 2018 für mich entdeckt. Davor habe ich etliche Jahre mit einer Kombination aus mehreren Notizbüchern, denen jede Struktur fehlte, und dem Google Calender gearbeitet. Und davor hatte ich unzählige Papierkalender.

Ich habe Ringplaner mit vorgefertigten Einlagen probiert – die waren mir zu hässlich und boten viel zu wenig Platz. Ich habe wunderschöne Design-Kalender probiert – die waren zwar schön, aber die Schönheit nahm so viel Platz ein, dass für echte Organisation nicht mehr viel übrig blieb. Und ich habe auch ganz simple Werbegeschenk-Kalender mit einer Seite Terminplan pro Tag und einer Seite Notizen benutzt. Die waren am praktischsten, aber eben leider auch sehr hässlich.

Für mich spielt die Optik tatsächlich eine wichtige Rolle. Ich will meine Organisationstools gern in die Hand nehmen und gern damit arbeiten. Der wichtigere Punkt war aber, dass die vorgefertigten Kalender alle zu unflexibel waren. Ich brauche eben nicht jeden Tag gleich viel Platz und schon gar nicht täglich exakt dasselbe Layout.

Ich erledige den ganzen Tag irgendwelche Dinge, aber abends fühlt es sich dann so an, als hätte ich nichts richtig geschafft. Hast du einen Tipp, was ich dagegen tun kann?

Für mich hat das Gefühl gar nicht so viel mit dem zu tun, was und wie viel ich wirklich gemacht habe, sondern wie sehr mein Kopf bei der Sache war. Wenn bei der Kirmes in meinem Kopf mal wieder Familientag war, erledige ich alles nur so halbbewusst, während ich gleichzeitig 320 andere Dinge andenke, im Kopf verschiebe oder erfinde. Das ist anstrengend und ich bin abends total fertig, aber gleichzeitig habe ich das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Bezieht sich deine Frage auf dieses Gefühl?

In diesem Fall probier unbedingt mal eine Ta-Da-Liste aus! Im Gegensatz zur To-Do-Liste notierst du auf einer Ta-Da-Liste nicht, was du noch tun musst, sondern was du schon getan hast. Wichtig ist, dass auch all die Kleinigkeiten auf der Ta-Da-Liste landen, die du noch eben nebenbei mitgemacht hast. Wenn du die den ganzen Tag führst (oder dir abends bewusst Zeit nimmst, um sie aufzusetzen), wird dir sehr schnell bewusst werden, wie viel du tatsächlich geschafft hast.

Der zweite Tipp, der mir hilft: Nach jeder abgeschlossenen Tätigkeit, leg alles aus der Hand, bleib stehen oder sitzen und mach dir bewusst, was du gerade erledigt hast. Das dauert nur drei Sekunden. Aber auf diese Weise verhinderst du ebenfalls, halbbewusst von einer Tätigkeit zur nächsten zu rauschen und am Ende nichts zu erinnern.

Was befindet sich in deinem Bullet-Journal an Bausteinen und wie sehen deine Daily Logs aus?

Mein BuJo ist aktuell ein Ringbuch und deshalb dreigeteilt. (Für ein Bullet Journal im Notizbuch würde ich die Frage etwas anders beantworten):

1.Vorn führe ich allgemeine Collections wie die Jahresübersicht, eine „Wann habe ich zuletzt…“-Liste (vor allem für Haushaltsaufgaben), eine Adressliste usw.

2. Der zweite Teil ist der Hauptteil mit meinen Monatssetups, manchmal Wochenübersichten und den Dailies.

3. Ganz hinten im Bullet Journal habe ich noch ein paar Seiten für Notizen, die ich dauerhaft dabei haben will. Die schreibe ich nicht ins Daily, weil ich das archiviere, wenn der Ordner zu voll ist.

Im Daily findet bei mir die konkrete Tagesplanung statt. Ich benutze dafür auch eine horizontale Zeitleiste, unter die ich die Aufgaben des Tages schreibe. Das ist meine Art des Timeboxing. Ansonsten kommt tagsüber einfach untereinander alles ins Daily, was aufschreibenswert ist. Das sind neue Aufgaben, Ideen, Gesprächsnotizen, Beobachtungen, Inspirationen, Termine, Ernährungstagebuch, Schmerztagebuch…. Alles untereinander weg und nur unterschieden durch die Rapid-Logging-Symbole (bei mir: ◦ für Aufgaben, □ für Termine, – für Notizen und # für Beobachtungen und alles andere (! markiert zusätzlich besonders wichtige Notizen)).

Wo machst du deine Reflektion des Tages und wo hältst du neues Wissen fest?

Das ist eine gute Frage. Ich habe aktuell tatsächlich keine echte Tagesreflexion. Irgendwie habe ich da noch keine Routine aufbauen können, die Bestand hat. Wenn ich es mache, dann kommt das mit ins Daily. Manchmal als Tagesabschluss oder kleine einzelne Beobachtungen den ganzen Tag über.

Neues Wissen erfasse ich auf verschiedenen Arten. Das ist aber nicht optimal, weil zu viele Tools das Risiko vergrößern, Dinge zu verlegen, zu vergessen oder zu verlieren. Aber aktuell habe ich noch keine einheitliche Lösung. Einen Teil habe ich im hinteren Teil des Bullet Journals. Das sind vor allem berufliche Dinge, die ich aus einem Meeting oder einer Weiterbildung mitgenommen habe und die ich bisher aus Faulheit noch nicht digitalisiert habe.

Denn eigentlich sammle ich Wissen in einer App – früher in Notion, das ist mir aber zu groß und umständlich. Heute habe ich in TickTick nicht nur meine Aufgaben-Listen, sondern auch Notiz-Listen und da gibt es eben auch je eine pro Wissensgebiet. Zusätzlich gibt es derzeit noch ein altes Notizbuch, in dem ich Zusammenfassungen zu Sachbüchern notiert habe, die ich gelesen hatte. Auch das soll irgendwann in die App wandern, aber wie gesagt: Derzeit bin ich dazu zu faul.

Wenn du aber gerade neu anfängst, entscheide dich für ein Tool, in dem du Wissen sammelst. Ob das digital oder analog passiert, ist eine Typfrage. Es funktioniert beides. Digital hat einfach den Vorteil, dass du es durchsuchen kannst und jederzeit dabei hast, wenn du dein Handy dabei hast. Analog verankert sich besser, weil wir Dinge besser erinnern, wenn wir sie mit der Hand schreiben.

Wenn du auch eine Frage hast, dann stell sie gern in den Kommentaren oder per Mail an info@zeitplanerin.de