Getting Things Done mit TickTick

Du kannst fast alle Zeit- und Selbstmanagement-Methoden mit TickTick abbilden. Selbst so komplexe wie Getting Things Done. Wie das funktioniert und was du unter Umständen an zusätzlichen Werkzeugen brauchst, zeige ich dir jetzt.

Ich habe 2022 ein Getting-Things-Done-Seminar belegt, nachdem ich dazu einen richtig tollen Gast im Podcast hatte. Wenn du GTD noch nicht kennst, lohnt es sich, sich diese Podcast-Folge in Ruhe anzuhören. Danach habe ich fast ein Jahr relativ streng nach Getting Things Done geplant, aber dafür brauchte ich ein digitales Tool, weil das Bullet Journal an seine Grenzen stieß. GTD ist also „Schuld“ daran, dass ich TickTick entdeckt habe. Und bis heute ist meine TickTick-Struktur sehr stark an GTD angelegt. Allerdings arbeite ich nicht mehr streng nach der Methode. Hier zeige ich dir meine Anpassungen, versuche aber, die Hintergründe der Methode so gut wie möglich wiederzugeben.

Was ist Getting Things Done?

Bevor ich dir zeige, wie ich das umsetze, lass uns noch mal einen kleinen Schritt zurück machen und kurz – ganz kurz und deshalb auch nur oberflächlich – klären, was Getting Things Done (GTD) eigentlich ist. Getting Things Done (deutsch: Wie ich die Dinge geregelt kriege) ist eines der bekanntesten Bücher zur Selbstorganisation. Autor David Allen hat darin nicht grundsätzlich eine neue Methode erfunden, sondern vielmehr die besten Ansätze zur Selbstorganisation gebündelt, in eine logische Reihenfolge gebracht und zu einem System ausgebaut.

Planung nach GTD folgt 5 Schritten:

Sammeln
Verarbeiten
Organisieren
Durchsehen
Erledigen

Und jeden dieser Schritte kannst du mit TickTick abbilden. Schauen wir uns an, wie das aussehen kann.

Sammeln nach GTD

Der erste Schritt kommt dir vielleicht bekannt vor, wenn du meine Arbeit schon eine Weile verfolgst. Ich erzähle dir ja immer wieder, dass du alles aufschreiben sollst. Immer. Sofort. Und am besten am selben Ort. Genau das fordert auch der erste Schritt der GTD-Methode. Hier sammelst du alles, was deinen Kopf beansprucht – also nicht nur Aufgaben und Termine, sondern auch Ideen, Projekte, Probleme, Träume usw.

Wichtig: GTD empfiehlt dieses Sammeln in sogenannten Eingangskörben zu machen und davon so wenig wie möglich zu nutzen. Klingt erstmal einleuchtend, nicht wahr? Aber oft ist uns gar nicht bewusst, wie viele Eingangskörbe wir im Alltag so haben. E-Mails und die Ablage auf dem Küchentresen für die Post fallen uns noch ein. Aber was ist mit Whatsapp und den anderen Messenger-Diensten auf deinem Handy? Was ist mit deinen Social-Media-Profilen? Was ist mit Sprachnachrichten, SMS, Anrufen …?

Erfass doch mal eine Woche lang, auf wie vielen unterschiedlichen Kanälen du Informationen bekommst, die du weiter ver- oder bearbeiten musst. All das sind Eingangskörbe. Je mehr wir haben, desto aufwendiger wird es, diese Sammlungen zu konsolidieren. Und umso schwieriger ist es den Überblick zu behalten. Deshalb versuch, deine Eingangskörbe zu reduzieren – indem du anderen mitteilst, über welchen Kanal du wichtige Informationen künftig bekommen möchtest. Aber auch, indem du dich für dich selbst entscheidest, wo du – zum Beispiel unterwegs – Informationen erfasst.

Ich habe mir zum Beispiel angewöhnt, Ideen, Projekte und Aufgaben direkt in TickTick zu sammeln. Häufig schreibe ich diese Dinge direkt in die richtige Liste. Das ist aber nicht im Sinne des Erfinders, weil du es dir damit unnötig kompliziert machst. Du musst dann nämlich die App öffnen, überlegen, wo dein neuer Eintrag hingehört und ihn komplett ausformulieren.

Deshalb versuche ich, aktiv den Eingang in TickTick zu nutzen.

Der Eingangskorb ist eine der intelligenten Listen. Das Beste daran: TickTick bietet 26 Widgets für deinen Handybildschirm (Android) und über die meisten davon kannst du mit einem Klick neue Aufgaben direkt im Eingangskorb erstellen.

Du könntest als Default-Liste, in der Einträge erfasst werden, zwar auch jede deiner anderen Listen hinterlegen. Aber dann müsstest du entweder jeden Abend alles von dort verschieben oder vor jedem Eintrag ggf. die Liste wechseln. Der Eingang erspart es dir, in diesem ersten Schritt darüber nachzudenken, wo was hingehört. Hier geht es wirklich nur ums Erfassen.

Und das darf übrigens auch „quick and dirty“ passieren. Solange du später noch weißt, was du gemeint hast, reicht es, wenn du im Eingangskorb ein kurzes Stichwort notierst. Den Rest erledigst du später im GTD-Prozess.

Verarbeiten nach GTD

Beim Verarbeiten wird aus der schnellen Notiz eine prozessierbare Aufgabe. Du schaust also:

Ist es eine Aufgabe oder ein Projekt (alles, was aus mehr als 2 Einzelschritten besteht)?
Hast du alle Informationen, die du brauchst, um die Aufgabe abzuarbeiten?
Ist die Aufgabe eindeutig formuliert?

Projekte erfassen

Projekte erfasst du in einer Projektliste. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, das in TickTick abzubilden:

Du arbeitest mit einer Gesamt-Liste, die alle deine Projekte auflistet.
Du arbeitest mit einem Projektordner, in dem jeweils eine Liste für jedes Projekt liegt.

Wenn du mit einer Gesamtliste arbeitest, hinterlegst du dort pro Projekt nur den Titel und ggf. eine Deadline. Ich würde in jedem Projekteintrag noch erfassen, was das Projektziel ist. Die einzelnen Schritte, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen, notierst du in dieser Variante aber nicht. Dafür gibt es dann die Wochenplanung. Wenn du dabei entscheidest, in der kommenden Woche an diesem Projekt weiter zu arbeiten, schreibst du dir den nächsten Schritt direkt in deine Kontextlisten (erkläre ich dir später genauer).

Arbeitest du mit einem Projektordner, sammelst du darin einzelne Listen – eine für jedes Projekt. In den Listen kannst du dann bereits die einzelnen Unteraufgaben erfassen, die du erledigen musst, um dein Prozessziel zu erreichen.

Das klingt erstmal gut. Meiner Erfahrung nach ist es aber vor allem unnötiger Mehraufwand. In der Regel hast du zu Beginn eines Projekts noch keinen vollen Überblick über alle Unteraufgaben. Das bedeutet, du musst deine Projektliste ständig aktualisieren, um dann die nächsten Schritte während der Wochenreflexion aus der Projektliste in die Kontextlisten zu ziehen.

Ich selbst arbeite aktuell gar nicht mit Projektlisten. Wenn du das aber gern ausprobieren möchtest, empfehle ich die Überblicksliste.

Aufgaben

Aufgaben, in GTD auch als „nächste Schritte“ bezeichnet, sollen so formuliert sein, dass du sie sofort erledigen kannst – ohne darüber nachzudenken, was konkret als nächstes zu tun ist. Dafür musst du sie zum einen so verkleinern, dass du wirklich den konkreten nächsten Schritt aufschreibst. Das ist übrigens schwerer als du vielleicht denkst und braucht wirklich Übung. Wir neigen alle dazu, Aufgaben eher wie grobe Reminder zu formulieren und nicht wie konkrete Handlungsanweisungen. Dein Gehirn kommt aber viel leichter in die Umsetzung, wenn du:

Nur den nächsten Schritt notierst
Die Aufgabe als Tätigkeit formulierst
Du alle Informationen, die du benötigst, schon an die Aufgabe hängst (Deadline, Ansprechpartner, Links und Quellen)

Also nicht: „Steuererklärung“, sondern: „Belege für Steuererklärung 2024 zusammen suchen“. Das ist eine klar formulierte Handlung zugleich runtergebrochen auf den nächsten Schritt. In der Aufgabenbeschreibung kannst du weitere Informationen hinterlegen und über die Fälligkeit kannst du die Deadline sichtbar machen.

Organisieren nach GTD

Beim Organisieren geht es darum, die einzelnen Informationen an den richtigen Ort im System einzusortieren. So kommen Termine direkt in den Kalender, nächste Schritte (Aufgaben) in deine Kontextlisten, Projekte in Projektlisten, Ideen in die Irgendwann-Liste usw.

Wichtig ist, dass du die Dinge aus deinem Kopf in ein System einspeist, auf das du dich verlassen kannst. Dein Gehirn kann erst dann abschalten, wenn es darauf vertrauen kann, dass nichts verloren geht.

Kontextlisten

Kontexte sind laut Getting Things Done zum Beispiel deine Umgebung oder auch die Art der Tätigkeit. Meiner Erfahrung nach muss man ein bisschen experimentieren, um die richtige Menge und die richtige Art der Kontextlisten zu finden. Im Buch wird zum Beispiel von einer Liste „am Computer“ gesprochen. Die ist für mich vollkommen sinnfrei, weil ich sowohl im Hauptjob wie auch für die Zeitplanerin IMMER am Computer bin.

Ziel der Kontextlisten ist es aber, mehr Überblick zu schaffen und das Gehirn zu entlasten, indem es sich immer nur mit den Aufgaben beschäftigen muss, die es gerade auch bearbeiten kann. Wenn du also im Büro sitzt, sollst du deine Haushaltsaufgaben gar nicht erst sehen, wenn du auf deine To-Do-Liste schaust, weil du sie gerade ohnehin nicht erledigen kannst.

Die Idee hinter den Kontextlisten finde ich nach wie vor überzeugend. Trotzdem arbeite ich selbst kaum noch mit Kontextlisten. Das liegt einfach daran, dass meine Kontexte sich selten glasklar abgrenzen lassen. Ich arbeite überwiegend im Homeoffice. Das bedeutet, dass ich auch während meiner Arbeitszeit mal eine Waschmaschine anwerfen oder einen Insta-Post für die Zeitplanerin veröffentlichen kann.

Statt Kontexte bilde ich deshalb vor allem die 3 Lebensbereiche oder auch die 3 Rollen ab, die ich im Alltag innehabe und ausbalancieren will: Zeitplanerin, private Anita (Ehefrau, Tochter, Enkeltochter, Freundin, einfach Ich) und mein berufliches Ich. Jeder dieser Lebensbereiche hat eine eigene Liste.

Zusätzliche Listen

Von den klassischen Kontextlisten nutze ich aber nach wie vor oft und gern die Irgendwann-Vielleicht-Liste, Wartet-auf-Liste und Sprechen-mit-Liste.

Die Irgendwann-Vielleicht-Liste enthält Ideen, Projekte, Aufgaben, die ich gern machen will oder irgendwann machen muss, die aber aktuell weder dringend noch für mich vorrangig sind. Das ist eine Art Parkplatz, damit die Dinge nicht in Vergessenheit geraten, mir aber auch nicht die aktuellen To-Do-Listen verstopfen.

Die Wartet-auf-Liste enthält alle Aufgabe, die noch nicht abgeschlossen sind, aber gerade nicht weiter bearbeitet werden können. Meistens ist das der Fall, weil ich auf eine Rückmeldung von jemandem warte oder weil eine andere Aufgabe erst abgeschlossen werden muss, bevor es mit dieser weitergehen kann. Aufgaben, die hier landen, standen vorher in der Regel auf einer meiner Kontextlisten. Wenn ich warten muss, verschiebe ich sie auf die Wartet-auf-Liste und schreibe dazu, wann ich dazu wen angesprochen habe. So weiß ich auf einen Blick, wann ich nachhaken sollte.

Die Sprechen-mit-Liste nutze ich vor allem beruflich. Ich habe mit einer Person in der Regel viele Dinge auf einmal zu besprechen. Um hier nichts zu vergessen, bis wir das nächste Mal telefonieren, notiere ich die Themen auf der Sprechen-mit-Liste. Da sind sie sicher aufgehoben, aber sie verstopfen meine To-Do-Listen nicht. Ursprünglich ist die Liste gedacht, um sich Dinge bis zum nächsten persönlichen Treffen zu merken. Dank Homeoffice habe ich die aber kaum und nutze diese Liste deshalb eben inzwischen auch für die Telefon-Meetings.

Stattdessen oder zusätzlich könntest du die Kontextliste “am Telefon” nutzen. Die hatte ich gar nicht mehr auf dem Schirm, bis aus der Community eine Korrektur zur ursprünglichen Fassung dieses Beitrags kam. Ich hatte im ersten Entwurf geschriebeb, dass die Sprechen-mit-Liste für Telefonate gedacht war. Das ist aber eben falsch. Eben weil dafür eine eigene Kontextliste vorgesehen ist.

Auf der Telefonliste notierst du alles, was du telefonisch klären willst oder musst. Ich denke aktuell darüber nach, diese Liste wieder zu nutzen. Die könnte für mich sogar noch sinnvoller sein als die Sprechen-mit-Liste.

Ich habe zusätzlich eine Liste für wiederkehrende Aufgaben. Die ist derzeit aber nur ein Test. Normalerweise liegen diese Aufgaben einfach in den jeweiligen Kontextlisten und sind einfach mit einer sich wiederholenden Fälligkeit versehen. Mit der separaten Liste will ich testen, ob das mehr Übersichtlichkeit in die Kontextlisten bringt, aber nach aktuellem Stand nützt es wenig und erzeugt eine weitere Liste, die ich pflegen muss.

Hoch und heilig ist mir dagegen meine Checklisten-Liste. Alles, was ich regelmäßig erledigen muss, dabei aber mehrere Schritte erfordert, bekommt bei mir eine Checkliste. So kann ich diese Dinge auch abarbeiten, wenn mein Gehirn den Dienst verweigert, weil ich mich nicht erinnern muss, was alles dazu gehört. Ich arbeite einfach die Checkliste ab. Das hat mich schon mehr als einmal vorm totalen Chaos bewahrt.

Durchsehen nach GTD

Das Durchsehen ist ein GTD-Kernelement. Du gehst dein komplettes System mindestens einmal in der Woche durch, nämlich in der Wochenreflexion (zu der auch die Planung der kommenden Woche gehört). Die kann zwischen 15 Minuten und 3 Stunden dauern – je nachdem, wie viele Listen und Einträge du hast und wie detailliert du planst.

Die Wochenreview garantiert, dass keine Aufgabe, kein Projekt in Vergessenheit gerät. Auch die Einträge auf allen anderen Listen gehst du an diesem Punkt einzeln durch und entscheidest, was davon in der kommenden Woche auf die To-Do-Liste (Kontextlisten) wandern soll, was sich von allein erledigt hat und gelöscht werden kann und was einfach bleibt, wo es ist. So verhinderst du zum Beispiel, dass aus einer „Irgendwann“- eine „Niemals“-Liste wird. Ohne festen Termin würdest du die nämlich vermutlich nicht noch mal ansehen.

Für die Wochenreview kannst du dir auch eine Checkliste erstellen. Nach dem originalen GTD-Prozess müsste die folgende Schritte enthalten:

Alle Informationen / Materialien durchgehen, die du in der letzten Woche gesammelt hast (Ja, auch die offenen „Lese-ich-später“-Tabs im Browser!)
Alle Posteingänge durchgehen und leeren (Dinge darin ins System einspeisen)
Kalender durchgehen (Muss für Termine der vergangenen Woche noch etwas nachgearbeitet werden? Als Aufgabe erfassen! Muss für Termine der nächsten Woche etwas vorbereitet werden? Als Aufgabe erfassen!)
Brain Dump (Ideen, Projekte, Termine, Aufgaben, die du im Kopf, aber noch nicht in deinem System hast, aufschreiben)
Alle Listen durchgehen (Erledigtes abhaken, Einträge im Eingangskorb von TickTick prozessieren und verschieben, neue Einträge aus dem Brain Dump ergänzen)

Neben der Wochenreview gehe ich zumindest meine Kontextlisten immer auch abends kurz durch, ergänze neue Aufgaben und schaue, ob sich die Prioritäten geändert haben seit der Wochenplanung. Das ist aber kein Muss. Eine Tagesplanung kennt GTD so nämlich nicht. Vielmehr suchst du dir immer, wenn du eine Aufgabe, einen Termin abgeschlossen hast, aus deinen Listen eine passende nächste Aufgabe aus.

Erledigen nach GTD

Der letzte Schritt ist selbsterklärend: Alle Planung nützt nichts, wenn du nicht irgendwann anfängst, sie auch abzuarbeiten. Das ist der letzte Schritt im GTD-Prozess.

Um zu entscheiden, womit du anfängst oder weiter machst, zieht Getting Things Done 4 Kriterien zu Rate:

Kontext (Wo bist du gerade? Im Büro? Unterwegs? Am Telefon? – Danach wählst du die Liste, aus der du dir deine nächste Aufgabe aussuchst.)
Zeit (Wie viel Zeit hast du? Das schränkt die Auswahl an Aufgaben ein, die du erledigen kannst.)
Energie (Wie leistungsfähig bist du? Danach kannst du entscheiden, ob du dich einer anspruchsvollen Aufgaben widmen willst oder nicht.)
Priorität (Wie dringend/notwendig/wichtig sind die zur Auswahl stehenden Aufgaben? Das entscheidet darüber, womit du anfängst.)

Um schneller nach Energie und Zeit zu filtern, kannst du Etiketten nutzen. Hinterleg dir ein Set für den Zeitaufwand und ein Set für den Energieaufwand.

In der Wochenreview kannst du den Aufgaben, die du für die kommende Woche einplanst, nun ein passendes Etikett zuweisen. So musst du später nicht nachdenken, wie lange du wohl für eine Aufgabe braucht und wie viel Energie siGetting Things Done mit TickTick

Allgemein / GTD

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