Mein Orga-Team

Die Tools, die dir helfen, dich selbst optimal zu organisieren, sind wie ein Team im Betrieb oder im Büro. Damit alles rund läuft, muss jede Stelle mit der besten Person besetzt sein. Gleichzeitig verlangsamt es die Abläufe, wenn zwei Mitarbeiter unnötigerweise an derselben Sache rumbasteln. Ich zeige dir heute mal mein persönliches Orga-Team. Inklusive Stellenausschreibung.

Die Idee, deine Organisationswerkzeuge wie die einzelnen Mitarbeiter deines „Unternehmens“ zu betrachten, macht die leidige Frage „Wie viele Tools brauche ich wirklich?“ so viel leichter zu beantworten. Denn plötzlich drehst du deine Herangehensweise um: Du probierst dich nicht mehr wahllos durch Tools und hast dann 3 To-Do-Apps, weißt aber nicht, wohin mit deinen Ideen. Stattdessen erstellt du erstmal konkrete „Stellenausschreibungen“ – du klärst also, welche Positionen in deinem Unternehmen unbedingt (optimal) besetzt sein müssen und suchst dann nach passenden Kandidaten.

Nun habe ich mein „Team“ ja schon länger. Aber ich hab nachträglich besagte Stellenausschreibungen erstellt und überprüft, ob mein persönliches Organisationsteam für mich wirklich optimal besetzt sind. Hier kommen meine Ergebnisse.

Sekretär

Zunächst einmal brauche ich einen Sekretär oder eine Sekretärin. Dessen einzige Aufgabe ist es, meine Termine im Blick zu behalten und dafür sorgen, dass ich rechtzeitig bin, wo ich sein muss. Damit das reibungslos funktioniert, muss dieses Werkzeug folgendes können:

• Termine unterschiedlicher Kategorien unterscheidbar machen (Farbcode)
• Termine nahtlos zwischen Rechner, Tablet und Handy synchronisieren
• Mit Tools wie TickTick oder Zoom integrierbar sein
• Mit anderen Personen wie meinem Mann teilbar sein
• Termine mit mehreren, individuell einstellbaren Alarmen versehen können
• Termine mit klickbaren Zusatzinfos wie Ort (Kartenansicht), Links, Agenda usw. versehen können

Ich habe dann festgestellt, dass ich tatsächlich mehrere Sekretäre beschäftige: Samsung Kalender, TickTick Kalender und Google Calender. Das ist eindeutig zu viel. Allerdings sind Samsung und TickTick nur Junior Sekretäre. Sie hängen am Google Calender (per Integration) – Samsung, weil ich den nicht von meinen Geräten entfernen kann, TickTick, weil er mir die Termine in meiner Heute-Ansicht zusammen mit den Aufgaben anzeigen soll. Solange die beiden wissen, dass sie selbst in meiner Terminverwaltung nichts zu melden haben, ist an dieser Front also alles gut. Stand heute keine Entlassungen nötig.

Projektmanager

Die zweite Stelle in meinem Unternehmen, die unbedingt optimal besetzt sein muss, ist der Projektmanager oder die Projektmanagerin. Diese Kandidaten haben eine Menge zu tun: Sie müssen meine Aufgaben verwalten, aber auch das große Ganze in Projekten im Blick haben. Und sie müssen das Backlog führen und regelmäßig kontrollieren – also die Ideen und Vorhaben erfassen und rechtzeitig in konkrete Projekte und Aufgaben umwandeln, die jetzt noch nicht dran sind.

Weil das so viel Arbeit ist, bin ich hier bereit, mehr als einen Kandidaten zu engagieren. Zusammen müssen sie aber folgendes leisten:

• Verschiedene Listen anbieten, die sich untereinander verbinden lassen
• Labels anbieten, die ich individuell benennen, gestalten und vergeben kann
• Aufgaben mit Alarmen und Erinnerungen versehen können
• Unteraufgaben und integrierbare Checklisten anbieten
• Fälligkeiten und im besten Fall Zeiträume für Fälligkeiten pro Aufgabe ermöglichen
• Format für wiederkehrende Aufgaben, damit ich die nicht jedes Mal neu eintragen muss
• Platz für Notizen/Bemerkungen in Listenelementen
• Schöne Optik, intuitive Benutzung
• Optional, aber cool: verschiedene Darstellungsformen für Aufgaben und Projekte (Listen, Kalenderansicht, Gantt Chart, Kanban Board…)

Auch hier habe ich in meinem Team einen ganz klaren Teamleiter: TickTick ist die Schaltzentrale für Aufgabe, Projekte und Ideen. Das erfüllt schon allein alle Anforderungen und macht den Job makellos. Aber es hat Unterstützung, denn auch mein Bullet Journal übernimmt oft Aufgaben aus dem Projektmanagement.

Hier muss ich tatsächlich noch mal genauer hinsehen, um zu verhindern, dass die unnötige Doppelarbeit erledigen. Aktuell nutze ich das Bullet Journal bei Projekten für den Erstaufschlag. Ich kann besser und kreativer denken mit einem Stift in der Hand. Deshalb notiere ich die ersten Brainstormings, Erstkonzepte usw. handschriftlich im BuJo. Wenn aus Konzepten, Skizzen und Ideen konkrete Aufgaben werden, landen die in TickTick. Dann ziehen sie aber im Daily wieder ins BuJo ein – und an der Stelle bin ich unsicher, ob das eine gute Arbeitsteilung ist.

Übrigens hat das Projektteam auch immer mal wieder Praktikanten. Einfach weil ich regelmäßig wissen will, ob es inzwischen gute Kandidaten gibt, die TickTick ablösen könnten, wenn es mal in Rente geht. Neben vielen anderen hat auch Goblin Tools schon bei mir volontiert – und das ist der einzige Praktikant, der regelmäßig wieder auftaucht. Aber er muss noch viel lernen, um TickTick abzulösen.

Archivar

Für den laufenden Betrieb ist der Archivar nicht ganz so wichtig wie Projektmanager und Sekretär, aber ohne ihn würde es nicht lange einen laufenden Betrieb geben. Hier ist es deshalb besonders wichtig, den richtigen Kandidaten zu finden. Gerade im Archiv will ich nicht mehrere Leute beschäftigen, denn das sorgt nur für Chaos. Ich brauche einen Archivar oder eine Archivarin, die die wichtigen Informationen nicht nur aufbewahrt, sondern auch dafür sorgt, dass wir sie schnell wieder finden – und dass sie auch genutzt werden, um Dinge in Zukunft leichter, schneller oder besser zu machen.

Im Archiv brauche ich einen besonders sorgfältigen Mitarbeiter. Er muss:

• Notizen unterschiedlicher Art (Reflexionen, Informationen, Eindrücke, Anleitungen…) erfassen und unterscheiden können
• Die Notizen jederzeit wiederfinden, ohne ewig zu suchen
• Alle Notizen – auch die von vor 2 Jahren – jederzeit im Zugriff haben
• Querverweise zwischen Notizen herstellen können
• Handschriftliche Notizen ermöglichen
• Notizen optisch sinnvoll aufbereiten, clustern und konsolidieren können

Überraschenderweise gibt es bei mir im Archiv den größten Handlungsbedarf. Eigentlich ist Samsung Notes und darin vor allem mein Bullet Journal als Archivar angestellt. Ich habe aber festgestellt, dass TickTick offenbar mit dem Projektmanagement nicht ausgelastet ist und ebenfalls ein kleines Archiv aufgebaut hat. Das ist zwar aktuell nicht schlimm, weil es nur 2 PDFs mit Arbeitsanleitungen für den Hauptjob sowie meine Komplimentesammlung enthält. Aber es gibt eigentlich gar keinen Grund, warum das nicht ebenfalls in Samsung Notes, also meine Notizen-App wandern sollte. Hier werde ich wohl eine Umstrukturierung im Unternehmen vornehmen, sobald ich dazu komme.

Außendienstmitarbeiter

Im Außendienst schreibe ich nur eine halbe Stelle aus, denn hier gibt es bei mir nicht genug Arbeit für mehr. Aber ich brauche für unterwegs einen Kandidaten, der zuverlässig, schnell und unkompliziert den Job erledigt – ohne zu jammern oder die Diva zu geben.

Mein Außendienstmitarbeiter muss:

• Überall und jederzeit verfügbar sein – auch, wenn ich mal kein Netz habe
• Schnell und unkompliziert bereit sein zu arbeiten – ohne dass ich erst Tablet oder Rechner anwerfen muss

Eigentlich klingt das wie der einfachste aller ausgeschriebenen Jobs, aber es ist tatsächlich der am schwierigsten zu besetzende. Aktuell besetzt Whatsapp die Stelle. Das Handy habe ich immer griffbereit und so schreibe ich Dinge, die mir unterwegs einfallen, in die Whatsapp-Gruppe mit mir selbst. Allerdings gehört das Kontrollieren dieser Gruppe aktuell nicht fest zu meiner Planungsroutine, so dass immer wieder etwas durchrutscht.

Ich hab versucht, TickTick eine Beförderung anzubieten, so dass er mit seinem Handy-Widget auch den Außendienst übernimmt. Aber bisher ist er nur halbherzig bei der Sache. Könnte also durchaus sein, dass ich diese Stelle noch mal ausschreiben muss. Wenn du also einen guten Kandidaten kennst, schick mir gern eine Mail!