Wie du dir ein funktionierendes Planungsystem baust

Gute Planung besteht aus zwei Komponenten: der Praxis, also deiner Planungsroutine, und deinem Planungssystem. Über die Routine haben wir schon oft gesprochen. Und was ein gutes Planungssystem ausmacht und woraus es besteht, schauen wir uns jetzt genauer an.

Woran erkennst du, dass deine Planung funktioniert? Daran, dass du abends ohne Grübelschleifen einschlafen kannst, vielleicht? Oder daran, dass dir keine wichtigen Aufgaben oder Termine mehr durchrutschen? Oder daran, dass du endlich Zeit für Pausen hast? Was „gute“ Planung ist, ist für jeden von uns ein bisschen verschieden. Und es lohnt sich, wenn du dir erstmal darüber klar wirst, was du eigentlich konkret erreichen willst. Dann musst du nämlich viel weniger rumexperimentieren, um deine Werkzeuge und Routinen zu finden.

Deine Routinen, also dass, was und wie du regelmäßig planst, ist die Praxis. Dass die wichtig ist, ist klar, oder? Was du nicht tust, kann schließlich auch nicht funktionieren. Aber selbst wenn du dich jeden Abend hinsetzt und den nächsten Tag organisierst, kann es sein, dass du an besagtem nächsten Tag  noch vor dem Mittagessen deinen Plan über den Haufen werden musst und gestresst von einer Aufgabe zur nächsten springst.

Die Lösung ist dann nicht, noch häufiger oder noch länger zu planen. Die Praxis ist nämlich in der Regel nicht das Problem. Vielmehr ist das ist oft ein Zeichen dafür, dass dein Planungssystem nicht funktioniert.

Was ist das Planungssystem?

Dein Planungssystem umfasst all die Hilfsmittel, mit denen du deine Planungsroutine umsetzt und/oder erleichterst. Das können Tools sein wie Kalender, das BuJo oder die To-Do-Listen-App. Das können aber auch Strategien sein wie das Color Coding oder Timeboxing.

Zu deinem Planungssystem gehört alles, was die folgenden Fragen beantwortet – und zwar so eindeutig, dass du über die Antworten nicht mehr nachdenken musst, wenn du sie einmal festgelegt hast:

1. WAS plane ich?
2. WIE plane ich?
3. WO(RIN) plane ich?
4. WIE OFT plane ich?
5. WANN plane ich?

Dazu kommt dann noch eine regelmäßige, möglichst einheitliche Reflexion, mit der du klärst, ob dein System (noch) funktioniert beziehungsweise wo du nachjustieren musst.

Wie sieht mein Planungssystem aus?

Ich weiß, das klingt alles sehr theoretisch. Und weil ich ja will, dass du mit meinen Tipps direkt in die Umsetzung kommst, lass uns zur Veranschaulichung mal gemeinsam mein System durchgehen:

Was plane ich?

Ich plane Termine und Aufgaben und ab und an berufliche und Zeitplanerin-Projekte. Letzteres gehört aber nicht zu meiner festen Routine, deshalb habe ich dafür auch keine festen Werkzeuge. Es lohnt sich für mich nicht, ein eigenes Projektbuch oder eine Projektliste zu führen (alles schon ausprobiert!). Projekte landen bei mir deshalb einfach als eigene Collection im Bullet Journal. Termine und Aufgaben haben dagegen Priorität. Dafür brauche ich also zuverlässige Werkzeuge. Hier haben sich der Google Kalender und TickTick (im Zusammenspiel mit meinem BuJo) etabliert.

Wie plane ich?

Handschriftlich! Ich habe voll-digitale Planung ausprobiert und festgestellt, dass ich damit nicht dran bleibe. Irgendwann plane ich immer unregelmäßiger oder unkonkreter. Wenn ich es aber einmal schleifen lasse, dauert es nicht lang, bis Chaos ausbricht – erst in meinem Kopf und dann in meinem Alltag. Ich denke mit der Hand und genieße das Schreiben als Prozess auch sehr. Handschriftliche Planung fällt mir also am leichtesten.

Gleichzeitig möchte ich effizient planen. Das bedeutet: Nicht alles doppelt und dreifach schreiben, Dinge schnell wiederfinden und Alarme und Erinnerungen nutzen. Das geht aber nur mit digitalen Tools.

Ich nutze also eine Kombination: Alles, was einen Alarm braucht, kommt in den Google Kalender (Termine – die bekommen bei mir IMMER einen Alarm) oder TickTick (Aufgaben). Alles, was ohne Alarm auskommt, kommt entweder in TickTick oder das BuJo. Ob ich Aufgaben im BuJo oder in TickTick organisiere, entscheide ich am Anfang des Monats und ist eine Frage meiner Laune. Aber innerhalb des Monats bleibe ich konsistent bei einem Tool, um mich nicht selbst zu verwirren.

Wo(rin) plane ich?

Ich habe keinen festen Ort für meine Planungsroutine. Ich kann das am Schreibtisch ebenso gut wie im Bett. Aber ich mache die Tagesplanung, ebenso wie die Wochen- und Monatsplanung immer auf meinem Tablet, weil hier das digiloge Bullet Journal liegt und das ist für meine Routine der Dreh- und Angelpunkt.

Wie oft plane ich?

Täglich. Für mich ist es einfacher, dranzubleiben, wenn ich etwas einfach jeden Tag mache. Vermutlich würde eine Wochenplanung in vielen Wochen reichen, aber ich werde dann schon nach sehr kurzer Zeit unruhig, weil ich das Gefühl habe, dass mir Dinge durchrutschen. Ob das eine realistische Sorge ist oder nicht, ist dabei egal. Die Sorge selbst bindest Hirnkapazität, die ich anders einsetzen möchte. Deshalb bleibe ich bei der täglichen Planung, gönne mir aber den Freitag und Samstag als „optionale“ Tage. Hier plane ich den nächsten Tag nur, wenn an diesem Wochenende etwas besonderes ansteht.

Zusätzlich mache ich einmal wöchentlich eine Wochenreflexion und -planung. Eine klassische MonatsPLANUNG findet bei mir nicht mehr statt, weil ich in der Wochenplanung schon immer die nächsten vier Wochen anschaue. Aber ich setze zum Monatswechsel immer einen neuen Monat im Bullet Journal auf.

Wann plane ich?

Abends. Ich experimentiere noch, ob kurz vor dem Zu-Bett-gehen der richtige Zeitpunkt für mich ist oder eher zum Feierabend. Aber ich muss abends den nächsten Tag planen, auch um Grübelschleifen im Bett zu verhindern. Morgens schaue ich mir, bevor ich anfange zu arbeiten, den Tagesplan noch mal an. Das ist einfach meiner Vergesslichkeit geschuldet, denn ich kann tatsächlich über Nacht vergessen, was ich mir vorgenommen habe.

Die Wochenplanung findet bei mir immer sonntags statt. Ich habe auch mit einem anderen Tag zwischen Freitag und Montag geliebäugelt, das fühlt sich für mich aber komisch an, weil für mein Gehirn der Sonntag der natürliche Wochenabschluss ist.

Wenn du dir meine Antworten ansieht, weißt du also schon jetzt, aus welchen Eckpfeilern mein System besteht.

Wie erleichtere ich mir die Arbeit?

Als nächstes überlege ich zusätzlich, wie ich mir die Arbeit mit diesen Tools und Routinen leichter oder schöner machen kann. Diesen Punkt solltest du nicht übergehen, sondern ihm ein bisschen Zeit widmen, denn er kann den Unterschied machen in der Frage, ob du dranbleibst oder schnell wieder frustriert aufgibst.

Mir machen drei Dinge die Arbeit leichter oder schöner:

• Ausgezeichnete Übersichtlichkeit
• Schönes Design
• Gamefication

Ich brainstorme jetzt also Ideen, wie ich diese drei Punkte in meinem System verstärken kann. Achtung: Nicht Idee wird sich so gut anfühlen, wie sie sich anfühlt. Und noch weniger wirst du wirklich in dein alltägliches System integrieren. Aber das Experimentieren macht Spaß und hilft dir, deinen Planungstyp besser kennenzulernen, also gönn dir diese Zeit!

Meine Methoden und Strategien in meinem Planungssystem

Ich nutze aktuell (das ändert sich immer mal wieder) folgende Methoden und Strategien für mehr Übersichtlichkeit, Schönheit und Spaß:

• Color Code. Sowohl im Kalender wie in TickTick wie im BuJo sind meine Einträge farbcodiert. Private Aufgaben und Termine sind Rot/Pink, alles berufliche ist Blau und die Zeitplanerin-Dinge sind gelb. Das macht einen Riesen-Unterschied, wenn es darum geht, Dinge schneller zu finden.
• Listen und Tabellen. Das betrifft vor allem das Bullet Journal. Um meine Dailies übersichtlicher zu gestalten, arbeite ich mit Listen, Tabellen und Kästen, um zusammengehörige Einträge zu gruppen und von anderen zu trennen. Auch in TickTick nutze ich Unterlisten/Checklisten oder Kanban-Boards für noch mehr Struktur.
• Schöne Apps. Schönheit ist wichtig, wenn es darum geht, dass ich ein Tool über einen langen Zeitraum regelmäßig benutze. TickTick begeistert mich zwar vor allem wegen seiner vielen, sehr gut durchdachten und ultra flexiblen Funktionen. Aber die Entscheidung für TickTick fiel auch wegen des klaren Designs und der Möglichkeit, von der Farbe der App selbst bis zu den Symbolen in den Listen alles individualisieren zu können.
• Ein „echtes“ Buch. Ähnlich geht es mir beim Bullet Journal. Das führe ich in Samsung Notes, der Notizen App meines Tablets. Ich könnte dort einfach ein simples Dokument öffnen und das gestalten. Stattdessen habe ich mir ein „echtes“ Buch nachgebaut und in Samsung Notes importiert, um das richtige Look und Feel zu erzeugen und mein BuJo auch in der digilogen Version weiter gern „in die Hand“ zu nehmen.
• Regelmäßig das Design ändern. Designspielereien liebe ich, auch wenn ich da viel Zeit „vergeuden“ kann. Aber TickTick ab und an ein neues Gesicht zu verpassen und die Monatsübersichten im Bullet Journal jeden Monat anders zu gestalten, macht mir Spaß. Gleichzeitig wirken beide Tools damit plötzlich „neu“ und das findet mein Gehirn immer spannend genug, um sich länger mit dieser neuen Sache zu beschäftigen.
• Regelmäßige Challenges. Ein Tetris-Brett im BuJo und jede langweilige Erwachsenen-Aufgabe, die ich wirklich, wirklich regelmäßiger erledigen sollte, wird eine Tetrisfigur. Habe ich eine dieser Aufgaben erledigt, male ich die Figur aufs Spielbrett. Am Ende des Monats sollen möglichst viele lückenlose Zeilen entstanden sein. So oder so ähnlich sehen die Challenges aus, die ich mir selbst stelle. Die Challenges wechseln und haben nur selten direkt mit meiner Planung zu tun. Aber ich organisiere sie im Bullet Journal und wenn ich das ohnehin dafür aufschlage, erledige ich die Planung in der Regel gleich mit.

Jetzt kennst du also mein aktuelles System:

• Tools: Google Kalender, TickTick, Bullet Journal
• Routinen: Tages- und Wochenplanung, Monatssetup im BuJo
• Strategien: Übersichtlichkeit, Schönheit, Spaß
• Methoden: Color Coding, Designänderungen, Tabellen, Listen und Boxen, Challenges, schöne Apps und ein echtes BuJo-Buch

Wann du dein Planungssystem überprüfen solltest

WICHTIG: Wie immer gilt auch bei deinem System, dass es nicht in Stein gemeißelt ist. Es lohnt sich, für bestimmte Planungsschritte mehr als ein Werkzeug parat zu haben. Nicht, weil du sie parallel benutzen sollst. Sondern, weil es sein kann, dass etwas, das für Monate oder Jahre gut funktioniert hat, plötzlich gar nicht mehr funktioniert. In dem Fall ist es gut, wenn du sofort eine Alternative im Werkzeugkoffer hast, auf die du zurückgreifen kannst.

Grundsätzlich solltest du dein System alle paar Monate überprüfen, aber vor allem, wenn:

• Sich dein Leben stark verändert hat (etwa, weil du mit deinem Partner oder deiner Partnerin zusammengezogen bist, ihr gerade Eltern geworden seid, du dich getrennt hast oder mit dem Verlust eines Angehörigen fertig werden musst, wenn du einen neuen Job angetreten oder einen verloren hast usw.)
• Du beim Planen die Motivation verlierst. Es kann sein, dass die Routine hier das Problem ist, weil du dir selbst zu viele Regeln auferlegst, zu feingranular oder zu aufwendig planst. Es kann aber auch sein, dass einfach dein System nicht mehr zu dir passt und du andere (oder in meinem Fall einfach nur neue 😉) Tools brauchst, um die Motivation wieder zu finden.