Prokrastination: Was hilft wirklich?

Wenn du stark unter deiner Prokrastination leidest, such dir bitte professionelle Hilfe. Möglicherweise liegen hier andere Störungen zugrunde, die behandelt werden müssen. Und für alle, die erstmal allein versuchen wollen, ihre Prokrastination zu besiegen, habe ich ihr ein paar Tipps und Ideen, die helfen könnten.

Echte Prokrastination, also die Aufschieberei, die droht, dein Leben zu ruinieren, kannst du nicht allein besiegen. Wenn du also immer wieder wichtige Dinge aufschiebst und deshalb zum Beispiel deinen Job, deine Ausbildung oder Beziehung aufs Spiel setzt, brauchst du Unterstützung.

Psychotherapeuten sind hier die richtigen Ansprechpartner und es ist kein Zeichen von Schwäche, sich um Hilfe zu kümmern. Und: Ja, vermutlich gibt es Menschen, die noch schlechter dran sind und noch dringender Hilfe brauchen. Aber würdest du jemandem mit Stufe-3-Krebs abraten, zum Arzt zu gehen, nur weil es da draußen auch Menschen mit Krebs der Stufe 4 gibt? Eben!

Was hilft gegen Aufschieberei?

Vielleicht prokrastinierst du aber, so wie ich, nicht im wissenschaftlichen Sinne, sondern schiebst zwar ständig Dinge auf, bekommst aber in der Regel noch rechtzeitig die Kurve. Nur setzt dir der ständige Stress zu. Und die Angst, irgendwann doch nicht mehr rechtzeitig zu liefern, macht dir auch zu schaffen.

Für dich habe ich ein paar Ideen: Strategien, Methoden, Tools, die dir eventuell gegen die Prokrastination helfen können. Wie immer gilt: Was für mich funktioniert, kann für dich ein Totalausfall sein. Aber experimentieren macht Spaß und nur wenn du die Dinge ausprobierst, findest du heraus, was für dich nützlich ist.

Und damit du dich schneller durchnavigieren und für dich irrelevante Tipps einfach skippen kannst, habe ich sie nach Prokrastinationsursachen sortiert. Finde also heraus, warum die meistens aufschiebst und spring einfach zum entsprechenden Bereich auf den folgenden Seiten.

Prokrastination wegen schlechten Zeitmanagements

Schlechtes Zeitmanagement kann zu Prokrastination führen, weil du keinen Überblick darüber hast, was ansteht oder nicht priorisieren kannst. Auch ein schlechtes Zeitgefühl und damit ständige falsche Aufwandsschätzungen können zum Aufschieben führen. Hier helfen:

Sammelliste

Die Sammelliste ist deine Aktionszentrale. Hier sammelst du alle Aufgaben. Immer wenn etwas Neues auf deinem Tisch landest, schreibst du es auf die Sammelliste. Alles! Und möglichst sofort. Du musst hier nicht sortieren oder priorisieren. Bei der Sammelliste geht es nur darum, dass du einen Ort hast, an dem du die Aufgaben zuverlässig aufbewahren kannst, bis sie dran sind. Dein Kopf wird leer, du weißt immer, wo du suchen musst und du kannst nichts mehr vergessen.

Gute Methoden zum Priorisieren

Wenn du Aufgaben aus der Sammelliste in deine Tagesplanung übernimmst, reicht es oft nicht, einfach nur eine Liste zu machen. Du musst – zumindest grob – planen, in welcher Reihenfolge die Dinge dran sind. Das hängt von der Zeit ab, die dir zur Verfügung steht, aber auch davon, was gerade am dringendsten ist. Um das gut abzubilden, kannst du Methoden nutzen, die eine Prioritäten- statt eine reine To-Do-Liste erstellen. Meine Favoriten:

• FEM-Methode: Fokus-, Extra- und Miniaufgaben. Fokusaufgaben sind die wichtigsten und müssen unbedingt erledigt werden. Minis machen den Einstieg leichter und bringen schnelle Erfolge. Und Extras sind Aufgaben, auf die du dich freust und mit denen du dich belohnen kannst.
• 1-3-5-Methode: Eine einzige Kategorie-1-Aufgabe, die wird zuerst erledigt und ist heute am wichtigsten. 3 Aufgaben, die im besten Fall heute erledigt werden, aber nicht ganz so dringend sind. Und 5 Aufgaben, die du noch durchziehen kannst, wenn Zeit, Lust und geistige Kapazität übrig sind.
• Ivy-Lee-Methode: 6 Aufgaben, notiert in der Reihenfolge, in der du sie abarbeiten willst. Jedes Mal, wenn du eine Aufgabe beendet hast, prüfst du die Liste. Ist in der Zwischenzeit etwas neues dazu gekommen, dass sofort erledigt werden muss, fügst du es an der passenden Position in deiner Liste ein. Dafür rutscht die bisher letzte Aufgabe von der Liste und wandert auf den nächsten Tag.

ALPEN-Methode

Die Alpen-Methode ist ein Framework, das dir hilft, alle relevanten Schritte guter Planung zu berücksichtigen. Wenn du bisher also eher chaotisch unterwegs warst und nicht so richtig weißt, was du beim Planen alles bedenken sollst, arbeite dich einfach durch die Alpen:

A: Alles Aufschreiben. Notier dir alle Aufgaben, Termine, Projekte und Verpflichtungen des kommenden Tages.

L: Länge schätzen. Notier hinter allen Aufgaben und Terminen, wie lange sie vermutlich dauern werden.

P: Puffer einplanen. Plan mindestens 25 % der geschätzten Dauer pro Aufgabe und Termin noch mal als Puffer ein. Wenn du dich meistens verschätzt, arbeite mit 50% Puffer.

E: Entscheiden, was wichtig ist. Setz Prioritäten. Nach der Aufwandsschätzung kannst du prüfen, ob wirklich alles in den Tag passt, was du notiert hast. Wenn nicht, verschieb Dinge wieder auf die Sammelliste. Anschließend bring die verbliebenen Verpflichtungen in die richtige Reihenfolge, in der du sie abarbeiten willst.

N: Nachkontrolle. Schau dir am Ende des Tages kurz an, ob deine Planung aufgegangen ist. Wenn nicht, geh auf Ursachensuche und berücksichtige deine Ergebnisse bei der Planung des nächsten Tages.

Planungsroutine

Die besten Methoden nützen nichts, wenn du sie nur hin und wieder einsetzt. Bau dir eine Routine auf – im besten Fall täglich, aber mindestens wöchentlich. Schreib dir eine Checkliste, welche Schritte zu deiner Planung gehören. So musst du darüber nicht jedes Mal nachdenken. Leg eine Zeit für die Planung fest und richte dir Alarme ein, die dich daran erinnern. Oder kopple die Planung an eine bestehende Routine – z.B. immer nach dem Abschminken oder immer nach dem Abendessen o.ä.

Großzügige Pufferzeiten

Ein Tag, der perfekt durchgetaktet ist, sieht auf dem Papier super produktiv aus. In der Realität ist das der eine Fehler, der dir garantiert jede Produktivität ruiniert. Wenn du Termine und Aufgaben so eng taktest, dass eines auf das andere folgt, hast du keine Chance mehr, wenn:

• Etwas länger dauert (oder später beginnt) als geplant
• Etwas Unerwartet dazu oder dazwischen kommt
• Du (Überraschung!) eine Pause brauchst, um dich wieder konzentrieren zu können.

Deshalb plan bitte immer Puffer ein. Ich empfehle, Puffer für jede Aufgabe und jeden Termin zu planen. Block dir im Kalender also jeweils 25 % mehr Zeit als du zu brauchen glaubst. Alternativ kannst du auch 40 bis 50 % deiner Arbeitszeit insgesamt unverplant lassen, um Puffer zu haben. Ich weiß, das klingt sehr viel, aber probier es mal und führ Buch. Du wirst erstaunt sein, wie viel Puffer du tatsächlich brauchst.

Aufwandtracking

Wenn du ständig zu wenig Zeit für bestimmte Aufgaben veranschlagst, kann das dazu führen, dass du immer zu spät anfängst. Du hast ja das Gefühl, das locker noch zu schaffen. Und dann wird es plötzlich so eng, dass du Nachtschichten einlegen oder Deadlines verschieben musst. Um das in den Griff zu bekommen, leg dir einen Aufwandstracker an. Schreib während der Planung hinter jede Aufgabe und jeden Termin, wie lange du dafür veranschlagst. Und dann erfasse (nicht raten, fühlen, vermuten, sondern wirklich messen! Mit einer Uhr!), wie lange du wirklich gebraucht hast. Schreib das ebenfalls auf und vergleich die Werte. Mach das mindestens 2 Wochen, besser 4, wenn deine Tage sehr unterschiedlich ablaufen. Danach hast du eine kleine Datenbank an realistischen Aufwände für deine Aufgaben, auf die du für die künftige Planung zurückgreifen kannst.

Timeblocking

Unser Gehirn ist ein grandioses Meisterwerk, das uns alles so hinbiegen kann, dass wir uns gut fühlen. Auch unsere Planung. Wenn du also nur im Kopf oder mit Listen planst, bastelt es dir Pläne, die dich ultra-produktiv erscheinen lassen – aber dezent verschweigen, dass die schon rein rechnerisch nicht in einen Tag passen. Dagegen hilft Visualisierung und die beste Form ist Timeblocking. Du trägst erst alle Termine in der prognostizierten Dauer in deinen Kalender ein, dann deine Pausen (JA; IN DIESER REIHENFOLGE!) und dann füllst du den übrig gebliebenen Platz mit deinen Aufgaben. Nicht schummeln, in dem du dir einredest, dass du die 2-Stunden-Aufgaben heute sicher auch in einer schaffst! So siehst du sehr schnell, was geht – und was eben nicht.

Aufschieben wegen exekutiver Dysfunktion

Exekutive Funktionen meint Hirnfunktionen, die wir brauchen, um uns zu konzentrieren, fokussiert zu bleiben und vernünftig zu planen. Wenn du dich ständig ablenken lässt oder Probleme hast, dich zu motivieren, kann das zu Prokrastination führen. Dagegen helfen:

Brain Dump

Der Brain Dump hilft dir, deinen Kopf zu leeren. Solange der voller unerledigter Dinge ist, die du nicht vergessen darf, wirst du dich nie richtig auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren können. Nimm dir einen Zettel und einen Stift und schreib alles auf, was dir durch den Kopf geht. Aufgaben, Termine, aber auch Sorgen, Ideen, lose Gedanken, Erinnerungen – alles, in dem Moment Hirnkapazität bindet, kommt aufs Blatt. Nimm dir dafür genug Zeit – auch, wenn es scheint, als würde dir nichts mehr einfallen. Anschließend gehst du alles durch und sortierst, was du dir merken willst, an den richtigen Ort: Termine in den Kalender, Aufgaben auf deine Sammelliste, Ideen in ein Ideenbuch oder eine Irgendwann-Liste usw..

Accountability Partner und Body Doubling

Ein Accountability Partner ist jemand, der ähnliche Ziele hat wie du. Ihr schließt euch zusammen, tauscht euch regelmäßig über Fortschritte und Hindernisse aus und helft euch so gegenseitig, am Ball zu bleiben. Von Body Doubling reden wir, wenn jemand mit dir im Raum ist (real oder virtuell), während du an einer Aufgabe arbeitest. Der- oder diejenige muss selbst nichts tun, nur da sein. Vielen Menschen hilft das, fokussiert zu bleiben. Dieses Prinzip nutzen wir übrigens auch im Coworking, das alle zwei Wochen stattfindet (Termine für April auf Seite XY).

8-Minuten-Regel

Die 8-Minuten-Regel nutze ich, wenn ich mich absolut nicht aufraffen kann. Timer auf 8 Minuten stellen und in der Zeit durchziehen. Nicht ablenken lassen, nicht trödeln, wirklich an der Aufgabe arbeiten. Nach 8 Minuten bin ich entweder im Flow und will weitermachen oder ich darf wieder aufhören. Experimentier ein bisschen mit der Zeit. Wie lange brauchst du, um in einen Flow zu kommen? Bei mir sind es eben durchschnittlich 8 Minuten. Wenn du nur 5 brauchst, mach die 5-Minuten-Regel daraus, brauchst du 10… na, du weißt schon.

5-Sekunden-Regel

Die 5-Sekunden-Regel stammt von Mel Robbins und soll dir ebenfalls helfen, Paralysen zu durchbrechen. Sie kann dich auch unterstützen, wenn du etwas aus Angst aufschiebst. Dafür formulierst du möglichst konkret, was du tun musst oder willst und zählst dann von 5 rückwärts – wie bei einem Raketenstart. Und wie bei einem Raketenstart gibt es bei „0“ kein Zurück mehr. Du fängst an – nicht nachdenken, nicht zögern. Einfach loslegen. Funktioniert bei mir nur sehr manchmal, aber vielleicht ist das was für dich.

Straßenfeger-Methode

Beppo der Straßenfeger erklärt im Buch „Momo“ von Michael Ende, wie man eine laaaaaaaaange Straße fegt ohne durchzudrehen: „Schritt, Atemzug, Besenstrich… Schritt, Atemzug, Besenstrich.“ Übersetzt für dich heißt das: Große Projekte auf kleinste Aufgaben herunterbrechen und immer nur auf den nächsten Babysteps schauen, nicht auf das weit entfernte, überwältigend große Ziel.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik hilft, weil sie zum einen deine Arbeit in kleine, bewältigbare Zeiteinheiten herunterbricht und zum anderen automatisch für Pausen sorgt. Schreib dir als erstes auf, welche Aufgabe du konkret bearbeiten willst. Anschließend stellst du einen Timer auf 25 Minuten (oder suchst dir gleich einen Pomodoro-Timer oder ein Pomodoro-Video). Nun arbeitest du möglichst fokussiert, bis der Timer sich meldet. Schreib dir auf, wo du stehen geblieben bist, damit du nach der Pause schnell wieder anknüpfen kannst. Nun machst du 5 Minuten Pause (Timer!). Danach beginnt alles wieder von vorn. Nach 4 Pomodori legst du eine längere Pause ein. Wenn du das mit Videos ausprobieren willst, kannst du meine Pomodoro-Playlist nutzen.

Akustische Helfer und Fidget Toys

Manchmal brauchen wir mehr Stimulation als eine Aufgabe bieten kann, um konzentriert bei der Sache zu bleiben. Fidget Toys wie Spinner, Pop Bubble Spielzeuge oder Magnete können das Wunder wirken. Aber wenn du mit den Händen arbeitest, wird das schwierig (Es sei denn, du kannst deine Aufgaben einhändig erledigen). Hier kommen akustische Stimulationen ins Spiel. Ambience-Videos, ASMR oder Bilateral Music und Binaural Beats lenken dich nicht ab, können aber dein Gehirn genug beschäftigen, dass du dich konzentrieren kannst.

Extra Tipp: Auch simples Aufstehen und im Stehen arbeiten, kann helfen – zumal du dann auch durch Gewichtsverlagerungen und „herumtänzeln“ deiner inneren Unruhe ein Ventil geben kannst.

Aufschieben wegen emotionaler Ursachen

Manchmal schieben wir Aufgaben auf, weil sie uns unendlich langweilen. Und manchmal ist genau das Gegenteil der Fall: Wir fühlen uns überfordert. Oder wir haben einfach Angst, nicht gut genug zu sein und fürchten uns vor Kritik und Ablehnung. Die Vogel-Strauß-Taktik scheint das erstmal ein willkommener Ausweg, aber eine Lösung ist sie natürlich nicht. Gegen Prokrastination aus emotionalen Gründen helfen dir vielleicht:

Nächste-Schritte-Liste

Wenn dich eine Aufgabe überwältigt, weil sie zu groß und herausfordernd erscheint, kann es helfen, sie herunterzubrechen. Leg dafür eine Nächste-Schritte- oder Projektliste an. Oben notierst du das Projektziel, also wie es aussieht, wenn du fertig bist. Darunter schreibst du jeden kleinen Teilschritt, der nötig ist, um ans Ziel zu kommen. Wichtig: Wenn ein Teilschritt selbst aus mehreren Teilschritten besteht, denkst du immer noch zu groß. Brich die ganze wirklich auf einzelne Aufgaben herunter. Die kannst du dann eine nach der anderen angehen. Das ist deutlich weniger überfordernd. Pro-Tipp: Beim Notieren der Teilschritte merkst du auch, wo dir eventuell noch Informationen fehlen. Die zu besorgen, ist ebenfalls eine eigene Aufgabe.

Unterstützung suchen

Manchmal bekommen wir Aufgaben, die wir gar nicht bewältigen können – entweder weil sie zu groß, die Zeit zu knapp oder die Aufgabe einfach ganz neu für uns ist. Häufig versuchen wir jetzt ewig, uns selbst durchzuwursteln, weil wir Angst haben, als inkompetent dazustehen, wenn wir um Hilfe bitten. Aber wenn du kurz vor der Deadline eingestehen musst, dass du die Aufgabe nicht bewältigen kannst, ist das deutlich schlimmer. Such dir also jemanden, der dich unterstützen kann – entweder, in dem er oder sie dir erklärt, was zu tun ist oder indem sie dir Teilaufgaben abnehmen.

Zwischen-Feedback

Wenn du Angst hast, nicht gut genug zu sein, setz dir Zwischenziele und hol dir jedes Mal Feedback ein, wenn du eins davon erreicht hast. Das Feedback kann von deinen Vorgesetzten kommen, von Kollegen oder von unvoreingenommenen, ehrlichen Freunden. Oft wirst du feststellen, dass du auf das Feedback selbst am Ende gar nicht angewiesen bist. Das laut Durchdenken beim Berichten wird dir helfen, selbst zu erkennen, ob du auf dem richtigen Weg bist.

Erfolgstagebuch

Gerade bei großen, langwierigen Aufgaben kann es sich anfühlen, als würdest du nie vorwärts kommen. Das vernichtet jede Motivation und schafft einen perfekten Nährboden für die Aufschieberei. Leg dir deshalb ein Erfolgstagebuch an oder schreib täglich eine To-Do-Liste. Jedes Mal, wenn du an der Aufgabe gearbeitet hast, notierst du das und zwar so konkret wie möglich. Also nicht: „An Bachelorarbeit geschrieben“, sondern „Einleitung Bachelorarbeit geschrieben“ und „Literaturverzeichnis fertig gestellt“. Wenn dich die Motivation im Stich lässt, kannst du dir ansehen, was du tatsächlich schon erreicht hast und das hilft, auch den nächsten kleinen Schritt zu gehen.

Belohnung

Eine Empfehlung, die ich bei der Recherche in jedem Artikel zu Prokrastination gelesen habe: Belohn dich, wenn du nicht aufgeschoben hast. Das hilft nicht nur, wenn du aus emotionalen Gründen aufschiebst, hier aber besonders, weil es den schwierigen Emotionen positive entgegen stellt. Aber nicht schummeln: Wer sich – wie ich – VOR dem Arbeiten belohnt, hat den Sinn nicht richtig verstanden.

Eat the frog

Eat the frog ist eine Methode, mit der du die schwierigste Aufgabe des Tages immer als allererstes erledigst. Die Aufgabe, die du aufschieben willst, gehst du also zuerst an. Das kann dir helfen, nicht den ganzen Tag in Angst und mit einem schlechten Gewissen zu verbringen. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass du voran kommst und den Tag mit einem gigantischen Erfolgserlebnis beginnst. Aber die Methode braucht Disziplin. Eventuell kannst du sie mit einem Accountability Partner (siehe Abschnitt „Prokrastination wegen exekutiver Dysfunktion“) verbinden.

Prokrastination wegen psychischer Störungen

Prokrastination ist manchmal gar nicht das eigentliche Problem, sondern nur ein Symptom – zum Beispiel für Depressionen, Angststörungen oder ADHS. In dem Fall kannst du alle oben genannten Strategien ausprobieren und schauen, ob sie dir Erleichterung bringen. Am Ende wirst du aber erst dann wirklich voran kommen, wenn die zugrunde liegende Störung behandelt wird. Wenn du also den Verdacht hast, dass dein Problem tiefer liegt, such dir einen guten Arzt oder Therapeuten und geh die Diagnostik an!