Selbstmanagement: Mini-Maßnahmen mit Maxi-Wirkung

Wir suchen immer nach der einen großen Idee, die endlich alles verändert. Dabei sind es oft die Mini-Maßnahmen, die am Ende tatsächlich einen Unterschied machen. Das gilt auch für dein Zeit- und Selbstmanagement. Hier sind die Kleinigkeiten, die für mich die größte Erleichterung gebracht haben.

Ich habe dir ja Anfang des Jahres erzählt, dass ich hier kürzer treten will, um mich endlich besser um meine Gesundheit, meine Familie, Freunde und mein eigenes Wohlbefinden zu kümmern. Ich habe damals radikal gekürzt: Das Magazin auf 4 statt 12 Ausgaben im Jahr, Youtube gar nicht mehr, keine fixen Termine für neue Challenges oder neue Workshops. Gleichzeitig habe ich neue Pläne gemacht, um mein Ziel zu erreichen: Haushaltspläne, Sportpläne, Übungspläne, um mein Nervensystem zu beruhigen, gelassener zu werden.

Und trotz aller großer Maßnahmen fühlte ich mich im Februar immer noch genauso erschöpft oder sogar erschöpfter als zum Jahreswechsel. Und – das ist ein bisschen peinlich – ich war so betriebsblind, dass ich tatsächlich den Rat einer sehr guten Coachin brauchte, um die Ursache und damit auch die Lösung zu sehen.

Große Maßnahmen kosten große Anstrengung

Die vielen Projekte waren nur die Spitze meines Eisbergs. Die Titanic ist aber gesunken, weil sie gegen den Teil stieß, der unter Wasser lag. Und so war das bei mir auch. Dinge wegzulassen, hat nichts geändert, weil mein Kopf dann einfach andere Dinge gesucht hat, mit denen er sich beschäftigen kann. Solange aber mein Kopf mit 100 Sachen durch Ideen und Projekte braust, kann ich nie neue Energie tanken. Projekte reduzieren war also gut, aber die viel härtere Aufgabe war, meinen Kopf runterzufahren.

Dafür habe ich winzig kleine Aufgaben bekommen. Die erste: Wartezeiten mal einfach auszuhalten statt sofort zu einem Buch zu greifen oder Discord zu checken. In der Schlange im Supermarkt, an der Bahnhaltestelle, vor Meetings, wenn die anderen Teilnehmer noch fehlten, an der Kaffeemaschine, während mein Cappuccino durchläuft. Wir reden hier von wenigen Minuten, die ich das Nichtstun aushalten musste, aber sie hatten eine enorme Wirkung. Nach einer Woche fühlte ich mich ruhiger, gelassener, bekam langsam wieder mehr Energie. Dann kamen weiter Aufgaben dazu. Allen war gemein, dass sie winzig klein waren.

Dass wir Aufgaben in Babysteps zerlegen sollen, um leichter ins Tun zu kommen, predige ich ja immer wieder. Aber nach meinem Kurzcoaching habe ich mir meine Systeme, Tools und Routinen insgesamt genauer angeschaut und festgestellt: Es sind fast immer die Kleinigkeiten, die am Ende die große Veränderung auslösten.

Mini-Maßnahmen für deine Selbstorganisation

Die meisten Mini-Maßnahmen habe ich in meiner Planung selbst eingebaut. Die sind über die Jahre gewachsen und vieles davon ist inzwischen so selbstverständlich, dass ich es kaum noch bemerke.

Color Code

Ich hab keine Ahnung, wie ich ohne meinen Farbcode den Überblick über irgendwas behalten sollte. Gelb, Pink, Blau – alles, was ich plane folgt diesem Farbcode. Gelb markiert Dinge, die mit der Zeitplanerin zu tun haben, Pink steht für Privates und Blau kennzeichnet berufliche Inhalte. Und das zieht sich wirklich über alle Tools und Einträge. Termine in meinem Google Kalender: Gelb, Pink, Blau.

Es gibt hier noch zwei weitere Farben, aber die sind für die tägliche Planung nicht relevant. Ich habe einen Kalender für Buchneuerscheinungen. Alle paar Monate gehe ich auf Amazon meine Lieblingsautoren durch und schaue, ob Neuerscheinungen angekündigt sind. Die trage ich dann in diesen Kalender ein, damit ich sie nicht verpasse. Der ist übrigens grün. Und dann gibt es in Grau noch den Müllabfuhrkalender unserer Kommune.

Aber alles, was echte Planung betrifft, also Termine, die ich selbst eintrage und die wirklich relevant sind, sind entweder Gelb, Pink oder Blau.

Genauso sieht es in TickTick mit den Aufgaben aus. Auch hier habe ich noch ein paar Extra-Listen mit anderen Farben, aber die 3 Kontextlisten, in denen alle relevanten Aufgaben gesammelt werden, heißen „Zeitplanerin“, „Privat“ und „Beruflich“ und sind markiert mit je einem Punkt in Gelb, Pink und Blau.

Und natürlich zieht sich das auch im Bullet Journal durch. Hier markiere ich die Überschriften und manchmal auch die Stichworte meiner Notizen in der jeweiligen Farbe.

Der Vorteil eines Farbcodes: Du hast blitzschnell den Überblick. Wenn ich etwas suche – egal, ob im Kalender oder im BuJo – lese ich nicht, sondern scanne die Farben. Ich lese dann nur die Einträge, die farblich relevant sind. Das spart unheimlich viel Zeit. Gleichzeitig kannst du auch Aufgabenlisten leichter nach dem scannen, was du als nächstes tun willst, weil du im Job die privaten Aufgaben einfach überspringen kannst und umgekehrt.

Labels

Ähnlich banal, aber wirkungsvoll sind die Labels, die ich in TickTick benutze, um jede einzelne Aufgabe zu markieren. Ich habe mehrere Label-Sets, aber aktuell nutze ich Labels, um die Aufgaben nach der FEM+B-Methode zu markieren. Es gibt also ein Etikett für Minis, eins für Fokusaufgabe, eins für Extras und eins für Bonusaufgaben. In meiner Wochenplanung gehe ich die Listen durch und vergebe an jede Aufgabe, die ich in der nächsten Woche erledigen will, eine Fälligkeit bzw. Dauer, so dass sie mir in der Heute-Liste angezeigt wird, sobald die Woche beginnt.

Und direkt in der Heute-Liste hänge ich ein Label an jede einzelne Aufgabe. Die Liste lasse ich dann nach diesen Etiketten sortieren und habe so den perfekten Überblick über meine Prioritäten: oben die Minis, mit denen ich in der Regel in den Tag starte, direkt darunter die wichtigsten Fokusaufgaben, dann die Extras zur Belohnung und am Ende die Bonusaufgaben, die nur da stehen, falls ich alles andere schon geschafft habe, aber noch Woche übrig ist.

Das ist die schnellste Methode, eine priorisierte Wochen-Aufgaben-Liste zu schreiben, die ich kenne.

Wöchentlicher Brain Dump

Ursprünglich habe ich den Brain Dump immer nur gemacht, wenn ich das Gefühl hatte, mir platzt der Kopf oder jeden Moment passiert etwas, weil ich wichtige Dinge vergessen habe. Der Gedanke dahinter: Ich schreibe ja alles immer sofort auf, also brauche ich keinen zusätzlichen Brain Dump.

Tatsächlich klappt das mit dem alles aufschreiben aber bis heute nicht zu 100 %. Das liegt nicht daran, dass ich den Vorsatz immer wieder vergesse, sondern eher daran, dass ich die Dinge, die ich aufschreiben will, oft schon wieder vergessen habe, wenn ich etwas zum Schreiben gefunden bzw. eine entsprechende App geöffnet habe. Und weil ich keine Idee habe, um dieses Dilemma zu lösen, nutze ich den nächstbesten Ansatz und mache jetzt standardmäßig jede Woche unmittelbar vor der Wochenplanung einen Braindump. Der wächst weiter, wenn ich während der Planung Aufgaben zu anstehenden Terminen identifiziere oder aus meinen Eingangskörben ToDos extrahiere, aber der erste Schritt ist einfach nur mein Hirn zu entleeren.

Dabei landen übrigens selten die großen, wichtigen Aufgaben im Brain Dump. Die sind so präsent, dass ich sie in der Regel recht schnell notiere. Aber die lästigen Kleinigkeiten, die mir immer mal wieder einfallen, aber nicht wichtig genug sind, um sie sich zu merken, die finden dann endlich ihren Weg auf Papier und verstopfen mein Gehirn nicht mehr.

Rapid Logging Symbole

Ein wesentlicher Bestandteil der Bullet Journal Methode ist das Rapid Logging. Damit bezeichnen wir die Symbole, die wir vor unsere Einträge setzen und an denen wir auf den ersten Blick erkennen, um welche Art Eintrag es sich handelt. Ursprünglich waren das nur 3 Symbole: ein Punkt für Aufgaben, ein Kreis für Ereignisse und ein Gedankenstrich für Notizen.

Ich hab inzwischen ein paar eigenen Symbole ergänzt und das kannst du auch machen, aber das Wichtige ist das Konzept selbst. Durch das Rapid Logging ist es viel einfacher, Dinge im Bullet Journal wieder zu finde. Gerade wenn du dich – wie ich – nur schwer kurz fassen kannst und deine Dailies manchmal über mehrere Seiten gehen, ist das extrem hilfreich.

Ich kann so blitzschnell erkennen, wo die Notizen aus dem Meeting im Hauptjob stehen und wo ich zum Beispiel persönliche Beobachtungen und Reflexionen notiert habe. Und auch Aufgaben, die an diesem Tag neu hinzugekommen sind, erkenne ich sofort und kann sie abends problemlos in TickTick übertragen.

Wenn du schon mal nur mit einem Notizbuch gearbeitet hast, in dem alle Einträge gleich aussahen, kannst du dir vielleicht vorstellen, was für ein Game Changer das Rapid Logging sein kann.

Ständig neue Dailies

Und noch eine banale Kleinigkeit aus der Bullet Journal-Methode hat es in diese Liste geschafft: Die Flexibilität. Im Bullet Journal schreiben oder gestalten wir die Tage nicht vor. Das neue Daily wird erst aufgesetzt, wenn der alte Tag abgeschlossen ist. Die Idee dahinter ist, dass so jeder Tag genau so viel Platz bekommt, wie er braucht. Für mich hat das aber noch einen anderen Vorteil: Ich kann jeden Tag mein Daily komplett neu gestalten.

Für jemanden, der sich sehr schnell langweilt und dann Schwierigkeiten hat, das jeweilige Tool weiter zu nutzen. Nicht nur kann ich so dem Tag selbst Rechnung tragen. Wenn ich zum Beispiel einen eng getakteten Tag mit vielen Terminen habe, zeichne ich einen Zeitstrahl an die Seite und trage Timeboxen ein, um meine Aufgaben um die Termine zu organisieren. Wenn ich kaum fixe Verpflichtungen habe, schreibe ich nur Wochentag und Datum oben auf die Seite und lasse mich überraschen, wie sich das Daily entwickelt. Wenn ich gerade eine neue Gewohnheit einüben will, baue ich kleine Checklisten oder Tracker in mein Daily ein. Aber zusätzlich kann ich auch einfach ohne Grund jederzeit ein neues Layout ausprobieren, mal mehr, mal weniger dekorieren. Und genau diese Flexibilität sorgt dafür, dass das Bullet Journal seinen Reiz nicht verliert. Es ist das erste Planungstool, das ich ohne Unterbrechung seit 8 Jahren nutze und das will wirklich etwas heißen.

Schmierzettel-Block

Eine recht neue Veränderung in meinem Setup ist der Schmierzettel-Block. Wobei ihm das Unrecht tut. Es handelt sich dabei nämlich um einen hübschen linierten Reporterblock mit rosegoldenen Spiralen. Ich hasse Schmierzettel. Damit arbeite ich nicht. Nicht hübsch genug, nicht ordentlich genug, nicht strukturiert genug.

Eigentlich komme ich mit meinem digilogen BuJo auf dem Tablet gut klar. Aber wie alle Tools auf einem digitalen Gerät hat es zwei große Nachteile:

1. Es ist nicht sofort verfügbar. Stattdessen musst du erst zumindest das Gerät entsperren und ggf. noch die App und dein BuJo öffnen.
2. Die Gefahr ist groß, sich von anderen Apps auf dem Tablet ablenken zu lassen. Ich hab zwar alle Benachrichtigungen ausgeschaltet, aber vorhanden sind die Apps ja trotzdem.

Für mich war vor allem der erste Punkt ein Problem. Oft hatte ich schon wieder vergessen, was ich notieren wollte, bis ich endlich das Tablet entsperrt und das BuJo geöffnet hatte. Und da kommt mein bildhübscher Schmierzettel-Block ins Spiel. Er ist ungefähr so groß wie meine Hand, nimmt auf dem Schreibtisch also keinen Platz weg und liegt zusammen mit einem Füller die ganze Zeit neben meiner Tastatur.

Fällt mir etwas ein, schreibe ich das da schnell auf. Die Sache ist notiert, ich bin aber nicht aus meiner eigentlichen Tätigkeit herausgerissen und kann problemlos weitermachen. Das klappt nicht, wenn ich das Tablet holen müsste. Später, spätestens abends, wenn ich den Tag abschließe, übertrage ich, was noch offen ist, vom Block zum Beispiel in eine TickTick-Liste oder mein Bujo.

So rutscht mir deutlich weniger durch, aber ich kämpfe auch deutlich weniger gegen Ablenkung und Unterbrechungen.

Mini-Maßnahmen für dein Energiemanagement

Aber auch für die Alltagsorganisation und vor allem mein Energiemanagement habe ich Kleinigkeiten, die einen riesigen Nutzen haben. Von den Nichtsun-Wartezeiten habe ich dir ja schon erzählt. Ich wusste zwar, dass der größte Erholungseffekt bei Pausen in den ersten 5 Minuten einsetzt und deshalb auch Mini-Pausen effektiv sein können. Aber dass ich einfach nur mal 5 Minuten vor mich hin starren muss, damit mein Kopf auch in den Pausen-Modus schaltet, das war mir vollkommen neu. Darüber hinaus helfen mir auch diese Mini-Maßnahmen:

Checklisten

Mein Kopf ist entweder mit 160 km/h und der Straßensicherheit eines Rennfahrers unterwegs oder holpert besoffen mit einem Dreirad über die Landstraße, an dem ein Rad fehlt. Dazwischen gibt es gefühlt nichts und diese beiden Zustände können sich auch im Bruchteil einer Minute abwechseln. Weil ich also nie weiß, ob ich kognitiv voll zurechnungsfähig bin oder nicht, habe ich für alles eine Checkliste. Vor allem für die Dinge, die ich selbst nicht so ultra spannend finde.

Ich habe eine Checkliste für den Monatswechsel und die Wochenplanung, eine für den Monatswechsel im Hauptjob und Packlisten für alle möglichen Anlässe – sogar fürs Fitnessstudio, denn da stand ich vorher durchaus auch schon mal entweder ohne meinen Zugangstransponder oder ohne meine Turnschuhe.

Checklisten sind grandios unterschätzt. Sie nehmen mir so viel Mental Load ab, weil ich einfach nicht mehr nachdenken muss. Ich muss nicht überlegen und danach kontrollieren, was alles zu dieser Aufgabe gehört. Ich muss nur meine Checkliste öffnen und sie abarbeiten. Kein Denken erforderlich.

Morgenspaziergang

Vom Aufwand her manchmal mehr als eine Kleinigkeit, aber nur gefühlt, deshalb doch Teil dieser Liste sind meine Morgenspaziergänge. Ich habe damit nach unserem Urlaub angefangen, in dem wir jeden Tag unendlich viel gelaufen sind und mir das so gut tat.

An den meisten Tagen bin ich nur eine Viertelstunde unterwegs, damit ich pünktlich am Schreibtisch sitze. Aber diese Viertelstunde macht einen Unterschied. Ich laufe direkt nach dem Aufstehen los. Anziehen, Schlüssel einpacken, auf geht’s. Ich laufe immer allein und immer ohne Kopfhörer. Diese Viertelstunde ist mein Geschenk an mein Gehirn. Es muss nicht funktionieren, sondern darf vor sich hinvegetieren oder wie ein wild gewordenes Eichhörnchen von Gedanken zu Gedanken springen. Manchmal führe ich ganze Gespräche mit mir selbst während dieser Spaziergänge, manchmal ist es wie eine Gehmeditation, manchmal fühlt es sich an, als hätte ich was eingeworfen.

Aber immer komme ich danach nach Hause und bin nicht nur richtig wach, sondern auch besser gelaunt (vor dem Spaziergang möchtest du mich morgens lieber nicht ansprechen!) und sortiert genug im Kopf, um leichter in den Arbeitsmodus zu schalten.

Spiralhaargummis

Mein Geheimtipp für alle ADHS-Gehirne mit einem hyperaktiven Anteil oder zumindest für alle mit längeren Haaren: Spiralhaargummis. Ich habe immer mindestens eins in der Hand-, eins in der Jackentasche und/oder eins am Handgelenk. Die Leute würden dich vielleicht komisch ansehen, wenn du im Meeting einen Fidget Spinner auspackst, aber glaub mir, niemandem fällt auf, wenn du mit einem Spiralhaargummi spielst – und das hat dieselbe Wirkung.

Du kannst die Spiralen nachfahren, es durch die Finger drehen, dehnen und wieder locker lassen. Jede Menge Möglichkeiten und solange du nicht dein Gegenüber versehentlich damit abschießt, wird dich niemand schräg anschauen. Für mich die optimale Lösung, denn wenn ich nichts in den Hände habe, kann ich mich nicht halb so gut konzentrieren. Vor allem nicht auf Wortmeldungen, die länger und eventuell langweilig sind.

Kritzeln hilft auch, aber das fällt auf und Menschen fühlen sich in der Regel ignoriert, wenn man sie nicht ansieht. Ich kenne kaum jemanden, der wirklich versteht, wenn ich erkläre, dass ich besser zuhören kann, wenn ich scheinbar nicht zuhöre.

Abends alles vorbereiten

Normalerweise geht bei mir abends nichts mehr. Dinge, die ich wirklich machen will, muss ich vormittags machen, danach sinken Motivation und Selbstdisziplin rapide. Aber ich habe vor einiger Zeit angefangen, abends zwei Dinge zu tun:

1. Ich lege meine Kleidung für den nächsten Tag raus.
2. Ich räume meinen Schreibtisch auf.

Da ich fast papierlos arbeite, ist das nicht viel Aufwand. Ich schalte beide Rechner aus (privat und beruflich) und rücke sie zur Seite, dann lege ich das Tablet und das Mini-Journal für die Morgenseiten in die Mitte. Das sorgt dafür, dass ich morgens optisch daran erinnert werde, dass ich mir für die Morgenseiten Zeit nehmen will und ich meine Tagesplanung aktualisieren will, bevor ich die Rechner hochfahre.

Die Kleidung besteht oft nur aus Leggings, Pulli, Unterwäsche und Socken. Im Homeoffice geht es mir mehr um Bequemlichkeit. Aber das zusammenzutragen und auf den Stuhl zu legen, macht morgens einen riesigen Unterschied. Wenn ich nämlich erst noch meine Kleidung zusammentragen muss, hat mein Kopf erschreckend viel Zeit, um sich zu überlegen, warum wir heute besser keinen Morgenspaziergang machen sollten. Das will ich unbedingt verhindern.

Auf Discord habe ich übrigens auch schon die Community gefragt, was ihr Mini-Gamechanger waren. Das zu lesen, ist super cool. Aber ich möchte natürlich auch wissen, was deine Stellschrauben sind. Welche Kleinigkeit hat deine Planung, Alltagsorganisation oder dein Energiemanagement zum Positiven umgekrempelt. Erzähl es mir gern in den Kommentaren oder per Mail.