Tagesplanung im Bullet Journal ganz konkret

Du kennst die Bullet-Journal-Methode, weißt, was ein Weekly und ein Daily ist und wärst eigentlich bereit, loszulegen. Aber irgendwie weißt du nicht, wie du anfangen sollst. Wie funktioniert das Planen im BuJo denn nun konkret? Was gehört dazu? Wie läuft die Tagesplanung ab und worauf musst du achten? Das klären wir jetzt.

Ich nehme dich gleich mit durch meine persönliche Planungsroutine. Die ist wie immer nur ein Beispiel, eine Inspiration für dich. Aber um den Einstieg zu finden, kannst du sie auch gern erstmal direkt kopieren.

Weil ich nur sehr selten mit einem Weekly, also einem Wochenplan, arbeite, erkläre ich dir die Routine an meiner Tagesplanung. Wenn dir die tägliche Planung aber zu viel ist, kannst du die Schritte auch einfach auf deine ganze Woche anwenden statt nur auf den nächsten Tag.

Vor der Tagesplanung: Vergangenen Tag abschließen

Bevor es an die konkrete Tagesplanung geht, schließe ich den vergangenen Tag ab. Das bedeutet zum einen, dass ich mir ein paar Minuten nehme, um Notizen zu machen – ich schreibe vor allem auf, was an diesem Tag schön war, aber auch, was ich gelernt habe oder was blöd gelaufen ist. Wenn du dazu mehr wissen willst, schau dir den Text zum Journaling an!

Anschließend gehe ich die Termine durch: Haben alle wie geplant stattgefunden? Wenn ja, muss ich dazu noch etwas nachbereiten? Dann trage ich das als Aufgabe ein – in der Regel direkt im aktuellen Daily, auch wenn ich natürlich weiß, dass ich diese Aufgabe heute nicht mehr erledigen kann. Dazu gleich mehr. Wenn Termine ausgefallen sind oder verschoben wurden, prüfe ich schnell, ob ich den neuen Termin schon im Kalender eingetragen habe.

Zum Schluss gehe ich die Aufgaben durch. In meinem Daily stehen am Ende des Tages nicht nur die Aufgaben, die ich da am Vorabend geplant hatte, sondern auch alle, die im Laufe des Tages neu hinzugekommen sind. Warum schreibe ich die nicht direkt auf die Sammelliste, wenn ich weiß, dass die heute nicht erledigt werden? Weil ich dann blättern oder sogar das Medium wechseln müsste – meine Sammellisten liegen in TickTick – und das würde mich aus allem rausreißen, was ich gerade tue.

Deshalb sammle ich alles im Daily und kümmere mich erst jetzt, beim Tagesabschluss, darum, dass alles an den richtigen Platz sortiert wird. Bei den Aufgaben heißt das: Was ich morgen erledigen will, kommt gleich ins Daily für morgen. Was morgen nicht dran ist, landet jetzt auf einer Sammel- oder sogar auf der Irgendwann-Liste.

Wenn ich mein aktuelles Daily so abgearbeitet habe, kann ich sicher sein, dass nichts untergegangen ist. Jetzt geht es an die konkrete Tagesplanung.

Tagesplanung beginnt mit dem Aufsetzen des Daily

Dafür setze ich zunächst mein Daily auf. In der klassischen Bullet Journal Methode bedeutet das: Datum und Wochentag aufschreiben, fertig. Ich mag es aber, wenn meine Dailies ein bisschen strukturierter sind und arbeite deshalb aktuell zusätzlich mit einer Tabelle. Dabei habe ich zwei Standard-Layouts:

• Für extrem volle Tage nutze ich eine 4-spaltige Tabelle, die ausschließlich für die Planung da ist. Sie bildet meine FEM-Methode ab. Die Spalte ganz links enthält alle Termine des Tages, danach folgen meine Fokusaufgaben, dann die Extraaufgaben und schließlich die Miniaufgaben. Theoretisch. Praktisch stehen bei mir die Minis aus irgendeinem Grund meist an zweiter Stelle, aber FME-Methode klingt eher wie etwas, womit man zum Tierarzt muss als wie eine funktionierende Strategie, seine Aufgaben zu organisieren. Also bleiben wir einfach bei FEM.
  
  Reflexionen und Notizen schreibe ich unter der Tabelle auf und unterscheide sie mit Rapid-Logging-Symbolen für mehr Überblick. An solchen Tagen bleibt meist eh nicht viel Zeit dafür.

• An „normalen“ Tagen arbeite ich meist mit einem 3-spaltigen System. Mein gesamtes Daily inklusive Reflexionen und Notizen findet dann in dieser Tabelle statt.
  
  Ganz links stehen oben die Termine, darunter die Aufgaben. Manchmal sortiere ich die Aufgaben nach Priorität oder ich sortiere Aufgaben und Termine entlang eines vertikalen Zeitstrahls in dieser Spalte. Meist schreibe ich aber einfach nur alles als Liste untereinander. In der Mitte der Tabelle landen Reflexionen, also Beobachtungen, Erfahrungen, Gefühle. Und die Spalte ganz rechts ist für Notizen reserviert – das sind meist berufliche Notizen, manchmal aber auch Ideen und Grobentwürfe für Zeitplanerin-Projekte.

Du musst natürlich keine Tabellen nutzen. Du kannst auch mit Zeitleisten arbeiten oder ein ganz freies Daily führen oder Boxen zeichnen. Das Layout, das für dich funktioniert, findest du, wenn du dich traust, ein bisschen zu experimentieren. Schau da gern auch mal in den Downloadbereich oder den Zeitplanerin-Blog. Da gibt es zahlreiche Vorlagen und Inspirationen für Dailies und auch Weeklies.

Termine eintragen

Wenn das Daily angelegt ist, trage ich zuerst die Termine ein. Das ist am einfachsten, weil ich die in einem digitalen Kalender führe, der immer aktuell ist. Ich übertrage sie trotzdem jeden Tag während der Tagesplanung ins BuJo, weil ich im Laufe des Tages nur ein Werkzeug nutzen möchte.

Um zu wissen, was als nächstes ansteht, schaue ich nur in mein Daily. Hätte ich die Termine da nicht eingetragen, müsste ich aus dem BuJo in den Kalender wechseln und das ist „gefährlich“, weil zu viel Abwechslung bei mir zwangsläufig auch zu viel Ablenkung führt.

Aufgaben sammeln, kalkulieren, priorisieren und sortieren

Jetzt kommt der knifflige Teil der Tagesplanung: die Aufgaben. In der Regel haben wir nicht gerade einen Mangel an Auswahl. Deshalb nehmen wir uns meist zu viel vor. Weil das aber frustriert und stresst, will ich das vermeiden und nehme mir daher für die Aufgabenplanung besonders viel Zeit. Sie besteht bei mir aus diesen Schritten:

1. Sammeln: Ich suche mir alle Aufgaben zusammen, die ich am nächsten Tag angehen muss oder will. Dafür übertrage ich offene Aufgaben aus dem letzten Daily und aus den Sammellisten. Ich arbeite digilog, also in einem BuJo auf meinem Tablet, das ich aber handschriftlich führe. Das macht es mir leichter. Ich kann meine gesammelten Aufgaben erstmal einfach ins Daily kopieren, ohne mir um die Reihenfolge Gedanken zu machen. Wenn du analog arbeitest, mach die erste Sammlung vielleicht auf einem Schmierzettel, denn nicht alles, was wir sammeln, wird wirklich im Daily landen.
2. Kalkulieren: Als nächstes kalkuliere ich für jede Aufgabe, wie lange ich dafür wohl brauchen werde. Ich schätze dabei eher ein bisschen mehr Zeit, als ich wirklich veranschlagen würde – zum einen, weil ich weiß, wie besch… mein Zeitgefühl ist. Zum anderen, weil ich Puffer einplane. Dann rechne ich nach, ob überhaupt noch genug Tag übrig ist für alle Aufgaben, wenn ich die Termine abgezogen habe. Gleichzeitig prüfe ich, ob zwischen den Terminen genug Zeit für die Aufgaben bleibt. Ein Beispiel: Wenn ich Termine habe, zwischen denen maximal eine Stunde Zeit liegt, kann ich keine Aufgabe einplanen, die zwei Stunden benötigt. Oder zumindest tue ich das nicht, weil ich es hasse, zweimal anfangen zu müssen. An dieser Stelle streiche ich also alle Aufgaben, die zeitlich nicht in den Tag passen und verschoben werden können.
3. Priorisieren: Ich habs nicht so mit Prioritäten – weil sich meine Kriterien dafür eh ständig ändern. Aber ich schaue mir grob an, ob bestimmte Aufgaben zum Beispiel vormittags erledigt werden müssen oder jemand erst weiter arbeiten kann, wenn ich liefere. Sowas bekommt bei mir eine höhere Gewichtung. Außerdem will ich jeden Tag mindestens eine Aufgabe auf dem Zettel haben, auf die ich mich freue. Auch das ist eine Art Priorisierung.
4. Sortieren: Zum Schluss sortiere ich die Aufgaben sauber in mein Daily – entweder nach meiner FEM-Methode in der Tabelle oder in der Reihenfolge, in der ich sie abarbeiten will als simple Liste.

Keine Sorge, mit der Zeit geht dir dieser Ablauf so in Fleisch und Blut über, dass du die Schritte der Tagesplanung nicht mehr einzeln abhaken musst. Für mich entfällt das Sammeln heute meist, weil ich schon beim Durchgehen meiner Sammellisten im Kopf den Aufwand der Aufgaben kalkuliere und prüfe, ob das überhaupt aufgeht. Deshalb stehen am Ende im Daily nur Aufgaben, die zumindest theoretisch machbar sind. Und priorisieren und sortieren passiert auch bereits automatisch beim Eintragen.

Bonus-Tipps

Wenn du diese Art der Tagesplanung regelmäßig machst, brauchst du dafür schon nach kurzer Zeit kaum mehr als 15 Minuten am Tag. Aber es gibt ein paar Tipps, mit denen du dir den Ablauf zusätzlich erleichtern kannst:

Entscheide vorher, was wo hinkommt

Setz dich einmal hin – am besten jetzt gleich – und entscheide, wie dein System aussehen soll. Wo landen Aufgaben und Termine, die im Laufe eines Tages neu auf deinem Tisch landen? Wo führst du (berufliche) Notizen? Was passiert mit Aufgabe, die du nicht erledigen, aber im Blick haben musst (für Familien- oder Teammitglieder)? Wie gehst du mit Ideen um, die dir spontan einfallen, die du aber nicht gleich verfolgen kannst oder willst?

Für all diese Elemente musst du einmal entscheiden, wie du damit verfährst. Und dann hältst du dich an diese Entscheidung. IMMER! Denn nur so kannst zu einerseits alles schnell ablegen, ohne dass du jedes Mal neu nachdenken musst. Und andererseits findest du alles jederzeit wieder, weil du ja weißt, wo was liegt.

Bei mir sieht das System derzeit zum Beispiel so aus:

• Irgendwann-, Sprechen-mit- und Wartet-auf-Liste führe ich in TickTick. Auch Sammellisten habe ich hier (je eine für beruflich, privat und Zeitplanerin), allerdings nutze ich die hauptsächlich für (noch) nicht terminierte oder sich wiederholende Aufgaben. Die Sammelliste für den Monat, auf der nur die wirklich akuten Aufgaben landen, führe ich aktuell im BuJo. Das ändert sich bei mir aber immer mal wieder.
• Termine trage ich in dem Moment in den Google-Kalender ein, in dem ich sie vereinbare.
• Neue Aufgaben landen erstmal im aktuellen Daily und werden abends wegsortiert.
• Ideen landen ebenfalls erstmal im Daily und werden abends entweder in die Irgendwann-Liste oder auf ein Kanban-Board in TickTick verschoben, wenn es sich um Content-Ideen für die Zeitplanerin handelt.
• Notizen führe ich ausschließlich im Bullet Journal – in der Regel im Daily oder einer eigenen Collection. Damit ich sie über die Suchfunktion leicht wieder finde, bekommt jede Notiz eine Überschrift in Computerschrift – weil die Notizen-App meine Handschrift in der Suchfunktion nicht gut auslesen kann.
• Verpflichtungen für andere notiere ich nur, wenn sie mich direkt betreffen, also ich zum Beispiel auf eine Zuarbeit warte. Das landet in der Wartet-auf-Liste mit einem Eintrag, seit wann es da steht, damit ich weiß, wann ich nachhaken muss. Oder ich schreibe es auf die Sprechen-mit-Liste, wenn ich dazu das Gespräch suchen will.

Schaff dir einen Auslöser für die Planungsroutine

Routinen baut man auf, indem man dieselbe Handlung im selben Kontext wiederholt und dafür (intrinsisch) belohnt wird. Die Sache mit dem Kontext kannst du dir zu Nutze machen. Schaff eine Umgebung, die dich automatisch daran erinnert, dass du noch planen wolltest.

Das kann etwas so banales wie ein Alarm zur immer selben Uhrzeit sein. Du kannst aber auch das Bullet Journal mitten auf deinem Couchtisch platzieren, wenn du Feierabend machst oder heimkommst, damit du dich daran erinnerst, sobald du es dir gemütlich machen willst.

Mit der Zeit brauchst du diese Auslöser nicht mehr, aber am Anfang sind sie Gold wert.

Geh die Tagesplanung morgens noch mal durch

Am Vorabend zu planen, ist eine gute Idee, weil du dann die Ruhe hast und nicht mehr unterbrochen wirst. Aber wenn du das tust, empfehle ich dir, morgens als erstes noch mal kurz durchzulesen, was du am Vorabend geplant hast. Wenn es dir geht wie mir, weißt du nämlich morgens schon nur noch die Hälfte davon. Gehst du die Planung vor Arbeitsbeginn durch, kannst du nichts übersehen oder vergessen, das später Stress verursachen würde.

Pass die Tagesplanung so lange an, bis du deine Standardrezepte hast

Planung ist individuell. Vielleicht magst du die Vorstellung von wunderschön dekorierten Dailies, hast dafür aber weder die Zeit noch die Nerven. Dann wirst du entweder schnell gar nicht mehr planen – weil es dich so frustriert, dass es einfach nicht so hübsch klappt, wie du es dir vorstellst. Oder du planst nur alle Jubeljahre, wenn du Zeit und Ruhe hast. So nützt dir Planung aber nichts.

Bleib also offen, probier unterschiedliche Layouts für deine Planung im BuJo aus, teste unterschiedliche Zeitpunkte und Rituale für die Tages- oder Wochenplanung und vor allem teste verschiedene Strukturen für deinen Tag. Das Layout bzw. die Art To-Do-Liste, die an einem ruhigen Tag funktioniert, fliegt dir an einem vollen vielleicht um die Ohren. Und umgekehrt.

Deshalb finde deine Standardrezepte – am besten mehr als eins – die für dich und deine Tage meistens gut funktionieren. Auf die kannst du jederzeit zurückgreifen und gleichzeitig hast du die Ruhe, zwischendurch auch mal zu experimentieren.

Hab einen Notfallplan

Manchmal geht einfach gar nichts. Du hast keine Energie für die Tagesplanung oder der Plan hat sich schon vor dem ersten Kaffee selbst zerstört. Du kommst nicht dazu, deinen Plan zu aktualisieren und dann sind plötzlich Tage vergangen, in denen du nicht geplant hast. Jetzt herrscht in deinem System gähnende Leere und in deinem Kopf das totale Chaos. Das aufzuräumen, kostet Zeit, Nerven und Energie. Deshalb ist unser Ziel, diesen Zustand zu verhindern.

Aber es gibt einfach Zeiten, in denen eine saubere Planung nicht möglich ist. Für diese Zeiten brauchst du einen Notfallplan. Der definiert die Minimalanforderung an deine Planung. Was brauchst du unbedingt, um nicht total abzusaufen?

Bei mir besteht der Notfallplan aus diesen Schritten: Termine IMMER SOFRT in den Google-Kalender. Aufgaben in die Whatsapp-Gruppe mit mir selbst oder – wenn ich etwas mehr Kapazität habe – in TickTick. Fertig. Mehr passiert dann nicht.

Das ist alles andere als optimal. Aber es sorgt dafür, dass nichts verloren geht, mir aber auch nicht der Kopf explodiert im Versuch, sich alles zu merken.

Und wenn ich wieder Zeit und Energie habe, weiß ich genau, wo ich hinfassen muss, um mein System wieder aufzubauen.