TickTick – die unterschätzten Funktionen

Neben dem Bullet Journal ist TickTick das wichtigste Instrument für meine Planung. Hier werden Aufgaben verwaltet, entstehen Projekte und sammeln sich Ideen an. Doch TickTick kann viel mehr als nur ToDos verwalten. Und deshalb zeige ich dir heute unterschätzte Funktionen, ohne die ich nicht mehr arbeiten könnte. Teil 1 der neuen TickTick-Serie.

Wie lange braucht man eigentlich, um TickTick einmal von vorn bis hinten durchzuspielen? Tage? Wochen? Monate? Von wegen! Um die kostenlose Variante zu verstehen und alle wichtigen Funktionen zu kennen, brauchst du ziemlich genau anderthalb Stunden. So lang ist jedenfalls die Aufzeichnung meines TickTick-Workshops, die du auf Youtube ansehen kannst.

Einige Dinge und Fragen konnte ich im Workshop aber nur anreißen und deshalb ist dieser Text der erste Teil einer neuen Serie. In den nächsten Monate erkläre ich dir im Magazin, wie du Methoden wie Getting Things Done oder agiles Aufgabenmanagement in TickTick umsetzen kannst. Ich zeige dir versteckte und unterschätze Funktionen und helfe dir, dein eigenes Planungssystem mit TickTick aufzubauen.

TickTick kann Aufgaben verwalten. Und das kann es richtig gut. Aber ungefähr 235 andere Apps können das auch. Was macht TickTick also so besonders, dass ich bereit bin, die Bezahl-Version zu abonnieren? Das zeige ich dir jetzt:

Listenansichten

Du kannst dir in TickTick natürlich Aufgabenlisten erstellen. Dafür fährst du mit der Maus links im Menü über den Punkt „Listen“, bis das Pluszeichen erscheint. Das klickst du an und kannst dann deine Liste erstellen. Du gibst ihr einen Namen, kannst eine Farbe und ein Symbol auswählen und du kannst auswählen, in welcher Ansicht deine Liste dargestellt werden soll.

In der  kostenlosen Version kannst du zwischen zwei Ansichten wählen: Liste und Kanban Board. In der Bezahlversion kommt noch die Ansicht als Gantt-Chart, also als Zeitstrahl, hinzu, wie er vor allem im Projekt-Management relevant ist. Das Besonderes an TickTick: Du kannst jederzeit zwischen diesen Ansichten wechseln. Dazu öffnest du deine Liste und klickst dann auf die 3 Punkte rechts oben neben deinem Listen-Titel. Es erscheint ein Auswahlmenü und du wählst „Ansicht“ aus.

Über die Sortierfunktion kannst du dabei ganz einfach bestimmen, wie deine Listen oder dein Kanban Board strukturiert sind. Auch die Sortierfunktion rufst du über die drei Punkte neben dem Listen-Titel auf.

Wenn du mit Etiketten arbeitest, kannst du deine Liste zum Beispiel nach Etiketten sortieren lassen. In der Listenansicht werden jetzt erst alle Aufgaben mit dem ersten Label angezeigt, darunter die des zweiten usw. In der Kanban-Ansicht werden deine Label zu Spalten des Kanban-Boards – es sei denn, du legst selbst Spaltentitel fest.

Das ist eine Funktion, die viele Nutzer total unterschätzen. Und eine, die TickTick von den meisten anderen ToDo-Apps abhebt, denn die können in der Regel entweder Kanban oder Liste. Beide Optionen zu haben, ist aber super, denn manche Listen werden als Kanban-Board viel effektiver. Andere brauchen keine besondere Struktur und sind einfacher als simple Liste zu verwalten. Mit TickTick musst du dich nicht entscheiden, sondern kannst jede Liste so einrichten, wie du sie am besten nutzen kannst. Und wenn sich das irgendwann ändert, reicht ein Klick, um die Ansicht wieder umzustellen.

Etiketten

Eine ToDo-App, die keine Etiketten anbietet, ist für mich sofort raus. Das ist nicht nur bei TickTick ein häufig total unterschätztes Werkzeug. TickTick erlaubt dir aber besonders viel Freiheit bei der Gestaltung deiner Etiketten und du kannst sehr viele davon nutzen.

So kannst du Etiketten erstellen, die aus Text bestehen, aber auch solche, die nur Symbole haben.

Etiketten kannst du jeder Aufgabe zuweisen. Auch mehrere Etiketten pro To Do sind möglich. Auf diese Weise kannst du deinen Aufgaben ganz simpel relevante Zusatzinformationen mitgeben. So kannst du beispielsweise Etiketten erstellen für:

• Den Lebensbereich. Bei mir sind das rot (privat), gelb (Zeitplanerin), blau (Job).
• Den Zeitaufwand. Ich habe hier die Etiketten „bis5“, „bis15“, „bis30“, „bis60“ und „über60“, was jeweils den Aufwand in Minuten angibt. So kann ich schnell filtern, welche Aufgaben aus meiner langen Liste ich überhaupt gerade angehen kann – zum Beispiel, wenn ich vielleicht nur eine halbe Stunde Zeit habe zwischen zwei Meetings.
• Den Energieaufwand. Ich habe das mit Blitz-Symbolen abgebildet (ein Blitz wenig Energiaufwand, 3 Blitze maximaler Energieaufwand). Für mich hat sich das nicht bewährt, aber vielleicht hilft es dir.
• Die Kategorie. Ist etwas ein Ziel, ein Projekt, eine Idee oder eine konkrete Aufgabe? Auch das kannst du über ein Etikett abbilden. Ich nutze etwa Symbole für wiederkehrende Aufgaben (Pfeile im Kreis), Ideen (Glühbirne), Ziele (Zielscheibe) und besonders wichtige Einzelaufgaben (Stern)
• Den Kontext. Kannst du eine Aufgabe nur am Schreibtisch erledigen oder musst du für eine Aufagbe das Haus verlassen? Das kannst du ebenfalls mit einem Etikett sichtbar machen. Im Ergebnis beschäftigst du dich mit diesen Aufgaben dann nur noch, wenn du dafür im richtigen Kontext bist. Ich habe das zum Beispiel mit dem Etikett „Coworking“ abgebildet.
• Die Zuständigkeit. Nutzt du TickTick mit einem Team oder deiner Familie? Oder verwaltest du in deinen Listen auch Aufgaben, die andere erledigen sollen? Dann kannst du etwa für jedes Familienmitglied ein Etikett erstellen und das der jeweiligen Aufgabe zuweisen, sobald du die Aufgabe kommuniziert/delegiert hast.

Dauer statt Fälligkeit

Natürlich kannst du in TickTick Fälligkeiten vergeben, einer Aufgabe also ein bestimmtes Datum zuweisen, an dem sie erledigt werden soll. Aber in der Bezahlversion bringt TickTick an dieser Stelle eine neue Version von Fälligkeit mit, die ich brillant finde: Dauer bzw. Zeitraum.

Statt dich also auf einen Tag festlegen zu müssen, kannst du angeben, dass du eine Aufgabe im Zeitraum von x bis y erledigen willst. Meiner Meinung nach hat diese Herangehensweise zwei große Vorteile:

1. Du wirst von der Aufgabe nicht auf den letzten Drücker überrascht. Stattdessen taucht sie schon ein paar Tage vor der echten Deadline in deiner To-Do-Liste auf und du hast Zeit, sie in Ruhe einzuplanen und abzuarbeiten.
2. Wenn du die Aufgabe nicht am geplanten Tag abarbeiten kannst (und vielleicht auch nicht am nächsten oder übernächsten), musst du sie nicht jeden Abend mühsam neu terminieren. Stattdessen taucht sie bis zum Ende der angegeben Dauer automatisch jeden Tag neu in deiner Liste auf – bis du sie entweder abhakst oder der angegebene Fälligkeitszeitraum überschritten ist. In dem Fall wird das Datum dann rot und zeigt dir damit, dass die Aufgabe überfällig ist.

Intelligente Listen

Intelligente Listen ist eine Funktion, die inzwischen die meisten ToDo-Apps bieten, aber meiner Erfahrung nach immer noch viel zu wenig Menschen nutzen. TickTick erstellt dabei aus allen Einträgen in all deinen Listen eigene Listen – und zwar nach Fälligkeit.

Du kannst in den Einstellungen selbst entscheiden, welche intelligenten du sehen willst. Geh dafür zu Einstellungen (am Desktop: Auf das Bild/Avatar links oben klicken; am Handy/Tablet: links unten das Sechseck mit dem Punkt darin anklicken). Du kannst wählen zwischen:

• Heute
• Morgen
• Nächste 7 Tagen
• Alle
• Mir zugewiesen
• Eingang

Außerdem werden auch Papierkorb, Erledigt und „wird nicht gemacht“ automatisch bestückt, aber die sind für deine Planung nicht relevant.

Egal, ob du mit Fälligkeiten (konkreter Tag) oder Dauer (Zeitraum) arbeitest: Alle Aufgaben, die du so markiert hast, werden in den vier Listen „Heute“, „Morgen“, „Nächste 7 Tage“ und „Alle“ aufgeführt, wenn sie innerhalb des jeweiligen Zeitraums fällig sind. Die Liste „mir zugewiesen“ ist nur dann relevant, wenn du TickTick mit mehreren Menschen nutzt (nur in der Bezahlversion). „Alle“ ist selbsterklärend und „Eingang“ ist eine Art Sammelbecken. Wenn du beispielsweise am Handy ein Widget nutzt, um neue Aufgabe schneller zu erfassen, kannst du einstellen, dass die alle erstmal im Eingang landen. Das spart Zeit und du musst hinterher nicht suchen, wo die Aufgaben gelandet sind.

Das Clevere an intelligenten Listen: Sie schonen deine Hirnressourcen. Wenn du deine Aufgaben ordentlich mit Fälligkeiten versehen hast, kannst du all deine übervollen To-Do-Listen ignorieren, wenn es ans Abarbeiten geht. Du machst einfach nur die „Heute“-Liste auf. Jetzt siehst du nur noch Aufgaben, die an diesem Tag fällig sind. Keine Ablenkung durch 100 andere To Dos.

Und wenn du abends die Planung für den nächsten Tag machst, schaust du dir einfach nur die „Morgen“-Liste an.

Listen in Aufgaben

Ein kleines Juwel in Sachen TickTick-Funktionen versteckt sich in deinen Aufgaben. Öffne deine Aufgabe durch Anklicken. Wenn du jetzt auf das kleine Listensymbol rechts oben, direkt unter dem Aufgaben-Titel klickst, kannst du eine Liste innerhalb deiner Aufgabe erstellen.

Das ist extrem praktisch, wenn du mal wieder statt einer Aufgabe ein Projekt notiert und keine Lust hast, draus 30 Einzelaufgaben zu machen. In dem Fall kannst du die Einzelaufgaben einfach als Checklist in die Projekt-Aufgabe eintragen und nacheinander abhaken.

Pomodoro mit Zeiterfassung

Neben der Aufgabenverwaltung bietet TickTick eine weitere Funktion, die dir eine große Hilfe sein kann, wenn es ums Anfangen, Dranbleiben und die realistische Aufwandsschätzung geht. TickTick bringt einen Timer mit. Den kannst du entweder als Pomodoro-Timer nutzen oder als Stoppuhr. Du kannst also entweder festlegen, wie viel Zeit du hast und dann schauen, wie viel du in dieser Zeit schaffst. Oder du nimmst dir eine Aufgabe vor und kannst schauen, wie lange du dafür brauchst. Beides kannst du mit TickTick erledigen, brauchst dafür also kein weiteres Tool.

Der Clou: Du kannst sowohl den Pomodoro-Timer als auch die Stoppuhr für bestimmte Aufgaben starten. Dafür öffnest du den Pomodoro-Timer oder die Stoppuhr, indem du links im Menüband das Symbol mit dem Kreis und dem Punkt darin anklickst, das ein bisschen wie eine Zielscheibe aussieht. Dann öffnest du direkt über der Uhr den Bereich „Fokus“. Hier wählst du einfach die Aufgabe aus und lässt den Timer laufen.

Hinterher siehst du rechts neben der Uhr alle Aufzeichnungen. Das ist besonders interessant für alle, die ihre Arbeitszeit konkret erfassen müssen – zum Beispiel, weil sie selbstständig sind und nach Stunden abrechnen.

Notizen

Noch eine Funktion, mit der du dir eine zusätzliche App sparen kannst: TickTick kann nicht nur Aufgabenlisten anlegen, sondern auch Notizen. Die Notizen haben keine üppigen Funktionen, was Formatierungen angeht, aber du kannst Über- und Zwischenüberschriften einsetzen, mit Aufzählungen arbeiten und Passagen mit der Textmarker-Funktion hervorheben. Außerdem kannst du deine Notizen mit Bildern und Links ergänzen.

Um Notizen anzulegen, gehst du genauso vor wie bei der Anlage von Aufgabenlisten. Du klickst auf das „+“ neben der Kategorie Listen in der Menüleiste links (mit der Maus drüberfahren, damit das „+“ auftaucht). Dann wählst du als Listentyp Notizen aus, legst einen Titel, ggf. Symbol und Farbe fest und bist fertig.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Experimentieren mit TickTick. Übrigens, dieser Text und auch alle weiteren dieser Serie gelten wegen der Markennennung als Werbung. Ich werde aber nicht gesponsort, sondern habe TickTick auf eure Empfehlung vor einigen Jahren entdeckt und bin seither ehrlich begeistert von der App.

In den nächsten Monaten zeige ich dir, wie du Getting Things Done, eine agile Planung und Timeboxing mit TickTick abbilden kannst. Wenn du darüber hinaus eine konkrete Frage hast, schick sie mir gern per Mail!