Timeboxing und Timeblocking in TickTick

TickTick ist viel mehr als eine simple To-Do-Listen-App. Sie kann dir zum Beispiel auch helfen, Aufwand zu schätzen, realistischer zu planen und fokussierter zu arbeiten. Dafür kannst du direkt in TickTick zum Beispiel Timeblocking und Timeboxing nutzen. Hier zeige ich dir, wie das geht – und was die beiden Methoden unterscheidet.

Timeboxing, Timeblocking… ist das nicht dasselbe? Ich hab die Begriffe lange synonym benutzt und auf den ersten Blick wirken die Methoden auch gleich. Aber wenn du genauer hinschaust, erkennst du Unterschiede und die sind nicht ganz unwichtig, wenn es darum geht, die richtige Methode für dich auszuwählen. Also lass uns erstmal klären, worum es eigentlich geht.

Timeblocking

Timeblocking ist Kalendermanagement. Du blockst dabei feste Zeiten im Kalender für bestimmte Aufgaben oder Bereiche. Theoretisch kannst du für jede Aufgabe einen Block im Kalender eintragen. Das ist aber nicht sehr praktikabel und fliegt dir um die Ohren, sobald auch nur eine Kleinigkeit nicht funktioniert wie geplant. Stattdessen bietet es sich an, gröbere Blöcke zu machen. Du könntest zum Beispiel einen Sport- und einen Haushalt-Block einplanen. Und wenn du Timeblocking beruflich nutzt, bietet sich vielleicht ein Mails-Block oder ein Deep-Work-Block an.

Timeblocking hilft dir, deine Zeit realistischer einzuschätzen. Wenn du Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben festlegen willst, musst du vorher darüber nachdenken, wie viel Zeit du realistischerweise dafür brauchst. Wenn du diese Zeiten dann blockst, hast du in deinem Kalender einen visuellen Anker dafür, wie viel Zeit schon verplant ist. Das hilft, wenn du dazu neigst, die Aufgaben von drei Tagen in einen zu pressen.

Pro-Tipp: Erst Termine und Pausen im Kalender blocken und erst danach die Aufgabenblöcke eintragen. Sonst verplanst du den ganzen Tag und stellst abends erschöpft fest, dass du keine Zeit hattest, um aufzutanken.

Timeboxing

Timeboxing dagegen ist Aufmerksamkeitsmanagement. Du legst dabei einen Zeitraum fest, den du dir für eine Aufgabe nimmst. Du presst die Aufgabe also in eine bestimmte Zeitbox statt – wie beim Timeblocking – so viel Zeit freizuschaufeln, wie die Aufgabe verlangt.

Timeboxing hilft dir, deinen Fokus zu halten – vor allem wenn du die Zeit für eine Aufgabe bewusst eng kalkulierst. Wenn du weißt, dass es knapp werden könnte und die Box unter Umständen nicht reicht, um die Aufgabe zu beenden, hilft dir das, leichter direkt ins Tun zu kommen statt erst noch 20 Minuten zu prokrastinieren und dann auch dranzubleiben.

Die Pomodoro-Technik ist zum Beispiel eine Variante von Timeboxing: Du hast 25 Minuten, um an deiner Aufgabe zu arbeiten. Danach kommt eine Pause, deine Arbeitszeit ist also vorbei.

Pro-Tipp: Auch die 8-Minuten-Regel (und alle Varianten davon) sind eine Art Timeboxing. Sie können dir helfen, Paralysen und Prokrastination zu durchbrechen. Dafür setzt du dir für deine Aufgabe einen Timebox von 8 Minuten – egal, ob die Aufgabe in der Zeit zu bewältigen ist oder nicht. Wenn sich 8 Minuten immer noch überwältigend anfühlen, mach die Box kleiner.

Wichtig: Plan direkt nach den 8 Minuten etwas anderes ein, damit du danach wirklich aufhören musst. Dein Gehirn soll lernen, dass es sich vor den 8-Minuten-Einheiten nicht fürchten muss, dass du die spielend bewältigst. Wenn du die Regel nur nutzt, um dich selbst auszutricksen und dann doch immer bis zur Erschöpfung weiter arbeitest, funktioniert das nicht und die Hürde anzufangen, bleibt hoch.

Timeblocking in TickTick

In der Bezahlversion bringt TickTick eine Kalenderansicht mit. Du kannst hier einen externen Kalender integrieren und dir so deine Termine anzeigen lassen. Mit dem Google Calender funktioniert das zum Beispiel prima. Du kannst den Kalender aber auch (zusätzlich) zum Timeblocking nutzen.

Dabei hast du zwei Möglichkeiten, Einträge anzulegen:

1. Direkt im Kalender
2. In einer deiner Listen

Die Einträge im Kalender werden IMMER auch einer Liste hinzugefügt, denn die sind das Kernelement von TickTick. Wenn du gern mit einem Farbcode arbeitest, leg für jeden Bereich, der eine eigene Farbe bekommt, eine separate Liste an. In den Listeneinstellungen kann du der Liste die Farbe zuweisen, die sie laut deinem Farbcode bekommen soll. Anschließend wird der Zeitblock im Kalender ebenfalls in dieser Farbe dargestellt.

Jetzt kannst du einen Eintrag in dieser Liste erstellen oder direkt im Kalender. Legst du die Aufgabe im Kalender an, generierst du automatisch ein Startdatum und eine Startzeit

. Jetzt musst du der Aufgabe nur noch „sagen“, in welche Liste sie gehört und wann der Zeitblock dafür enden soll. Die Listenzuordnung findest du in der mobilen App oberhalb deines Aufgaben-Titels, in der Windows-Desktop-App unterhalb.

Um die Dauer zu regeln, klickst du oben im Aufgaben-Fenster auf den blauen Datumseintrag. Dann öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern: Datum und Dauer. Unter „Dauer“ (nur in der Bezahlversion) kannst du jetzt einstellen, wann dieser Zeitblock enden soll.

Pro-Tipp: Wenn du einen recht regelmäßigen Tages- und Wochenablauf hast, kannst du die Zeitblöcke einfach wieder verwerten. Nutz dafür im selben Fenster, in dem du die Dauer festlegst, die „Wiederholen“-Funktion. Hier kannst du einstellen, dass dieser Zeitblock täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt werden soll. Du kannst aber auch unter „Benutzerdefiniert“ ganz eigene Wiederholungsintervalle definieren.

Timeboxing in TickTick

Timeboxing kannst du in TickTick auf unterschiedliche Arten abbilden. Du kannst es über den Pomodoro-Timer nutzen oder mit dem Timeblocking kombinieren und zum Beispiel innerhalb grober Zeitblöcke kleinere Timeboxen einplanen.

Timeboxing im Timeblocking

In meinem Timeblocking-Beispiel habe ich zum Beispiel einen 1-stündigen Block für den Haushalt eingeplant. Innerhalb dieses Blocks lege ich mir jetzt Timeboxen an – 30 Minuten Geschirr spülen, 15 Minuten Büro saugen, 15 Minuten Wäsche zusammenlegen zum Beispiel. Diese Boxen definiere ich, wenn ich meine Tagesplanung mache, also in der Regel schon am Vorabend.

Das hat zwei Vorteile:

• Ich stehe zu Beginn meines Zeitblocks nicht da, wie die Kuh, wenn es donnert, weil ich vor lauter Haushaltsaufgaben, die ich machen könnte (und müsste) nicht weiß, womit ich anfangen soll.
• Ich fange direkt an, weil ich weiß, dass die Zeitboxen und damit auch der große Block knapp bemessen sind für die Dinge, die ich erledigen will. Ich habe also keine Zeit zum Prokrastinieren.

Das funktioniert nicht immer, ist aber in der Regel einen Versuch wert.

Timeboxing mit Pomodoro-Timer

Alternativ kannst du den Pomodoro-Timer nutzen, den TickTick von Haus aus mitbringt. Auch hier musst du für den vollen Nutzen vorher die Aufgabe in einer deiner Listen notieren. Anschließend kannst du sie oberhalb der Uhr unter „Fokus“ nämlich auswählen.

Du kannst den Timer natürlich auch nutzen, ohne eine Aufgabe auszuwählen. Aber wenn du die Zuordnung vornimmst, kannst du hinterher in den Statistiken genau erkennen, wie oft bzw. wie lange du insgesamt an einer Aufgabe gearbeitet hast.

Pro-Tipp: Ein einfacher Klick auf die Zeit innerhalb des Timers öffnet ein kleines Fenster, indem du ein eigenes Arbeitsintervall festlegen kannst. Du kannst die Länge deiner Zeitbox also selbst bestimmen und musst nicht zwingend mit dem 25-Minuten-Default-Wert arbeiten.

Fazit: Timeblocking oder Timeboxing

Ich nutze Timeblocking vor allem in sehr vollen Wochen gern. Wenn nämlich der Stresspegel durch viele Verpflichtungen steigt, neige ich dazu, mich zu überplanen. Mein Hirn radiert dann irgendwie den letzten Rest Zeitgefühl aus und gaukelt mir vor, dass ich 3 Termine und 25 Aufgaben am Tag locker schaffen kann. Wenn ich dann versuche, das im Kalender abzubilden, wird mir schnell klar, dass ich schlafen, essen, Pausen und auch Toilettengänge aufgeben müsste, um auch nur die Hälfte in 24 Stunden unterzubringen.

Timeboxing nutze ich vor allem, wenn ich erschöpft, energielos, unmotiviert bin und mich zu nichts aufraffen kann. Body Doubling funktioniert dann zwar besser, aber nicht immer steht jemand zur Verfügung, um mir stumm Gesellschaft zu leisten. Und nicht immer will ich mich in diesem Zustand jemandem zeigen oder auch noch reden müssen. Dann ist Timeboxing eine valide Alternative, die oft hilft, ins Tun zu kommen und Fortschritte zu machen – selbst wenn sie nur 8 Minuten lang sind.

*Dieser Text ist wegen der Markennennung offiziell Werbung. Ich werde aber weder bezahlt, noch bekomme ich TIckTick umsonst. Das hier sind meine persönlichen Tipps und Erfahrungen.*