To-Do-Liste: Warum sie nicht funktioniert und was du dagegen tun kannst
Du kennst das: Du schreibst eine To-Do-Liste, bereit, alles zu erledigen, was der Tag dir entgegenwirft. Doch am Ende des Tages steht noch fast alles drauf – oder du hast zwar einiges geschafft, aber irgendwie die falschen Dinge. Hier kommen die sieben häufigsten Fehler, warum deine To-Do-Liste nicht funktioniert – und wie du sie vermeiden kannst. Mit dabei: ein paar Tricks, die dein Gehirn lieben wird!
1. Du notierst Projekte statt Aufgaben
„Urlaub planen“, „Buch schreiben“ oder „Wohnung aufräumen“ – klingt vertraut? Das Problem: Diese Einträge sind keine Aufgaben, sondern Projekte. Sie sind so groß, dass dein Gehirn beim Anblick innerlich stöhnt: „Das schaffe ich nie!“ Als Faustregel gilt: Was aus mehr als 2 Unteraufgaben besteht, ist ein Projekt und hat nichts auf deiner To-Do-Liste zu suchen.
Lösung: Zerlege Projekte in kleine, machbare Schritte und schreibe nur den jeweils nächsten Schritt auf die To-Do-Liste.
Statt „Wohnung aufräumen“ schreibst du also:
- Küchenarbeitsfläche abräumen
- Altpapier wegbringen
- Staubsaugen im Wohnzimmer
Warum funktioniert das besser? Unser Gehirn liebt Erfolge, selbst kleine. Jedes Abhaken setzt einen kleinen Dopaminschub frei, der dir ein gutes Gefühl gibt und dich motiviert, weiterzumachen. Und mit kleinen Aufgaben kannst du viel schneller viel mehr abhaken als mit riesigen Projekten, die vielleicht auch nach Tagen noch nicht abgeschlossen sind. Gleichzeitig weiß dein Gehirn bei Babysteps sofort ganz konkret, was zu tun ist. Es muss keine Energie damit verschwenden, zu überlegen, wo du aufgehört hast, als du zuletzt an diesem Projekt gearbeitet hast und womit es jetzt eigentlich weitergeht.
2. Du benutzt keine Verben
Ein Eintrag wie „Steuer“ ist nicht nur langweilig, sondern auch unklar. Was genau sollst du tun? Steuerunterlagen suchen? Den Steuerberater anrufen? Die Steuererklärung abschicken? Mit einer Formulierung wie dieser lädst du die Prokrastination förmlich ein, auf deinem Schoß Platz zu nehmen.
Lösung: Schreib deine Aufgaben mit klaren Handlungsverben.
Statt „Steuer“ schreibst du:
- Unterlagen für Steuer suchen
- Steuererklärung online einreichen
Das hat einen großen Vorteil für dein Gehirn: Klare Verben signalisieren eine konkrete Handlung. Es gibt weniger Spielraum für Grübeln („Was war damit gemeint?“) und mehr Raum fürs Umsetzen.
3. Deine To-Do-Liste funktioniert nicht, weil du keine Aufwandsschätzung machst
Deine Liste ist ewig lang, und irgendwann merkst du, dass du keine Chance hast, alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hast. Willkommen im Überforderungsland! Entweder reagierst du jetzt mit „auch schon egal“ und bist am Ende frustriert von dir selbst, weil du gar nichts davon abgearbeitet hast. Oder du brichst in Panik aus, versuchst es mit Multitasking und verzettelst dich total.
Lösung: Plane Zeitblöcke oder schätze den Aufwand jeder einzelnen Verpflichtung.
Notiere hinter jeder Aufgabe, wie viel Zeit du brauchst:
- E-Mails beantworten (30 Minuten)
- Präsentation vorbereiten (2 Stunden)
Unser Gehirn ist ein Meister darin, Dinge zu unterschätzen. Indem du einzelnen Aufgaben bewusst Zeiten zuweist, zwingst du dich, realistisch zu bleiben. Außerdem gibst du deinem präfrontalen Kortex, der für Planung zuständig ist, ein klares Gerüst. Und während du dich damit beschäftigst, fallen dir auch gleichartige Aufgaben ein, die du dann gleich in einer Timebox zusammenfassen kannst. Statt zum Beispiel über den Tag verteilt drei unterschiedliche Rechnungen zu bezahlen, weil sie eben an drei unterschiedlichen Stellen auf der To-Do-Liste standen, planst du eine Viertelstunde ein, in der du alle drei erledigst. So musst du dich nur einmal ins Online-Banking einloggen.
4. Du vergisst Pausen
Wenn deine To-Do-Liste von 8:00 bis 22:00 Uhr durchgetaktet ist, ist es kein Wunder, dass du nachmittags nur noch auf dem Sofa liegst. Dein Gehirn braucht Pausen, um produktiv zu bleiben!
Lösung: Plane Pausen ein – bewusst!
Nach jeder größeren Aufgabe darf dein Gehirn durchatmen. Wenn du dazu neigst, die Warnsignale deines Körpers zu ignorieren und einfach durchzuziehen, schreib Pausen genauso auf die To-Do-Liste wie Aufgaben (oder trag sie im Kalender ein):
- 10 Minuten Pause nach dem Meeting
- 20 Minuten spazieren gehen nach dem Arbeiten
Warum das wichtig ist? Beim Arbeiten nutzt du deine exekutiven Funktionen, die viel Energie verbrauchen. Pausen geben deinem Gehirn die Chance, sich zu regenerieren – und sorgen dafür, dass du länger leistungsfähig bleibst. Deshalb gehören zur Pomodoro-Methode zum Beispiel nicht nur die 4 Arbeitsphasen, sondern gleichberechtigt auch die jeweiligen Pausen.
5. Du planst keine Pufferzeiten ein
Dein Zeitplan ist perfekt – bis dein Chef spontan ein Meeting ansetzt oder der Bus Verspätung hat. Läuft eine Sache nicht wie geplant, dauert etwas länger, als gedacht oder kommt etwas völlig Unerwartetes dazwischen, ist deine komplette To-Do-Liste hinfällig. Das kannst du nie mehr aufholen – weil du in deiner Planung bereits jede verfügbare Minute des Tages ausgenutzt hast.
Lösung: Halte Platz für das Unerwartete frei.
Plane bewusst Pufferzeiten ein. Wenn du weißt, dass du 6 Stunden Zeit hast, plane nur 4-5 Stunden fest ein.
Neurowissenschaftlich betrachtet hilft das, Stress zu reduzieren. Dein Gehirn liebt Sicherheit – und wenn dein Zeitplan komplett voll ist, fühlt sich jede Unterbrechung wie ein Notfall an. Pufferzeiten schaffen Freiräume und verringern diesen Alarmmodus.
6. Du priorisierst nicht, weshalb deine To-Do-Liste nicht funktioniert
Alle Aufgaben auf deiner Liste scheinen gleich wichtig oder dringend? Dann weißt du nicht, wo du anfangen sollst – und landest im To-Do-Chaos. Herzlich willkommen, Paralyse!
Lösung: Schreibe deine To-Do-Liste nach einer Methode, die die Aufgaben zugleich priorisiert. Meine Empfehlung: Meine FEM-Methode, die Ivy-Lee- oder die 1-3-5-Methode
Die 1-3-5-Methode ist besonders simpel und funktioniert so:
- 1 große Aufgabe für den Tag (maximal 2 Stunden)
- 3 mittlere Aufgaben, die jeweils 30-60 Minuten dauern
- 5 kleine Aufgaben, die unter 30 Minuten dauern
Beispiel:
- Große Aufgabe: Präsentation vorbereiten
- Mittlere Aufgaben: E-Mails bearbeiten, Wocheneinkauf planen, Steuerunterlagen sortieren
- Kleine Aufgaben: Müll rausbringen, Blumen gießen, Termin bestätigen
Warum das funktioniert? Deine Liste ist klar strukturiert, und dein Gehirn bekommt nicht das Gefühl, dass alles gleich wichtig und überwältigend ist. Außerdem muss es nicht mehr nach jeder erledigten Aufgabe selbst entscheiden, was als nächstes dran ist. Das hast du ja schon erledigt. Das schont den „Entscheidungsmuskel“, der abends so eventuell noch genug Kraft hat, um sich gegen Chips und Cola zu entscheiden (warum auch immer wir das tun wollen).
7. Du schreibst eine Sammelliste statt einer To-Do-Liste
Viele Menschen verwechseln eine Sammelliste aller anstehenden Aufgaben mit einer täglichen To-Do-Liste. Das Problem: Eine lange Liste ist überwältigend und demotivierend. Du hast das Gefühl, nie „fertig“ zu sein – selbst wenn du fleißig gearbeitet hast. Außerdem kostet es völlig unnötig viel Zeit, nach jeder erledigten Aufgabe die gesamte Sammelliste nach dem nächsten Vorhaben zu durchsuchen.
Lösung: Führe eine separate Sammelliste.
Notiere in einer Sammelliste alles, was erledigt werden muss, egal ob kurzfristig oder langfristig. Wähle daraus täglich 5-7 Punkte für deine To-Do-Liste aus – je nach Umfang der Aufgaben und deinem Zeitplan.
Du kannst eine Gesamt-Sammelliste führen oder sie auf Kontextlisten aufsplitten – etwa eine Sammelliste für Privates und eine für den Beruf. Wenn du analog planst, empfehle ich dir auf jeden Fall, die Sammelliste jeden Monat neu anzulegen, damit sie einigermaßen übersichtlich bleibt.
Warum funktioniert das besser? Dein Gehirn liebt Begrenzungen. Eine kurze To-Do-Liste signalisiert: „Das ist machbar!“ Eine lange Liste hingegen kann deinen präfrontalen Kortex überfordern, der für Planung und Entscheidung zuständig ist. Jede Aufgabe auf einer langen Liste muss erneut bewertet werden („Soll ich das heute machen?“), und das kostet mentale Energie.
Mit einer klar priorisierten Tagesliste fällt es deinem Gehirn leichter, sich zu fokussieren. Gleichzeitig bleibt die Sammelliste als „Sicherheitsnetz“ erhalten, sodass du nichts vergisst – das beruhigt dein Gehirn und reduziert Stress.
Fazit: Deine To-Do-Liste funktioniert nicht?
Eine gute To-Do-Liste ist wie ein zuverlässiger Kompass. Wenn sie nicht funktioniert, liegt das selten an dir, sondern daran, dass du dein Gehirn mit der falschen Strategie überforderst.
Probier die Tipps aus, teste die 1-3-5-Methode, und schau, wie dein Gehirn darauf reagiert. Mit der richtigen Liste wird Selbstorganisation plötzlich viel einfacher – und vor allem: machbar!