Warum du nichts geregelt kriegst – und was wirklich hilft

„Wie du die Dinge geregelt kriegst“ heißt einer der Bestseller in der Zeitmanagement-Literatur. Eine aktuelle Umfrage in meiner Community hat jetzt aber ergeben, dass schlechtes Zeitmanagement für die meisten gar nicht das Problem ist. Warum also bekommen wir alle irgendwie nichts geregelt? Und was hilft wirklich? Das schauen wir uns jetzt genauer an.

Anfang April saß ich in meinem Lesesessel und hatte zum ersten Mal in meinem Leben eine Leseflaute. Kein Roman fesselte mich und  auf die Sachbücher konnte ich mich nicht konzentrieren. Ich hätte den Leseversuch einfach aufgeben können, denn es mangelte wirklich nicht an Alternativbeschäftigungen: das dreckige Geschirr wartete seit 3 Tagen, ich hätte schon mal die ersten Texte für dieses Magazin schreiben oder einen Podcast aufnehmen können. Wäsche waschen, staubsaugen oder einfach spazieren gehen hätten auch zur Wahl gestanden. Oder ich hätte stricken, planen oder singen können, was ich alles sehr gern mache. Stattdessen blieb ich gute 3 Stunden in diesem Sessel sitzen, ärgerte mich über die Leseflaute und beschäftigte mich abwechselnd mit Instagram, Discord und Handyspielen.

Nun kann man mir nicht unterstellen, ich hätte mein Zeitmanagement nicht im Griff. Und ich könnte dir auf Anhieb drei SOS-Tipps nennen, die mich aus der Paralyse hätten holen können. Am Wissen scheiterte es also auch nicht. Und trotzdem habe ich mich in meiner Misere geaalt und immer schlechtere Laune bekommen, statt etwas anderes zu tun. Warum?

Warum kriegen wir nichts geregelt?

Der Umfrage in meiner Community zufolge liegt es an einem dieser Punkte, wenn wir einfach nicht umsetzen, was wir tun oder erleben wollen (oder sollen):

1. Keine Energie. Mit Abstand am häufigsten genannt!
2. Überforderung. Nicht wissen, wie man anfangen soll oder was jetzt gerade wirklich am dringendsten ist.
3. Keine Zeit. Vor allem ununterbrochene Zeit und Zeit für die Dinge, die man gern machen würde. Oder wenn andere über die eigene Zeit (mit)bestimmen.
4. Keine Lust. Vor allem auf Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor man sich dem widmen kann, was man machen möchte. Oder solche, die man nicht einfach streichen kann, die aber todeslangweilig sind.

Nicht alle Ursachen kannst du beseitigen. Zumindest in der Regel nicht jetzt sofort. Aber ich habe für alle aus eigener Erfahrung und aus der Recherche Tipps für dich, die es zumindest leichter machen, damit umzugehen.

Energie

„Ich habe einfach keine Energie“ war die mit Abstand am häufigsten genannte Antwort in meiner Umfrage. Leider ist es auch der Punkt, der besonders schwierig zu beheben ist. Zuerst müssen wir uns ein paar Wahrheiten über unseren Energiehaushalt eingestehen:

1. Energie schwankt (besonders mit neurodivergentem Gehirn). Wenn du hoffst, ein konstantes, steuerbares Energielevel zu erreichen, ist das eine vergebliche Hoffnung. Du musst Schwankungen einkalkulieren.
2. Energie ist nicht gleich Energie. Es ist ein großer Unterschied, ob du körperlich erschöpft bist – etwa, weil du zu wenig geschlafen hast – oder vollkommen ausgebrannt von zu viel Stimulation.
3. Niemand kann dir zu 100 % sagen, was dir wieder Energie gibt. Was dem einen hilft, die Akkus aufzutanken, ist für die andere vielleicht völlig nutzlos. Du musst selbst herausfinden, was dir hilft. Und dazu musst du erstmal genauer analysieren, was das Problem ist.

In einem früheren Magazin habe ich ganz ausführlich von den 7 Arten der Erholung geschrieben. Das ist ein guter Einstieg, um deiner Energielosigkeit auf den Grund zu gehen. Hier findest du auch Lösungsideen, die du ausprobieren kannst. Bist du etwa körperlich erschöpft, kann es einen Riesenunterschied machen, sich auf die langweiligen Basics zu konzentrieren, also genug Schlaf, Bewegung und Pausen zu etablieren und die Ernährung zu verbessern. Bist du geistig oder mental erschöpft, hilft vielleicht ein Hobby, bei dem es eben nicht um Produktivität geht.

Nichtstun liefert keine Energie

Was ich über meine eigene Energielosigkeit gelernt habe: Energie tanke ich nicht durch Nichtstun. Ich müsste unbedingt endlich einen besseren Schlafrhythmus hinbekommen, ohne Frage. Aber meine Energielosigkeit hat oft andere Ursachen. Wenn ich zum Beispiel zu viel Gleichförmigkeit in meinem Alltag habe, fühlt sich das an, als würde allmählich die Energie aus mir heraus sickern. Neue Orte, Menschen oder Dinge helfen – allerdings muss ich erstmal die Energie aufbringen, das zu organisieren. Teufelskreis.

Auch meine Umgebung hat einen viel größeren Einfluss auf mein Energielevel als ich immer dachte. Bin ich regelmäßig draußen und ist mein Zuhause sauber und aufgeräumt, habe ich viel mehr Elan und kann mich auch besser fokussieren. Putzen, Sport und Spaziergänge geben mir also – so widersprüchlich das klingt – am Ende Energie.

Außerdem lohnt sich ein Blick in die sozialen Kontakte, wenn du dich ständig ausgelaugt fühlst. Hast du jemanden in deinem Alltag, dessen Gesellschaft deine sozialen Batterien auflädt? Gibt es jemanden, mit dem du echte Gespräche führen, bei dem du dich nicht verstellen musst und den du jederzeit um Hilfe oder ein offenes Ohr bitten könntest? Wir reden immer darüber, Menschen aus unserem Leben zu streichen, die uns Energie rauben. Ich finde es sehr viel wichtiger, Menschen zu finden, die mir Energie geben (dann ist für die anderen eh nicht mehr viel Zeit übrig).

Überforderung

Deine To-Do-Liste ist endlos lang, alles darauf erscheint dir gleich wichtig und du hast keine Ahnung, wo du anfangen sollst. Also tust du… nichts. Die Paralyse packt dich und während dein Hirn dich anschreit, endlich in die Gänge zu kommen, verweigert dein Körper die Zusammenarbeit.

Überforderung hat viele Gesichter: die Angst, nicht gut genug zu sein, die Unfähigkeit, zu priorisieren, das Ertrinken in zu vielen Anforderungen zur selben Zeit… Aber die Lösung ist immer dieselbe: Verlangsame dein Tempo.

Überforderung löst Panikreaktionen aus. Wir springen dann von Aufgabe zu Aufgabe, weil alles endlich begonnen werden muss. Wir planen nichts mehr, weil dafür vermeintlich keine Zeit ist. Und wir überlegen schon gar nicht in Ruhe, ob unsere Reaktion gerade angemessen ist. Genau das musst du aber tun, um da rauszukommen.

Bewerte deine Aufgaben

Du musst mit einem klaren Blick auf deinen Berg an Aufgaben schauen und so emotionslos wie möglich entscheiden:

1. Was kann ganz weg? – löschen und ignorieren
2. Was kann aufgeschoben werden? – auf Irgendwann-Liste verschieben, damit du es auf der To-Do-Liste nicht mehr siehst
3. Was kann jemand anderes übernehmen? – denjenigen darum bitten, alle relevanten Infos weiterleiten, dann löschen oder auf Wartet-auf-Liste verschieben
4. Was ist ein Quick Win, also eine Aufgabe, die du schnell erledigt hast? – direkt erledigen und dann abhaken

Wichtig: Diese Einteilung kannst du natürlich nur vornehmen, wenn du weißt, was alles ansteht. Wenn da nur diffuses Chaos in deinem Kopf ist, ist dein erster Schritt ein Brain Dump. Schreib alle Verpflichtungen auf. Dann gehst du die Liste nach den oben genannten Punkten durch.

Sammle alle wichtigen Daten

Am Ende sollten auf deiner To-Do-Liste nur noch Dinge stehen, die du wirklich zeitnah selbst erledigen musst. Aber du fängst damit bitte immer noch nicht an! Stattdessen siehst du dir jede einzelne Aufgabe an und überlegst:

1. Brauche ich zur Erledigung noch Informationen o.ä.? – Mach daraus eine konkrete Extra-Aufgabe, die besagt, was du wo/von wem besorgen musst
2. Gibt es hier eine fixe Deadline? – links vor die Aufgabe schreiben und farbig markieren, damit es auffällt (oder, wenn du digital arbeitest, Fälligkeit eingeben)
3. Wie lange werde ich realistisch brauchen, um diese Aufgabe zu bearbeiten? – rechts dahinter schreiben (bei jeder Aufgabe und gern mit zusätzlichem Puffer für potenzielle Ablenkungen und unerwartete Verzögerungen!)

Nutze Timeblocking

Jetzt hast du eine To-Do-Liste, die alle relevanten Daten enthält, die du brauchst, um sinnvoll zu entscheiden, was Priorität hat. Dafür kannst du folgendermaßen vorgehen:

1. Trag dir als erstes eine Zeitbox in deinem Kalender ein, in der du am Stück alle Anfragen nach den fehlenden Informationen verschickst beziehungsweise selbst fehlende Infos recherchierst.
2. Dann schau dir zuerst alle Aufgaben mit fixer Deadline an und such in deinem Kalender nach freien Zeitslots, die groß genug sind, um die jeweilige Aufgabe am Stück zu erledigen. Trag dir je eine Timebox ein und benenn sie mit der konkreten Aufgabe, die du darin erledigen willst. Alternativ: Zerleg die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben und plan für jede davon eine Zeitbox ein.
3. Jetzt such dir Zeitboxen für alle anderen Aufgaben. Fass kleine, gleichartige Aufgaben zusammen. Block dir also zum Beispiel Zeit für E-Mails und bearbeite in dieser Zeitbox so viele Mails, wie du schaffst.
4. Jetzt gehst du deinen Kalender noch mal durch und überprüfst, ob du einen Plan für Menschen oder einen für Roboter gebaut hast. Bedeutet: Stoßen deine Arbeit-Zeitboxen direkt aneinander? Dann hast du dich gerade selbst zum Scheitern verurteilt. Du brauchst Weißraum aka Puffer, denn vermutlich willst du ab und an mal aufs Klo oder dir einen Kaffee holen oder einfach nur verzweifelt zwei Minuten die Wand anstarren. Plan das mit ein. Auch Pausen sind keine Belohnung, sondern ein notwendiges Übel, wenn du dein Zeug erledigt kriegen willst. Also brauchen auch die eine Zeitbox.

Gut zu wissen: Du musst nicht jede Woche so detailliert planen. Timeblocking ist vor allem dann Gold wert, wenn alles zu viel wird. Der Kalender gibt dir den Rahmen vor und was nicht mehr reinpasst, passt nicht rein. Mit dem Timeblocking können wir uns schlechter selbst belügen als mit reinen Listen. Deshalb nutz diese Methode, wenn die Überforderung zuschlägt, um Struktur zurückzuerobern und Schritt für Schritt aus dem Sumpf zu kommen.

Keine Zeit

In vielen Zeitmanagement-Ratgebern liest man, dass „keine Zeit“ nur eine Ausrede sei und eigentlich nur bedeute, dass man die falschen Prioritäten setze. Ich sehe das anders.

Zum einen kann nicht jeder frei wählen, was gerade Priorität hat. Wenn du ein Neugeborenes versorgen musst, hast du ganz realistisch keine oder zumindest kaum Zeit, parallel ein Business aufzubauen. Und in der Zeit, die du theoretisch hättest, hast du wahrscheinlich schlicht keine Kapazitäten mehr. Zum anderen meint „keine Zeit“ oft vor allem „nicht genug unterbrechungsfreie Zeit am Stück“ und das ist ein echtes Problem – nicht nur für Eltern, sondern zum Beispiel auch im Berufsleben.

Leider haben diejenigen, die ihre eigenen Wünsche aus Zeitmangel nicht verfolgen können, oft nicht viel Kontrolle über diese Situation. Wenn du kleine Kinder hast oder in einem Projekt steckst, das ständig Überstunden fordert, kannst du das nicht ändern. Hier helfen nur 2 Dinge:

1. Zeit-Inseln nutzen. Brich dir, was du gern tun würdest, auf so kleine Teile herunter, dass du jede Teilaufgabe in unter 10 Minuten erledigen kannst. So kannst du auch die kleinsten unterbrechungsfreien Zeit-Inseln nutzen, um voran zu kommen. Das wird zwar ein frustrierend langsamer Fortschritt, aber es wird ein Fortschritt. Pro-Tipp: Schreib dir die Mini-Aufgaben auf, damit du nicht erst nachdenken musst, wenn sich eine 10-Minuten-Insel ergibt.
2. Durchhalten und darauf vertrauen, dass sich die Zeiten ändern. Projekte sind irgendwann beendet und Kinder werden irgendwann selbstständiger. Das ist in der aktuellen Situation vermutlich nur ein kleiner Trost, aber sich immer wieder bewusst zu machen, dass sich die Umstände ändern werden, kann helfen, durchzuhalten.

In der Zwischenzeit kannst du versuchen, deine Zeit-Inseln zu schützen und auszubauen, indem du zum Beispiel:

• Fokuszeiten etablierst. Schließ deine Tür, häng ein Bitte-nicht-stören-Schild auf (bei kleineren Kindern: Setz ein Kuscheltier vor die Tür, das zeigt, dass jetzt hier niemand rein darf), schalt dich an der Arbeit im Messenger auf „abwesend“ oder „Bitte nicht stören“. Wichtig: Sei konsequent und antworte in der Fokuszeit nicht auf Anfragen. Wenn das nicht über einen längeren Zeitraum möglich ist, leg nur kurze Fokuszeiten ein, aber mach allen klar, dass die heilig sind.
• Verpflichtungen reduzierst. Überleg dir genau, was dir aktuell wirklich wichtig ist. Was kannst du nicht abgeben? Das sind deine Prioritäten. Und jetzt schau dir an, wozu du sonst noch „Ja“ gesagt hast. Behalt, was dir gut tut, aber beende oder pausiere, was gerade nur eine zusätzliche Belastung ist. Ehrenämter etwa könntest du niederlegen oder du kommunizierst, dass du dafür nur an einem bestimmten Tag pro Woche zur Verfügung stehst.
• Aufgaben und Wünsche koppelst. Schau mal, wo in deinem Alltag du aktuell Zeit verdaddelst. Spielst du zum Beispiel regelmäßig Mama-Taxi und wartest dann eine Stunde im Auto, bis die Kinder in der Musikschule oder beim Sportverein fertig sind? Siehst du eine Möglichkeit, in dieser Wartezeit etwas von dem zu tun, was du tun willst? Wir warten sehr viel mehr, als wir denken und selbst ein paar Minuten Wartezeiten können kleine Gold-Nuggets für deine persönlichen Projekte werden.

Keine Lust

Wir kennen das alle: Diese eine Aufgabe, die wir von Tag zu Tag und Woche zu Woche mit uns mitschleppen, weil wir einfach keine Lust haben, die endlich zu erledigen. Oft ist das langweiliger Lebensadmin-Kram wie die Ablage oder die Retouren-Pakete, die zur Post müssen. Manchmal aber auch eine blöde Aufgabe, die aber nötig ist, um eine coole Aufgabe zu ermöglichen. Wenn du zum Beispiel deinen Urlaub planst, aber bevor zu Hotels und Flüge buchen kannst, musst du dich erst durch 15 Seiten Visa-Anträge arbeiten…

Hier hast du im Prinzip zwei Möglichkeiten:

1. Warten, bis es dringend wird. Du kannst die Aufgabe weiter vor dir herschieben – entweder bis es dich zu sehr nervt, sie auf deiner To-Do-Liste ständig weiterzuziehen oder bis die Deadline naht. Für die meisten von uns funktioniert Dringlichkeit hervorragend als Antreiber.
2. Durchziehen. Die Aufgabe wird nicht spannender oder schöner. Es nützt also auch nichts, darauf zu warten, dass du irgendwann doch Lust darauf hast. Dann kannst du sie auch jetzt gleich angehen.

Wenn du dich fürs Durchziehen entscheidest, gibt es aber ein paar Kniffe, die dir das Anfangen und Dranbleiben erleichtern. Probier doch mal folgende Ideen:

1. Body Doubling. Setz dich zu jemandem ins Zimmer, der auch arbeitet (oder verabrede dich online – geht zum Beispiel auf meinem Discord-Server). Gemeinsam ist es leichter, dranzubleiben und du hast eine feste Startzeit.
2. 8-Minuten-Regel. Stell dir einen Timer auf 8 Minuten. So lange MUSST du an der Aufgabe arbeiten. Alles danach ist optional. Hilft oft, reinzukommen.
3. Ortswechsel. Nimm deinen Laptop (wenn die Aufgabe am Computer erledigt werden kann) und setz dich in ein Café, die Bibliothek oder in den Park, falls dein Akku das durchhält. Ortswechsel machen es oft erstaunlich leicht, ins Tun zu kommen.