Wiederkehrende Aufgaben im Bullet Journal planen

Sie kosten uns als analoge Planer manchmal den letzten Nerv: wiederkehrende Aufgaben. Täglich neu aufschreiben ist lästig. Es nicht zu tun, ist gefährlich, weil wir sie dann vergessen. Heute zeige ich dir drei Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen.

Betten machen, abwaschen, Arbeitszeit erfassen, Termine für morgen vorbereiten – Aufgaben wie diese stehen bei mir jeden einzelnen Tag auf dem Plan. Zumindest an Arbeitstagen. Anfangs habe ich sie täglich neu in mein Daily geschrieben. Aber das ist schnell sehr lästig geworden. Und euch geht es genauso.

Keine Frage wird mir häufiger gestellt als diese: Wie gehe ich mit wiederkehrenden Aufgaben um?

Nun, wenn du digital planst, hast du dieses Problem nicht. Du erfasst die Aufgabe einmal und vergibst ihr eine wiederkehrende Fälligkeit, fertig. Aber wenn du wie ich überwiegend analog planst, zum Beispiel im Bullet Journal, ist die Sache ungleich anstrengender.

Über die Jahre habe ich aber ein paar mögliche Lösungen ausprobiert, die du auch testen kannst. Das sind meine Top 3:

Monatliche oder wöchentliche Tracker für wiederkehrende Aufgaben

Diese Methode nutze ich am häufigsten. Statt die wiederkehrenden Aufgaben jeden Tag neu ins Daily zu schreiben, lege ich mir in meiner Monatsübersicht Tracker an. Jede Aufgabe bekommt einen Tracker, in den ich alle Tage des Monats schreibe. Jedes Mal, wenn ich die Aufgabe erledigt habe, hake ich den Tag ab.

Vorteil: Du musst nicht ständig alle Aufgaben neu aufschreiben, hast sie aber trotzdem im Überblick.

Nachteil: Das funktioniert nur, wenn du dir angewöhnst, mit deiner Tracker-Seite genauso regelmäßig zu arbeiten wie mit deiner To-Do-Liste. Ansonsten gilt schnell: Aus den Augen, aus dem Sinn.

Extra-Tipp: Wenn dir eine Monatsübersicht zu weit weg ist von den aktuellen Dailys oder du dich jede Woche auf andere tägliche Aufgaben konzentrieren willst, leg die Tracker in der Wochenübersicht an. So kannst du sie leicht austauschen und musst nicht einen Monat lang einen Tracker führen, der sich vielleicht schon nach drei Tagen als unnötig erweist.

Stempel oder Sticker für wiederkehrende Aufgaben anfertigen

Vor allem, wenn du sehr konsequent bist und tagein, tagaus dieselben Aufgaben wiederholst, lohnt es sich über diese Lösung nachzudenken: Leg dir digital eine Liste mit den täglichen Aufgaben an und druck die dann auf Stickerpapier aus.

Das gibt es als Etiketten oder als komplette Seite zum selbst zuschneiden und jeder handelsübliche Drucker kann darauf drucken. Am besten druckst du gleich ein paar Seiten aus, auf denen deine Liste mehrfach enthalten ist. So kannst du, wenn du dein Daily anlegst, einfach einen Sticker nehmen und einkleben und musst nicht erst drucken.

Vorteil: Du hast die wiederkehrenden Aufgaben gemeinsam mit den einmaligen in deinem Daily. Alles an einem Ort zu haben, bedeutet, den maximal möglichen Überblick zu haben.

Nachteil: Du musst Zeit für das Anlegen und Drucken einplanen und das Geld für Stickerpapier ausgeben. Und wenn du deine Aufgaben auf der Liste oft austauschst, wird entsprechend auch der Aufwand höher, weil du jeweils die Datei anpassen, neu drucken und ggf. zuschneiden musst.

Extra-Tipp: Wenn dich das Drucken und Aufkleben nervt, kannst du die Datei mit deiner Liste auch zu einem Stempelmacher schicken und dir deinen persönlichen Stempel anfertigen lassen. Dann stempelst du die Liste in dein jeweiliges Daily.

Hybride Planung einführen und wiederkehrende Aufgaben digitalisieren

Alternativ kannst du zu einem hybriden Planungsmodell wechseln und für alle wiederkehrenden Aufgaben eine App nutzen. Du kannst sie entweder in einer To-Do-App erfassen. Darin kannst du jeweils eine wiederkehrende Fälligkeit angeben. Oder du legst sie als Aufgabe in deinem Kalender an. Auch hier kannst du die Wiederholung automatisch einstellen.

Vorteil: Du musst die Aufgaben nur einmal anlegen, kannst sie aber täglich neu abhaken, weil sie sich automatisch wiederholen. Außerdem kannst du sie mit Alarmen versehen, so dass dich dein Handy oder Rechner automatisch daran erinnert, sie zu erledigen.

Nachteil: Du musst ein weiteres Tool im Blick haben, was die Gefahr erhöht, dass du die Listen in dem einen oder anderen Tool aus den Augen verlierst und vergisst.

Extra-Tipp: Leg eine klare Unterscheidung für die einzelnen Tools fest, damit du nicht unnötig doppelt planst. Bei mir sieht das zum Beispiel so aus: Aufgaben sammeln in der App, Aufgaben planen im Bullet Journal. Das heißt, ich erfasse alle Aufgaben in einer Sammelliste in einer To-Do-App (Ich nutze TickTick) – und zwar auch die wiederkehrenden. Aber die konkrete Tagesplanung schreibe ich im Bullet Journal. Die wiederkehrenden Aufgaben erfasse ich dafür in Trackern (siehe Tipp 1), damit ich sie nicht jeden Tag neu schreiben muss.