Wochenreview und -planung

Fast jedes Zeit- und Selbstmanagementsystem kennt eine Form der Wochenreview. Und das aus gutem Grund. Wie die Review abläuft, unterscheidet sich aber je nach Methode deutlich. Deshalb schauen wir uns das jetzt mal genauer an: Wie funktioniert die Wochenreflexion bei Getting Things Done, der Bullet Journal Methode, der Winning the week Methode, der „The 12 Year Week“-Methode oder mit dem Full Focus Planner?

Wochenreview und Wochenreflexion sind in meiner Welt nicht ganz dasselbe, auch wenn ich die Begriff manchmal synonym verwende. Bei mir ist die Wochenreview zum Beispiel Bestandteil der Wochenplanung. Die Wochenreflexion steht aber für sich allein und hat mit meiner Planung und Organisation nur indirekt zu tun.

Wie laufen Wochenreview und Wochenreflexion bei mir ab?

Ich nutze derzeit zur Reflexion die TAME-Methode aus der Bullet Journal Community. Davon habe ich dir schon erzählt. Zur Erinnerung: TAME steht für: Tidy (aufräumen), acknowledge (zur Kenntnis nehmen), migrate (übertragen), enact (handeln).

Ich gehe also im ersten Schritt einmal alle Dailies der Woche durch und räume auf – übertrage also noch offene Aufgaben in TickTick und Termine in den Kalender. Theoretisch. Praktisch überspringe ich diesen Schritt, weil er Bestandteil meiner Wochenreview ist, die erst nach der -reflexion passiert.

Ich gehe die Dailies tatsächlich zuerst durch, aber auf der Suche nach Ereignissen, die meine Wochenintention unterstützt oder boykottiert haben. Das ist schon der Schritt „acknowledge“. Ich versuche jeweils 3 positive und 3 negative Ereignisse zu finden. Die notiere ich einem festen Schema folgend:

1. Das Ereignis (markiert mit  ○)
2. Informationen dazu, etwa inwiefern es meine Intention unterstützt oder boykottiert hat (markiert mit ─)
3. Gefühl, das das in mir ausgelöst hat (markiert mit =)
4. Action, also Aufgabe, die ich als Erkenntnis daraus ziehe, was ich ändern oder umsetzen will (markiert mit •)

Von der Reflexion zur Review

Danach ist die Reflexion für mich aktuell abgeschlossen und ich wende mich der rein organisatorischen Review zu. Auch dafür gehe ich alle Dailies im Bullet Journal durch und verschiebe jetzt tatsächlich alle Aufgaben, die noch offen sind, an einen passenden Platz in TickTick. Das sind aber in der Regel nicht sehr viele, weil ich das oft schon in der jeweiligen Tagesplanung erledige.

Kalender

Dann gehe ich meinen Kalender durch und schaue mir die Termine der vergangenen Woche an. Gibt es dazu noch etwas zu tun? Muss ich zum Beispiel noch ein Protokoll oder Informationen verschicken oder einen Folgetermin vereinbaren? Dann notiere ich das ebenfalls in TickTick. Dasselbe mache ich mit der kommenden Woche. Muss ich zu den dort anstehenden Terminen noch etwas vorbereiten? Dann landet auch das als Aufgabe in TickTick.

Eingangskörbe

Ist das erledigt, nehme ich mir meine Eingangskörbe vor. Das habe ich lange vernachlässigt, aber ich merke, dass mir Dinge durchrutschen, wenn ich die Eingangskörbe nicht wenigstens einmal die Woche gezielt durcharbeite. Eingangskörbe sind alle Kanäle, über die du Informationen, Termine oder Aufgaben bekommst. Bei mir sind das im Wesentlichen:

• E-Mail (3 unterschiedliche Postfächer, für mehr Überblick in Outlook zusammengefasst),
• Instagram (DMs und Kommentare),
• Discord (DMs und Thread-Antworten/-Fragen),
• Whatsapp (Gruppe mit mir selbst, in der ich unterwegs Dinge notiere.
• Theoretisch auch der Eingangskorb in TickTick. Da ich den aber immer noch nicht konsequent nutze, ist der meist leer.

Auch hier übertrage ich Aufgaben, Ideen, Projekte in TickTick, Termine in den Kalender (meist schon erledigt) und Informationen, die ich wiederfinden muss, ins Bullet Journal oder – wenn sie per Mail kamen – in einen passenden Unterordner.

An der Stelle ist die Review streng genommen beendet. Aber bei mir geht sie dann fließend in die Planung über.

Braindump

Als nächstes mache ich nämlich einen Braindump im Bullet Journal. Ich schreibe einfach alles auf, was an Aufgaben noch in meinen Hirn steckt. Ganz egal, ob die in der kommenden Woche schon dran sind oder nicht. Ganz egal, ob die groß, klein, wichtig oder unwichtig sind. Ganz egal, ob die privat, beruflich oder für die Zeitplanerin sind. Und auch ganz egal, ob die schon in TickTick stehen oder nicht. Das Ziel des Braindumps ist es, das Hirn zu entlasten. Es muss also alles raus.

TickTick

Anschließend übertrage ich diese Aufgaben aus dem Braindump in TickTick – erst sammle ich alles im Eingangskorb, dann verschiebe ich das in die passenden Listen. Anschließend gehe ich jede einzelne Liste durch und entscheide:

1. Ob die Aufgabe nächste Woch erledigt werden soll. Dann vergebe ich ihr eine Fälligkeit bzw. einen Fälligkeitszeitraum. So taucht die Aufgabe automatisch in der Heute- und der morgen-Liste auf, wenn ich TickTick in der nächsten Woche öffne.
2. Welche Priorität und welchen Aufwand die Aufgabe hat. Dafür vergebe ich Labels nach meiner FEM+B-Methode. Ich entscheide, ob es sich um eine Mini-, eine Fokus- oder eine Extra-Aufgabe handelt oder ob es einfach eine Bonusaufgabe ist, bei der es nicht so tragisch wäre, wenn ich sie nicht schaffe. Achtung: Labels bekommen nur die Aufgaben, die ich wirklich für die nächste Woche terminiert habe, denn was nächste Woche eine Bonusaufgabe ist, kann übernächste Woche schon eine Fokusaufgabe sein – etwa, weil die Deadline naht.

Am Ende plane ich noch einen festen Termin für den Sport ein – abgestimmt mit meinem Mann, weil wir dann gemeinsam ins Fitnessstudio gehen und ich so keine Ausrede habe. Und ganz am Ende setze ich die Intention für die Folgewoche, frage mich also, worauf ich den Fokus setzen möchte. Das bedeutet nicht, dass ich alles andere nicht erledige. Aber es hilft mir, Dinge im Stress oder aus Faulheit nicht einfach zu vergessen, die mir oder für mich wichtig sind. In meinem Fall hängen meine Intentionen sehr oft mit meiner Gesundheit oder mit der Pflege enger Beziehungen zusammen, weil ich beides gern vernachlässige.

Wochenreview in anderen Selbstmanagement-Methoden

Für diesen Teil des Beitrags habe ich mir von ChatGPT helfen lassen, denn auch wenn ich viele Methoden wie Getting Things Done oder Winning the week selbst mal ausprobiert habe, habe ich oft nur Teile davon übernommen. Und manche Methoden kenne ich selbst nur dem Namen nach. Deshalb brauchte ich ein bisschen Hilfe bei der Frage, wie andere Selbstmanagement-Methoden die Wochenreview aufbauen. Hier kommen jede Menge Inspirationen für dich:

Wochenreview nach „Winning the Week“

Winning the week ist eine Methode, bei der Review und Planung ebenfalls ineinander greifen. Sie besteht aus 5 Schritten:

Schritt 1: „Remove the Resistance“ – Ankommen & inneren Widerstand senken

Die Erfinder der Methode, Demir und Carey Bentley, setzen sich jeden Samstag in ihr Lieblingscafé und erfüllen damit schon den ersten Schritt. In einer schönen Umgebung und begleitet von etwas, das du magst, fällt es leichter, die Wochenreview auch wirklich durchzuziehen.

In diesen ersten paar Minuten sollst du ankommen. Leg das Handy weg, öffne das oder die Tools, die du für die Wochenreview brauchst und starte mit ein oder zwei Sätzen zur Frage: „Wie fühlt sich diese Woche an?“ (erschöpft, zufrieden, überfordert …).

Die Idee dahinter: Planung soll emotional entlastend sein, nicht wie ein weiterer Pflichttermin wirken.

Schritt 2: „Learn a Lesson Each Week“ – die eigentliche Wochenreview

Im Hauptteil der Methode schaust du dir zunächst deinen Plan der vergangenen Woche an. Was hattest du als Wochen-Priorität definiert? In der Winning the week Methode sprechen wir von der Hebel-Aufgabe. Das ist die Aufgabe, die den größten Effekt hat, um deine Ziele zu erreichen. Schau dir an, ob du sie umgesetzt und was sie gebracht hat. Und wenn nein, klär, warum nicht.

Anschließend gleichst du deinen Plan mit der Realität ab: Welche Termine/Projekte haben unerwartet Zeit gefressen? Wo bist du vom Plan abgewichen – und war das sinnvoll (z. B. Notfall) oder nur Reaktivität?

Anschließend formulierst du eine einzige Lektion, die du aus dieser Woche ziehst. Nur eine einzige. Das können zum Beispiel Erkenntnisse sein wie: „Ich plane zu viele Meetings an Montagen“ oder: „Meine Priorität ging unter, weil ich sie immer auf den Nachmittag geschoben habe.“

Schritt 3: „Choose a Leveraged Priority“ – Schwerpunkt für die neue Woche

Jetzt kommt die Brücke zur neuen Woche: Du wählst eine „Leveraged Priority“, also die eine Sache, die diese Woche den größten Hebel hat. Die Faustregel dafür lautet: „Wenn ich nur diese eine Sache schaffe, habe ich die Woche trotzdem gewonnen.“

Schritt 4: „Interrogate Your Calendar“ – Kalender verhören

Im vierten Schritt gehst du deinen Kalender durch – und zwar mit kritischem Auge. Du schaust nicht nur, wo mögliche Terminüberschneidungen aufgelöst werden müssen. Stattdessen prüfst du auch, ob du überhaupt genug Zeit (am Stück) hast, um an deiner Levereged Priority zu arbeiten.

Gegebenenfalls sagst du jetzt Termine ab, um Zeit freizuschaufeln und du blockst Zeiten im Kalender als Pufferzeit (20 % der Woche).

Schritt 5: „Triage Your Task List & Allocate Time Demand to Supply“

Jetzt kommt der radikale Teil: Aufgaben brutal sortieren und dann Zeit zuweisen. Die Erfinder der Methode orientieren sich dabei an der Triage, wie sie in Notaufnahmen durchgeführt wird, um zu entscheiden, welcher Patient warten muss und welcher zuerst behandelt wird.

Für Aufgaben nutzt „Winning the week“ die TACO-Methode:

1. Terminate – kann das weg?
2. Automate – kann ein Tool/Prozess das übernehmen?
3. Consolidate – kann ich ähnliche Aufgaben bündeln?
4. Outsource – kann/muss jemand anders das tun?

Alles, was nach TACO übrig bleibt, ist deine realistische To-do-Liste und die Aufgaben darauf werden jetzt mit ganz konkreten Zeitblöcken in den Kalender eingetragen. Dabei bekommt zuerst alles einen Platz, was wir brauchen und uns gut tut (Privates, Erholung, Beziehungen), dann wird Zeit für die Hebel-Aufgabe (Levereged Priority) geblockt. Dann kommt der Puffer und die Ritzen werden mit „shallow work“ – also dem „Muss ja auch“-Kram gefüllt.

Minimalistische Wochenreview nach Zen Habits

Leo Babauta (Zen Habits, auch Autor von „Zen to Done“) beschreibt eine sehr einfache Weekly Review, die GTD ähnelt, aber bewusst minimalistisch ist.

Der Ablauf denkbar simpel:

1. Sammlung & Inbox leeren
   • Alle losen Zettel, Notizen, E-Mails etc. in eine Inbox holen.
   • Inbox einmal durchgehen und alles in Listen/Kalender überführen.
2. Kalender-Review
   • Letzte Woche: Was ist unerledigt geblieben?
   • Nächste 1–2 Wochen: Welche Termine sind kritisch, wo brauchst du Vorlauf?
3. Listen-Review
   • Projektlisten: Wo musst du nachziehen?
   • To-do-Listen: Welche Aufgaben sind überflüssig geworden? Streichen.
   • Irgendwann-Liste: kurz überfliegen – etwas aktivieren?
4. Fokus für nächste Woche festlegen
   • 1–3 wichtigste Aufgaben oder Projekte auswählen.
   • Optional: „Stop doing“-Liste (Was lasse ich bewusst?)

Wochenreview mit dem Full Focus Planner

Michael Hyatts Full-Focus-Planner hat eine klar strukturierte Weekly Preview, die Review und Vorschau kombiniert. Der Full Focus Planner, den du (für recht viel Geld) kaufen kannst, hat dafür schon Platz eingeplant. Du kannst die Methode aber auch mit jedem anderen Planer oder Notizbuch umsetzen.

Die sogenannten Weekly-Preview-Pages bearbeitest du nach folgendem Ablauf:

a) Rückblick

• Accomplishments: 3–5 wichtigste Erfolge der Woche notieren (per Scan durch die täglichen Seiten)
• Lesson Learned: Was hat funktioniert, was nicht?
• Adjustments: Welche Gewohnheiten oder Pläne willst du anpassen?

b) Weekly Big Three

Die Weekly Big Three sind die Hauptaufgaben, die du dir für die Woche gesetzt hat. In der Methode von Michael sind das immer 3, auf denen dein Fokus liegen soll. An dieser Stelle der Review überprüfst du, ob deine Big Three der vergangenen Woche realistisch waren und ob du sie erreicht hast. Außerdem geht es darum – falls du sie nicht abhaken konntest – herauszufinden, warum nicht und was du in der kommenden Woche anders machen kannst.

c) Review von Listen & Kalender

Die Prüfung deines Kalenders und der To-Do-Listen läuft in dieser Methode sehr ähnlich wie in all den anderen: Du kontrollierst, welche Termine in der kommenden Woche anstehen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. An dieser Stelle streichst, delegierst und verschiebst du auch ganz bewusst, wenn du merkst, dass du zu viel eingeplant hast.

d) Planung für die neue Woche

Auch bei Michael Hyatt geht die Review fließend in die Planung über. In dieser Phase legst du deine neuen Big Three für die kommende Woche fest. Anschließend wählst du die wichtigsten Gewohnheiten für die Woche aus, die du etablieren willst und die eventuell sogar mit den Big Three zusammenhängen. Zum Schluss definierst du deine „After Hour“-Themen, also die Dinge, mit denen du dich in deiner Freizeit beschäftigen willst.

Wochenreview in der „The 12 Week Year“-Methode

„Das 12-Wochen-Jahr“ ist ein Buch von Brian P. Moran und Michael Lennington. Es geht davon aus, dass du in 12 Wochen schaffen kannst, wofür andere 12 Monate einplanen. Ich habe das Buch selbst noch nicht gelesen und bin auch nicht sicher, ob ich das noch tun will, aber ich will dir die Methode auch nicht vorenthalten.

Im 12-Week-Year-System gibt es wöchentliche Planungs- und Reviewelemente, insbesondere die Weekly Accountability Meetings (WAM) und die Arbeit mit einem Weekly Score.

Der Ablauf der Wochenreview folgt dabei immer demselben Muster:

a) Weekly Score vorbereiten

Deine 12-Wochen-Ziele werden bei der Planung am Anfang in konkrete wöchentliche Taktiken übersetzt (z. B. „3x pro Woche XY machen“). Jede Taktik ist messbar (erledigt/ nicht erledigt). Am Ende der Woche berechnest du einen Prozentwert (z. B. 9 von 12 Taktiken erledigt → 75 %). Das ist dein sogenannter Weekly Score und das Ziel ist natürlich den so hoch wie möglich zu setzen.

b) WAM (Weekly Accountability Meeting)
Die Weekly Accountability Meetings machst du der Methode nach am besten in Gesellschaft. Es geht darum, dass ihr euch mit diesen fixen Verabredungen, bei denen ihr euch gegenseitig Rechenschaft ablegt, motiviert, dranzubleiben. Dabei geht ihr jeweils eure Woche durch, besprecht den Weekly Score, diskutiert, was gut lief und was nicht, woran ihr gescheitert seid und was euch eventuell blockiert hat. Daraus werden dann Erkenntnisse für die kommende Woche abgeleitet. Ihr schaut, was ihr am System, der Umgebung, dem Umfang der Taktiken usw. ändern könnt, um einen höheren Weekly Score zu erreichen. Anhand dieser Erkenntnisse passt ihr dann den Plan für die neue Woche an, definiert also die Taktiken für die neue Woche und legt die 1 bis 3 wichtigsten Schritte fest.

Wochenreview nach Getting Things Done

Die Wochenreview ist bei GTD der zentrale Hebel – ohne sie funktioniert das ganze System nur halb. Davon habe ich dir ja bereits berichtet, als ich über mein eigenes GTD-Jahr geschrieben habe.

David Allen, der Erfinder der GTD-Methode, fasst die Wochenreview in drei Phasen zusammen, sagt ChatGPT: Get clear – Get current – Get creative. Ich kann mich nicht daran erinnern, dass ich im Seminar diese Phasen besprochen hätte. Aber die Inhalte kenne und nutze ich.

Inboxen leeren

Im Prinzip geht es erstmal darum, aufzuräumen. Dafür leerst du zunächst deine Inboxen – sowohl die digitalen wie auch die analogen (also die Zettelwirtschaft auf deinem Tisch!) und deinen Kopf. Schreib alles auf, was noch nicht erfasst ist, dann schau dir jeden Zettel, jede Mail, jede Nachricht und jede Information an und entscheide, was damit zu tun ist. Wenn eine Aktion nötig ist, überleg dir den konkreten nächsten Schritt dazu und schreib ihn auf deine passende Nächste-Schritte-Liste.

Kalender prüfen

Danach prüft auch GTD den Kalender: Gibt es noch Aufgaben aus vergangenen Terminen? Als Aufgaben in der Nächste-Schritte-Liste erfassen! Musst du noch etwas für kommende Termine vorbereiten? Als Aufgabe auf…. na, du weißt schon!

Projektlisten prüfen

Nach dem Kalender prüfst du deine Projektlisten. Zur Erinnerung: Laut GTD ist alles ein Projekt, was mehr als zwei Unteraufgaben hat. Hat das Projekt einen „nächsten Schritt“? Soll der in der kommenden Woche umgesetzt werden? Dann gehört er auf die Nächste-Schritte-Liste. Müssen Projekte aktualisiert oder abgeschlossen werden? Jetzt ist der richtige Moment dafür!

Andere Listen prüfen

Anschließend gehst du auch alle anderen Listen wie „Wartet auf“, „Sprechen mit“ oder die „Irgendwann-vielleicht“-Liste durch und aktualisierst sie bzw. ziehst Themen, die in der nächsten Woche bearbeitet werden sollen, auf deine entsprechende Kontext- oder Nächste-Schritte-Liste.

Braindump

Zum Abschluss, wenn du dein System glasklar im Überblick hast, folgt ein Brainstorming. Was fällt dir noch ein? Was hast du noch nicht erfasst? Was möchtest, müsstest, musst du noch erledigen? Sortier diese Dinge nach dem Braindump direkt in dein System ein, damit du damit arbeiten kannst.

Kommt dir diese Beschreibung sehr vertraut vor? Dann bist du sehr aufmerksam. Tatsächlich ist meine eigene Wochenreview größtenteils GTD-inspiriert. Ich habe nicht alle Teile der Methode für meine eigene Organisation beibehalten. Aber die Wochenreview hat mir die Planung so kolossal erleichtert, dass ich sie nicht mehr missen wollen würde.