Diese Tools nutze ich für mein Zeitmanagement

Diese Tools nutze ich für mein Zeitmanagement

Für mein persönliches und berufliches Zeitmanagement benutze ich viele Methode – aber nur eine Handvoll Tools. Was ich brauche, um meine Tage effektiv zu organisieren, zeige ich dir hier.

2-Minuten-Regel, ALPEN-Methode, Pareto, Timeboxing – damit Zeit- und Selbstmanagement-Methoden wie diese funktionieren können, brauchst du erstmal einen Rahmen. Du brauchst ein Toolset, mit dem du den Überblick über deine Aufgaben und Termine behalten und sie vernünftig in deine Woche integrieren kannst. Die meisten Dinge, die du dafür brauchst, hast du aber vermutlich schon daheim, denn komplizierte Tools brauchst du für ein vernünftiges Zeitmanagement nicht.

Ich stelle dir heute mein Toolset vor, aber betrachte es als Inspiration, nicht als feste Regel. Es ist gut möglich, dass du andere, mehr oder weniger Tools brauchst. Wie immer gilt: Zeitmanagement ist individuell. Stell dir also auch deinen ganz persönlichen Werkzeugkoffer zusammen.

Kalender

Termine notiere ich in einem digitalen Kalender (Google Calender). Früher habe ich dafür einen Buchkalender genutzt, weil ich meine Planung am liebsten handschriftlich mache. Auch im Bullet Journal (nächster Punkt) ist das auch möglich. Allerdings muss ich Termine oft verschieben und das ist mir in der handschriftlichen Version zu aufwendig (und sieht hässlich aus). Deshalb – und weil ich den Kalender auch mit meinem Mann teilen kann – führe ich Termine seit einigen Jahren in einem digitalen Kalender.

Der Google Calender hat sich für mich bewährt, weil er auf dem Rechner und dem Smartphone gleichermaßen läuft und sich automatisch zwischen allen Plattformen synchronisiert. Außerdem bietet er mir jede Menge Möglichkeiten, die Terminverwaltung zu individualisieren. So habe ich zum Beispiel private und berufliche Termine getrennt und sie werden in verschiedenen Farben eingetragen.

Bullet Journal

Mein Bullet Journal ist der Dreh- und Angelpunkt meines Zeitmanagements. Hier organisiere ich vor allem meine Aufgaben. Aber auch Ideen und Projekte organisiere ich handschriftlich im Bullet Journal. Aktuell führe ich mein Bullet Journal in einem Notizbuch (Lebenskompass). Der Vorteil: Alles ist kompakt und dauerhaft an einem Ort. Ist das Buch voll, kommt es ins Regal und ich finde später leicht wieder, was ich in diesem Jahr beziehungsweise in diesen Monaten notiert habe.

Alternativ führe ich das Bullet Journal in einem Ringbuch. Für eine gute Ablage braucht es zusätzlich Archivordner, aber der Vorteil ist, dass ich Seiten einzeln – also auch nachträglich – ergänzen kann.

Personal Kanban

In meinem Personal Kanban Board führe ich eine Projektliste. Hier landen Aufgaben, die aus vielen Einzelaufgaben bestehen (=Projekte). Diese Einzelaufgaben breche ich dann auf die To Dos runter, die in meinem Bullet Journal landen, sobald sie dran sind. Um den großen Überblick zu behalten, brauche ich aber die Projektliste.

Die zeigt mir auf einen Blick, welche Schritt nötig sind, um das Projekt zu beenden – und wo ich im Projektverlauf stehe. Weil die Einzelschritte nicht immer alle von Anfang an klar sind, wächst und lebt so eine Projektliste. Das heißt, die Einzelaufgaben verschieben sich, neue kommen hinzu, andere werden überflüssig und gestrichen.

Das lässt sich in einem digitalen Tool besser abbilden und abarbeiten, finde ich. Mein Kanban Board führe ich aktuell in Notion (vor allem, weil mich begeistert, dass ich darin gleichzeitig meine Rezeptesammlung und die Themensammlung für die Zeitplanerin organisieren kann). Wer nur ein digitales Personal Kanban braucht, findet eine ziemlich perfekte Lösung auch in Trello.

Uhr

Klar, wenn es um ZEITmanagement geht, muss ich irgendwie die Zeit im Blick haben. Also brauche ich eine Uhr. Ich nutze eine Smartwatch. Das hat den Vorteil, dass ich nicht nur prüfen kann, wie lange ich für Aufgaben brauche oder wann ich los muss, um Termine einzuhalten. Auf meiner Uhr habe ich zum Beispiel auch einen Pomodoro-Timer und eine Stoppuhr als App installiert. Beides nutze ich, um das Prokrastinieren in den Griff zu bekommen.

Mehr brauche ich nicht, um mein Zeitmanagement so zu organisieren, dass ich mich dem Selbstmanagement widmen kann. Wie sieht denn dein Toolset aus? Gibt es noch ein Werkzeug, das ich unbedingt ausprobieren sollte? Ich freue mich von dir zu hören!

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