15 Leitfragen für dein Zeit- und Selbstmanagement
Wenn dich die vielen Methoden für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement überfordern, finde heraus, wo du von einer Veränderung am meisten profitierst. Mit diesen 15 Leitfragen für dein Zeit- und Selbstmanagement analysierst du deine aktuelle Lage – und weißt am Ende ganz genau, welche Tools den größten Erfolg versprechen.
Du wünschst dir mehr Struktur, ein bisschen weniger Stress. Du hast das Gefühl, du könntest zufriedener, ruhiger und besser gelaunt durch den Alltag kommen, wenn du nur etwas besser organisierter wärst. Aber die vielen Tools und Methoden überfordern dich. Du hast keine Ahnung, wo du anfangen, was du ausprobieren sollst. Kommt dir das bekannt vor? Dann kommt hier Hilfe!
Diese 15 Leitfragen sind ein Wegweiser, der dich durch das Gewirr aus Tools und Methoden für dein Zeit- und Selbstmanagement navigiert. Wenn du sie ehrlich beantwortest, weißt du am Ende, wo aktuell deine größten Baustellen liegen – und welche Werkzeuge ich dagegen empfehle.
Wichtig: Versuch nicht, alle Löcher auf einmal zu stopfen. Wähl ein, maximal zwei, Tools aus, teste eine oder zwei Wochen. Wenn es für dich nicht taugt, ersetz es. Wenn es taugt, mach es zur Gewohnheit, bevor du ein weiteres, zusätzliches Tool testest.
Übrigens, ein PDF mit den 15 Leitfragen findest du im Downloadbereich zum Herunterladen. So kannst du die Fragen immer wieder durchgehen und musst dafür nicht jedes Mal neu hierher zurückkommen. Du weißt nicht, wie du zum Downloadbereich kommst? Dann abonnier am besten gleich den Newsletter, denn der Downloadbereich ist meinen Newsletter-Abonnenten vorbehalten und den Link schicke ich dir in jedem Newsletter am Ende des jeweiligen Monats.
Dein Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, deine Ideen, Termine und Aufgaben ewig zu speichern – und schon gar nicht ist es im Stande, dich jeweils rechtzeitig an diese Dinge zu erinnern. Das Gehirn arbeitet sehr effizient: Was nicht gebraucht wird, wird gelöscht. In diesem Fall vergisst du Dinge. Und was wichtig erscheint, wird immer wieder hervorgeholt – auch dann, wenn du die Sache gerade gar nicht erledigen KANNST. Dann fühlst du dich permanent getrieben und gestresst.
Lösung: Schreib ab sofort alles auf! Leg dir eine Sammelliste für deine Aufgaben an, fang an, deinen Terminkalender konsequent zu führen und arbeite mit einer Notizen-App oder einem Notizbuch, um ständig wiederkehrende Gedanken und Ideen zu notieren.
Für den ersten Schritt mach einen Brain Dump: Nimm dir eine leere Seite und einen Stift, sorg für Ruhe und schreib drauflos. Schreib alles auf, was dir in den Kopf kommt. Jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin, an den du dich spontan erinnerst. Egal, wie groß oder klein, wie wichtig oder irrelevant: Schreib alles auf. Nicht Filtern – dafür ist später immer noch Zeit. Jetzt geht es erstmal darum, dein Gehirn zu entlasten.
Das kann verschiedene Ursachen haben: Entweder führst du keinen Terminkalender (oder du führst ihn nicht konsequent) oder du bist schlichtweg überlastet, weil du viel zu viele Termine und Verpflichtungen hast. Es kann aber auch sein, dass dir die Termine einfach nicht wichtig genug sind.
Lösung: Führ einen Kalender. Überleg dir vorher, ob mit einem Papierkalender lieber (und damit konsequenter) arbeitest oder mit einem digitalen Kalender. Von heute an kommen alle Termine – egal, für wann sie geplant sind – sofort in deinen Kalender, wenn du sie zusagst. Und jeden Abend schaust du kurz in den Kalender und checkst, was am nächsten Tag ansteht. Wenn du dich mitreißen lässt und dabei oft die Zeit vergisst, nutz einen digitalen Kalender und trag jeden Termin mit einem Erinnerungsalarm ein, der rechtzeitig vorher losgeht, bevor du aus dem Haus musst.
Wenn du zu viele Termine hast oder zu viele Termine zusagst, die dir eigentlich nicht wichtig sind, musst du lernen, Grenzen zu setzen. Im ersten Schritt gewöhn dir an, nicht sofort zu- oder abzusagen, sondern erklär, dass du erst abklären musst, ob du Zeit hast und dich melden wirst. Dann geh in Ruhe in dich und überleg, ob du den Termin wirklich wahrnehmen musst oder willst. Wenn nicht: Delegier oder sag höflich ab.
Du willst das Wohnzimmer aufräumen, weil heute Nachmittag Besuch kommt. Dafür sammelst du erstmal die Spielsachen der Kinder ein und bringst sie ins Kinderzimmer. Auf dem Weg fällt dir auf, dass die Kids ihre Schuhe nicht aufgeräumt haben, also stellst du den Korb mit den Spielsachen kurz ab und räumst die Schuhe ordentlich auf die Seite. Dabei fällt dir das Altpapier ins Auge, das du gestern rausbringen wolltest und dann vergessen hast. Das machst du jetzt noch schnell. Du kommst zurück und stellst fest, dass du nur noch eine halbe Stunde hast, bis der Besuch kommst. Also flitzt du zurück, holst den Staubsauger und … was ist mit den Spielsachen passiert? Richtig, die stehen immer noch im Korb an der Treppe.
Wenn du dich leicht ablenken lässt (und oft sogar von deinem eigenen Kopf), dann ist es extrem anstrengend, an einer Aufgabe dranzubleiben und sie in einem Rutsch zu Ende zu bringen. Doch fängst du immer wieder neu an, musst du dich auch immer wieder neu reindenken. Das kostet Zeit und frustriert dich.
Lösung: Schreib alles auf! Das ist deine wichtigste Regel: Entscheide dich für eine Aufgabe und weigere dich, anderen Einfällen nachzugehen. Damit dich die Angst, diesen Einfall zu vergessen, nicht die ganze Zeit quält, gewöhn dir an, alles sofort aufzuschreiben. Hab Zettel und Stift neben dir liegen, während du arbeitest. Wenn du einen Einfall hast, unterbrich deine Arbeit kurz, schreib ihn auf und mach dann sofort mit deiner Aufgabe weiter. Wenn du fertig bist, gehst du die Liste durch und arbeitest die Einfälle ab.
Zweiter Tipp: Schaff dir ein Ritual, das dir hilft, bei einer Sache zu bleiben. Für mich ist das zum Beispiel ein Ambience-Video/Binaural Beats oder ASMR – gern auch als Pomodoro-Timer. Die Geräusche beschäftigen mein Gehirn ein bisschen, aber nur so sehr, dass es sich nicht langweilt. Sie fordern keine Aufmerksamkeit (deshalb nie Musik mit Gesang!) und helfen mir so, mich besser auf nur eine Sache zu konzentrieren.
Liegt das daran, dass du die Dinge wirklich vergisst? Dann schau dir Frage eins noch mal genauer an. Oder liegt es daran, dass du dich nicht aufraffen kannst und deshalb erst im Panikmodus anfängst, zu arbeiten?
Lösung: Ist die Prokrastination das Problem, geh bitte auf Ursachenforschung. Bist du nur in dieser konkreten Aufgabe Aufschiebeweltmeister, weil sie dich langweilt oder überfordert? Dann kannst du dir Hilfe suchen. Bitte jemanden, der Erfahrung mit der Aufgabe hat, dich zu dich unterstützt oder such dir einen Accountability Partner, der dich liebevoll in den Hintern tritt, damit du rechtzeitig anfängst. Prokrastinierst du regelmäßig und sorgt das für ernste Probleme, zum Beispiel im Job, such dir bitte professionelle Unterstützung. Einen tieferen Blick in die Ursachen von (und die besten Tools gegen) Prokrastination findest du auch in meinem Anti-Aufschiebe-ebook, das du im Downloadbereich herunterladen kannst.
Ein Problem, das meiner Erfahrung nach vor allem Frauen betrifft: Alle anderen sind immer wichtiger als sie selbst. Bevor sie sich abends mit einem Glas Wein auf die Couch setzen, muss erst noch die Brotzeit für Mann und Kinder für den kommenden Tag gemacht werden (auch wenn die alle fast erwachsen sind), die Wäsche für alle gewaschen, gebügelt, gefaltet und in die Zimmer geräumt und die Mutter angerufen werden, weil die das so erwartet. Kein Wunder, dass du dich ausgebrannt fühlst und unzufrieden mit deinem Leben bist, wenn es nie um dich geht.
Lösung: Plan ab sofort eine feste Zeit für dich in deinen Wochenplan ein. Das muss kein ganzer Tag sein, nicht mal eine ganze Stunde. Wenn du das bisher noch nie gemacht hast, musst du auch dein Umfeld langsam daran gewöhnen, damit du diese Zeit genießen kannst. Fang mit einer halben Stunde an.
Überleg dir, wo in der Woche du eine halbe Stunde hast, in der dich selten jemand stört. Vielleicht wenn die Kinder morgens aus dem Haus sind und bevor du selbst anfängst zu arbeiten? Oder immer Dienstagnachmittag, wenn alle beim Sport sind? Finde die passende Zeit, trag sie in deinen und den Familienkalender ein und erklär auch allen, dass du da eine halbe Stunde nicht erreichbar bist.
Schreib in deinen Kalender auch so konkret wie möglich, was du in dieser Zeit für dich machen willst (Sport, spazieren gehen, lesen, baden, malen, Musik hören, einfach nur sitzen und einen heißen (!) Kaffee trinken…). Und dann sei konsequent und nimm dir diese halbe Stunde. Widersteh der Versuchung, „nur noch schnell [setz ein, was auch immer gerade angeblich sofort gemacht werden muss]“ zu erledigen. Nimm deinen Termin mit dir selbst ernst.
Am Anfang hilft es, sich immer wieder zu erinnern, dass es nur eine halbe Stunde ist. Irgendwann lässt die innere Unruhe nach und du kannst das genießen – und die Zeit später auch ausweiten.
Frag dich zuerst, ob das wirklich nötig ist. Wenn du kleine Kinder hast oder im Job ein Team führst, musst du natürlich auch die Termine und Aufgaben der anderen mit im Blick haben. Aber wenn deine Kinder schon fast erwachsen sind, können Sie sich auch selbst organisieren. Dasselbe gilt für deinen Partner. Wenn du deren Termine trotzdem koordinierst, liegt es vielleicht daran, dass du nicht loslassen kannst oder die Kontrolle brauchst. Das macht aber mehr Stress (in dir und mit den anderen, die sich eventuell bevormundet fühlen), als es wert ist.
Lösung: Wenn du wirklich mehrere Menschen mit organisieren musst, nutz Farbcodes, um eure Termine und Aufgaben in deinen Listen und Kalendern zu unterscheiden. Jedes Familien- oder Teammitglied bekommt eine eigene Farbe. So kannst du z.B. die Kindertermine einfach ausblenden, wenn du gerade an der Arbeit bist. Gleichzeitig hast du einen viel besseren Überblick. Wenn du die Verantwortung abgeben könntest, starte damit schrittweise, damit das Ganze nicht im Chaos endet.
Erklär deinen Kindern/deinem Partner/deinen Kollegen, dass sie ab sofort selbst verantwortlich sind für ihre Termine und Aufgaben und du sie an Fristen und Aufgaben nicht mehr erinnern wirst. Im Stillen trägst du ihre Verpflichtungen weiter in dein System ein, damit du eingreifen kannst, wenn sie es wirklich vermasseln (aber lass sie die Konsequenzen erstmal spüren). Kinder kannst du unterstützen, indem du ihnen die Werkzeuge an die Hand gibst, die sie brauchen, um sich zu organisieren. Nach maximal drei Monaten sollte der Übergang abgeschlossen sein. Jetzt kannst du die fremden Verpflichtungen aus deinem System streichen und hast mehr Luft.
Bist du gestresst, weil du nicht gut „Nein“ sagen kannst – und hast noch tagelang ein schlechtes Gewissen, wenn du doch mal nicht einspringen konntest? Oder hast du ein Problem damit, dich gegen die Erwartungen abzugrenzen, die andere an dich herantragen (oder von denen du glaubst, dass sie sie an dich herantragen)? Und nimmst du deshalb viele Erwartungen vorweg und erledigst Aufgaben, die gar nicht deine sind, noch bevor dich jemand darum bitten kann? Das alles erzeugt Stress – ganz sichtbar, weil deine Agenda immer voller wird und du mit deinen eigenen Dingen ins Hintertreffen gerätst. Aber vor allem auch gefühlt, weil dein Kopf und dein Herz ständig mit dem „Was werden sie denken, wenn ich nicht…?“ beschäftigt sind.
Lösung: Beobachte mal eine Weile, in welchen Situationen und bei welchen Menschen es dir besonders schwer fällt, Grenzen zu setzen. Welche dieser Situationen belastet dich am meisten? Wenn du das weißt, kannst du anfangen, daran zu arbeiten. Am besten mit einem Zwei-Stufen-Plan:
- Übe gezielt „Nein“ zu sagen, Bitten abzulehnen und „egoistisch“ zu sein – aber erstmal in Situationen, in denen es emotional um nichts geht. Beim Einkaufen, beim Essen gehen, wenn dich ein Spendensammler auf der Straße anspricht, wenn die Zeugen Jehovas vor der Tür stehen. Übe in diesen Fällen, „Nein“ zu sagen und zwar ohne eine devote Begründung nachzuschieben. Wenn sich ein pures „Nein“ zu unhöflich anfühlt (I feel you!), dann sag: „Nein, danke“, lächle und geh weiter oder schließ die Tür. Kein „Leider kann ich heute nicht.“ Oder „Leider bin ich nicht gläubig.“ Einfach nur höflich, aber konsequent „Nein!“
- Stufe Nummer sind „Wenn-Dann“-Pläne für die Situationen, in denen dir das Grenzen setzen besonders schwerfällt. Nehmen wir an, es fällt dir besonders schwer, „Nein“ zu deinem Chef zu sagen. Dann überleg dir jetzt für die nächste Situation dieser Art einen „Wenn-Dann“-Plan. Beispiel: Wenn mein Chef das nächste Mal nach spontanen Überstunden fragt, dann sage ich: „Heute kann ich nicht, aber kommen Sie gern beim nächsten Engpass wieder auf mich zu.“ Auf diese Weise bist du nicht erstarrt und sagst aus purer Verlegenheit doch wieder „Ja“, weil du einen Alternativplan hast. Lies dir deine „Wenn-Dann“-Pläne regelmäßig durch, damit sie sich in deinem Gehirn verankern und du sie in der Situation auch abrufen kannst.
Achte mal darauf, wann du dich völlig ausgeglichen fühlst und dann versuch herausfinden, welche Umstände dich in diesen Zustand versetzen. Wie sieht deine Umgebung aus? Trägt das dazu bei, dass du dich so zufrieden fühlst? Was hörst, siehst, riechst oder schmeckst und wie trägt das zu deinem Gefühl bei? Wie hast du deinen Tag organisiert bis zu diesem Moment?
Lösung: Sammle alles, was dir geholfen hat, in diesen ausgeglichenen Zustand zu kommen – und zwar schriftlich. An Tagen, an denen es nicht so läuft und du dich gestresst fühlst, kannst du diese Liste nutzen, um die Umstände anzupassen und so wieder zu mehr Gelassenheit zu finden.
Die vielleicht wichtigste Frage von allen: Was willst du eigentlich erreichen, indem du dein Zeit- und Selbstmanagement anpasst? Wofür nimmst du den Aufwand auf dich? Was ist dein Ziel?
Lösung: Wenn du weißt, wo du hin willst, kannst du wesentlich leichter entscheiden, welche Tools und Methoden du ausprobieren willst – und welche den Aufwand nicht wert sind.
Bestandsaufnahme. Schreib einmal alle Quellen auf, in denen du Dinge sammelst. Das können Kalender, Apps, Notizbücher, Zettel und Post ist, Dateien auf dem Computer und auch dein Kopf sein. Schreib sie alle auf. Wahrscheinlich wirst du die Liste immer wieder erweitern, weil dir gerade gar nicht mehr alles präsent ist. Zu viele Sammelbehälter sind aber Gift für dein Zeit- und Selbstmanagement. Sie alle im Blick zu behalten und zu verwalten, kostet Zeit und Nerven. Das geht einfacher.
Lösung: Wenn deine Liste vollständig ist, geh alle Sammelorte durch, die du aufgeschrieben hast und notier dir, was genau du wo sammelst.
Gibt es Doppelungen? Sammelst du zum Beispiel To Dos in einer App und auf Post its? Dann entscheide hier, welches System besser funktioniert und reduzier deine Liste, so dass du am Ende für jedes „Objekt“, das du sammelst, genau einen Ort hast. Das bedeutet also: einen Ort für Termine, einen für Aufgaben, einen für Notizen und Ideen, einen für Projekte usw..
Nun schau, ob du das weiter zusammenfassen kannst. Kannst du zum Beispiel Projekte und Aufgaben an einem gemeinsamen Ort sammeln? Oder kannst du Aufgaben und Termine zusammenlegen? Das Ziel ist, so wenig Sammelorte wie möglich zu haben. Denn je weniger Tools du öffnen musst, desto weniger rutscht dir durch, desto schneller hast du einen Überblick.
Ich arbeite derzeit mit 3 Tools: Google Calender für Termine, TickTick für Aufgaben, Projekte, Ideensammlungen, Redaktionsplanung und das Bullet Journal für Notizen, die Tagesplanung und alles, was ich mit der Hand „denken“ muss.
Bist du zufrieden, ruhig, ausgeglichen, fröhlich? Vermutlich nicht, sondern würdest hier nicht mitlesen. Ich vermute, du hast ständig das Gefühl, wichtige Dinge zu vergessen und keinen Überblick über gar nichts zu haben.
Mach dir bewusst, was dich am meisten stört, damit das zuallererst abstellen kannst.
Lösung: Sammel alle wichtigen Dinge an einem Ort und gewöhn dir an, alles immer sofort zu notieren. So weißt du genau, wo du nachsehen musst, wenn du das Gefühl hast, dass dir etwas durchgerutscht ist. Geh diesen Sammelort mindestens einmal am Tag durch, damit du den Anschluss nicht verlierst und streich erledigte oder nicht mehr wichtige Dinge auch wieder, damit deine Liste übersichtlich bleibt.
Es gibt Studien, die belegen, dass wir Dinge besser erinnern, wenn wir sie mit der Hand aufgeschrieben haben. Gleichzeitig entschleunigt handschriftliches Planen. Das nützt dir aber alles nichts, wenn du es hasst, mit der Hand zu schreiben oder deine eigene Schrift schon nach einer Stunde nicht mehr entziffern kannst.
Lösung: Mach dir bewusst, wie du lieber arbeitest: analog oder digital? Schreibst du deinen Einkaufszettel mit der Hand? Schreibst du Karten aus dem Urlaub oder sogar Briefe? Oder hast du für alles eine App und schickst als Gruß lieber eine Whatsapp? Wähle auch bei deiner Planung die Methode, die dir mehr liegt. Dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du dranbleibst.
Keine Sorge, wenn du diese Frage nicht sofort beantworten kannst. Die meisten Menschen haben sowohl kreative als auch analytisch-sachliche Anteile. Aber es lohnt sich, sich mal bewusst anzuschauen, ob du in eine Richtung deutlicher tendierst als in die andere. Das hat nämlich Auswirkungen darauf, welche Tools und Methoden in Sachen Zeit- und Selbstmanagement für dich besser funktionieren.
Um deine Antwort zu finden, denk mal an diese zwei Beispiele:
- Wenn du ein Gerät anschließt, ein (einfaches) Möbelstück auf- oder die Figur aus dem Ü-Ei zusammenbaust – nutzt du dann die Anleitung oder versuchst du es erstmal einfach so?
- Wenn du in deiner Arbeit einen Fehler hast, aber die Ursache nicht kennst: Analysierst du Schritt für Schritt und erfasst jeden Prüfschritt und das Ergebnis irgendwie oder nimmst du einfach Änderungen im Trial-and-Error-Mode vor, bis das gewünschte Ergebnis rauskommt?
Lösung: Wenn du weißt, wo du in diesem Spektrum stehst, kannst du dir Tools suchen, die deine Neigung unterstützen und dich so eher motivieren, dranzubleiben. Beispiel To-Do-Liste: Kreative Typen kommen vermutlich mit meiner FEM-Methode besser zurecht. Analytische Typen sollten sich die ALPEN-Methode mal genauer ansehen.
Was wäre bei dir los, wenn du dein Handy verlieren würdest? Bei mir wäre das Grund genug für einen veritablen Nervenzusammenbruch. Das Bullet Journal zu verlieren, wäre schon furchtbar. Das Handy? Alter Schwede! Weil ich alle Systeme synchronisiert habe, sind die Daten dabei nicht mal das Problem – die sind alle gesichert und könnten leicht auf ein neues Handy übertragen werden. Aber bis ein neues Handy gekauft und eingerichtet wäre, würde ich mich wie amputiert fühlen, weil ich nicht erreichbar bin, niemanden erreichen kann und unterwegs auf das analoge Leben zurückgeworfen wäre.
Da ich ohnehin schon derart abhängig von dem Ding bin, war es nur logisch, es auch für die Planung zu nutzen. Denn eins ist sicher: Ohne Handy gehe ich nicht aus dem Haus. Den Kalender und (seit neuestem auch) die To-Do-Liste auf dem Handy zu führen, ist also nur sinnvoll, denn so kann ich immer und überall meine Planung einsehen, abarbeiten, ergänzen oder anpassen.
Lösung: Wenn du dein Handy wie ich überall dabei hast, überprüf, ob du dir das zu Nutze machen kannst, indem du deine Planung zumindest teilweise digitalisierst und auf dem Handy erledigst. Meine Tool-Tipps: für den Kalender Google Calender, für die To-Do-Listen, Kanban-Boards und Pomodoro unterwegs: TickTick.
Wenn du das Handy ständig daheim vergisst oder der Akku häufiger leer als geladen ist, weil du das Teil eigentlich gar nicht nutzt, brauchst du digitale Tools eigentlich gar nicht erst ausprobieren. Dann schau besser, ob das Bullet Journal System etwas für dich ist – oder schaff dir einen guten Papier-Planer an, der gleichzeitig Platz für Termine, Aufgaben und Notizen bietet.
Das ist die Gretchenfrage, denn die Antwort zeigt dir den Startpunkt deiner Selbstmanagementreise. Die Frage, die du bis hierher beantwortet hast, helfen dir hoffentlich, ein bisschen klarer zu sehen, welche Baustelle gerade den größten Stau verursacht. Kümmere dich um die zuerst. Und wenn du dabei Hilfe brauchst, weißt du ja, wo du mich findest!