Ablage richtig organisieren: So sparst du Zeit

Ablage richtig organisieren: So sparst du Zeit

Kennst du Menschen, die gern Ablage machen? Ich nicht. Ablage kostet Nerven – und meistens auch Zeit. Und zwar doppelt: Einmal beim Ablegen selbst und dann, wenn du etwas (Zwischen)Abgelegtes suchen musst. Bei mir lagern Dokumente schon mal vier Jahre, bevor ich mich endlich aufraffe, sie abzuheften. Aber: Das ist kein Problem mehr. Denn inzwischen habe ich ein System, dass dafür sorgt, dass ich auch in einer vier Jahre dicken Zwischenablage auf Anhieb alles finde und das Ablegen dieser vier Jahre am Ende trotzdem nur eine Stunde dauert. Heute verrate ich dir, wie das geht.

Papierstapel auf dem Schreibtisch. Übervolle Ablagekörbe mit Beschriftungen wie „To Do“ oder „Wiedervorlage“. Aktenordner im Regal. Zettel im Kalender. Und dann brauchst du dieses eine Schreiben von 2019! In welchem Stapel das steckt, ist aber ein Rätsel. Und schon bricht das große Chaos aus und es kostet dich Stunden, das Schreiben zu finden, abzuarbeiten und danach wieder leidlich Ordnung in deine (Zwischen)Ablage zu bringen. Kennst du das? Dann mach dir schnell noch einen Kaffee oder Tee und sperr die Kinder für eine Viertelstunde aus. Denn dieser Text könnte dein Leben verändern… Na ja, gut, zumindest macht er deinem Ablagestress ein Ende 😉.

Ablage und ich: Beziehungsstatus „kompliziert“

Ich habe früher alle Papiere in Plastik-Ablagekörbe gelegt, die übereinander gestapelt waren. Es gab immer mindestens drei Körbe: To Do, Wiedervorlage, Ablage. Zwischendurch habe ich einen vierten für Zeitschriften und Artikel, die ich noch lesen wollte, angelegt. Oder einen für Erinnerungen. Oder ich habe die Körbe nach beruflich und privat getrennt. Am Ende hat das aber alles nichts genutzt, denn die Papiere stapelten sich in jeder Version so lange, bis die Körbe nicht mehr auf einander gestapelt waren, sondern auf den Papieren. Denn ich hasse Ablage! Es ist langweilig und irgendwie fand ich meine Aktenordner in ihrer Ordnung immer unlogisch (obwohl ich sie bei der letzten Ablageaktion neu sortiert habe und damals super-logisch fand).

Auch heute noch hasse ich es, meine Ablage zu machen (Anfang März habe ich mich mal wieder aufgerafft – dabei habe ich unter anderem Papiere aus dem Jahr 2017 (!) abgelegt). Aber heute ist das kein Problem mehr. Es stresst mich nicht mehr, dauert kaum mehr als eine Stunde und in der Zwischenzeit bilden sich keine Stapel mehr und ich finde mit einem Handgriff alles, was ich suche.

Ablage nach Werner Tikki Küstenmacher

Mein Zaubermittel ist meine Zwischenablage. Die habe ich mir aus dem Buch „Simplify your life“ von Werner Tikki Küstenmacher abgeschaut und sie hat für mich alles verändert. Dabei ist sie super simpel. Küstenmacher schreibt: „Bauen Sie die Stapel ab, indem Sie sie um 90 Grad kippen.“

Aus meinen Ablagekörbe wurden Ablagemappen und zwar Hängeregistermappen. Dafür kann man ein simples Gestell kaufen und darin hatte ich die Mappen einfach im Regal stehen. Inzwischen habe ich einen (wunderschönen!) Rollcontainer, der eine Schublade für die Händeregistratur hat. Damit sind die Papierstapel vom Schreibtisch verschwunden und du kannst die Papiere in den Mappen einfach durchblättern, um etwas Bestimmtes zu finden. Du musst also nicht mehr umstapeln.

Trotzdem hätte das mein Ablageproblem nur verlagert, aber nicht gelöst. Der echte Gamechanger ist die Organisation, die Systematik, der Mappen selbst.

Mach die Mappen zu Freunden

Benutz die Mappen nicht nur um Papiere zu sammeln, die abgelegt werden müssen. Küstenmacher bezeichnet das Hängeregister als die Schaltzentrale deines Arbeitsplatzes. Leg also ruhig auch Mappen für die Dinge an, die du erledigen, lesen, lernen oder planen willst. Ich hab zum Beispiel eine Mappe mit Briefpapier und Umschlägen, weil ich gern und oft Briefe schreibe. Eingehende Briefe kommen ebenfalls in diese Mappe und wenn ich Zeit und Lust habe, einen Brief zu beantworten, habe ich dafür gleich alles beisammen.

Du entscheidest, welche Mappen du brauchst

Trau dich, so viele Mappen anzulegen, wie du wirklich brauchst. Beschränk dich nicht auf „To Do“ und „Wiedervorlage“ und so weiter. Das ist zu unkonkret und du läufst Gefahr, dass du (wieder) den Überblick verlierst. Überleg dir stattdessen genau, was DU brauchst.

Gib den Mappen motivierende Namen

Wenn ich mein Hängeregister öffne und lese „To Do“, „Rechnungen“, „Wiedervorlage“, möchte ich es am liebsten gleich wieder schließen. Küstenmacher empfiehlt, motivierende – und, wenn dir welche einfallen, ruhig auch witzige – Namen zu vergeben (liest außer dir ja niemand). Meine Mappen heißen zum Beispiel „Beantworte mich!“ (für die Briefe), „Lies mich!“ (für Zeitschriften/Artikel), „Probier mich aus!“ (für DIY-Ideen oder Rezepte).

Schau deine Mappen regelmäßig durch

Etablier nun eine Routine, in der du deine Mappen regelmäßig durchgehst. Schau nach, welche Aufgaben noch offen sind und plan sie dir in deine To-Do-Liste der nächsten Woche oder Tage ein. Schau, was sich in der Zwischenzeit schon von selbst erledigt hat und wirf diese Dokumente weg oder verschieb sie in deine Ablagemappen.

Du kannst dir angewöhnen, deinen Arbeitstag mit einem kurzen Blick durch deine Mappen zu beenden oder anzufangen – je nachdem, ob du deinen Tag morgens oder abends planst. Aber mindestens einmal die Woche solltest du dir auf jeden Fall dafür Zeit nehmen.

Ablagemappen synchronisieren

Die Mappen, in denen ich wirklich Papiere sammele, die abgelegt werden können, sind bei mir ganz hinten. Erstens, weil ich sie nicht so oft durchsehen muss. Zweitens, weil ihre Namen nicht so viel Spaß machen. Diese Mappen sind nämlich mit den Aktenordnern synchronisiert, in denen die Papiere final landen. Es gibt für jeden Aktenordner genau ein Mappen-Pendant. In meinem Fall „Arbeit“, „Persönliches“, „Steuern und Finanzen“, „Auto“, „Medizinisches“. Alle Papiere kommen in die entsprechende Mappe. Damit wird die finale Ablage zum Kinderspiel. Ich habe nämlich festgestellt, dass nicht das Abheften so viel Zeit kostet, sondern das Sortieren der Papierstapel. Das entfällt damit weitestgehend.

Dein System darf sich verändern

Auch wenn „Ablage“ nicht besonders kreativ und flexibel klingt, darf dein System dafür ruhig leben. Du musst nicht erst den perfekten Mappen-Plan machen. Fang einfach an. Kauf die ein paar Mappen und einen Ständer, beschrifte die Schildchen und leg los. Und wenn du nächste Woche merkst, dass du mehr oder andere Mappen brauchst, dann schreib neue Mappennamen oder kauf noch ein paar mehr Mappen dazu.

Wie bei jedem Zeit- und Selbstmanagementtool gilt: Wenn es, so wie es ist, mehr Stress als Erleichterung bringt, musst du es anpassen oder rausschmeißen. Aber bevor du die Mappen wieder rausschmeißt, gib ihnen eine Chance und mach sie dir zu eigen. Für mich hat dieses System unglaublich viel Entspannung gebracht – auf meinen Schreibtisch und damit auch in meinen Kopf. Ich wünsche dir, dass es dir damit genauso geht.

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