Was macht eine Aufgabe zur Priorität?

Wenn du entscheiden sollst, welche Aufgabe Priorität hat, geht es meisten um die Kategorien „dringend“ und „wichtig“. Doch das ist zu kurz gesprungen. Damit Priorisierung funktioniert, musst du deine eigenen Kriterien festlegen. Also: Was macht eine Aufgabe für dich zur Priorität?

Eisenhower-Matrix, 1-3-5-Methode, ALPEN-Methode, Ivy-Lee- und sogar meine eigene FEM-Methode. Sie alle helfen dir, Prioritäten zu setzen. Sie helfen dir, deine To-Do-Liste von Anfang an so aufzubauen, dass deine Aufgaben priorisiert sind. Das Problem ist nur: Du musst immer noch selbst entscheiden, was eine Aufgabe für dich zur Priorität macht. Und das ist viel komplizierter, als es anfangs klingt.

Als ich anfing, mit priorisierten To-Do-Listen zu arbeiten, war mir nicht klar, nach welchem Kriterium ich eine Nummer-1-Aufgabe auswähle. Kommt die auf die 1, die am meisten Zeit beansprucht – auch wenn es andere Aufgaben gibt, die dringender fertig werden müssen? Oder ist die Nummer 1 die Aufgabe, die am wichtigsten für meine persönlichen Ziele ist. Selbst, wenn sie gerade nicht dringend erledigt werden muss? Ist „dringend“ überhaupt ein geeignetes Kriterium für Prioritäten?

Ich hab damals zwei Wochen vor mich hin gewurstelt – und kann das nicht zur Nachahmung empfehlen. Es kostet Energie und Nerven und damit letztlich Zeit. Außerdem springst du am Ende ständig zwischen Aufgaben hin und her, statt dich an die Reihenfolge zu halten, die deine Prioritätenliste vorgibt.

Deshalb: Bevor du anfängst, mit priorisierten To-Do-Listen zu arbeiten, leg deine persönlichen Kriterien für deine Prioritäten fest.

Warum „dringend“ kein Kriterium für Prioritäten ist

Für mich persönlich ist „dringend“ seit einiger Zeit keine Kategorie mehr, mit der ich meine Aufgaben priorisiere. Das hat einen sehr pragmatischen Grund: Ich versuche, meine Aufgaben gar nicht erst dringend werden zu lassen.

Noch vor 10 Jahren war ich der Prototyp von „Ich brauche den Druck, um produktiv zu sein.“ Nachtschichten und nur noch haarscharf eingehaltene Deadlines waren mein Standard. Aber das ist eine sehr, sehr anstrengende Art, zu arbeiten.

Zudem will ich Kontrolle über meinen Tagesablauf haben. Wenn „dringend“ die oberste Priorität ist, kontrollieren aber deine Aufgaben deinen Tag.

Allerdings arbeite ich mit ein bisschen Druck nach wie vor kreativer und effizienter. Deshalb habe ich einen kleinen Hack erfunden. Ich setze mir Fake-Deadlines, die in der Regel eine Woche vor der echten Deadline liegen.

Ich weiß GENAU, was du gerade denkst: „Das kann doch nicht funktionieren, wenn du WEISST, dass du eigentlich mehr Zeit hast!“ Und tatsächlich stimmt das. Aber nur am Anfang. Irgendwann hat sich dein Gehirn so an die Fake-Deadlines gewöhnt (wenn du sie einhältst!), dass es sich austricksen lässt. Es wertet die Fake-Deadline irgendwann genau wie die echten.

Inzwischen bin ich aber tatsächlich so geübt, dass ich selbst die Fake-Deadlines nur noch in Ausnahmefällen brauche. Meistens teile ich mir größere Aufgaben in kleine Schritte ein und beginne relativ früh, diese kleinen Teile abzuarbeiten.

Es wird also nichts mehr dringend. Deshalb kommt „dringend“ in meiner Prioritäten-Kriterienliste nicht mehr vor.

Warum „wichtig“ als Kriterium für Prioritäten zu schwammig ist

Auch das zweite Kriterium, mit dem die meisten Methoden zur Priorisierung arbeiten, finde ich nicht optimal. „Wichtig“ geht in eine gute Richtung, ist mir aber zu schwammig. Um wirklich eine Entscheidung über die Priorität einer Aufgabe zu treffen, muss ich „wichtig“ konkretisieren. Wichtig für wen oder wofür? Und was bedeutet „wichtig“ überhaupt? Das ist hier die Frage.

Grundsätzlich ist das Kriterium „wichtig“ aber eine gute Ausgangsbasis, um deine eigenen Kriterien aufzustellen.

Meine Prio-Kriterien sind zum Beispiel alle von „wichtig“ abgeleitet:

1. Ist eine Aufgabe wichtig für den Hauptjob? Hängt an meiner Arbeit etwa, ob die Kollegen weiterarbeiten können? Dann ist das automatisch die wichtigste Aufgabe des Tages.
   
   Hier kommt mitunter doch wieder „dringend“ ins Spiel, weil im Hauptjob durchaus kurzfristig Aufgaben auftauchen, die schnell erledigt werden müssen. Allein die Tatsache, dass jemand etwas schnell haben möchte, macht die Aufgabe für mich aber nicht zur Priorität. Nur wenn die Aufgabe wichtig ist, wird sie zu meiner Nummer eins. Wichtig für andere oder um die IT-Systeme an und mit denen ich arbeite.
   
   
2. Ist eine Aufgabe wichtig für die Zeitplanerin oder meine persönlichen Ziele? Wenn ja, wird diese Aufgabe automatisch zur zweitwichtigsten Aufgabe (oder zur wichtigsten, wenn es im Hauptjob keine Prio-1-Aufgabe gibt).

Achte darauf, nicht zu viele Aufgaben als super wichtig zu priorisieren

Sei anspruchsvoll, was das Label „wichtig“ angeht – egal, wie du es für dich präzisiert hast. Nur weil jemand behauptet, er brauche deine Zuarbeit unbedingt noch heute, ist das noch lange nicht wichtig. Wenn es wirklich so drängend wäre, hätte er oder sie damit in den allermeisten Fällen früher zu dir kommen können. Lass dich also nicht treiben. Sonst hast du am Ende nämlich eine übervolle To-do-Liste mit lauter angeblichen Prio-1-Aufgaben. Das ist nicht Sinn und Zweck von Prioritäten.

Definiere glasklar für dich, was „wichtig“ bedeutet. Ein gutes Indiz können die folgenden Fragen sein:

Automatisch Priorisieren: Limitiere die Zahl der Aufgaben

Es ist eine gute Idee, nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben auf die tägliche To-Do-Liste zu schreiben. So verhinderst du in die Falle einer übervollen Liste zu tappen und setzt fast automatisch Prioritäten. Und zwar schon bei der Auswahl der Aufgaben, die es an diesem Tag überhaupt auf die Liste schaffen.

Deshalb arbeiten alle Methoden zur Priorisierung mit einer beschränkten Anzahl an Aufgaben. Die Ivy-Lee-Methode vergibt 6 Plätze, die 1-3-5Methode arbeitet mit 9 Aufgaben pro Tag, meine FEM-Methode arbeitet mit 11.

Wie viele Aufgaben deine Liste enthält, hängt von deiner Arbeit ab. Kommen jeden Tag viele ungeplante Aufgaben dazu? Dann halt deine geplante Liste sehr kurz, damit du sie im Laufe des Tages um diese Dinge ergänzen kannst. Ohne dass dir deine ganze Planung um die Ohren fliegt. Hast du sehr viele Mini-Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt sind? Dann kann deine Liste ruhig länger sein.

Scheu dich nicht davor, das einige Wochen auszutesten und immer wieder anzupassen. Die richtigen Planungsroutinen zu finden, ist ein Prozess. Trial and Error gehören einfach dazu.

Was, wenn keine Aufgabe Priorität hat?

Ich habe regelmäßig Tage, an denen keine Aufgabe meiner Liste irgendeines meiner Prio-Kriterien trifft. Und ganz ehrlich, zwischendrin liebe ich diese Tage. Denn dann priorisiere ich einfach gar nicht, jedenfalls nicht schriftlich. Stattdessen setze ich mich vor meine Sammelliste, gehe alle offenen Aufgaben durch und fange einfach mit dem an, worauf ich am meisten Lust habe.

Wenn du disziplinierter bist als ich und den Frosch essen willst, kannst du natürlich auch mit der elendsten nicht-wichtigen Aufgabe auf dieser Liste anfangen.

Arbeitest du mit einer Prioritätenliste? Dann verrate mir doch, was eine Aufgabe für dich zur Priorität Nummer eins macht! Entweder hier als Kommentar oder einfach auf Instagram.