Die Nächste-Schritte-Liste

Du jonglierst gerade mit 5 Projekten gleichzeitig, versuchst, eine Millionen Details im Kopf zu behalten? Und hast immer wieder das Gefühl, dass du dabei versagst? Dann probier die Nächste-Schritte-Liste aus.

Das große Kundenprojekt, dein eigener Online-Kurs, das Theaterstück deiner Tochter, für das du das Kostüm machst, die Pflege deiner demenzkranken Mutter… Von allen Seiten wirst du mit To Dos bombardiert und oft sitzt du am Schreibtisch und tust… nichts. Bist wie paralysiert. Weil so viel zu tun wäre, dass du überhaupt nicht mehr weißt, wo du anfangen sollst. Oder du fängst an, aber immer wieder rutschen dir Details durch und du fühlst dich furchtbar, wenn deine Tochter dich schon zum dritten Mal erinnert, dass das Kostüm für die Aufführung vor drei Tagen hätten in der Schule sein müssen.

Wenn deine To-Do-Liste so voll ist, dass sie nicht mal mehr auf eine Seite passt, nützt sie dir nichts. Die To-Do-Liste soll dir helfen, deine Aufgaben zu überblicken. Das funktioniert aber nicht, wenn es zu viele Aufgaben sind. Deshalb mein Tipp: Nutz stattdessen eine Projekt- und eine Nächste-Schritte-Liste.

Getting things done: Der Unterschied zwischen Projekten und Aufgaben

Projekt- und Nächste-Schritte-Liste kommen aus der Getting-Things-Done-Methode (GTD). Diese Methode von Produktivität-Guru David Allen empfiehlt, sehr genau hinzusehen, ob das, was wir so auf unsere To-Do-Listen schreiben, wirklich Aufgaben sind. Denn: Nach GTD ist alles, was mehr als zwei Schritte braucht, keine Aufgabe, sondern ein Projekt. Und Projekte haben auf der To-Do-Liste nichts zu suchen.

Das Projekt ist sozusagen das finale Ergebnis, das du erwartest. Deine Aufgaben sind die nächsten Schritte, die für das Projekt nötig sind.

Produktiver und entspannter dank Projekt- und Nächste-Schritte-Liste

Um wieder Oberwasser zu bekommen und dir den Überblick über deine Aufgaben zurück zu erobern, leg als Erstes eine Projektliste an. Schreib hier alles auf, was mehr als zwei Schritte braucht, um erledigt zu werden. (Laut GTD gibt es eine weitere Bedingung für Dinge, die auf die Projektliste kommen: alles, was im nächsten Jahr erledigt werden soll. Ich persönlich finde den Zeitraum zu groß und führe meine Projektliste nur für die nächsten Wochen)

Wichtig: Achte auf deine Formulierung! Schreib das konkrete Ergebnis auf, dass du erwartest oder anpeilst. Also: Prinzessinnenkleid und Krone basteln/nähen und bis xx.xx. zur Schule bringen (und nicht: Kostüm fertigmachen).

Projekte, die eine Deadline haben, hebe ich auf der Liste hervor, indem ich den Abgabetermin in einer kleinen Spalte links vor den Projekttiteln notiere.

Zu jedem Projekt notierst du jetzt mindestens den nächsten Schritt. Bei kleinen Projekten schreibe ich in der Regel aber auch gleich am Anfang alle einzelnen Schritte auf, die ich brauche, um das Projekt abzuschließen. Du kannst selbst entscheiden, ob du die nächsten Schritte direkt auf deiner Projektliste notierst oder dafür eine eigene Liste anlegst. Das hängt ein bisschen davon ab, wie viele Projekte du wirklich parallel bearbeitest und wie umfangreich sie sind.

Ich führe meine Projektliste digital und habe da die Einzelschritte als Teilaufgaben direkt im Projekt definiert. Das mache ich aber nur deshalb so, weil ich ja noch meine tägliche To-Do-Liste habe. Ich schreibe also den nächsten Schritt immer noch mal auf die To-Do-Liste, wenn er dran ist (und dann aber auch nur den und nicht die nächsten drei Schritte!). Ansonsten kannst du auch mit einer separaten Nächste-Schritte-Liste arbeiten.

Tapp nicht in diese Fallen!

Mit der Projektliste behältst du den Überblick, auch wenn du wirklich viele Bälle gleichzeitig in der Luft hast. Mit der Nächste-Schritte-Liste gehst du sicher, dass du kein Detail vergisst und auf dem Schirm hast, was du als nächstes angehen musst. Die Tagesliste hilft dir, nicht in Aufgaben zu ersticken, weil hier wirklich immer nur der konkrete nächste Teilschritt steht. Aber das System funktioniert nur, wenn du nicht in diese Fallen tappst:

• Du ballerst dir deine Tagesliste mit 25 „nächsten Schritten“ aus allen möglichen Projekten zu. Auf diese Weise stehst du am selben Punkt wie vorher: Das ist nicht zu schaffen und die schiere Übermacht wird dich paralysieren. Priorisiere! Wähle also sehr genau aus, welche nächsten Schritte wirklich an diesem Tag erledigt werden müssen – und pack nur die auf deine Tagesliste.
• Du führst deine Nächste-Schritte-Liste nicht konsequent. Wenn du dir nicht regelmäßig aufschreibst, welche Aufgaben du als nächstes angehen musst, wirst du ständig in der Angst leben, doch etwas zu vergessen. Und: Wenn du unerwartet freie Spitzen hast, kannst du die nicht effizient nutzen, weil du erstmal nachdenken musst, was du als nächstes machen könntest oder müsstest. Ist deine Nächste-Schritte-Liste gepflegt, kannst du sie einfach zu Rate ziehen und eine Aufgabe darauf abarbeiten.
• Du formulierst nicht konkret genug. Das ist vor allem auf der Projektliste wichtig, denn du musst genau wissen, wann dein Projekt erledigt ist. Das geht aber nur, wenn du auch konkret aufschreibst, welche Bedingungen dafür erfüllst sein sollen. Aber auch bei den nächsten Schritten ist es wichtig, dass du sie konkret formulierst, damit du genau weißt, was du tun willst und dich nicht verzettelst.

Wenn du also neben deinem auch noch das Leben deiner Familie organisierst und vor lauter Aufgaben nicht mehr weißt, wo du anfangen und wie du das alles schaffen sollst, dann gibt vor allem der Nächste-Schritte-Liste eine Chance. Und zwing dich dazu, immer einen Schritt nach dem nächsten zu machen (und NICHT alle nächsten Schritte gleichzeitig anzugehen, denn dann stolperst du).