80/20: Das Pareto-Prinzip

Weniger arbeiten, mehr verdienen. Klingt gut, oder? Genau das will das Pareto-Prinzip möglich machen. Es geht darum, primär an den Dingen zu arbeiten, die für deine Ziele wirklich wichtig sind. Bei allem anderen gilt: Mut zum Weglassen, Delegieren oder Verschieben!

Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Methode ist uralt und eigentlich kein Zeitmanagement-Tool. Im Ursprung bezeichnet sie ein Phänomen der Verteilung: 80 Prozent der Umsätze erwirtschaftet eine Bank mit 20 Prozent (den reichen) ihrer Kunden. 80 Prozent der neuen Kunden haben 20 Prozent der Vertriebler in einem Unternehmen akquiriert. 80 Prozent der Erfolge fährst du mit 20 Prozent deiner Arbeit ein. Solche Verteilungen lassen sich in der Gesellschaft und der Wirtschaft überall beobachten.

So funktioniert das Pareto-Prinzip

Doch diese Beobachtungen kannst du dir eben auch für dein Zeit- und Selbstmanagement zu Nutze machen. Nimm die Zahlen dabei nicht so genau, die 80 zu 20 sind nicht in Stein gemeißelt. Es geht einfach darum, die Aufgaben zu priorisieren, die dich deinem Ziel wirklich näher bringen. Das heißt:

1. Bevor du etwas anderes machst, erledigst du deine Traumfänger-Aufgaben, also die, die deine Träume schneller wahr werden lassen. Auf diese Aufgaben fokussierst du deine Kreativität, deine Sorgfalt, deinen Enthusiasmus. Alles andere erledigst du danach.
2. Du erlaubst dir, Dinge wegzulassen, zu verschieben oder zu delegieren, die nicht zu den Traumfänger-Aufgaben gehören. Damit sparst du Zeit ein – die du entweder in die wichtigen Aufgaben stecken kannst oder für dich, deine Erholung, deine Familie, deine Hobbys verwendest.
3. Du löst dich vom Gedanken an Perfektion und Vollständigkeit. Die Pareto-Regel hilft dir nicht, 100 Prozent zu erreichen. Im Gegenteil: Sie besagt, dass 100 Prozent überbewertet werden. Dass 80 Prozent bereits reichen, um erfolgreich zu sein. Dafür musst du es aber aushalten können, dass nicht jede deiner Aufgaben perfekt gelöst ist.

Die Fallen der Pareto-Methode

Die Pareto-Methode kann eine große Erleichterung sein, denn sie sorgt dafür, dass du zielgerichteter arbeitest. Aber sie birgt auch ein paar Stolperfallen.

Es fällt dir schwer, dich mit weniger als 100 Prozent zufrieden zu geben.

Perfektionistinnen und Kreative, die gern ewig an Details basteln und diesen Prozess lieben, tun sich oft schwer mit der 80/20-Regel. Denn die steht nicht nur für „nur 20 Prozent Einsatz“, sondern eben auch für (nur) „80 Prozent Erfolg“.

Doch du kannst deinen Perfektionismus austricksen: Sorg für knappe Deadlines! Wenn du für den Erstentwurf eines Flyers nur drei Stunden Zeit hast, musst du dich auf das Wesentliche konzentrieren. Du kannst nicht anderthalb Stunden mit der Suche nach der richtigen Schriftart verbringen. Du bist gezwungen, effektiv zu sein, dich also auf die 20 Prozent des Design-Prozesses zu konzentrieren, die am wichtigsten für den Erfolg sind – also vermutlich: Informationen, Farben, Bilder, Corporate Identity. Das bedeutet nicht, dass du nicht später nacharbeiten musst, um den Flyer druckfähig zu machen. Aber die Hauptarbeit hast mit Mut zur Lücke und einer engen Deadline schnell und sehr effizient erledigt.

Du hast deine Ziele und Visionen noch nicht klar genug vor Augen.

Das ist der Kardinalfehler. Wenn du gar nicht genau weißt, wo du hinwillst, wie willst du dann herausfinden, welche Aufgaben dich deinem Ziel näher bringen? Nimm dir Zettel, Stift und viel Zeit. Die ist gut investiert, wenn du am Ende eine klare Vision, ein Ziel und einen Plan hast. Schreib dir auf, was du erreichen möchtest. Das kann eine berufliche Position sein, ein bestimmtes Einkommen, aber auch mehr Zeit für deine Familie, eine bessere Fitness, weniger Gewicht oder ein Schritt in deiner Persönlichkeitsentwicklung.

Erst wenn du deine Ziele kennst, kannst du deine Arbeit priorisieren und erst dann funktioniert Pareto, weil du dich erst dann auch wirklich auf die richtigen Aufgaben fokussierst.

Du denkst, du musst jetzt nur noch 20 Prozent arbeiten.

Schön wär’s, aber ganz so einfach ist es dann doch nicht. Ja, mit ca. 20 Prozent deiner üblichen Arbeitszeit/deines üblichen Aufwands erreichst du 80 Prozent deiner Erfolge. Das heißt aber nicht, dass du die restlichen 80 Prozent deiner Aufgaben ganz über Bord werfen kannst.

Wenn du Online-Unternehmerin bist, ist es absolut sinnvoll, deinen Fokus auf die Erstellung deines Online-Kurses zu legen. Aber wenn du damit auch Geld verdienen willst, musst du dich um Buchhaltung und Kundenservice trotzdem kümmern. Wenn dein Ziel ist, mehr Zeit mit deinen Kindern zu verbringen, dann ist es absolut richtig, nachmittags Handy und Computer auszuschalten und ihnen deine volle Aufmerksamkeit zu schenken. Aber irgendwann musst du trotzdem arbeiten, kochen und mal durchsaugen, weil ihr sonst nicht viel Spaß mit (und kein Geld für) die gemeinsame Zeit habt.

Die restlichen Arbeiten müssen in vielen Fällen trotzdem erledigt werden. Aber sie dürfen nicht zu deiner Priorität werden. Sie sind erst dran, wenn das Wichtige erledigt ist und dann noch Zeit ist.

Und bei diesen Aufgaben gilt ganz besonders: „Erledigt ist besser als perfekt!“ Widme Ihnen nur so viel Zeit, damit sie anständig erledigt sind. Die Buchhaltung solltest du nicht hinrotzen (da reagiert das Finanzamt empfindlich), aber du musst auch nicht jeden Beleg dreimal einscannen, weil er bei den ersten beiden Malen nicht exakt im 90-Grad-Winkel auf der Scannerplatte lag.

Und wenn du gerade schon dabei ist, wichtige und weniger wichtige Aufgaben zu unterscheiden, schau doch mal genauer hin und frag dich, ob auf deiner Liste nicht auf tatsächlich unwichtige Aufgaben stehen. Die darfst du dann wirklich ersatzlos streichen und dich einfach über die gewonnene Zeit freuen.

Benutzt du das Pareto-Prinzip? Bewusst? Oder ist dir gerade erst beim Lesen aufgefallen, dass du automatisch danach vorgehst (so ging es mir vor etlichen Jahren)? Erzähl mir davon! Ich freue mich auf deine Erfahrungen!