3 simple Prinzipien für mehr Energie, Produktivität und Freiheit

Bist du überwältigt von den vielen Zeitmanagement-Tipps und den Millionen Tools, die du nutzen sollst, um dein Selbstmanagement zu optimieren? Dann kommt hier die gute Nachricht: Wenn du die folgenden drei (sehr einfachen) Prinzipien in deiner Planungsroutine umsetzt, hast du den größten Schritt zu deinem perfekten Zeitmanagement schon geschafft!

Gerade, wenn du erst anfängst, dich mit Zeit- und vor allem mit Selbstmanagement zu beschäftigen, kann die schiere Masse an Empfehlungen überwältigend sein. Natürlich kannst du jetzt jedes Tool ausprobieren und die finden, die für dich funktionieren. Das sollst du sogar. Aber es ist ein bisschen wie beim Hausbau: Die Wasserspeier kannst du erst dann auf dem Türmchen montieren, wenn das Fundament und die Mauern sicher stehen.

Und das Fundament für dein Zeit- und Selbstmanagement sind die drei Prinzipien, die ich dir heute vorstelle. Wenn du die in deine Planungsroutine integriert hast, wirst du einen riesigen Unterschied merken. Du bist sehr wahrscheinlich produktiver, aber zugleich auch entspannter und im besten Fall hast du weniger Stress und mehr Zeit. Es lohnt sich also.

Sammle alle Aufgaben an einem Ort!

Der wichtigste Tipp von allen: Entscheide dich für einen einzigen Ort, um deine Aufgaben zu sammeln. Ob das eine App, ein Notizbuch, ein Ringplaner, ein Kalender oder ein Etui mit Zetteln ist, ist egal. Aber widersteh der Versuchung, die Dinge aufzuteilen.

Damit du dich beim Abarbeiten deiner Aufgaben wirklich konzentrieren kannst, musst du darauf vertrauen können, dass all die anderen Aufgaben in der Zwischenzeit nicht in Vergessenheit geraten. Wenn du aber nie genau weißt, wo (und ob) du die Aufgaben notiert hast, wird dein Gehirn immer wieder für Unterbrechungen sorgen und dich mitten im Arbeiten daran erinnern, dass die Briefe noch zur Post müssen, der Post für morgen noch nicht vorbereitet ist und… hast du den Termin mit dem Vermieter aufgeschrieben?

Diese geistigen Störungen kosten dich unnötig Energie (und Zeit, weil sie deine Konzentration unterbrechen). Du kannst sie minimieren, wenn du die Dinge immer am selben Ort sammelst – und dir zugleich angewöhnst, alle Aufgaben, die auftauchen, auch sofort dort zu notieren. (Also kein „Ah ja, das schreibe ich nachher auf“ mehr!). So wird dein Gehirn tendenziell eher Ruhe geben – und wenn doch einer dieser „Haben wir daran gedacht…?“-Gedanken auftaucht, kannst du schnell nachschauen und dich dann beruhigt wieder der eigentlichen Aufgabe zuwenden.

Mein Tipp: Entscheide, ob du lieber analog mit Stift und Papier oder digital planen möchtest und dann such dir ein Notizbuch oder eine App aus, die dich schon beim Ansehen/Öffnen anspricht. Wenn dein Tool dir Spaß macht, ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass du es auch wirklich regelmäßig nutzt. Für Bullet Journal Fans kann ich die Notizbücher von Lebenskompass (wenn du reinweiße Seiten magst) und die 120g-Edition von Leuchtturm1917 empfehlen.

Plane regelmäßig – also täglich!

Regelmäßigkeit ist Trumpf, wenn es um gutes Zeitmanagement geht. Und zwar aus drei Gründen:

  1. Wenn du täglich planst, brauchst du dafür zwischen 10 und 15 Minuten. Wenn du nur hin und wieder planst, brauchst du mindestens doppelt so lange, weil du erstmal zusammensuchen musst, was ansteht, um dir einen Überblick zu verschaffen.
  2. Wenn du täglich planst, rutschen dir Deadlines und Termine nicht mehr durch. Das senkt dein Stresslevel enorm und wenn dein Gehirn nicht mehr unter Dauerstress steht, kannst du deine Aufgaben schneller und effizienter abarbeiten (Buchtipp hierzu und eine echte Empfehlung: „Neuro-Hacks – gehirngerecht und glücklich arbeiten“ von Friederike Fabritius und Hans Werner Hagemann, Campus Verlag).
  3. Regelmäßigkeit schafft Automatismen aka Gewohnheiten. Wenn du also täglich planst, wird das sehr schnell zu einer Routine, die dich kaum noch Energie kostet. Du kannst dann also die Vorteile guter Selbstorganisation nutzen, hast aber keine Nachteile mehr.

Ob du deinen Tag am Abend vorher planst oder am Morgen, ist eine Typfrage. Lerchen mögen es vielleicht, die erste halbe Stunde ihres Arbeitstages zu nutzen, um sich durch die Planung auf den Tag einzustimmen. Ich als Eule würde auf diese Weise nie anständig planen, denn ich sitze erst kurz vor knapp am Schreibtisch und fange dann sofort an zu arbeiten. Deshalb plane ich meinen Tag abends vor – meine 15-Minuten-Meditation, um den Tag abzuschließen sozusagen.

Mein Tipp: Mach ein Ritual aus deiner Tagesplanung. Trag sie dir – zumindest für den Anfang – fest im Kalender ein und versuch, sie immer zu einer ähnlichen Zeit einzuplanen. Mach es dir dabei schön (Ich hab dafür zum Beispiel immer ASMR auf den Ohren oder ein kitschiges Ambience-Video laufen und die letzte Tasse Kaffee des Tages neben mir.). Und wenn du der Typ dafür bist und Experimente magst, teste doch einfach mal ein paar Monate lang jeden Monat eine andere Methode, um deine Tagesaufgaben aufzuschreiben (zur Inspiration: FEM, 1-3-5, Ivy Lee).

Plane alles und immer mit Puffer!

Puffer ist dein bester Freund, also gönn ihn dir! Der Tag läuft nie so, wie du ihn geplant hast. Wenn das dein Ziel ist, dein Grund, dich mit Zeitmanagement zu beschäftigen: Vergiss es ganz schnell wieder. Aber gutes Zeit- und Selbstmanagement sorgt dafür, dass dich Unvorhergesehenes nicht mehr aus der Bahn wirft. Und die wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass du genug Puffer einplanst.

Du kannst Pufferzeiten auf zwei Arten in deine Tagesplanung integrieren:

  1. Jede Aufgabe und jeder Termin wird mit Puffer angesetzt (als Faustformel: Die Hälfte der Zeit, die für den Termin oder die Aufgabe realistischerweise (!) benötigt werden, kommt noch mal als Puffer oben drauf.).
  2. Du planst eine Gesamtpufferzeit für deinen Tag ein, nimmst also nur so viele Termine und Aufgaben in deinen Tagesplan auf, dass maximal drei Viertel deiner Arbeitszeit verplant sind. Der Rest dient dann als Puffer für Unvorhergesehenes und wird flexibel eingesetzt, wenn du ihn brauchst.

Wichtig: Deine Planung mit Pufferzeiten ist für den Ar…, wenn du deine Zeit nicht realistisch schätzt. Wenn du dir für einen 8-Stunden-Arbeitstag 6 Aufgaben einplanst, die alle – realistisch betrachtet – zwischen zwei und drei Stunden beanspruchen werden, kannst du so viel Puffer einplanen, wie du willst. Du wirst am Ende des Tages trotzdem nicht alles geschafft haben – schlicht, weil es nach Adam Riese unmöglich ist.

Wir neigen aber alle (wirklich ALLE) dazu, mehr in unsere To-Do-Listen zu packen, als wir abarbeiten können. Warum? Weil irgendwie alles wichtig erscheint und wir irgendwie immer die Hoffnung haben, dass der ein oder andere Termin ausfällt (oder kürzer wird als erwartet) oder die ein oder andere Aufgabe doch nicht so aufwendig ist. Hin und wieder kann das aufgehen. Meisten vergeudest du auf diese Weise Zeit und Energie.

Mein Tipp: Nimm dir diese Zeit lieber beim Planen deines Tages, indem du alle Aufgaben durchgehst und zu jeder aufschreibst, wie viel Zeit sie beanspruchen wird (real!). Im zweiten Schritt gehst du die Liste durch und fragst dich (ehrlich!) welche davon HEUTE/MORGEN wirklich wichtig ist. Dann schaust du, ob diese Aufgaben überhaupt rein zeitlich alle in deinen Tag passen und dir trotzdem genug Puffer für Unvorhergesehenes lassen. Ja? Prima, dann schreib sie auf deine To-Do-Liste! Nein? Dann geh die Liste noch einmal durch und schau, welche Aufgaben davon du vielleicht doch auf den nächsten Tag verschieben oder sogar abgeben kannst.

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