Überfordert vom Bullet Journal? Das hilft!
Diese eine Woche im September war abenteuerlich. Die letzte Woche vor dem Urlaub. Und im Hauptjob genau zwischen dem Ende des einen und dem Beginn des anderen Projekts. Dazu habe ich mich wieder im Fitnessstudio angemeldet und obwohl mir das Training so gut tut, zieht es nach so vielen Wochen Pause erstmal endlos Energie. Ich war abends in der Regel so überfordert und fertig, dass ich mich an den meisten Tagen nicht mehr zu meiner üblichen Tagesplanung im Bullet Journal aufraffen konnte. Was also tun?
Solche Momente wird es auch in deinem Leben immer wieder geben. Das Schlimmste, was du jetzt machen kannst, ist das Bullet Journal zur Seite zu legen, denn:
- wird es dir immer schwerer fallen, wieder anzufangen, je länger du es nicht nutzt und
- ist es gerade in anstrengenden Phasen überlebensnotwenig, zu planen. Sonst endest du im Zusammenbruch (und im Chaos).
Deshalb brauchst du für solche Phasen einen Plan B. Eine Minimalroutine für deine Planung.
Überfordert? Wochen- statt Tagesplanung!
Für mich ist das die Wochenplanung. Meine Layouts dafür sehen immer wieder anders aus, aber damit die Wochenplanung auch funktioniert, wenn ich die Tagesplanung weglasse, muss sie ein paar Anforderungen erfüllen:
- Alle Tage auf einen Blick
- Alle Termine und datierten Aufgaben eingetragen
- Überblick über alle Aufgaben und Prioritäten
- Aufwandsschätzung integriert
- Flexibilität, um von Tag zu Tag umzuplanen
Alle diese Anforderungen kann ich auf einer Doppelseite im Bullet Journal integrieren – und ich zeige dir gleich, wie. Den Überblick über die Aufgaben und Prioritäten kannst du alternativ auch in der Sammelliste in deiner To-Do-App führen.
Wochen-Layout mit Zeitleiste
Ich hab über die Jahre etliche Layouts für die Wochenübersichten getestet – und alle haben ihre Stärken. Damit ein Weekly für mich auch dann funktioniert, wenn ich auf die Tagesplanung verzichte, ist aber ein Bestandteil essentiell: die Zeitleiste.
Ich lege mir für jeden Tag einen Kasten an, der groß genug ist, um die Stunden von 8 bis 20 Uhr untereinander zu schreiben – wobei jede Stunde zwei Zeilen Platz bekommt. Klingt banal, ist aber extrem hilfreich.
Fixe Termine eintragen und Aufwand markieren
Jetzt trage ich im ersten Schritt alle Termine und alle Aufgaben ein, die ich an einem bestimmten Tag in dieser Woche erledigen MUSS. Wichtig: Ist alles eingetragen, markiere ich wie lange ich glaube, dass der Termin oder die Aufgabe dauern wird. Dafür markiere ich den Zeitraum, indem ich am linken Rand, wo die Uhrzeiten stehen, einen senkrechten Strich von Beginn bis Ende ziehe. Ich mache das jeweils in meinem Farbcode – private Termine bekommen also einen pinkfarbenen Strich, berufliche einen blauen und die der Zeitplanerin einen gelben. Du musst keinen Farbcode nutzen, aber ich empfehle dir dringend, die Dauer deiner Einträge zu markieren. Nur so verhinderst du, dass du im nächsten Schritt mehr Aufgaben in die Lücken quetschst, als du wirklich schaffen kannst.
Aufgaben verteilen
Im zweiten Schritt schaue ich mir meine Aufgaben-Sammellisten für die Woche an und entscheide, welche Aufgaben ich am Montag erledigen will. Ich prüfe, ob und wann ich die zwischen den Terminen unterbringen kann und trage sie ein. Auch hier markiere ich die geplante Dauer.
Ob du die Aufgaben des nächsten Tages erst am Abend final einträgst oder die Woche einmal komplett durchplanst, musst du selbst entscheiden. Beides hat seine Vor- und Nachteile:
- Die Woche durchzuplanen, erlaubt dir, komplett auf die Tagesplanung zu verzichten und du siehst von Anfang an, ob das geplante Pensum überhaupt irgendwie zu schaffen ist oder du direkt erstmal verschieben und delegieren solltest. Aber es macht dich auch unflexibel. Wenn du Aufgaben an einem Tag nicht schaffst und sie auf den nächsten schieben musst, zerhaut dir das unter Umständen die komplette Planung für den nächsten Tag.
- Die Tage erst abends zu befüllen, bietet dir mehr Flexibilität. Das ist wichtig, wenn du schon weißt, dass noch viel Unerwartetes hinzu kommen wird. Aber du muss dann doch jeden Abend ein paar Minuten investieren und dir fehlt der große Überblick.
Nie mehr überfordert mit Puffer und Pausen
Im letzten Schritt gehe ich meine Wochenplanung noch mal durch und prüfe vor allem, ob ich zumindest ein Minimum an Zeit für Pausen und vor allem genug Puffer eingeplant habe. Das vergisst man in stressigen, vollen Wochen nämlich schnell. Und dann ist die Überforderung vorprogrammiert. Deshalb trage ich zumindest eine Mittagspause immer als Termin in die Tage ein. Als mahnende Erinnerung.
Das wars. Eine Wochenplanung mit diesem System dauert bei mir maximal 15 Minuten (wenn dein Kalender und deine Sammellisten ohnehin gepflegt sind). Und ich komme damit im Zweifel strukturiert durch die Woche – auch wenn ich im Bullet Journal die ganze Woche keine Dailies führe.
Gleichzeitig bleibe ich in der Routine und kann die nahtlos wieder zu meiner ausführlichen Planung ausweite, wenn ich wieder die Zeit, Lust und geistige Kapazität habe.
