Wochenplanung nach der Winning-the-week-Methode
Wochenreflexion und Wochenplanung können unfassbar viel Zeit kosten. Und oft ist gerade die Reflexion schwierig, weil du nicht so richtig weißt, welche Fragen du dir stellen sollst. Welche dich wirklich weiter bringen. Es gibt viele Methoden, die gut funktionieren. Aber einer der vielleicht schnellsten und charmantesten habe ich selbst erst vor Kurzem kennengelernt. Vielleicht ist die Winning-the-week-Methode ja auch etwas für dich.
Die Methode heißt „Winning the week“, wörtlich übersetzt: „Gewinne deine Woche“. Durch die richtigen Fragen und die richtigen Schwerpunkte in der Planung sollst du damit die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen. Und die Woche so sinnvoll und nutzbringend wie möglich gestalten. Der Erfinder der Methode, Demir Bentley, bietet regelmäßig kostenlose Workshops an. In denen stellt er die Methode genauer vorstellt (und verkauft seine kostenpflichte Membership). Die wichtigsten Punkte fasse ich dir hier zusammen.
Winning the week: 7 Schritte für eine optimale Woche
Die Methode besteht aus 6+1 Schritten. Klingt komisch, aber der erste Schritt ist streng genommen kein Bestandteil der wöchentlichen Routine. Vielmehr ist er eine einmalige Sache, deshalb zählt er nur bedingt. Die Schritte sind:
- Ritual schaffen, dass du liebst
- Win of the week identifizieren
- Prioritäten mit der größten Hebelwirkung festlegen
- Kalender prüfen (für 14 Tage im Voraus)
- Aufgaben-Triage durchführen
- Aufgaben einplanen (in den Kalender)
- Planung umsetzen
Schauen wir uns mal konkret an, was sich hinter den einzelnen Schritten verbirgt.
Ritual schaffen, dass du liebst
Demir Bentley erzählt im Webinar, wie er die Wochenreflexion mit seiner Frau erstmals in einem kleinen Café in Frankreich durchführt. Das hätten sie so genossen, dass sie zu Hause nach etwas gesucht hätten, auf dass sie sich jede Woche genauso freuen. Jetzt machen sie ihre Reflexion und Planung immer samstags beim Brunch in einem kleinen Café. Das sei wichtig, damit man die Motivation nicht verliere. Überleg dir für deine Wochenreflexion und -planung also eine eigene Routine. Eine, auf die du dich jede Wochen wirklich freust, die du herbeisehnst (und die du realistischerweise auch umsetzen kannst).
Win of the week identifizieren
Schaue dir die vergangene Woche an. Jetzt überlege dir, was du gemacht, gelernt, erkannt oder verändert hast, dass dir auch künftige Wochen erleichtern wird. Meine Empfehlung: Schreib dir das auf. Dann erinnerst du dich daran, wann immer du es nochmal liest.
Prioritäten mit der größten Hebelwirkung finden
Überleg dir, welche Projekte, Aufgaben, Ideen und Vorhaben du gerade auf dem Tisch hast. Dann entscheide, welche davon die größte Hebelwirkung haben, welche dich also am schnellsten oder effektivsten deinen Zielen näher bringt. Schreib dir auf, welche konkreten Aufgaben sich hinter diesen Prioritäten für die kommende Woche verbergen. Das wird im vorletzten Schritt noch wichtig.
Kalender prüfen
Schau dir jetzt deinen Kalender an und zwar für die nächsten 14 Tage. In diesem Schritt achtest du besonders darauf, ob es irgendwo ungewollte Überschneidungen gibt. Hast du zum Beispiel zugesagt, einen Kuchen für den Kuchenbasar in der Schule deiner Kinder zu backen? Du musst aber am selben Tag eine wichtige Präsentation in der Arbeit halten oder bist vielleicht sogar auf Geschäftsreise? Oder hast du eine Geburtstagsparty deiner Freundin im Kalender stehen? Die wohnt aber eine Stunde entfernt. Und du musst eine halbe Stunde vorher noch mit der Katze beim Tierarzt sein? Wenn du solche Überschneidungen 7 bis 14 Tage vorher bemerkst, ist es in der Regel kein Problem, die Dinge umzuorganisieren. Und selbst Absagen mit so viel Vorlauf nehmen die meisten Menschen nicht so übel wie eine Absage am selben Tag oder wenn du einfach nicht erscheinst. Nimm dir für diesen Punkt also Zeit. Notier dir, was du wie umorganisieren musst – oder erledige es, bevor du mit der Wochenplanung weitermachst.
Aufgaben-Triage durchführen
Hast du schon mal von der Triage gehört, die Ärzte und Pflegepersonal im Katastrophenfall oder in Kriegsgebieten durchführen? Sie teilen die Patienten dabei in drei Kategorien ein: 1. Diejenigen, die auch ohne sofortige medizinische Hilfe überleben. 2. Diejenigen, die auch mit sofortiger medizinischer Hilfe höchstwahrscheinlich sterben werden. 3. Diejenige, die hohe Überlebenschancen haben, wenn sie sofort behandelt werden. Um die dritte Kategorie kümmern sich die Mediziner dann zuerst.
Bei deiner Wochenplanung geht es zum Glück nicht um Leben und Tod. Trotzdem sollst du mit deinen Aufgaben ähnlich streng umgehen. Schau dir an, was auf deiner Liste für die kommende Woche steht. Jetzt versuch Aufgaben zusammenzufassen, zu delegieren oder zu streichen. Am Ende sollen nur noch dringende Aufgaben und die mit der hohen Priorität übrig bleiben, die du vorhin festgelegt hat.
Für mich hat die Methode, die ich an sich sehr mag, an dieser Stelle eine Schwäche. Denn ich bezweifle, dass irgendjemand seine To-Do-Liste wirklich so stark reduzieren kann. Wir haben alle Aufgaben auf dem Zettel, die für uns keine hohe Priorität haben und auch nicht furchtbar dringend sind. Aufgaben, die aber umso mehr nerven, je länger wir sie aufschieben.
Trotzdem hilft die Idee der Triage, mit einem neuen Blick auf die eigene To-Do-Liste zu schauen. Du kannst so leichter die Aufgaben erkennen, die tatsächlich unnötig oder zumindest delegierbar sind. Das verschafft dir wertvolle freie Zeit.
Aufgaben einplanen
Jetzt sollst du deine Aufgaben in deinen Kalender eintragen. Und zwar nach genau dieser Reihenfolge:
- Die „guten“ Sachen (also Vorhaben mit Freunden, Me-Time, Auszeiten, Sport usw.)
- Die Prioritäten-Aufgaben (also die mit der größten Hebelwirkung, die du vorher definiert hast). Diese sollst du dir möglichst gleich für den Wochenanfang einplanen, um zu garantieren, dass du die wirklich erledigst.
- Pufferzeit (meint „flexible“ Zeit, die du nicht fix verplanst. Stattdessen nutzt du sie, um dann unerwartete wichtige Dinge einzuschieben. Oder auch, um nach deinem Energie- und Lustlevel zu entscheiden, was du tun willst)
- All die Routine- und sonstigen Aufgaben, die du halt erledigen müsstest, die aber in keine der oberen Kategorien passen.
Und wenn das erledigt ist, genießt du dein restliches Planungsritual und musst dann deine Planung nur noch umsetzen.
Mein Fazit zu „Winning the week“
Ich finde diese Methode der Wochenplanung und -reflexion sehr charmant. Vor allem, weil sie einen so großen Fokus auf die Dinge legt, die uns gut tun. Mir persönlich reicht die Methode aber nicht. Zum einen muss ich mir die vergangene Woche noch mal ansehen, um sicherzugehen, dass ich nichts vergessen habe, was unerledigt geblieben ist. Zum anderen fehlt mir ein Zwischenschritt, indem ich aus meinen riesigen Sammellisten erstmal die Aufgaben filtere, die ich theoretisch in der kommenden Woche angehen sollte oder müsste. Aktuell arbeite ich deshalb noch daran, mir eine eigene Variante dieser Methode aufzubauen. Sie wird ein paar Elemente der GTD-Wochenreview zusätzlich enthalten. Ich hoffe aber, dass sie schlanker und damit kürzer wird. Aktuell brauche ich für meine GTD-Wochenreview gut und gerne 3 Stunden jede Woche. Ich liebe Planung, aber auf Dauer ist das selbst mir zu viel.
