Prioritäten setzen – die besten Methoden

Wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen, versuchen wir immer, die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen zu trennen. Aber im Ernst: Ist nicht alles wichtig, was auf deiner To-Do-Liste steht? Sonst hättest du es ja vermutlich nicht notiert, oder? Wie setzt man also richtig Prioritäten? Hier sind die besten Methoden!

Perspektivwechsel

Und genau deshalb fällt dir das Priorisieren oft so schwer: Weil du dir die falsche Frage stellst (und weil die Hälfte aller Methoden da draußen die Sache unnötig kompliziert oder langweilig machen). Ich stelle dir gleich meine 3 Lieblingsmethoden vor, um wirklich Prioritäten zu setzen, aber wenn du merkst, dass du auch damit immer noch mehr auf deine Tagesliste schreibst, als du schaffen kannst, nutz den folgenden Gedankentrick: Schau dir alle Aufgaben auf deiner Liste an und frag dich, welche am ehesten verschoben oder abgegeben oder einfach ignoriert werden können (statt dich zu fragen, welche am wichtigsten sind). Du wirst merken, dass du deine Liste auf diese Weise viel einfacher zusammenstreichen kannst.

Anzahl begrenzen

Wichtig: Alle drei Methoden, die ich dir gleich vorstelle, arbeiten mit einer begrenzten Anzahl an Aufgaben. Das ist wichtig und richtig, weil du dich sonst nie überwinden würdest, wirklich Aufgaben auf den nächsten Tag zu verschieben. Ich persönlich handhabe die Zahl der Aufgaben aber flexibel.

Das funktioniert, wenn du dir hinter jede Aufgabe notierst, wie lange du dafür brauchen wirst (und dabei realistisch schätzt). Hast du nun sehr viele 15-Minuten-Aufgaben auf der Liste, kannst du davon sicher mehr für den Tag einplanen, als wenn die Liste voller langer 2-Stunden-Tasks ist.

Wenn du aber dazu neigst, dir immer zu viel vornehmen, bleib für den Anfang bei der vorgegebenen Aufgabenzahl und zwing dich wirklich, dich zu entscheiden, welche Aufgaben einen Platz auf deiner kurzen Liste verdient haben!

FEM-Methode

Wenn du meine Arbeit schon eine Weile verfolgst, kennst du die FEM-Methode schon. Ich habe sie selbst entwickelt, um mein Gehirn auszutricksen, das Probleme hat, sich zum Anfangen und Durchhalten zu motivieren. Deshalb gibt es mit der FEM-Methode täglich 3 Aufgaben-Kategorien:

• Fokusaufgaben
• Extraaufgaben
• Miniaufgaben

Mit Minis starten wir in den Tag bzw. nach einer längeren Pause neu in den Arbeitsmodus. Das sind Aufgaben, die wenig Zeit, vor allem aber wenig Energie und Anstrengung erfordern. Aufgaben, zu denen du dich leicht überwinden und von denen du in wenigen Minuten gleich ein paar hintereinander abarbeiten kannst. Das versetzt dich quasi nebenbei in den Arbeitsmodus und bringt große Befriedigung, wenn du dann gleich mehrere Aufgaben auf deiner Liste abhaken kannst. 5 bis 6 Minis am Tag sind genug.

Fokusaufgaben sind die, die unbedingt erledigt werden müssen und zwar heute. Es ist egal, ob es sich dabei um große oder kleine Aufgaben handelt. Wenn du die Fokusaufgaben erledigt hast, gilt der Tag als voller Erfolg – egal, was sonst so liegen geblieben ist. Weil die Fokusaufgaben oft aufwendig oder anstrengend sind, nimm dir nicht mehr als 3 pro Tag vor.

Extras sind Lust- oder Belohnungsaufgaben. In dieser Kategorie darf nichts stehen, was du machen MUSST, sondern nur Dinge, die du machen WILLST. Eine Extraaufgabe kannst du dir immer vornehmen, wenn du dich zu nichts anderem aufraffen kannst – oder wenn du dich belohnen willst, weil du eine Fokusaufgabe erledigt hast. Verteidige diese Kategorie hartnäckig gegen die hinterhältigen Müsste-Aufgaben, die in der Fokuskategorie keinen Platz bekommen haben und für Minis zu groß waren. Die wollen sich gern heimlich als Extras einschmuggeln. Dafür ist diese Kategorie aber nicht gedacht. Damit du deinen Tag nicht mit Extras verplanst und die Fokusaufgaben vernachlässigt, darfst du maximal 3 Extras einplanen.

IVY-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode ist so genial, weil sie super-flexibel ist. Die perfekte Prioritäten-Methode für alle, deren Tage viel Unerwartetes bereithalten und die schnell umplanen müssen. Eine To-Do-Liste nach der Ivy-Lee-Methode ist 6 Aufgaben lang. Die Aufgaben schreibst du untereinander, wobei an erster Stelle die (für dich) relevanteste Aufgabe steht.

Die Reihenfolge der Aufgaben bestimmt auch gleichzeitig deinen Arbeitsablauf. Weil wir definiert haben, dass Nummer eins am wichtigsten ist, fängst du damit deinen Arbeitstag auch an. Immer nach dem Motto: Was erledigt ist, kann später nicht mehr unter die Räder kommen.

Bist du mit Aufgabe Nummer eins fertig, machst du aber nicht direkt mit Nummer zwei weiter. Stattdessen nimmst du dir jetzt eine Minute, um deine Liste zu überprüfen und dich zu fragen:

1. Ist in der Zwischenzeit eine neue Aufgabe dazu gekommen, die eingeschoben werden muss?
2. Wenn ja, an welcher Stelle meiner Liste will ich die einfügen (aka welche Priorität hat sie)?
3. Wenn ja, welche andere Aufgabe fliegt für heute von der Liste (Die Liste darf nie länger als 6 Einträge lang werden. In der Regel fliegt die letzte Aufgabe und wird auf den nächsten Tag verschoben)?
4. Wenn nein, stimmt die Reihenfolge der restlichen Aufgaben noch oder muss ich die Prioritäten neu sortieren?

Wenn du sicher weißt, welche Aufgabe nun die höchste Priorität hat, arbeitest du diese ab. Anschließend geht das Prozedere wieder von vorn los. Und keine Sorge: Ich beschreibe das jetzt so ausführlich, damit du es direkt nachmachen kannst. Das Überprüfen der Liste dauert in der Realität aber normalerweise keine zwei Minuten.

3M-Methode

Die drei M stehen bei dieser Methode für:

• Muss
• Müsste
• Möchte

Sie hat Ähnlichkeiten zur FEM-Methode, legt aber einen etwas anderen Schwerpunkt. Muss-Aufgaben entsprechen etwa den Fokus-Aufgaben der FEM-Methode, sind aber meist von Außen bestimmt. Während Fokusaufgaben auch Aufgaben sein können, die gerade nur dir selbst wichtig sind, haben Muss-Aufgaben meist eine Dringlichkeit. Wenn zum Beispiel morgen früh die Müllabfuhr kommt, dann MUSST du heute noch die Tonne rausstellen. In der FEM-Methode wäre das vermutlich eine Mini-Aufgabe (keine Fokus-Aufgabe). Aber sie MUSS erledigt werden, fällt hier also in die erste Kategorie. Muss-Aufgaben sind die, mit denen du anfängst, damit sie möglichst sicher erledigt werden.

Müsste-Aufgaben ist alles, was du mit „Ich müsste endlich (mal wieder)…“ einleitest. Dieser Teil deiner Prioritäten-Liste ist mehr oder weniger dein Backup. Wenn du mit den Muss-Aufgaben früher fertig wirst als gedacht, kannst aus der Müsste-Spalte wählen, was du jetzt noch erledigen kannst und willst.

Möchte-Aufgaben können Belohnungsaufgaben sein wie die Extras der FEM-Methode. Du kannst diese Kategorie aber auch nutzen, um dir jeden Tag ein oder zwei Aufgaben vorzunehmen, die zwar gerade weder dringend, noch für jemand anderen wichtig sind, für dich aber Bedeutung haben. Der Online-Kurs, zu dem du einfach nie kommst? Trag dir in die Möchte-Aufgabe ein: „Lektion 1 Onlinekurs durcharbeiten!“ Die Vorhänge, die du schon Ewigkeiten waschen willst? Pack „Vorhänge abnehmen“ in die Möchte-Spalte.

Achte auch bei der 3M-Methode darauf, dass du dir nicht mehr vornimmst, als du bewältigen kannst!