Wo das Bullet Journal an seine Grenzen stößt

Das Bullet Journal ist eines der flexibelsten Tools für dein persönliches Zeit- und Selbstmanagement. Es verbessert zugleich deine Produktivität und dein Wohlbefinden. Aber wie jedes andere Tool kann auch das Bullet Journal nicht alles. Wo es an seine Grenzen stößt und wie du es trotzdem nutzen kannst, erkläre ich dir heute.

Vor 5 Jahren habe ich meine Aufgaben auf Schmierzetteln und in Apps organisiert. Das Problem: Keine App war richtig gut. Und waren die Apps geschlossen – und das waren sie meistens, um Akku zu schonen – hatte ich auch meine Aufgaben nicht mehr auf dem Schirm. Aus den Augen, aus dem Sinn sozusagen. Und die Schmierzettel waren natürlich auch nie aufzufinden, wenn ich sie wirklich brauchte.

All das änderte sich, als ich das Bullet Journal für mich entdeckte.

Aber so vielseitig das Bullet Journal auch ist: Es gibt ein paar Gelegenheiten, bei denen es an seine Grenzen stößt. Und das geht mir manchmal richtig auf die Nerven.

Wiederkehrende Aufgaben

Das ist das vielleicht lästigste Problem. Nach dem Bullet Journal System von Ryder Carroll ist das Übertragen von Aufgaben integraler Bestandteil der Methode. Warum? Weil du nicht nur dumpf abschreiben sollst. Vielmehr sollst du jedes Mal überlegen, ob eine Aufgabe wirklich, wirklich auf den nächsten Tag, die nächste Woche, den nächsten Monat oder sogar ins nächste Notizbuch übertragen werden soll. Du sollst diesen Moment nutzen, um kurz zu analysieren, wie wichtig sie wirklich ist und ob sie den Aufwand des Übertrages lohnt.

Und versteh mich nicht falsch: Ich finde diesen Ansatz absolut richtig. Denn auf diese Weise hast du jeden Abend, mindestens aber jeden Monat, die Gelegenheit, deinen Fokus neu zu schärfen.

Allerdings ist das Übertragen wirklich lästig, wenn es um Aufgaben geht, die nie abgeschlossen sind. Oder besser: die immer wieder kommen.

Ein Parade-Beispiel dafür sind Haushaltsaufgaben. Du musst jede Woche das Bad putzen, vielleicht jeden Tag saugen (wenn du Katzen hast 😉). Also musst du – theoretisch – diese Aufgaben jeden Tag neu in dein Daily aufnehmen. Das wird nach einer Weile richtig nervig.

Die Lösung: Tracker statt To-Do-Liste

Ich hab dieses Problem für mich so gelöst, dass ich diese Art Aufgaben nicht in meiner To-Do-Liste aufschreibe, sondern Tracker dafür anlege. Die lege ich nur einmal an und erfasse darin dann den ganzen Monat.

Konkret sieht das so aus: Die Daten 1 bis 31 (oder 30 oder 29 oder 28) untereinanderschreiben. Oben drüber kommen alle wiederkehrenden Aufgaben. Dabei bekommt jede Aufgabe ein Kästchen. Hast du die Aufgabe erledigt, wird das Kästchen grün ausgemalt, hast du es nicht getan, wird es rot. So siehst du auf einen Blick, ob du den Rhythmus eingehalten hast, musst dafür die Aufgaben aber nicht 31 mal neu aufschreiben.

Wenn dir das Anlegen des Trackers zu mühselig ist, melde dich gern zu meinem Newsletter an. Dann schicke ich dir auch den Link zum Download-Bereich und dort findest du eine Vorlage, in der du nur noch deine Aufgaben eintragen musst.

Alternative: Digitale To-Do-Liste

Alternativ kannst du die wiederkehrenden Aufgaben auch in einer digitalen To-Do-Liste oder in einer speziellen App (such mal nach „Habbit Tracker“ oder „Gewohnheitstracker“) eingeben. Hier kannst du jeder Aufgabe einen Rhythmus und eine Fälligkeit zuweisen und wirst per Alarm-Funktion sogar daran erinnert. Allerdings hast du dann wieder zwei Orte, an denen du Aufgaben sammelst – einmal in der App und weiter im BuJo. Und das ist tendenziell gefährlich. Zum einen, weil du schneller den Überblick verlierst. Zum andern, weil du schneller überfordert bist, wenn du ständig mehrere Orte checken musst.

Dinge schnell wiederfinden

Wenn du das Bullet Journal wie vorgesehen auch für Notizen nutzt, brauchst du eine Methode, diese schnell wieder zu finden. Ein gut gepflegtes Inhaltsverzeichnis ist dabei das Eine. Aber irgendwann ist so ein Notizbuch voll, du ziehst in ein neues – und die Notizen, die du im Job plötzlich brauchst, stehen warm und trocken im alten Buch daheim im Bücherregal.

Oder du erinnerst dich, dass du an einem Tag eine kurze Randnotiz zu einer Idee gemacht hast. Die hast du aber nicht im Inhaltsverzeichnis vermerkt. Und jetzt suchst du dir einen Wolf, weil sich die Gelegenheit bietet, eben jene Idee auszubauen.

Hier stößt das Bullet Journal an seine Grenzen. Für mich ist das sogar der größte Nachteil, den analoge Planung im Vergleich zu digitaler Planung hat. Und tatsächlich habe ich dafür noch keine Lösung, die das zu 100 % ausgleicht. Wenn die Wiederauffindbarkeit von Informationen also ein extrem wichtiges Kriterium für deine Orga-Tools ist, schau mal, ob du mit digitalen Methoden (samt Suchfunktion) nicht grundsätzlich zufriedener bist.

Aber wenn du (weiter) analog arbeiten willst, gibt es zumindest ein paar Möglichkeiten, die dir die Sache erleichtern.

Die Lösung: Querverweise

Ich arbeite exzessiv mit Querverweisen und zwar über alle Bücher hinweg. Wenn ich also zum Beispiel im neuen Notizbuch die Liste mit Themenideen für die Zeitplanerin aufsetze und da eine Idee notiere, die ich im alten Buch schon hatte, markiere ich das mit einem Querverweis. Da steht dann auf der neuen Liste „BuJo Grenzen“ und dahinter „S. 168, PP“. Und sofort weiß ich: Auf Seite 168 in meinem Perfectly Penned BuJo habe ich die Idee schon mal grob skizziert. Und da ich bisher nur ein Perfectly Penned Buch besitze, brauche ich auch nur einen Griff, um das richtige Buch zu finden.

Genauso funktionieren Querverweise aber auch innerhalb eines Bullet Journals: Nehmen wir an, ich notiere eine erste Idee auf Seite 23, dann lege ich auf Seite 68 eine Collection dazu an und auf Seite 170 mache ich Gesprächsnotizen, die auch dazu passen. Dann schreibe ich auf allen drei Seiten unten neben die Seitenzahl oder direkt zur jeweiligen Notiz die anderen beiden Seiten. So finde ich schnell wieder, was zusammengehört.

Die Alternative: Wissen ausgliedern

Wenn es nicht nur um einzelne Notizen und Ideensplitter geht, sondern regelrechte Wissensdatenbanken entstehen, empfehle ich dir, damit wirklich auf digitale Tools auszuweichen. Ich habe das gemacht, als ich in die IT gewechselt bin und mit der Ausbildung zur SAP-Beraterin begonnen habe. Dafür habe ich Wissensdatenbanken in Notion angelegt (unbezahlte Werbung). Die kann ich jederzeit erweitern, nach Schlagworten durchsuchen, nach meinen Kriterien sortieren und clustern und von unterwegs und daheim darauf zugreifen.

Bei langfristiger Terminplanung stößt das Bullet Journal an seine Grenzen

Das Bullet Journal soll dir einmal in Sachen Achtsamkeit und Mental Health eine Hilfe sein. Aber dich auch bei Organisation und Produktivität unterstützen. Und dazu gehören neben deinen Aufgaben auch deine Termine. Das ist kein Problem, wenn es um Termine im laufenden Monat geht. Aber wie erfasst du im Bullet Journal Termine, die weit in der Zukunft liegen?

Eine wichtige Regel des BuJo-Systems ist, immer nur den nächsten Tag (oder die laufende Woche, wenn du keine Dailies nutzt) vorzuplanen. Wir legen also keine Übersichten im Voraus an. Termine in der Zukunft sollen theoretisch ins Future Log. Das ist die Monatsübersicht ganz vorn im BuJo. Hier hast du, meistens auf zwei Doppelseiten, das ganze Jahr im Überblick. Im Future Log ist aber wenig Platz. Mehrere Termine an einem Tag kannst du schon kaum noch erfassen.

Für Ryder Carroll, den Erfinder des Bullet Journals, ist das kein Problem, weil er die Terminübersichten (auch für den Monat) eher rückwirkend pflegt und sie so als Chronik dessen nutzt, was im Monat oder Jahr wirklich stattfand. Wenn du damit aber planen willst (und wie ich gern langfristig planst), stößt das klassische Bullet Journal an seine Grenzen.

Termine separat digital verwalten

Ich habe eine Menge ausprobiert, aber dieses Problem lässt sich für mich nur lösen, indem ich meinem BuJo ein zusätzliches Tools zur Seite stelle. Ich trage meine Termine in erster Instanz in den Google Calender (unbezahlte Werbung) ein. Das ist nicht nur praktisch, weil ich eben auch jahrelang in die Zukunft planen kann. Es erleichtert mir auch die Verschiebung von Terminen, die ich im BuJo hässlich durchstreichen und neu aufschreiben müsste.

Außerdem kann ich den Kalender ggf. mit anderen Personen teilen, mir Erinnerungen für wichtigste Termine einrichten und Terminserien für wiederkehrende Ereignisse anlegen.

Und ich kann auch hier mit Farbcodes arbeiten. Die nutze ich ja bereits für die Aufgaben im BuJo. Und auch im Kalender markiere ich Termine für Job, Privat und Zeitplanerin jeweils in ihrer Farbe (Blau, Pink, Gelb). Außerdem habe ich noch einen eigenen grünen Marker für Buchneuerscheinungen. Das ist mein persönlicher Nerd-Moment. Alle paar Wochen scanne ich Amazon nach neuen Veröffentlichungsterminen meiner Lieblingsautorinnen (ja, sind wirklich alles Frauen) und trage mir die im Kalender ein, damit ich sie ja nicht verpasse 😉. Ach ja, und graue Einträge markieren die Müllabfuhr. Das ist bei uns sehr geschickt, denn zum Jahreswechsel stellt die Stadt alle Abfuhrtermine als Kalenderdatei zur Verfügung, die ich dann nur noch in meinen Google Calender importiere und so daran erinnert werde, die Mülltonne rauszustellen.

Um den Kreis zu schließen: Die Job-, Privat- und Zeitplanerin-Termine übertrage ich aus dem digitalen Kalender zu Monatsanfang ins BuJo, so dass ich Aufgaben und Termine da wieder an einem Ort zusammenführe. So bewahre ich mir den maximalen Überblick.

Stößt du auch an Grenzen mit deinem Bullet Journal? Und hast du vielleicht andere Lösungen dafür gefunden als ich? Dann erzähl mir gern davon in den Kommentaren oder auf Instagram.

anitaweiss

Mein Name ist Anita Weiß und ich bin die Königin der Pläne. Es gibt nur eine Sache, die ich noch mehr liebe als Pläne: neue Pläne 😉. Selbst- und Zeitmanagement kann nur funktionieren, wenn du dir deinen ganz eigenen, individuellen Werkzeugkasten zusammenbaust. Und zwar immer wieder neu. Und deshalb gibt es jetzt die „Zeitplanerin“. Du findest bei mir eine Sammlung nützlicher Instrumente und Methoden und jede Menge persönlicher Empfehlungen rund um Selbstorganisation, Selbst- und Zeitmanagement.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.