10 Monate GTD – meine Erfahrungen

Vor 10 Monaten habe ich ein GTD-Seminar besucht. GTD steht für „Getting Things Done“ – abgesehen von der Bullet Journal Methode vermutlich weltweit die bekannteste Methode zur Selbstorganisation. Danach habe ich meine Planungsroutine einmal komplett umgekrempelt. Was davon heute noch übrig ist und wie ich heute plane, erzähle ich dir jetzt.

Oh, wie groß war meine Aufregung, als ich im Oktober 2022 an einem GTD-Seminar bei Next Action Partners teilnehmen durfte. Die Agentur ist im deutschsprachigen Raum die einzige, die diese Seminare zertifiziert vom Erfinder der Getting-Things-Done-Methode, David Allen, anbietet. GTD klang immer spannend, aber das Buch… na, sagen wir einfach, es ist eines dieser Sachbücher, die ich mindestens dreimal angefangen und keinmal beendet habe. Und ich kann dir nicht mal sagen, warum, denn es ist gut. Mir aber viel zu langsam, wenn du verstehst, was ich meine. Im Seminar ging die Vermittlung der Inhalte viel schneller. Ein kompletter Arbeitstag und ich wusste, was ich wissen musste, um GTD in meiner Planung umzusetzen.

Ich spare mir hier jetzt mal die Beschreibung der Methode, sonst ist kein Platz mehr für irgendetwas anderes 😉. Aber wenn dich das interessiert, schreib mir gern, dann merke ich mir das mal für später vor.

So änderte sich meine Planungsroutine

Ich konzentriere mich jetzt aber auf die Veränderungen, die ich nach dem Seminar an meiner eigenen Planungsroutine vorgenommen habe und das waren einige:

• Ich habe meine Gesamt-Sammelliste in mehrere Kontextlisten gesplittet. Statt einer großen Liste, auf der ich alle offenen Aufgaben sammelte, hatte ich jetzt 6. Ja, richtig gehört: 6 Listen. Sortiert nach „Lebenskontext“ hatte ich beispielsweise eine Liste „Computer“, eine Liste „daheim“ oder eine „unterwegs“. Der Gedanke dahinter: Man schaut sich immer nur die relevante Liste an und wird so nicht von Aufgaben abgelenkt, die man aktuell eh nicht erledigen kann.
• Ich habe zusätzliche Listen wie „wartet auf“, „Irgendwann“ oder „sprechen mit“ eingeführt oder wiederbelebt.
• Ich habe die Wochenreflexion eingeführt. Achtung, damit ist eine rein organisatorische Reflexion gemeint (siehe letzte Ausgabe des Newsletter-Magazins). Immer sonntags habe ich alle Inboxen geleert, alle Kontext- und sonstige Listen aktualisiert und alle Termine der vergangenen und der kommenden Woche aufbereitet.
• Ich habe angefangen, meine Listen digital zu führen. Im Bullet Journal fand nach wie vor die direkte Tagesplanung statt, aber das Sammeln habe ich in eine App ausgelagert, um den Aufwand des Übertragens zu minimieren, der bei so vielen Listen exorbitant geworden wäre.
• Ich habe Projektlisten eingeführt. Jedes Projekt bekam eine eigene Liste mit allen relevanten Unteraufgaben und einem ausformulierten Projektziel.

Das ist jetzt genau 10 Monate her. Und während ich am Anfang in der Euphorie des Neuen sehr strikt und fast ausschließlich mit GTD gearbeitet habe, hat sich das inzwischen wieder ein bisschen abgeschliffen. Allerdings: Kernelemente der Methode habe ich in fest in meine Planungsroutine integriert und möchte Sie nicht mehr missen.

Und wie viel GTD nutze ich heute noch?

Denn tatsächlich ist GTD aus meiner Sicht zurecht eine der bekanntesten und beliebtesten Methoden zur Selbstorganisation. Und das gilt übrigens auch, wenn du eher chaotisch-kreativ bist. Ich weiß, auf den ersten Blick wirkt GTD sehr rational und sachlich, fast schon steif. Aber das täuscht. Du kannst dir GTD genauso modifizieren, wie du es brauchst. Bei mir sieht das heute zum Beispiel folgendermaßen aus:

Hybride Planung

Nach ein paar Fehlversuchen mit Apps, die nicht so richtig zu mir passten, habe ich mit TickTick (unbezahlte Werbung) inzwischen eine App gefunden, ohne die ich nicht mehr planen wollte. Ohne mein Bullet Journal geht nach wie vor nichts bei mir, aber es ist nicht mehr die Schaltzentrale meiner Planung. Das ist eindeutig TickTick. Hier sammle ich meine Aufgaben, nehme die Aufwandsschätzung vor, priorisiere und terminiere und habe – durch die Integration meines Google-Kalenders – gleichzeitig meine Termine im Blick. Außerdem kann ich die Aufgaben mit dem integrierten Pomodoro-Timer abarbeiten und Notizen anlegen. TickTick ist außerdem unverzichtbar, weil es unterwegs für mich einfacher zu nutzen ist als mein BuJo – und das macht die oberste Regel „Schreib alles auf. Immer. Sofort“ viel einfacher.

Trotzdem brauche ich das Bullet Journal. Die Tages- und Wochenplanung per Hand zu machen, gibt mir mehr Überblick und damit mehr Ruhe und Gelassenheit. Die Listen in TickTick können da schon ein bisschen überwältigend sein. Außerdem nutze ich das BuJo tagsüber auch zum schnellen Notizen machen und übertrage erst abends alles in TickTick, denn während das BuJo immer offen neben mir liegt, müsste ich das Handy erst entsperren und die App suchen und öffnen. In dieser Zeit habe ich mich schon wieder von 5 anderen Dingen ablenken lassen.

Kontextlisten

Kontextlisten führe ich immer noch, aber ich bin wieder zu meiner alten Einteilung zurückgekehrt: Zeitplanerin, Job, Privat. Diese Dreiteilung hat sich seit Jahren bewährt. Früher habe ich die Aufgaben alle zusammen auf der Sammelliste notiert, aber mit einem Farbcode gekennzeichnet, zu welcher Kategorie welche Aufgabe gehört. Die Trennung in separate Listen ist mir inzwischen aber lieber. Zum einen, weil es tatsächlich einfacher ist, wenn man nur die Aufgaben sieht, mit denen man sich gerade beschäftigen kann. Zum anderen, weil die Listen übersichtlicher sind, als wenn alles auf einer zusammenkommt.

Allerdings habe ich inzwischen eben nicht mehr 6, sondern nur noch 3(einhalb) Kontextlisten – die halbe kommt zustande, weil ich für den Job zwei Listen führe. Aber das ist wieder eine andere Geschichte.

Wochenreflexion

Zur Wochenreflexion habe ich dir ja schon einiges erzählt. Wenn ich mich entscheiden müsste, welcher GTD-Hack für mich der wichtigste war, dann würde ich die Wochenreflexion wählen. Ich habe seit Oktober nicht eine einzige Woche vergehen lassen, ohne meine Checkliste abzuarbeiten, die ich inzwischen für alle die Reflexionsschritte erstellt habe. So muss ich sonntags nicht erst überlegen und kann zugleich nichts vergessen. Tatsächlich ist die Wochenreflexion auch seit 9 Monaten nahezu unverändert und quasi originalgetreu. Ich habe nur noch das Vorbereiten meiner Medikamente für die nächste Woche und das Aktualisieren meiner Budgets mit den Ausgaben der vergangenen Woche ergänzt. Das gleich mit zu erledigen, hat sich einfach als sehr praktisch erwiesen.

Projektlisten

Erstaunlicherweise nutze ich meine Projektlisten inzwischen recht intensiv. Allerdings ist das zugleich der Teil, den ich in den vergangenen Monaten am häufigsten modifiziert habe und mit dem ich auch immer noch nicht 100 % zufrieden bin.

Anfangs hatte ich die Projektlisten ebenfalls in TickTick, das hat aber gar nicht funktioniert. Inzwischen habe ich sie (wieder) in meinem Bullet Journal. Mit einer Seite pro Projekt. Theoretisch sind darauf auch alle Unteraufgaben gelistet, aber ich vergesse oft, diese Einzelschritte auch in die aktuelle, reale To-Do-Liste zu übernehmen. Die Projektlisten dienen mir also eher als Erinnerung und Nachschlagewerk, als dass ich sie wirklich aktiv nutzen würde.

Zusätzliche Listen

Die zusätzlichen Listen wie „sprechen mit“ habe ich wieder ausgedünnt. Die Irgendwann-Liste hatte ich schon immer im Einsatz, die Wartet-auf-Liste auch. Die beiden sind auch geblieben, weil sie einfach saupraktisch sind. Alle anderen Zusatzlisten, die ich im Laufe der Zeit so ausprobiert habe, sind längst Geschichte.

Für mich und meine Planungsroutine war Getting Things Done wirklich eine Bereicherung. Zwei Erkenntnisse sind dabei am wichtigsten für mich:

1. Du kannst und darfst die Methode anpassen. Anfangs dachte ich, GTD funktioniere nur, wenn man sich buchstabengetreu daran hält und alle Bestandteile umsetzt. Das ist aber nicht der Fall. Du kannst GTD auch als Modulbaukasten nutzen und dir deine eigene Methode bauen. Meine besteht im Moment zum Beispiel aus einem großen Teil GTD, einem großen Teil Bullet-Journal-Methode und ein paar Splittern anderer Methode wie Mel Robbins „Do it anyways“, Werner Tikki Küstenmachers „Simplify your life“ oder James Clears „1%-Methode“. Nimm, was du brauchst und vergiss auch nicht, dass Selbstorganisation nie abgeschlossen ist. So wie sich dein Leben ändert, ändern sich deine Ansprüche an deine Methoden und Tools.
2. Planen und Sammeln sind zwei unterschiedliche Schritte! GTD unterteilt das ganz deutlich und dieses Bewusstsein hat für mich noch mal viel verändert. Es macht meine Planung viel entspannter und gleichzeitig präziser, wenn ich erst alles sammle und dann aus dem Sammelbecken eine realistische Planung aufbaue. Früher habe ich oft versucht, beides in einem Schritt zu erledigen. Dabei ist dann viel durchgerutscht oder ich habe Pläne geschrieben, die überhaupt nicht realisiert werden KONNTEN. Das passiert mir heute viel seltener.

Nach welchen Methoden planst du aktuell deinen Alltag? Ist GTD auch in deinem Tool-Köcher? Ich würde mich sehr gern mit dir über deine Erfahrungen und Empfehlungen austauschen und freue mich auf eine Mail von dir!