Alle Methoden meiner Planungsroutine

Wenn du immer noch der Idee hinterher jagst, dass du nur endlich die eine Methode finden musst, um endlich dein Zeug erledigt zu kriegen und kein schlechtes Gewissen oder endlos Stress dabei zu haben, ist hier die schlechte Nachricht des Tages: Diese eine Methode gibt es nicht. Aber stattdessen gibt es ganz viele Methoden, die zu dir und deinem Selbstmanagement passen könnten. Hier sind meine Favoriten.

So gern ich was anderes behaupten würde: Auch ich hab für dich nicht die eine Methode. Ich hab Zeitmanagement nicht erfunden ;-). Nicht mal mein eigenes. Aber über die Jahre habe ich Dutzende Methoden kennengelernt und ausprobiert. Einige habe ich schnell wieder verworfen, einige habe ich verändert, damit sie besser zu meinen Ansprüchen passten, einige benutze ich seit Jahren regelmäßig, andere nur hin und wieder.

Und genau das brauchst du. Dein Methodenkoffer ist so etwas wie deine Zeitmanagement-Speisekarte. Jede Menge Auswahl, aber nicht dafür gedacht immer alles zu bestellen. Du wählst je nach Tag, Stimmung, Stresslevel und Bedürfnis für deine Tages- oder Wochenplanung und die Umsetzung immer die Methoden aus, die du in diesem Moment brauchst.

Das hat mehrere Vorteile:

1. Du planst optimal – egal, wie unterschiedlich deine Tage sind
2. Du bleibst motiviert – weil unterschiedliche Methoden Planungslangeweile verhindern
3. Du bist flexibel – weil du eine Methode jederzeit gegen eine andere austauschen kannst

Zur Inspiration für deine eigene Zeitmanagement-Speisekarte zeige ich dir jetzt, aus welchen Methoden und Werkzeugen meine besteht. Dabei teile ich das in 4  Kategorien ein:

1. Voraussetzungen
2. Planung und Organisation
3. Umsetzung
4. Reflexion

Voraussetzungen

Um richtig zu planen und vor allem meine Aufgaben am Ende auch zu erledigen, muss ich die richtigen Voraussetzungen schaffen. Das bedeutet für mich in erster Linie, für äußere Ordnung zu sorgen, damit mein Gehirn sich auf die innere Chaosbewältigung konzentrieren kann. Gleichzeitig will ich dafür nicht mehr Zeit und Energie als unbedingt nötig aufwenden.

Ganz viele fantastische Tipps für diesen Punkt habe ich von der „Simplify“-Methode von Werner Tikki Küstenmacher übernommen. Das Buch ist ein Klassiker und schon ziemlich alt. Und es geht darin bei weitem nicht nur um Zeitmanagement, sondern darum alle Bereiche des eigenen Lebens anzusehen und zu vereinfachen.

Die Punkte, die ich vor allem übernommen habe, sind:

• Leerer Schreibtisch
• Keine Stapelbildung (z.B. Papiere, Zeitschriften usw.)
• Stattdessen stehende oder hängende Ablagen (Gamechanger: Hängeregistermappen, die genauso heißen wie die Ablageordner und in die erstmal alles einsortiert wird. Du musst nicht ständig Ablage machen, findest trotzdem schnell alles wieder und wenn du dich zur Ablage aufraffst, ist das blitzschnell erledigt.)

Planung

Für diesen Punkt kenne und nutze ich mit Abstand die meisten Methoden. Die wichtigsten für mich (aktuell) sind:

• Bullet Journal Methode
• Getting Things Done
• FEM-Methode
• Timeboxing
• Personal Kanban
• ALPEN (wobei die schon in die Umsetzung schielt)

Von der Bullet Journal Methode nutze ich vor allem das System, weniger die Reflexion. Das bedeutet: Monatsplanung, Tagesplanung und ab und an auch die Wochenplanung. Von Getting Things Done habe ich vor allem den Prozess der fünf Schritte übernommen: Sammeln – Verarebiten – Organisieren – Durchsehen – Erledigen. Und auch einige der GTD-typischen Listen habe ich im Einsetz.

Meine FEM-Methode kennt ihr ja. Die nutze ich, um meine Aufgaben für den Tag zu planen. Dabei teile ich alles in die Kategorien „Minis“, „Fokus“ und „Extras“ ein. Das System sorgt dafür, dass ich meine Aufgaben priorisiere, den Überblick behalte und trotzdem motiviert bleibe.

Das Timeboxing setze ich ein, um meine Aufgaben in meinen Tag einzuplanen – und dabei zumindest grob einzuschätzen, ob Aufwand und zur Verfügung stehende Zeit überhaupt zusammenpassen. Personal Kanban nutze ich nicht in der traditionellen Einteilung. Meine Spalten sind nicht nach Ideen – in Arbeit – erledigt eingeteilt. Stattdessen nutze ich das Kanban Board für meine Tagesliste in TickTick und habe die Spalten gemäß meiner FEM-Methode eingeteilt, also nach Minis, Fokusaufgaben und Extras eingeteilt.

Die ALPEN-Methode nutze ich nicht bewusst. Aber sie ist das Grundgerüst für eine gute Planung. Sie umfasst folgende Schritte:

A = Aufschreiben (alles, immer, sofort – Du kennst das ja)

L = Länge schätzen

P = Puffer einplanen

E = Entscheiden, was wichtig ist

N = Nachprüfen, wie es lief

Umsetzen

Anfangen ist mein persönlicher Endgegner. Nur gut zu planen, nützt mir also nichts. Ich brauche auch ein paar Methoden und Tricks, um in die Umsetzung zu kommen. Aktuell hilft mir am meisten:

• Pomodoro-Technik
• Straßenfeger-Methode
• Mel-Robbins-Methoden

Die Pomodoro-Technik nutzen wir auch zum Coworking (jeden zweiten Donnerstag). Die Methode hilft mir anzufangen, weil die Arbeitsphasen mit 25 Minuten überschaubar genug ist. Gleichzeitig sorgen die regelmäßigen Pausen dafür, dass ich konzentriert bleibe.

Die Straßenfeger-Methode habe ich nach dem Buch „Momo“ so genannt, weil der Straßenfeger darin erklärt, wie man eine lange Straße fegt: Schritt, Atemzug, Besenstrich. Heißt: einen kleinen Schritt nach dem anderen machen und nur auf diese Einzelschritte schauen statt auf die überwältigend große Gesamtaufgabe.

Mel Robbins bewundere ich sehr. Wenn dein Englisch gut ist, folg ihr unbedingt auf Instagram und hör dir ihren Podcast an! Für die Umsetzung nutze ich vor allem ihre „Do it anyways“-Methode und manchmal die 5-Sekunden-Regel. Ersterer erlaubt mir, ein paar Minuten in Selbstmitleid zu schwelgen, wenn ich auf eine Aufgabe so gar keine Lust habe. Aber dann sage ich mir selbst „Do it anyways“, also: „Mach es trotzdem!“, und das sorgt bei mir tatsächlich dafür, dass ich mich oft aufraffen kann. Die 5-Sekunden-Regel nutzt dieselben Impulse, funktioniert für mich aber seltener. Dabei betrachtest du die Aufgabe wie einen Raketenstart, bei dem der Countdown nicht mehr aufgehalten werden kann, wenn er einmal läuft. Genauso zählst du von 5 runter und startest dann (wie die Rakete) mit deiner Aufgabe.

Reflexion

Ich halte meine Reflexionen kurz, aber ohne Reflexion funktioniert keine Planung. Wenn du dir nicht anschaust, was funktioniert und was nicht, planst du sonst immer wieder am Ziel vorbei. Ich nutze für die Reflexion drei Methoden:

• Wochenreflexion nach GTD
• Win of the Week nach Demir Bentley
• High-Five-Methode von Mel Robbins

Die Wochenreflexion nach Getting Things Done ist vor allem eine organisatorische Reflexion. Ich schaue mir an, welche Termine und Aufgaben ich in der vergangenen Woche auf dem Zettel hatte, ob davon noch etwas offen ist oder nachbearbeitet werden muss. Auch meine Inboxen checke ich bei der Gelegenheit auf unbearbeitete Dinge. Die Ergebnisse dieser Reflexion fließen direkt in die Planung der kommenden Woche ein.

Mein „Win of the week“ habe ich der „Winning the week“-Methode von Demir Bentley entnommen. Dafür gehe ich am Ende der Woche alle Dailies durch und überlege mir, was die eine Sache war, die ich in der vergangenen Woche gemacht habe, die mein Leben erleichtern oder verbessern würde, wenn ich sie auch in Zukunft machen würde. Das ist eine tolle Übung. Sie geht schnell, aber wenn du dir am Monatsende alle Wins anschaust, kannst du erstaunliche tiefe Erkenntnisse darüber gewinnen, wo deine tatsächlichen Schmerzpunkte und Verbesserungspotenziale liegen.

Die High-5-Methode von Mel Robbins ist streng genommen keine Reflexionsmethode, aber für mich gehört sie in diese Kategorie, weil sie mir hilft, mein Verhältnis zu mir selbst zu reflektieren. Die Methode ist einfach: Wann immer du an einem Spiegel vorbei gehst, schaust du dir in die Augen und gibst dir selbst ein High Five. Gerade das „Sich selbst in die Augen sehen“ ist anfangs schwieriger, als man denkt. Aber mit der Zeit wird das eine mächtige Gewohnheit, denn desto besser du dir selbst Unterstützung und Anerkennung bieten kannst, desto weniger bist du darauf angewiesen, dass es andere Menschen tun.