Ich gehe neue Wege

Ich gehe neue Wege in meiner Planungsroutine. Seit 5 Wochen arbeite ich nach der Getting-Things-Done-Methode und das bedeutet auch, dass ich viel stärker auf digitale Tools setze als bisher. Die wichtigsten Regeln für meine GTD-Routine findest du hier.

„Ich gehe neue wege!“ Ja, ja, das ist eine ziemliche Clickbait-Überschrift :-D. Ich hab die genauso eben beim Scrollen durch Spotify bei einem Podcast gesehen, den ich niemals höre, aber diese Episode habe ich mir trotzdem in die „Später hören“-Liste gezogen. Warum? Weil die Neugier stärker ist als die Vernunft. Und ich hoffe, dass es dir gerade auch so geht :-D. Aber keine Sorge, ganz falsch ist die Überschrift trotzdem nicht, denn in Sachen Planung gehe ich seit einigen Wochen tatsächlich neue Wege.

Wenn wir uns auf Instagram kennen, weißt du ja, dass ich vor ca. 5 Wochen ein „Getting Things Done“-Seminar besucht habe. Die Methode kenne ich schon ewig, aber ich hab es nie geschafft, das Buch komplett zu lesen. Folglich habe ich auch immer nur Bruchstücke von GTD benutzt, aber nie das ganze System verstanden.

Ich glaube, das ist auch jetzt noch nicht der Fall (denn: Ich hab das Buch immer noch nicht zu Ende gelesen). Aber ich habe durch das Seminar zumindest die Grundideen verstanden und die haben mich ziemlich überzeugt. Deshalb arbeite ich seit 5 Wochen nach der GTD-Methode, wenn es darum geht, meinen Krempel zu organisieren. Mein „Zeug“, wie GTD-Godfather David Allen sagt. Damit ist alles gemeint, was meine Aufmerksamkeit einfordert. Also nicht nur Termine und Aufgaben. Sondern auch Ideen, Wünsche, Projekte, … und daraus entsteht die erste GTD-Regel.

Regel Nummer eins: Schreib alles auf!

Die erste GTD-Regel kennst du schon, wenn du mir öfter zuhörst, denn es ist auch meine oberste Regel. Sie lautet: Schreib alles auf! Immer, sofort und möglichst an immer derselben Stelle.

Ok, warte, der letzte Teil war meine Regel. David Allen sagt: Sortier alles in ein zuverlässiges System ein, von dem du sicher bist, dass du alles wiederfindest und das du regelmäßig komplett durchgehst.

Und das bringt mich zu Regel Nummer zwei und die war für mich ein echter Gamechanger:

Regel Nummer 2: Mach eine Wochen-Review!

Ich hatte immer mal wieder eine Wochen-Rückschau gemacht, aber die hatte kein System. Ich hab mit wahllosen Fragen beantwortet und die ganze Sache nach ein oder zwei Wochen immer wieder aufgegeben, weil mir das oft so nutzlos erschien und ich mit den Daten nichts anfangen, sie nicht nutzen konnte. Das ist jetzt anders. Seit 5 Wochen mache ich jede Woche eine Review und das sogar, obwohl ich gut zwei Stunden dafür brauche.

Meinem Empfinden nach ist die Wochen-Review ein Kernelement von GTD. Wenn du dir also nicht vorstellen kannst, jede Woche mindestens eine Stunde dafür zu „opfern“, ist das vermutlich nicht deine Methode.

Aber für mich hat die Wochen-Review unheimlich viel Entspannung gebracht. Ich gehe dabei alle Termine, Aufgaben, Ideen und Pläne durch – egal, wo sie gerade liegen. Dafür habe ich eine Checkliste, so dass ich nichts vergessen kann. Dadurch stresst mich die Review nicht, selbst wenn ich mal nicht unkonzentriert oder schlecht drauf bin. Ich arbeite einfach die Checkliste ab und fühle mich danach mega-organisiert, bin 1000% sicher, dass mir nichts Wichtiges entgehen kann in den kommenden Tagen und bin damit super entspannt. Welche Punkte konkret zur Wochen-Review gehören, kannst du im Checklisten-Beitrag nachlesen.

Regel Nummer 3: Denk in Kontexten!

Ein weiteres Kernelement von Getting Things Done sind die Kontextlisten. Und denen stand ich anfangs deutlich skeptischer gegenüber, weil es mir wie eine unnötig aufgeblähte Planung erschien, statt einer Aufgabensammelliste gleich mehrere zu führen (bei mir aktuell 6). Aber tatsächlich ist die Trennung nützlich.

Wie funktionieren Kontextlisten?

Du erstellt für jeden „Kontext“ eine Aufgabensammelliste. Das bedeutet, jede Umgebung, in der du nur bestimmte Aufgaben erledigen kannst, bekommt ihre eigene Liste. Bei mir sind das: „am Computer“ (mit Abstand die größte Liste), „zu Hause“, „im Büro“, „Reden mit“ (für den Fall, dass ich Person X treffe), „Unterwegs“ (Besorgungen, Post, Einkaufen,…) und „am Handy“ (nicht nur Anrufe, sondern auch Whatsapp beantworten usw.). Der Clou dabei: Ich schau immer nur auf die Liste, die ich gerade auch wirklich bearbeiten kann. Sitze ich im Auto, brauche ich Computer-Aufgaben nicht zu sehen. Damit lenken sie mich auch nicht ab und ich hab mehr Fokus für die aktuellen Aufgaben übrig. So weit die Theorie.

Meine Modifikationen für die Kontextlisten nach GTD

Im Moment komme ich mit den Kontextlisten ganz gut klar, allerdings funktioniert das nur, weil ich in jeder Liste weiter mit meinem Farbcode (rot = privat, blau = Job, gelb = Zeitplanerin) arbeite und so mehr Übersichtlichkeit schaffe.

Aber damit die Kontextlisten funktionieren – denn, seien wir ehrlich: Im Vergleich zu früher IST die Planung damit aufgebläht – war eine riesige Änderung in meiner persönlichen Planungsroutine nötig: Ich organisiere meine Aufgaben jetzt digital in einer App.

Mit Projekten habe ich das ja schon länger gemacht. Die sind in einem Kanban-Board organisiert. Aber nun sind auch meine Kontextlisten – also die Nächste-Schritte-Listen – digital ausgelagert. Warum? Weil es mir zu unübersichtlich gewesen wäre, 6 unterschiedliche Sammellisten im BuJo zu führen. Solange die hintereinander liegen, mag das noch funktionieren. Aber was, wenn eine früher voll wird und ich weiter hinten im Buch eine Fortsetzung anlege? Dann muss ich schon blättern und die Gefahr, dabei wichtige Dinge zu übersehen, war mir zu groß. Außerdem kann ich mit der App auch unterwegs jederzeit spontan (sogar per Sprachaufnahme) Aufgaben und Ideen ergänzen, wenn sie mir einfallen – auch wenn ich das BuJo nicht dabei habe (das es, keine Sorge, bei mir immer noch gibt).

So ganz 100 % überzeugt bin ich von den vielen Listen noch nicht (und ich liebe Listen), denn je mehr Orte, desto mehr Chancen, etwas zu vergessen oder zu übersehen. Aktuell sortiere ich auch jede neue Aufgabe immer direkt in die richtige Liste ein. Das stresst auch. Ist aber auch nicht im Sinne des Erfinders, denn eigentlich kommt alles neue erstmal in den Eingangskorb (gibt es auch in To-Do-Listen-Apps) und wir dann verteilt. Das werde ich jetzt künftig mal testen. Aber grundsätzlich muss ich zugeben, dass es einfacher ist, die nächsten Aufgaben zu identifizieren, wenn man sich nicht durch 100 To Dos wühlen muss, die gerade total irrelevant sind, sondern nur die eine, gerade wichtige, Liste durchgeht.

Regel Nummer 4: Sei konsequent!

Damit GTD funktioniert, musst du dich wirklich ans System halten. Das bedeutet, alles, was neu reinkommt, wird sofort in die richtigen Kanäle eingespielt, kommt also in einen (von wenigen!) Eingangskorb oder wird direkt verarbeitet (aka in den Kalender oder die Kontext- oder Projektlisten aufgenommen). Das ist manchmal ein bisschen anstrengend und ich habe nicht das Gefühl, dass ich mal ein paar Tage alle Viere gerade sein lassen könnte (außer am Wochenende, wenn danach eh die Wochen-Review ansteht). Gleichzeitig sorgt es aber für wirklich entspannte Tage und noch entspanntere Nächte, weil das Gehirn einfach nicht mehr Karussell fährt.

Anita-Regel: Vergiss die Tagesplanung nicht!

GTD kennt eine klassische Tagesplanung nicht. Vielmehr gehst du immer, wenn du Zeit hast, deine passende Liste durch und suchst dir die nächste Aufgabe aus (je nachdem, wo du bist, wie viel Zeit und Energie du hast). Den Ansatz mag ich in der Theorie sehr. In der Praxis löst eine leere Tagesplanung bei mir eher ein „oh super, nichts zu tun“-Gefühl aus. Das ist tödlich für meine Produktivität, weil es meine persönliche Faulheit triggert.

Deshalb habe ich sehr schnell die Tagesplanung wieder eingeführt – aktuell mache ich das mit der To-Do-App, indem ich die Aufgaben abends für den nächsten Tag terminiere und sie dann nach Timeboxen sortiere. Das funktioniert im Moment sehr gut, aber ich kann mir gut vorstellen, dass ich die Tagesplanung langfristig wieder im Bullet Journal mache.

Und was ist mit dem Bullet Journal?

Keine Sorge, du bekommst hier auch weiter Tipps zur Planung mit dem Bullet Journal, denn das benutze ich weiter. Aber statt Aufgaben und Termine zu verwalten (die habe ich ja schon lange digital ausgelagert), ist das Bullet Journal jetzt noch stärker ein Sammelort konkret für das, was am Tag selbst passiert.

Alles, was im Laufe des Tages auf meinem Tisch (oder in meinem Kopf) landet, kommt erstmal ins BuJo, denn das liegt immer aufgeschlagen neben mir. Ich könnte das auch immer direkt in die App eintragen. Aber wenn ich das Handy erst in der Hand habe, ist die Gefahr viel zu groß, dass ich mich von anderen Apps ablenken lasse. Also übertrage ich die neuen Dinge immer erst abends vom BuJo an die richtige Stelle meines GTD-Systems. Damit bin ich mit dem BuJo sehr im Jetzt, weil es weniger Zukunftsplanung enthält. Ich glaube, das mir und meinem niedlichen Äffchen im Gehirn ganz gut tun wird.

Aber auch meine 8 Millionen Tracker – vom Medikamenten- über den Gewohnheits- bis zum Schlaf-, Sport- und Lesetracker hake ich weiter im BuJo ab. Lustigerweise nerven mich Routinen in einer App nämlich, wenn die mich da immer den ganzen Tag anstarren, wann immer ich die App öffne. Im BuJo gestalte ich die Tracker-Seiten mit besonders viel Liebe zum Detail – die schaue ich viel lieber an, auch wenn ich mal wieder nicht konsequent war.

Getting Things Done umfasst natürlich viel mehr als die 3 Regeln, die ich dir gerade vorgestellt habe. Ich kann es sehr empfehlen, sich das genauer anzusehen. Viele Vorschläge wirst du schon kennen, weil sie einfach auf gesundem Menschenverstand und simpler Planungserfahrung basieren. Aber genau das macht das System so sympathisch, finde ich: Hier behauptet niemand, er hätte das Rad neu erfunden. Aber David Allen bringt bekannte Methoden in einen neuen Zusammenhang, so dass ein komplettes, funktionierendes System entsteht. Probier es aus und lass mich gern wissen, welche Erfahrungen du damit gemacht hast!