Zwischenstand: meine neue Planung
Ende 2023 habe ich dir erzählt, dass meine Planung nicht mehr funktionierte und ich alles umgekrempelt habe. Meine komplett neuen Abläufe mussten jetzt ein paar Wochen Realitätstest überstehen und ich kann schon mal verraten: Nein, die neue Routine hat den nicht (vollständig) überlebt. Was funktioniert hat, was nicht und wie ich damit umgehe, erfährst du hier.
Über 1 Jahr hat meine Planungsroutine, die sich vor allem an Getting Things Done orientierte, fantastisch funktioniert. Und dann plötzlich nicht mehr. Mir war alles zu viel geworden. Die Planung nahm unendlich viel Zeit in Anspruch und fühlte sich viel zu kleinteilig an. Ende des letzten Jahres merkte ich dann, dass ich nicht mehr ganz so regelmäßig plante wie bisher. Und weil das bei meinem Eichhörnchen-Gehirn eine gefährliche Entwicklung ist, musste ich gegensteuern.
Zur Erinnerung (Du kannst das im Podcast nachhören): Ich habe damals mit einer Bestandaufnahme angefangen (Was sind meine persönlichen Herausforderungen, wenn es um Zeit- und Selbstmanagement geht?). Dann habe ich überlegt, was ich bräuchte, um diese Herausforderungen zu beseitigen. Anschließend suchte ich Tools und Methoden, mit denen sich das hoffentlich umsetzen ließe. Und am Ende habe ich mit denen eine neue Planungsroutine aufgesetzt.
Und die bestand aus drei Schritten:
Tagesplanung abends
Tagesplanung morgens
Wochenplanung
Tagesplanung am Vorabend
Jeden Abend wollte ich meinen Kalender für den nächsten Tag überprüfen, meine Aufgaben für den nächsten Tag aus der Wochenliste wählen, mein Daily für den nächsten Tag im Bullet Journal anlegen, die noch offenen Aufgaben von heute auf den nächsten Tag übertragen oder streichen und die Wochenliste aktualisieren. Und dieser Teil klappt exakt, wie ich ihn damals geplant habe. An dieser Stelle hat sich meine Planung aber auch am wenigsten geändert. Das ist also ein Selbstläufer.
Tagesplanung morgens
Ich wollte aber einen zweiten Teil der Tagesplanung etablieren und zwar morgens. Hier ging es mir vor allem darum, dass ich oft hektisch und verpeilt in den Arbeitstag stolpere, statt bewusst und produktiv loszulegen. Das lag daran, dass ich zwar vom Vorabend wusste, was ich mir insgesamt vorgenommen hatte. Aber die Entscheidung, was tatsächlich mein Fokus wird, kann ich abends nicht treffen, weil ich nicht weiß, wie mein Energielevel am nächsten Tag aussieht und ob morgens nicht schon wieder eine zusätzliche, ungeplante Aufgabe auf mich wartet.
Deshalb wollte ich jeden Morgen:
Den Tagesplan vom Abend vorher prüfen und ggf. nachjustieren
Einen Mini-Brain-Dump machen, um den Kopf frei zu kriegen
2 Liter zu trinken bereitstellen
Mindestens einen Alarm für eine längere Pause auf meinem Handy einstellen
Alle meine Eingangskörbe auf neue Aufgaben überprüfen
Von dieser Routine habe ich bisher einen einzigen Schritt umgesetzt: Seit September trinke ich mindestens 2 Liter am Tag und damit mir das gelingt, stelle ich mir morgens schon genug Getränke für den ganzen Tag auf den Schreibtisch.
Warum diese Planung nicht funktioniert
Alles andere scheitert meistens daran, dass ich mir morgens nicht die Zeit nehme (oder nehmen kann). Oft versuche ich so viel Schlaf wie möglich zusammenzukratzen, was bedeutet, dass ich kurz vor knapp hektisch meinen Rechner hochfahre, um mich rechtzeitig für die Arbeit einzuloggen. Durch meine schlechte Schlafroutine fehlen mir morgens Zeit UND Energie für die Routine, die mir für den Rest des Tages innere Ruhe und mehr Produktivität bescheren würde. Deshalb gebe ich diese Morgenroutine auch noch nicht völlig auf. Aber sie braucht offenbar mehr Zeit und vielleicht auch noch ein paar Nachjustierungen, um zu funktionieren.
Gestrichen habe ich den Pausenalarm. Denn tatsächlich mache ich über den Tag verteilt recht regelmäßig Pause. Das braucht bei mir keinen zusätzlich Alarm (mehr). Das Prüfen aller Eingangskörbe war morgens auch falsch platziert. Mails, Instagram- und Whatsapp-Nachrichten prüfe ich mehrfach am Tag. Und der reale Ablagekorb für Papiere hier in meinem Büro wird jetzt wieder in der Wochenplanung geleert.
Wochenplanung
Die Wochenplanung war einer meiner größten Schmerzpunkte Ende 2023: Sie war irgendwann so umfangreich, dass ich Sonntag bis zu 3 Stunden daran gearbeitet habe. So großartig es sich auch anfühlte, einen Überblick über absolut alles zu haben – das war mir zu viel. Aber ich wusste auch, dass es ohne Wochenplanung und -reflexion für mich nicht geht. Also habe ich die Wochenplanung neu gestrickt und wollte:
Termine der vergangenen Woche prüfen: Ist noch was zu tun?
Erledigte Aufgaben der vergangenen Woche abhaken
Neu hinzugekommene und doch nicht erledigte Aufgaben aus dem BuJo in TickTick übertragen
Mein Win of the week notieren und die Woche einschätzen (Sterne-Skala von 1 bis 5 für Selbstfürsorge, Energie und Produktivität)
Termine der nächsten Woche durchgehen: Ist noch etwas vorzubereiten? Gibt es Terminüberschneidungen?
Die Wochenliste für Aufgaben im BuJo anlegen
Me-Time/Schönes für kommende Woche im Kalender einplanen
Die kommenden vier Wochen durchgehen: Gibt es Terminkollisionen? Muss ich was vorbereiten, was mehr Vorlaufzeit braucht? Haben alle wichtigen Termine Erinnerungen (mehrere)
Die Irgendwann-, Wartet-auf- und Projektliste durchgehen: Will ich davon etwas für die kommende Woche einplanen?
Das war der Plan und tatsächlich funktioniert diese Arz der Planung größtenteils gut für mich. Ich brauche insgesamt weniger als eine Stunde für die Wochenplanung. Das ist gut. Aber ich bin noch nicht mit allen Punkten wirklich zufrieden.
Wochenreflexion
Die Reflexion der vergangenen Woche ist fantastisch: Der Win of the week hat mir schon richtig tolle Erkenntnisse beschert. Die Selbsteinschätzung hinsichtlich Selbstfürsorge, Energie und Produktivität zeigen mir sehr zuverlässig, wenn ich was ändern sollte. Aber hier liegt leider auch der Hase im Pfeffer: Ich nehme das zwar zur Kenntnis, bisher habe ich aber noch keinen Weg gefunden, mit diesen Erkenntnissen auch direkt zu arbeiten und etwas zu ändern. Das versackt noch. Trotzdem bleibt das Bestandteil meiner Routine. Vielleicht fällt mir ja in den nächsten Monaten eine Lösung ein.
Was dagegen schon wieder Geschichte ist, ist das Weekly oder die Wochen-To-Do-Liste im Bullet Journal. Das funktioniert für mich einfach nicht. Sobald meine Dailies auf anderen Seiten stehen und ich blättern muss, verliere ich das Weekly aus dem Blick. Stattdessen führe ich inzwischen eine Wochenliste in TickTick und das war tatsächlich eine brillante Entscheidung.
Planung mit der Wochenliste in TickTick
Früher habe ich jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zugewiesen (Und mich damit, weil ich immer viel zu viel wollte, sehr unter Druck gesetzt). Heute weise ich jeder Aufgabe eine Dauer zu und zwar die Dauer der kommenden Woche. Damit wird mir die Aufgabe die ganze Woche bzw. bis ich sie abhake in der „Heute“-Liste angezeigt, die TickTick automatisch generiert. Aber: Wenn ich eine Aufgabe heute nicht schaffe, wird sie morgen nicht gleich als überfällig angezeigt. Das nimmt zumindest für mich viel Druck weg. Am Sonntag gehe ich dann alle noch offenen Aufgaben durch und terminiere sie für die nächste Woche. Das funktioniert für mich großartig.
Zusätzlich bekommt jede Aufgabe der Woche ein Label, um zu markieren, was am wichtigsten ist. Ich arbeite dabei aktuell mit der 3M-Methode, die von allen Priorisierungsmethoden am wenigsten strikt ist. Meine FEM-Methode funktioniert für mich in einer Wochenplanung nicht so gut, weil sich von Tag zu Tag ändern kann, ob etwas eine Fokus-, Mini- oder sogar Extraaufgabe ist. Die 3 M stehen für „Muss“, „Müsste“ und „Möchte“. Wenn du das genauer wissen willst, kannst du die Details im Zeitmanagement-Wiki nachlesen.
Sternchen-Aufgaben finden
Zusätzlich gibt es für mich Sternchen-Aufgaben. Das sind die, die unbedingt oder bevorzugt bearbeitet werden müssen. Bisher bilde ich das auch in der Wochenliste ab, merke aber, dass das nicht so sinnvoll ist. Ich will auf meiner Tagesliste immer nur ein Sternchen haben. Erst wenn das erledigt ist, ernenne ich eine andere Aufgabe zur nächsten Sternchen-Aufgabe. Wenn in der Wochenliste aber mehrere Sternchen-Aufgaben stehen, landen die natürlich auch alle auf der Montagsliste.
Ich werde das Sternchen also aus der Wochenliste streichen. Und ich werde auch nicht mehr abends festlegen, was die (erste) Sternchen-Aufgabe des kommenden Tages wird, sondern morgens (sofern ich das mit der Morgenroutine jemals auf die Reihe bekomme). Dann weiß ich, was an diesem Tag wirklich ansteht, ob sich Deadlines noch mal verschoben haben und wie mein Energielevel aussieht.
Planung mit Sammel- vs. Kontextlisten
Ach, übrigens, noch eine Sache hat den ersten Monat der neuen Planungsroutine nicht überlebt: Die Sammelliste. Ich hatte meine Kontextlisten aufgelöst und alle Aufgaben wieder in einer großen Sammelliste zusammengeführt. Die Idee dahinter: Nicht mehr so viele Listen durchgehen müssen. In der Realität hat mich das aber sehr gestresst. Die Sammelliste war so groß, dass sie mir nicht mehr übersichtlich genug war. Ständig hatte ich Angst, dass mir Aufgaben durchrutschen. Also gibt es jetzt wieder die drei gewohnten Kontextlisten: Job, privat, Zeitplanerin. Und das funktioniert gut.
Meine neue Planungsroutine ist also das beste Beispiel dafür, dass Zeit- und Selbstmanagement nie „fertig“ oder „perfekt sind. Es ist ein Prozess, der sich ständig verändert. Weil du dich veränderst. Ebenso wie deine Lebensumstände, deine Energieressourcen, deine Bedürfnisse und auch die Zeit und Lust, die du für Planung investieren kannst und willst. Sei also nicht sauer auf dich oder enttäuscht von dir, wenn deine Planung schon wieder nicht funktioniert. Betrachte es lieber als Chance, neu auf Entdeckungsreise zu gehen und andere Methoden, Tools, Strategien und Routinen zu finden, die zu deinem aktuellen Ich passen.
