FEM-Methode aka Priorisieren wie ein Sandwich Artist

Schaffen, was du schaffen willst, Spaß haben beim Arbeiten, motiviert bleiben und produktiv werden – geht alles gleichzeitig mit der FEM-Methode, die vielleicht auch Sandwich-Methode heißen könnte. Warum und wie sie funktioniert, liest du heute hier.

Weißt du, was ein Sandwich Artist ist? „Subway“ nennt seine Mitarbeiter so – also die Menschen, die tatsächlich fantastische Sandwiches zaubern. Klingt doch gleich viel netter als „Thekenkraft“ oder so… Und was ist die wichtigste Regel für ein gutes Sandwich? Genau: Satt wirst du auch mit oben und unten, aber richtig lecker wird es erst durch das, was in der Mitte ist.

Und genau diese Maxime habe ich mir für meine Methode zum Priorisieren von Aufgaben zu eigen gemacht (Und du kannst heute auf Instagram gern mal abstimmen, ob die Methode weiterhin „FEM“ oder doch lieber „Sandwich-Methode“ heißen soll!).

To-Do-Liste nach der FEM-Methode: Fokus, Extras, Minis

Meine Methode hilft dir, zu priorisieren. Vor allem aber ist sie eine besondere Art, eine To-Do-Liste zu schreiben. Du schreibst bitte nicht mehr einfach alle (tausend) Aufgaben auf deine Tagesliste. Das sorgt nur für Stress und letztlich für Frust, weil du das eh nicht alles schaffst. Versteh mich nicht falsch, du sollst unbedingt eine solche Endlos-Liste führen. Aber, um in den Essensbildern zu bleiben: Die ist die Speisekarte. Deine Tagesliste ist dann das Menü, das du dir daraus zusammengestellt hast.

Die Abkürzung FEM steht dabei für:

Fokus:

Eine einzige Aufgabe pro Lebensbereich, nämlich die, die heute im Fokus steht. Das muss nicht zwingend die dringendste oder die größte sein. Es ist die Aufgabe, bei der du (und nur du) das Gefühl hast: Wenn ich die geschafft habe, war der Tag ein Erfolg.

In meiner FEM-Liste gibt es immer drei Fokus-Aufgaben, weil ich versuche, die Lebensbereiche Job, Zeitplanerin und Privat gleichwertig zu behandeln, damit nicht einer (meist privat) still und heimlich ins Hintertreffen gerät. Du kannst aber auch sehr gut nur eine F-Aufgabe festlegen.

Extras:

Drei bis sechs Aufgaben – mindestens die Hälfte davon sind Aufgaben, die den Tag für dich „lecker“ machen. Den Rest dieser Kategorie kannst du mit „muss ja mal irgendwann“-Aufgaben auffüllen, aber der Schwerpunkt liegt hier auf den Aufgaben, auf die du so richtig Lust hast.

Erinnere dich an mein Sandwich-Beispiel! Wenn du ein Sandwich bestellst, wählst du für die leckere Mitte ja auch nicht ausschließlich trockene Putenbrust und Salat, sondern zusätzlich mindestens eine grandiose Soße. Genauso sind die Extras gedacht: Sie sollen dich motivieren und sind Belohnungsaufgaben, die du dir gönnst, wenn du zum Beispiel eine Zeit lang konzentriert an deinen Fokus-Aufgaben gearbeitet hast.

Minis:

Mit den Aufgaben dieser Kategorie beginne ich meinen Arbeitstag. Das sind Mini-Aufgaben, deren Erledigung mich nur ein paar Minuten kostet (siehe 2-Minuten-Aufgaben). Um die Minis anzugehen, brauche ich weder Disziplin noch Motivation. Die sind so schön einfach, dass ich sie quasi noch im Halbschlaf erledige – und mich, wenn der erste Kaffee endlich wirkt, freue, dass ich schon so viel auf meiner To-Do-Liste abhaken konnte.

Ich arbeite in der Regel mit bis zu 6 Minis, wenn ich so viele habe. Die Zahl ist aber variabel. Probier einfach aus, wie viel für dich richtig ist. Wichtig ist nur: Die Minis sollen nicht den Hauptteil deines Arbeitstages ausmachen. Sie sind dafür da, Momentum aufzubauen und dich, deine Konzentration, deine Disziplin und deine Motivation vorzubereiten für deine Fokusaufgabe(n).

Beginne mit Minis, aber notier die Fokusaufgaben ganz oben

Obwohl ich also selten bis nie mit den Fokusaufgaben beginne, ist meine To-Do-Liste trotzdem so strukturiert, dass die Fokusaufgaben ganz oben stehen. Warum? Um es meinem Hirn einfacher zu machen, zu begreifen, was wirklich wichtig ist.

Ich lese die To-Do-Liste mehrfach am Tag, nämlich immer dann, wenn ich eine Aufgabe beendet habe und die nächste angehen will. Dafür lese ich sie aber nicht immer komplett, sondern nur bis zu dem Eintrag, den ich als nächstes bearbeite. Stehen die Fokusaufgaben ganz oben, kann ich sicher sein, dass ich diese IMMER lese. Und Wiederholung ist die Mutter der Übung. Die Gefahr, dass mir diese Aufgaben durchrutschen, besteht auf diese Weise also gar nicht erst.

Vorteile der FEM-Methode

Die FEM-Methode greift im Prinzip dieselben Mechanismen auf wie jede andere Methode zur Priorisierung, aber sie hat aus meiner Sicht zwei große Vorteile:

1. Sie pusht deine Motivation, indem sie Lust-Aufgaben ganz bewusst den gleichen Stellenwert einräumt wie Pflichtaufgaben. Lustaufgaben können sogar zu Fokusaufgaben werden, wenn du das so beschließt.
2. Sie schafft Momentum, indem sie eine eigene Kategorie für 2-Minuten-Aufgaben vorsieht. Wenn du diese Minis immer sofort erledigst, sobald sie auftauchen, wie viele Zeitmanagement-Methoden empfehlen, reißen sie dich jedes Mal aus der Konzentration. Ich finde das ineffizient und unnötig. Zumal sie als Startaufgaben für einen Arbeitstag so fantastisch geeignet sind, weil du ohne Aufwand blitzschnell Erfolgserlebnisse schaffst, auf die du den ganzen Tag aufbauen kannst.

Gut zu wissen: Schreib dir neben deine FEM-Liste am besten eine eigene Liste, auf der du all die Mini-Aufgaben notierst, die dir über den Tag neu zufliegen. So musst du nicht immer zur Übersichtsliste zurückblättern, um sie aufzuschreiben. Das spart Zeit und Energie und ein „Ach, das schreibe ich später auf“ (also nie) hat keine Chance mehr. So hast du, wenn du die Planung für den nächsten Tag machst, schon eine ganze Auswahl an Minis zusammen – und die, die es nicht auf die FEM-Liste des nächsten Tages schaffen, kannst du abends immer noch in die Übersicht-To-Do-Liste übertragen.

Ich würde mich über dein Feedback zur FEM- oder Sandwichmethode (Denk dran, Abstimmung zum Namen heute auf Instagram!) riesig freuen, wenn du sie ausprobiert hast. Hinterlass mir also gern einen Kommentar!