Brauchen wir wirklich Zeitmanagement?

Klingt aus meinem Mund vielleicht absurd, aber: Ich halte Zeitmanagement für überbewertet. Dein Zeitmanagement ist ein Puzzlestück, aber um das ganze Bild zu sehen, gibt es sehr viel wichtigere Teile. Welche das sind, schauen wir uns jetzt an:

Vor kurzem habe ich auf Instagram eine Nachricht bekommen. Unter anderem fiel darin so ungefähr folgender Satz: „Zeitmanagement ist doch auch nur Status!“ Ich hab mich dagegen zunächst gewehrt. Aber ganz falsch ist das nicht. Menschen, die von sich behaupten, ein gutes Zeitmanagement zu haben, tun das oft mit einer von zwei unterliegenden Botschaften: „Schau, wie viel ich dadurch leiste!“ oder „Schau, wie entspannt ich deshalb bin!“

Beides impliziert, dass man mit gutem Zeitmanagement ein besserer Mensch ist.

Zeitmanagement beruhigt das schlechte Gewissen

Für mich war meine fast schon verzweifelte Suche nach erfolgreichen Zeitmanagement-Methoden zwar kein Status-Thema. Aber auch ich hab das nicht für mich selbst oder auch nur für eine kluge Nutzung meiner Zeit gemacht. Für mich war Zeitmanagement immer der Versuch, mein schlechtes Gewissen anderen gegenüber zu beruhigen. Weil ich so oft prokrastinierte, so viele Dinge erst auf den allerletzten Drücker machte und mich so oft so schwer tat, den Ansprüchen meiner Umwelt zu entsprechen, hatte ich ständig ein schlechtes Gewissen. Es fühlte sich an, als würde ich ständig irgendjemanden enttäuschen. Wurde ich dem einen gerecht, musste die andere warten. Und umgedreht.

Zeitmanagement-Methoden sollten mich „reparieren“, mir beim Funktionieren helfen. Wenn ich heute darüber nachdenke, zucke ich zusammen – und habe Mitleid mit meinem früheren Ich. Das klingt furchtbar anstrengend und das war es auch.

Deshalb habe ich irgendwann aufgehört, mein Zeitmanagement verbessern zu wollen. Ja, richtig gehört! Ich kümmere mich heute viel weniger um mein Zeitmanagement. Warum ich trotzdem immer noch auf allen Zeitplanerin-Kanälen darüber rede? Weil die meisten Menschen, die nach Lösungen für dieselben Probleme suchen, die ich am Anfang hatte, nach „Zeitmanagement“ googeln. Und dabei sollen sie möglichst schnell meine Angebote finden. Denn dann kann ich ihnen helfen, die wirklich effektiven Hebel zu finden und sie müssen nicht – wie ich – fast 10 Jahre mit wenig Effekt an ihrem Zeitmanagement schrauben.

Wenn ich aber Zeitmanagement für den falschen Hebel halte, was ist denn dann der richtige?

Was soll Zeitmanagement leisten?

Lass uns dafür erstmal kurz darüber reden, was wir uns eigentlich erhoffen, wenn wir davon reden, unser Zeitmanagement zu verbessern? Meiner Erfahrung nach geht es dabei um einen oder mehrere dieser Gründe:

• Wir vergessen ständig wichtige Termine.
• Wir fühlen uns überfordert und gestresst.
• Wir sind dauernd erschöpft.
• Wir schieben wichtige Aufgaben dauernd auf und fürchten die Konsequenzen.
• Wir möchten mehr Balance zwischen den einzelnen Teilen unseres Lebens.
• Wir fühlen uns fremdbestimmt.

All diese Dinge haben mit Zeit zu tun, aber oft nur indirekt. Um Stress und Erschöpfung zu lindern, brauchst du vielleicht mehr Zeit für Erholung. Vielleicht hast du aber auch längst genug Zeit, nutzt die aber nicht so, dass sie deine Batterien wieder auflädt. Und wenn Prokrastination, Vergesslichkeit und Überforderung dein Problem sind, hast du dir eventuell mehr Aufgaben und Termine aufgeladen, als in der zur Verfügung stehenden Zeit zu schaffen sind. Es kann aber auch sein, dass du dich einfach in Details verzettelst oder dein Planungssystem für dich nicht funktioniert.

Zeitmanagement ist nur ein Stück des Puzzles

Du kannst jetzt natürlich an deinem Zeitmanagement arbeiten – und manchmal musst du das auch. Aber selten im ersten Schritt. Zeitmanagement, also ganz konkrete Zeitplanung, hat in vielen Fällen nur geringe Auswirkungen auf die oben genannten Probleme. Es ist ein Puzzlestück, aber eins, das allein eher nutzlos ist. Im Puzzle wäre es ein Stück Himmel, einfach nur blau. Du hast keine Ahnung, an welche Stelle es gehört, solange die anderen 999 Puzzlestücke nicht an ihrem Platz liegen.

Um wirklich mehr Balance, Entspannung und Produktivität in dein Leben zu holen, musst du am ganzen Puzzle arbeiten und das besteht aus:

• Erwartungsmanagement: Was kann ich wirklich leisten? Was ist realistisch?
• Energiemanagement: Wie tanke ich richtig auf? Wie erkenne ich, wann ich meine Grenzen erreiche?
• Aufmerksamkeitsmanagement: Bin ich leicht ablenkbar? Was lenkt mich ab und was hilft mir, mit Ablenkungen umzugehen?
• Selbstmanagement: Wie organisiere ich mich? Welche Umgebung brauche ich, um produktiv zu sein? Wie plane ich meine Aufgaben so, dass ich gut umsetzen kann? Was hilft mir bei der Umsetzung?
• Zeitmanagement: Wie fülle ich die Zeit, die mir zur Verfügung steht? Wie kann ich Zeit sparen?

Und diese Puzzlestücke bauen aufeinander auf. Wenn du zum Beispiel deinen Energiehaushalt nicht im Griff hast, kannst du deine Aufmerksamkeit nicht effektiv steuern (vor allem nicht mit einem neurodivergenten Gehirn). Schauen wir uns also mal genauer an, was du tun kannst.

Erwartungsmanagement

Diesen Punkt überspringen ganz viele Menschen. Weil sie das Gefühl haben, dass eh klar ist, was sie erreichen wollen. Die Überraschung ist oft umso größer, wenn sie dieses „eh klar“ dann mal in Ruhe hinterfragen. Deine Erwartungen zu managen, bedeutet:

• Zu wissen, welche Ziele du erreichen willst und warum.
• Zu wissen, wie du funktionierst, was dein Gehirn und dein Körper brauchen, um zu leisten, welche Umgebung zu brauchst, wie viel Zeit du für bestimmte Dinge brauchst, wann du am produktivsten bist…
• Deine Erwartungen je nach Aufgabe, Situation und Leistungsfähigkeit anpassen zu können (statt „Alles oder nichts“ zu fahren).

Wenn du mit einem Bullet Journal arbeitest, kennst du das Erwartungsmanagement schon. Denn auch Ryder Carroll betont immer wieder, dass du vorm Aufsetzen eines neuen BuJos deine Intentionen dafür klären sollst.

Ein gutes Erwartungsmanagement verhindert, dass du frustriert aufgibst, wenn es hart wird oder du schlechte Tage hast. Weil es Bewusstheit fördert. Bevor du deinen Tag startest, bevor du mit einer neuen Aufgabe beginnst, überprüf, welches Ergebnis du realistisch erreichen kannst.

Vielleicht kennst du den Kalenderspruch: „Wenn du heute nur 30 % Energie hast und 30 % leistest, hast du 100 % gegeben.“ Genau darum geht es in deinem Erwartungsmanagement. Du lernst, zu erwartende Ergebnisse realistisch einzuschätzen – und verhinderst so, dass du dich selbst enttäuschst und Motivation verlierst.

Energiemanagement

Erwartungs- und Energiemanagement beeinflussen sich gegenseitig. Du kannst deine Erwartungen nur dann realistisch anpassen, wenn du deinen Energiehaushalt pflegen kannst. Wenn du schlecht geschlafen hast und deshalb weniger belastbar bist, musst du deine Erwartungen daran, wie viel zu heute leisten wirst, herunter schrauben. Logisch, oder? Du bist eben keine Maschine.

Deinen Energiehaushalt zu managen, ist aber nicht so einfach. Weil wir oft das Gefühl dafür verloren haben, was wir wirklich brauchen. Wir kommen abends erschöpft und gestresst nach Hause und fallen müde mit einer Tüte Gummibärchen auf die Couch – sicher, dass das jetzt genau das ist, was wir brauchen. „Das habe ich mir verdient!“ Und das stimmt auch. Du hast dir Genuss und Erholung verdient. Aber um deine Akkus für den nächsten Tag effektiv aufzuladen, wäre es vielleicht sinnvoller gewesen, einen Abendspaziergang oder eine Runde Yoga zu machen, etwas Gesundes zu essen und sich rechtzeitig fertig zu machen fürs Bett.

Energiemanagement bedeutet, zu wissen, was deine persönlichen Energiespeicher wieder auffüllt. Und es bedeutet, rechtzeitig zu merken, wenn du deine Grenzen erreichst. Gut zu wissen: Deine Grenze ist nicht erst erreicht, wenn du der Couch nicht mehr widerstehen kannst. Dein Akkustand sollte nie unter 50% sinken. Sonst dauert es nicht nur länger, als dir lieb ist, wieder aufzutanken. Du hast unerwarteten Herausforderungen dann auch nichts entgegenzusetzen.

Aufmerksamkeitsmanagement

Wenn durch dein Gehirn ständig ein Eichhörnchen hüpft wie durch meins, ist das Aufmerksamkeitsmanagement wahrscheinlich eine deiner größten Herausforderungen. Hier geht es darum, Fokus und Konzentration zu managen. Wie das geht, ist sehr individuell.

Erst einmal musst du dich selbst kennenlernen. Stell dir dazu mal folgende Fragen:

1. Bin ich leicht ablenkbar?
2. Wenn ja, was lenkt mich besonders ab?
3. Was hilft mir, die Ablenkungen auszublenden?
4. Auf welche Aufgaben kann ich mich problemlos konzentrieren?
5. Bei welchen Aufgabe lasse ich mich ständig ablenken?
6. Spielt es eine Rolle, wann und wo ich arbeite?

Aus den Antworten auf diese Fragen kannst du dir deinen persönlichen Methodenkoffer für das Aufmerksamkeitsmanagement zusammenstellen. Tipp: Hab für jede Herausforderung mehr als eine mögliche Lösung parat. Denn nicht jede funktioniert jeden Tag und für jede Aufgabe.

Mein Aufmerksamkeitsmanagement

Zur Inspiration zeige ich dir mal kurz meine Antworten und Lösungen:

1. Bin ich leicht ablenkbar? – Ja, aber kritisch sind vor allem die ersten 15 Minuten einer Aufgabe. Danach sinkt meine Ablenkbarkeit rapide.
2. Wenn ja, was lenkt mich besonders ab? – meine eigenen Gedanken und Ideen, Social Media, andere Menschen
3. Was hilft mir, die Ablenkungen auszublenden? – Noise Cancelling Kopfhörer mit Musik/Ambience-Geräuschen usw.; Bitte-nicht-stören-Schild am Büro; regelmäßiger Brain Dump; visueller Timer
4. Auf welche Aufgaben kann ich mich problemlos konzentrieren? – kreative Aufgaben wie Grafik, Texten (wenn ich den Anfang gefunden habe), Website; Blitzaufgaben, die nur wenige Minuten dauern
5. Bei welchen Aufgabe lasse ich mich ständig ablenken? – Aufgaben, die ich langweilig finde (fange ich ewig gar nicht an); besonders komplexe Aufgaben; Aufgaben, die keine Kreativität, aber viel Sorgfalt verlangen.
6. Spielt es eine Rolle, wann und wo ich arbeite? – Jein. Ortswechsel helfen, an neuen Orte kann ich mich zumindest für eine Weile besser konzentrieren; in den Randzeiten des Tages bin produktiver, weil weniger externe Ablenkungen existieren; aufgeräumte, saubere Umgebung hilft (muss aber nicht minimalistisch oder leer sein)

Meine Strategien, um meine Aufmerksamkeit gut zu fokussieren, besteht also aus folgenden Punkten:

• Viel Zeit für kreative Aufgaben jeden Tag
• Viel Puffer und Fake Deadlines für Aufgaben, bei denen mir Fokus schwer fällt
• Pomodoro-Technik für Aufgaben, bei denen ich mich leicht ablenken lasse
• Noise Cancelling Kopfhörer (immer; ich sitze eigentlich nie ohne am Schreibtisch)
• Playlists mit Konzentrationsmusik, ASMR, Binaural Beats, Bilaterale Musik oder Ambience Videos
• Aufgeräumter, sauberer Schreibtisch und keine offenen Aufgaben (Wäsche und Co.) in meinem Sichtfeld
• Bitte-nicht-stören-Schild an der Homeoffice-Tür und entsprechender Status im Arbeit-Team-Chat
• Genug Schlaf und Ausgleich durch Bewegung (beides eher in der Theorie, leider)

Dein Aufgaben-Management kann Bestandteile meiner Strategie enthalten, aber auch komplett anders aussehen. Wichtig ist, dass es zu dir, deinen Herausforderungen, deinen Aufgaben und deiner Umgebung passt.

Selbstmanagement

Selbst- und Zeitmanagement gehen ebenfalls Hand in Hand. Selbstmanagement ist aber aus meiner Sicht der deutlich wichtigere Teil. Hier geht es tatsächlich um die Umsetzung. Wie kannst du schaffen, was dir wichtig ist – und gleichzeitig gut für dich sorgen? Die Antwort liegt in deinem Selbstmanagement.

Disziplin und Motivation helfen dir, aber wie kannst du beides erzeugen? Die konkreten Werkzeuge, die dir helfen, sind individuell, aber zwei grundlegende Regeln gelten immer:

1. Mach es dir so einfach und eindeutig wie möglich.
2. Bleib realistisch

Mach es einfach und eindeutig

Wenn dir glasklar ist, was als nächstes zu tun ist und wenn alles, was du dafür brauchst, schon bereit liegt, steigt die Chance, dass du diese Aufgaben auch wirklich zügig angehst. Das meint „einfach und eindeutig“. Hierzu gehören zum Beispiel folgende Maßnahmen:

• Definiere das Ziels eines Projekts, Termins oder der Aufgabe (nicht überspringen!).
• Leg grob fest, welche Aufgaben du erledigen musst, um das Ziel zu erreichen.
• Definier den konkreten nächsten Schritt (Babysteps!), mit dem du anfange oder weitermachen musst.
• Leg alles an Materialien und Unterlagen bereit, die du brauchst, um diesen nächsten Schritt anzugehen.
• Sorg für eine Umgebung, die es dir leicht macht, den nächsten Schritt zu gehen (aufgeräumt, störungsfrei oder auch in Gesellschaft und stimulierend).
• Entfern alles, was verhindern könnte, dass du loslegst (Handy aus dem Sichtfeld, Browser schließen, …).

Das Ziel ist, dass es leichter ist, die Aufgabe anzugehen als etwas anderes zu machen. Das ist nicht immer ganz einfach und man kann sich da auch so reinsteigern, dass man viel Zeit mit der Vorbereitung verplempert (eventuell habe ich das für dich getestet).Aber grundsätzlich ist „einfach und eindeutig“ eine wichtige Unterstützung, um voran zu kommen.

Bleib realistisch

Du träumst davon, ein Café zu eröffnen, hast bisher aber auch die Kekse aus der Backmischung ruiniert? Dann gehört zum Selbstmanagement (und zum Erwartungsmanagement) auch, sich einzugestehen, dass du wohl erstmal viele andere Schritte gehen musst, bis du wirklich ein erfolgreiches Café eröffnen kannst.

Das bedeutet nicht, deinen Traum aufzugeben. Aber es bedeutet, einen Plan zu machen, den DU auch erfüllen kannst. Du musst also überlegen, was du lernen musst, um irgendwann den Traum zu leben. Dann gilt es, herauszufinden, wie, wo, von wem und zu welchen Konditionen du das lernen kannst. Und schließlich brauchst du einen Plan mit konkreten Schritten und einem konkreten Zeitrahmen für die Umsetzung.

Realistisch zu sein, fühlt sich manchmal an, als würdest du dir selbst etwas wegnehmen. Weil es die Vorfreude und den Enthusiasmus ganz schön dämpfen kann. Und wenn du einfach nur ein bisschen träumen willst, sch… auf Realismus und leg los. Aber wenn ein Traum irgendwann dein Leben werden soll, nützt dir Euphorie allein nichts.

Die obligatorischen Motivationstiefs und Hindernisse, die deinen Weg begleiten werden, bewältigst du dich mit Euphorie. Eine Planung, die auf realistischen Erwartungen und ebenso realistischen Plänen fußt, kann dich deinem Ziel aber sehr wohl näher bringen.

Zeitmanagement

Zeitmanagement meint ausschließlich die Werkzeuge, die dir helfen, deine Zeit sinnvoll zu nutzen. Dein Kalender, deine Uhr und ein Timer sind dafür die einzigen Werkzeuge, die du brauchst.

Du hast so viel Zeit, wie du hast. Daran kannst du nichts ändern (Schlaf zu opfern, ist übrigens nicht hilfreich – habe ich exzessiv für dich getestet). Du kannst lediglich entscheiden, wie du die Zeit nutzt.

Und warum halte ich das für den kleinsten Hebel, wenn es darum geht, deine Ziele zu erreichen? Weil die meisten von uns nicht mehr so viel Zeit zu verplanen haben, wenn sie erstmal alle Verpflichtungen eingetragen haben.

Du hast 24 Stunden, davon gehen ab:

• 7 Stunden Schlaf
• 3 Stunden kochen und essen
• 8 Stunden Arbeit

Damit bleiben nach den absoluten Notwendigkeiten also schon nur noch 6 Stunden. Jetzt brauchst du eventuell noch eine Stunde im Durchschnitt für deinen Haushalt, 2 Stunden für Kinder, deinen Partner, Freunde, Familie – und schon hast du nur noch 3 Stunden, die du frei verplanen kannst. Wenn wir die notwendigen Pausen und Pufferzeiten (Wege- und Wartezeiten) und zusätzliche Termine (Arzt, Friseur, einkaufen, Sport usw.) mit einrechnen, bleibt dir vielleicht noch eine Stunde, maximal 2.

Zeit klug nutzen

Sich dessen bewusst zu sein, ist wichtig, um klug zu entscheiden, wie du diese wertvolle Zeit für dich nutzen willst. Aber da ist einfach nicht viel Zeit zu managen. Für die freie Zeit sind Selbst-, Energie-, Erwartungs- und Aufmerksamkeitsmanagement die sehr viel effektiveren Hebel.

Es gibt allerdings eine Frage, bei der Zeitmanagement wirklich wichtig ist: Bei der Frage danach, ob die 24 Stunden wirklich klug genutzt sind oder du nicht vielleicht Dinge umbauen kannst, um mehr von deiner Zeit zu haben.

Du könntest zum Beispiel:

• Meal Prep testen, um pro Tag Kochzeit einzusparen
• Termine nach der Arbeit an einem oder zwei Tagen bündeln, um an den anderen mehr Zeit am Stück für dich und deine Projekte zu haben
• Haushalt delegieren, z.B. an eine Reinigungskraft
• Kinderfahrdienste und Hausaufgabenbetreuung delegieren oder aufteilen…

Für mich sind Aufmerksamkeits-, Erwartungs- und Energiemanagement die größten Baustellen. An Zeit- und Selbstmanagement arbeite ich schon so lange, dass ich die blind und mit 40 Fieber im Griff habe. Wie sieht das bei dir aus? Diskutier das gern mit mir und den anderen Sternchen im Zeitplanerin-Universum auf Discord!