Über die Berge und zurück: ALPEN-Methode

Über die Berge und zurück: ALPEN-Methode

Gib der ALPEN-Methode eine Chance, wenn du Schwierigkeiten hast, deinen Tag zu strukturieren. Die Methode hilft dir, den Überblick zu behalten, Dinge zu priorisieren und auch wirklich zu schaffen, was du dir vorgenommen hast.

Du packst dir deine Tage entweder so voll, dass du abends frustriert aufgibst, weil der Tag wieder einmal viel zu kurz war für deine To-Do-Liste. Oder du hast so viel Leerlauf, dass der ganze Tag unproduktiv wird. Irgendwie schaffst du es nicht, die richtige Balance zu finden. Und dann entgehen dir auch noch wichtige Aufgaben und Termine, weil du den Überblick verloren hast. Die ALPEN-Methode kann hier Abhilfe schaffen.

ALPEN steht dabei für:

A = Aufschreiben aller Aufgaben und Termine

L = Länge der Termine und Aufgaben schätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheiden, was wichtig ist

N = Nachprüfen, wie die Tagesplanung funktioniert hat

Die ALPEN-Methode kostet dich mit ein bisschen Erfahrung nur ein paar Minuten am Tag. Aber Sie kann nur unter zwei Voraussetzungen funktionieren:

  1. Du gibst der Methode ein bisschen Zeit, ihre Wirkung zu entfalten. Eine Woche, besser zwei, solltest du die Alpen-Methode anwenden und immer wieder an deine Bedürfnisse anpassen. Danach kannst du wirklich beurteilen, ob sie dir nutzt oder nicht.
  2. Du arbeitest JEDEN Tag ALLE Schritte der Methode ab. Schummeln und abkürzen gilt nicht! Auch nicht, wenn es sich lästig anfühlt.

A wie Aufschreiben

Die ALPEN-Methode beginnt wie beinahe jede Zeitmanagement-Technik: Schreib alles, wirklich alles, auf, was am Tag ansteht. Termine, Aufgaben, Aktivitäten. Was du tun musst, tun sollst und auch, was du tun willst. Schreib alles auf. Wie immer gilt: Was auf dem Blatt ist, kann dir nicht mehr den Kopf verstopfen. Was du aufgeschrieben hast, vergisst du weniger leicht.

L wie Länge festlegen

Im zweiten Schritt schreibst du hinter jeden Termin und jede Aktivität und jede Aufgabe, wie lange du dafür brauchen wirst. Sei ehrlich zu dir selbst und schätz den Aufwand realistisch. Du kannst, wie im Timeboxing, künstlich eine Deadline erzeugen, indem du dir für unliebsame, langweilige oder schon lange aufgeschobene Aufgaben eine eher knappe Zeitspanne einplanst. Aber plane trotzdem so viel Zeit ein, dass du die Aufgabe schaffen KANNST. Planst du hier zu knapp, sieht das vielleicht auf deinem Zeitplan gut aus, aber am Ende schneidest du dir ins eigene Fleisch, weil du frustriert bist, wenn du deine Aufgaben nie in der geplanten Zeit schaffst.

P wie Puffer einplanen

Der fest eingeplante Puffer ist eine Besonderheit der ALPEN-Methode. Ganz grob gilt die Empfehlung: Verplane nur 60 Prozent deines Arbeitstages. Die restlichen 40 Prozent lässt du als Puffer frei. Du kannst selbst entscheiden, ob du den Puffer fest vor oder nach Terminen einplanst oder ihn flexibel nutzt, wenn du ihn brauchst. Fürs Erste kannst du ihn als Block auf deine To-Do-Liste zu den Terminen und Aufgaben schreiben.

E wie Entscheiden, was wichtig ist

Jetzt geht es ans Aussortieren. Priorisiere deine Aufgaben, entscheide also, was wirklich an diesem Tag zu tun ist, was Zeit hat und was vielleicht delegiert werden kann. Drei Kriterien helfen dir bei der Einordnung:

  1. Was ich wichtig?
  2. Was ist dringend?
  3. Wie viel Zeit hast du noch übrig?

Wenn 60 Prozent deines Arbeitstages verplant sind, ist Schluss. Alles, was es jetzt noch nicht auf deine Tagesliste geschafft hat, muss an einem anderen Tag oder von einer anderen Person erledigt werden.

Auch hier gilt: Sei ehrlich zu dir selbst! Es hilft dir nicht, wenn du jetzt deine Aufwandsschätzung nach unten korrigierst, nur damit die eine Aufgabe noch in deinen Tag passt. Am Ende hat der Tag nicht mehr Stunden, egal, wie sehr du dir das wünschst.

N wie Nachkontrollieren, wie gut die Methode funktioniert hat

Den Tag über arbeitest du deine Liste ab. Am Ende des Arbeitstages ist Zeit für die Rückschau. Schau dir an, wie die ALPEN-Methode für dich funktioniert hat:

  • War deine Aufwandsschätzung korrekt?
  • Reicht dein Puffer? (Wenn du oft unterbrochen wirst, Feuerwehr spielst oder Ansprechpartner für Kunden und Kollegen bist, reichen dir 40 Prozent Pufferzeit für Unvorhergesehenes vielleicht nicht aus. Evaluiere das ein paar Tages und pass deine Pufferplanung gegebenenfalls an.
  • Hast du deine Prioritäten richtig gesetzt? (Musst du immer wieder Aufgaben dazwischen schieben, die du eigentlich als weniger wichtig eingestuft hast? Dann leg morgen noch mehr Wert auf die Priorisierung.)

Plane deinen nächsten Tag, indem du die Erkenntnisse aus der Nachschau einfließen lässt. Auf diese Weise machst du die ALPEN-Methode Stück für Stück zu deinem individuellen Zeitmanagement-Tool.

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