Plane deine ideale Woche

Schon klar, eine ideale Woche ist ein Mythos. Warum du dich trotzdem hinsetzen und dir einen Plan für eine solche perfekte Woche schreiben solltest, erkläre ich dir heute.

Lass mich raten: Irgendwas fällt bei dir immer hinten runter, oder? Wenn du alle Haushalt- und Job-Aufgaben schaffst, hast du ein schlechtes Gewissen, weil du dich zu wenig um Freunde und Familie gekümmert hast. Und wenn du die doch auch noch in die Woche quetschen konntest, bist du Sonntagabend halbtot, weil einfach keine Zeit für Pausen war.

Es wird dir nicht weiterhelfen, aber vielleicht tröstet dich die Gewissheit: Du bist damit nicht allein. Und es liegt auch nicht daran, dass du zu faul, zu unorganisiert oder zu egoistisch wärst.

Menschen haben kein Zeitgefühl

Menschen haben kein objektives Gefühl für Zeit. Du kannst das mit einem einfachen Experiment testen: Such dir eine Aufgabe, die du magst und eine, die du hasst. Schätz bei beiden, wie lange du dafür brauchen wirst. Und dann setz beide um und miss die Zeit (nur die, in der du wirklich arbeitest, nicht die Prokrastinationsphase!). In den allermeisten Fällen wirst du feststellen, dass du die Ekel-Aufgabe schneller erledigen konntest als gedacht und mit der Lieblingsaufgabe viel mehr Zeit verbracht hast als eingeplant.

Den Effekt kennst du sicher noch aus deiner Kindheit: Objektiv betrachtet sind sechs Wochen Sommerferien eine lange Zeit. Gefühlt war es ein Wimpernschlag.

Wir bescheißen uns beim Planen immer selbst

Hinzu kommt, dass wir uns beim Planen gern selbst besch… also, veralbern. Wir lassen An- und Abfahrt zu Terminen unter den Tisch fallen, ignorieren die Tatsache, dass nach spätestens 90 Minuten die Konzentrationsleistung so sehr nachlässt, dass wir eine Pause machen MÜSSEN und planen den Tag so, als würde nie etwas Unerwartetes dazwischen kommen. Wir planen uns den Plan schön, um uns produktiv (aka wertvoll) zu fühlen.

Bis uns der Plan um die Ohren fliegt. Wenn die Tatsache, dass wir kein objektives Zeitgefühl haben mit dem Bedürfnis, sich organisiert und produktiv zu fühlen, eine Affäre beginnt, ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis gar nichts mehr geht. Zunächst lässt du deine Pausen und die Zeit für dich weg. Also alles, was dich gesund hält. Damit lässt deine Leistungsfähigkeit nach, deine Fehleranfälligkeit steigt. Du kannst immer weniger Bälle gleichzeitig in der Luft halten, hinkst auch bei wichtigen Aufgaben hinterher, vergisst Termine oder verschiebst sie immer wieder…

Das passiert alles nicht von heute auf morgen, sondern ist ein langsamer Prozess, aber genau deshalb ist er so gefährlich. Es ist wie mit dem Frosch im Topf Wasser, das man langsam erhitzt. Und der trotzdem nicht rausspringt, weil er sich so lange an die steigende Temperatur anpasst, bis er stirbt. Ganz so drastisch wird es nicht enden, wenn du deine Zeit nicht im Griff hast, aber ätzend ist es trotzdem.

Schnelle Auswege aus dem Dilemma

Nun gibt es verschiedene Auswege aus diesem Dilemma. Die schnellsten:

• Für jede Aufgabe immer den Aufwand schätzen und anschließend die reale Zeit dazu schreiben. Das regelmäßig auswerten und künftige Schätzungen anpassen.
• Konsequent Puffer einplanen. Am besten im Kalender zweimal täglich eine bis anderthalb Stunden Minimum für unerwartete Aufgaben/spontane Termine blocken.
• Mit Fokusthemen arbeiten und Aufgaben, die zu diesen Fokusthemen gehören, priorisieren.

Darüber hinaus gibt es aber ein Tool, dass dir helfen kann, langfristig gar nicht erst in diese Bredouille zu kommen: die ideale Woche von Michael Hyatt.

Die ideale Woche nach Michael Hyatt

Schon klar: Eine ideale Woche wird es in Wirklichkeit nicht geben. Dafür müsstest du die volle und alleinige Kontrolle über jeden Aspekt deines Lebens haben. Die meisten von uns werden aber in der einen oder anderen Form mit anderen Menschen zu tun haben, die beeinflussen, wie wir unsere Zeit nutzen können. Trotzdem solltest du dir jetzt die Zeit nehmen, deine ideale Woche zu planen und ich erkläre dir auch gleich, warum.

Michael Hyatt schreibt zur idealen Woche: „You have a choice in life. You can either live on-purpose, according to a plan you’ve set. Or you can live by accident, reacting to the demands of others. The first approach is proactive; the second reactive. Sure, you can’t plan for everything. Things happen that you can’t anticipate. But it is a whole lot easier to accomplish what really matters when you are proactive and begin with the end in mind.“

Grob übersetzt: „Du hast eine Wahl im Leben. Du kannst entweder nach einem Plan leben, den du selbst entwickelt hast. Oder ständig auf die äußeren Umstände und die Anforderungen anderer reagieren. Das eine ist ein proaktiver Ansatz, das andere ein reaktiver. Natürlich kannst du nicht jede Eventualität voraussehen. Unerwartetes passiert nun mal. Aber es ist sehr viel einfacher, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen, wenn du selbst proaktiv bist.“

Um das zu tun, musst du aber wissen, was die wichtigen Dinge in deinem Leben sind. Und genau dafür hat Michael Hyatt seine ideale Woche entwickelt. Der Plan ist, eine Woche so zu strukturieren, dass du Zeit für alle relevanten Dinge hast und trotzdem flexibel genug bleibst, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

Tagesthemen in der idealen Woche

Dafür stellt Michael Hyatt jeden Tag der Woche unter ein eigenes Oberthema. Diese Fokusthemen setzen die Leitplanken für den Tag. Wenn du also beschließt, Montage zu deinen Familien-Tagen zu machen und dann eine Freundin fragt, ob ihr Montag ins Kino wollt, wird es dir leichter fallen, sie auf einen anderen Tag zu vertrösten. Mit den Fokusthemen hast du eine Richtschnur, die dir die Entscheidung erleichtert.

Nun ist Michael Hyatt ein Unternehmer, der den größten Teil seines Tages selbst verantwortet. Wenn du, wie ich, Vollzeit angestellt arbeitest, geht das nur bedingt. Du wirst kaum festlegen können, dass du ab sofort nur noch dienstags zu Meetings gehst. Ich habe meine ideale Woche deshalb vor allem auf die Zeit vor und nach der Arbeit bezogen.

Und keine Sorge: Deine ideale Woche ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn du feststellst, dass deine Planung doch nicht so ideal ist, kannst du sie jederzeit anpassen und ändern. Trau dich einfach, einen Anfang zu machen.

Fokusbereiche in der idealen Woche

Zusätzlich markiert Michael Hyatt Fokusbereiche je nach Tageszeit: Der frühe Morgen ist immer die Zeit für ihn selbst. Hier macht er Sport, betet oder liest. Danach kommt ein großer Zeitblock, der der Arbeit gewidmet ist und abends hat er eine Routine aus Familienzeit und Schreiben etabliert.

Für mich fühlte sich das überplant an, deshalb habe ich diese Zusatzeinteilung weggelassen. Aber wenn du das Gefühl hast, dass dir das hilft, noch mehr Fokus zu halten, dann probier es gerne aus.

Termine und Aufgaben eintragen

Wenn die Fokusthemen gesetzt sind, gilt es, deine ideale Woche auszufüllen. Es geht jetzt nicht darum, jeden realen Termin einzutragen. Du willst ja ein allgemein gültiges Template schaffen. Trag also nur die Terme und Aufgaben ein, die wirklich jede Woche anstehen und fix sind. Ansonsten arbeite mit Themenblöcken.

Du kannst die Zeitblöcke so groß oder so klein machen, wie du magst. Mein Morgen ist zum Beispiel relativ kleinteilig verplant. Dafür steht in der Zeit von 8:30 Uhr bis 17 Uhr einfach nur ein einzelner Block „Arbeit“ in der Übersicht.

Wichtig: Michael Hyatt trägt in seiner idealen Woche auch Zeiten fürs Pendeln oder das Abarbeiten von E-Mails ein und das ist wichtig. Vergiss bitte vor lauter Planungseuphorie nicht, Platz für die Dinge einzuplanen, die du einfach nicht umgehen kannst. Und denk an Puffer für Unvorhergesehenes!!!

Farbcodes in der idealen Woche

Die einzelnen Einträge in seiner Übersicht codiert Michael Hyatt farblich: grün sind alle Tätigkeiten, die auf seine Ziele beziehungsweise seine täglichen Fokusthemen einzahlen. Rot sind alle Dinge, die das nicht tun (wie das Pendeln und die E-Mails zum Beispiel). Weiß sind Aktivitäten, die auf die Fokusthemen einzahlen können, aber nicht müssen (wie Meetings) und grau sind unverplante Pufferzeiten.

Wenn du das ähnlich handhabst, siehst du auf einen Blick, wie viel Zeit pro Woche du den Dingen einräumst, die dir wirklich wichtig sind.

Ich hab das anfangs genauso gemacht, aber bald gemerkt, dass das für mich nicht sehr zielführend ist. Meine Fokusthemen beziehen sich, wie gesagt, auf die Zeit vor und nach der Arbeit. Aber der Arbeitsblock nimmt den größten Teil des Tages ein. Da er aber nicht zu meinen Fokusthemen passt (oder zumindest nicht zwangsläufig), wäre der größte Teil des Tages rot oder weiß. Das würde mein Ergebnis verfälschen.

Deshalb nutze ich meinen gewohnten Farbcode: rot = privat, blau = Job, gelb = Zeitplanerin. Wenn dienstags also „Haushalt“ das Fokusthema ist, sollten die Einträge vor und nach der Arbeit überwiegend rot und nicht gelb sein. Ich habe also ein etwas anderes System, nutze die Farbcodes aber auch, um blitzschnell zu überprüfen, ob meine Planung zu meinen Zielen passt.

Was die ideale Woche NICHT kann

Die ideale Woche von Michael Hyatt ist ein cleveres Tool, um in die richtige Richtung zu gehen. Du kannst dich bei deiner Wochenplanung selbst kontrollieren (und korrigieren), wenn du dir dein Template der idealen Woche neben den aktuellen Plan legst. Wenn du Termine vereinbarst oder Aufgaben terminierst, helfen dir die Fokusthemen, schneller zu entscheiden, wann die richtige Zeit für die jeweiligen Dinge ist.

Die ideale Woche ist ein Hilfsmittel. Ein großartiges, wenn du wirklich damit arbeitest, aber trotzdem nur ein Hilfsmittel.

Du wirst sehr wahrscheinlich niemals eine Woche erleben, die exakt so verläuft, wie du sie gerade geplant hast. Aber darum geht es auch gar nicht.

Der Plan hilft dir, den Fokus zu halten. Und zwar langfristig, nicht nur die 24 Stunden, in denen die Planungseuphorie anhält.