Zeitmanagement mit Bullet Journal – Hilfe, wie fange ich an?

Das Bullet Journal ist das perfekte Zeitmanagement-Tool – weil es DEIN Zeitmanagement-Tool ist. Das System ist extrem flexibel und sorgt dafür, dass du den Überblick behältst, deine Ziele kennst, produktiv und fokussiert arbeitest und dir regelmäßig Zeit für Reflexion und Selbstfürsorge nimmst. Aber zum ersten Mal ein Bullet Journal aufzusetzen, kann auch ziemlich überwältigend sein, eben weil es so flexibel ist. Deshalb gibt es hier die ultimative Anleitung für Einsteiger.

An dieser Stelle würde ich dir jetzt gern eine rührende Tschakka-Geschichte darüber erzählen, wie ich zum Bullet Journal kam. Aber, ehrlich gesagt, weiß ich nicht mehr, wann ich das erste Mal darüber gestolpert bin und ich kann dir auch nicht mehr sagen, was mich am Ende motiviert hat, mein erstes BuJo anzulegen. Es war jedenfalls nicht die schiere Überzeugung, endlich das perfekte Zeitmanagement-Tool gefunden zu haben. Eher meine sehr ausgeprägte Neugier und die Suche nach einer guten Ausrede, warum ich unbedingt noch mehr Geld für ziemlich teure Notizbücher, Ringbuchplaner und Stifte ausgeben musste 😉.

Meine ersten BuJo-Monate sahen übrigens so aus:

Du siehst schon: Ich bin dem typischen Missverständnis aufgesessen. Ich habe ein BuJo gestartet, ohne die Methode zu kennen und dachte, es gehe darum, sich einen individuellen Kalender selbst zu gestalten. Mit Betonung auf „gestalten“.

Bullet Journal: Erst praktisch, dann schön

Erst mit den Jahren – und dem Buch von Ryder Carroll – ist mein BuJo zu der Organisationsschaltzentrale meines Lebens geworden, die es heute ist. Und das sieht zum Beispiel so aus:

Verwirrt, weil da immer noch so bunte, aufwendige Seiten durch den Slider fliegen? 😉 Keine Sorge, das soll dir nur zeigen, dass das Bullet Journal genau das Tool ist, dass sein Nutzer/seine Nutzerin will und braucht. Ich will schöne, aufwendige Seiten in den Anfangs- und Monatsseiten. Meine Dailies bestehen dafür nur noch aus bunter Überschrift und Listen/Text. Die kann ich dir nur leider nicht zeigen, weil da zu persönliche Dinge und auch Job-Notizen stehen, die einfach in Sachen Datenschutz schwierig sind.

Wenn du mehr zum originalen Bullet-Journal-System wissen willst, um DEINEN Stil zu finden, schau dir den Artikel „Muss ich kreativ sein, um ein Bullet Journal zu führen“ an. Oder melde dich zum Newsletter an und ich schicke dir als Dankeschön meinen kostenlosen BuJo-Starter-Guide.

Für diesen Text gehe ich davon aus, dass du genug über das Bullet Journal weißt, um es für dein eigenes Zeitmanagement ausprobieren zu wollen. Vermutlich hast du schon ein Notizbuch und mindestens einen (vielleicht auch 53) Stifte gekauft, aber jetzt weißt du nicht, wie du anfangen sollst, hast wahrscheinlich Angst, etwas falsch zu machen und damit das teure Notizbuch zu versauen.

Kurzer Disclaimer: Auch mit dieser Anleitung wirst du früher oder später Fehler machen, dich verschreiben oder eine Seitenaufteilung wählen, die dir nicht gefällt. Gewöhn dich besser jetzt schon mal an den Gedanken und dann versuch, den Perfektionismus loszulassen. Was hilft, sind zwei Erinnerungen:

1. Du musst es dir nur so lange ansehen, bis du die nächste Seite aufschlägst. Das schaffst du.
2. Fehler sind auch Chancen. Aus einem falsch geschriebenen Wort kann eine witzige Anekdote oder ein kleines Kunstwerk werden. Werde kreativ und mach den Fehler zu etwas, das dir ein Lächeln schenkt.

Bullet Journal: Die ersten Seiten

So, die Vorrede war lang, kommen wir zum Eingemachten. Bevor du das Bullet Journal für deine tägliche Planung nutzen kannst, solltest du die vorderen Seiten für wichtige Schlüsselelemente herrichten:

Index/Inhaltsverzeichnis

Wenn dein Buch kein vorgezeichnetes Inhaltsverzeichnis hat, lass die ersten vier Seiten frei und mach die zu deinem Index. Hier trägst du im Laufe der Zeit ein, wenn du eine neue Collection zu einem bestimmten Thema angelegt hast, wo die in deinem Buch zu finden ist. Das Inhaltsverzeichnis zu pflegen, ist vielleicht langweilig, aber eine der wichtigsten Aufgaben, wenn du das BuJo effektiv und effizient nutzen willst.

Future Log

Das Future Log gibt auch Ryder Carroll in seinem Buch vor. Im Prinzip ist es eine Auflistung der kommenden Monate, meist auf einer oder zwei Doppelseiten. Du kannst oben die Monate als Minikalender aufschreiben und darunter Platz für Notizen lassen oder du legst für jeden Monat eine Spalte an und reservierst pro Tag eine Zeile. Hier trägst du nach der ursprünglichen Methode Termine ein, die in der Zukunft liegen. Da du im Bullet Journal nie vorarbeitest, sondern immer nur den aktuellen Tag bearbeitest, ist das hilfreich.

Ich nutze das Future Log ein bisschen anders, weil ich für mich festgestellt habe, dass ich für die langfristige Terminplanung mit dem Google Calender (unbezahlte Werbung) besser klarkomme. Im Future Log hinterlege ich Geburtstage, meine Urlaubs- und Krankheitstage und, wenn ich Lust habe, trage ich die Termine des vergangenen Monats nachträglich als eine Art Chronik oder Termintagebuch ein.

Allgemeine Seiten, die Collections

Darüber hinaus kannst du, bevor du jetzt in deine erste Monatsübersicht startest, weitere allgemeine Seiten zu besonderen Themen, sogenannte Collections, ergänzen. Das ist kein Muss, um produktiv zu arbeiten. Ich nutze das allerdings gern. Zumal es mir die Suche erleichtert, wenn ich solch allgemeine Seiten, die ich immer wieder brauche, am Anfang eines neuen BuJos zusammenfasse.

Überleg dir selbst, welche Seiten für dich nützlich und sinnvoll sind. Und wenn du unsicher bist: Probier es einfach aus. Wenn du eine Seite später nicht benutzt, wie du es geplant hattest, hast du daraus trotzdem was gelernt: Nämlich, dass du eine solche Seite im nächsten Buch nicht brauchst.

Zur Inspiration, das sind aktuell meine Seiten am Anfang des Bullet Journals (Fett die Collections, die ich jedem empfehlen würde, weil sie wirklich hilfreich sind):

• Jahresreflexion 2021
• Jahresplanung/Zielsetzung 2022
• Future Log
• Kontakte (Adressliste aller Menschen, die mindestens einmal im Jahr Briefpost von mir bekommen)
• Stiftetest (Mehrere Seiten, auf denen ich die Stifte teste, die ich am häufigsten nutze. So sehe ich, wie die Farben auf dem jeweiligen Papier wirken und ob sie durchbluten oder ghosten.)
• Tracker für mein Gewicht und meine Körpermaße
• Liste mit Me-Time-Ideen
• Übersicht kurz-, mittel- und langfristiger Ziele (Eine der Seiten, von denen ich inzwischen merke, dass ich sie nicht brauche.)
• Liste „10 neue Erfahrungen“ (bisher erste eine einzige ausgefüllt, Inspirationen nehme ich gern entgegen)
• Komplimente-Liste (Ich schreibe jedes Kompliment hier auf, das ich bekomme und an dunklen Selbstzweifel-Tagen schaue ich mir die Liste an. Das hilft!)
• Liste Zeitplanerin Themenideen Blog und Podcast
• Zeitplanerin-Statistik (erfolgreichste Blogposts, Insta-Posts und Podcast-Episoden nach Monaten und KPIs)
• Seite „Morgenroutine und Abendroutine“ (Wenn ein Tag perfekt laufen würde, wie würde ich dann gern meinen Morgen und meinen Abend gestalten? In der Hoffnung, mich dem irgendwann mal anzunähern…)
• „Wann habe ich zuletzt“-Liste (Extrem wertvoll. Hier notiere ich, wann ich zuletzt Aufgaben erledigt habe, die nicht täglich oder wöchentlich anfallen, vor allem im Haushalt (Staubsaugerbeutel gewechselt, Betten bezogen, Fenster geputzt, Spülmaschine/Waschmaschine mit Reiniger laufen gelassen usw.).)

Der Key: Deine Legende für die Symbole

Zusätzlich kannst du dir eine Seite mit einer Legende für die Symbole anlegen, die du für das Rapid Logging nutzen willst, also das schnelle Erfassen deiner Notizen. Ich hatte sowas ganz am Anfang auch, hab es aber nur ganz selten benutzt. Gerade für absolute Einsteiger könnte es aber nützlich sein. Zur Erinnerung: Ryder Carroll nutzt einen Punkt, um eine Aufgabe zu kennzeichnen, einen Kreis für Termine und den Spiegelstrich für Notizen. Sternchen markieren bei ihm Einträge, die besonders hervorgehoben werden sollen. Ich selbst benutze auch das Ausrufezeichen, um einen Eintrag als „Nicht vergessen“ zu markieren und ein kleines Herz für Tagebucheinträge. Auch hier kannst du gern dein eigenes Symbol-System erfinden. Du musst nur dafür sorgen, dass du 20 Seiten später dieselben Symbole noch für dieselben Dinge benutzt. Da kann so eine Legenden-Seite sinnvoll sein.

Konkret planen mit dem Bullet Journal: Monatsplanung

Hast du diese Vorarbeiten abgeschlossen, kannst du bereits loslegen mit der konkreten Planungsarbeit. In der ursprünglichen Methode gibt es nur Monthlies, also Monatsübersichten, und Dailies, also Tagesübersichten. Du kannst aber zusätzlich oder stattdessen auch Weeklies, also Wochenübersichten einbauen.

Ich empfehle dir, die Monatsübersicht auf jeden Fall zu nutzen. Sie bietet einfach den optimalen Überblick. Wer es minimalistisch will, hält sich dabei einfach an Ryder Carroll selbst. Sein Monthly ist in ungefähr 3 Minuten fertig: Schlag eine neue Doppelseite auf, schreib auf die linke Seite oben den Monatsnamen und nummerier dann die Zeilen von oben nach unten nach der Anzahl der Tage, die der Monat hat. Hier trägst du nun alle Termine ein, die in diesem Monat anstehen. Auf die rechte Seite schreibst du oben „Aufgaben“, darunter alle Aufgaben, die du für den Monat schon kennst. Diese Liste ergänzt du den Monat über, wann immer etwas Neues hinzukommt. Wenn du mir auf Instagram folgst, kennst du das schon. Das ist meine „Sammelliste“, eines der wichtigsten Tools für mein Zeitmanagement. Nutz die unbedingt. Sie verschafft dir Ruhe und einen schnellen Überblick.

Ich hab es nicht so mit Minimalismus. Deshalb sind meine Monthlies deutlich üppiger als die von Ryder Carroll – in der Gestaltung, aber auch inhaltlich. Noch mal: Du musst gar nichts gestalten! Lass dich hier von meinen Beispiel bitte nicht irritieren. Für mich ist die Gestaltung der Monthlies eine kreative Auszeit, die ich sehr genieße. Meine Tagesplanung kommt dann sehr viel pragmatischer daher.

Aktuell beinhalten meine Monatsübersichten:

• Terminübersicht und Prioritäten/Ziele für den Monat
• Aufgabensammelliste
• Gewohnheitsstracker
• Finanzübersicht (Ausgabentracker)
• Liste gelesener Bücher in diesem Monat
• Zeitplanerin Redaktionsplan für den Monat (Blog, Podcast, Instagram) inklusive kleiner Ideensammlung für den kommenden Monat

Planen mit dem BuJo: Wochenübersichten

Wie gesagt, Wochenübersichten sind im ursprünglichen System nicht vorgesehen, können aber nützlich sein. Wenn ich sehr wenig zu tun habe, nutze ich Wochenübersichten manchmal statt meiner Dailies. Normalerweise bieten mir die aber zu wenig Platz für die Tagesreflexion, deshalb ist das eher die Ausnahme. Ich nutze Wochenübersichten dafür oft zusätzlich zu Monats- und Tagesübersichten – immer dann, wenn besonders viel los ist. Die Monatsübersicht ist mir dann zu überwältigend, die Dailies bieten mir nicht genug Überblick über die kommenden Tage. Dann schalte ich ein Weekly dazwischen, indem ich auf einer Seite oder einer Doppelseite die Tage vorschreibe, feststehende Termine und Aufgaben mit einer fixen Deadline eintrage (und gelegentlich auch einen Mahlzeitenplan) und dann bewusst Auszeiten (Sport, Me-Time, terminfreie Abende) einplane.

Zur Inspiration ein paar Layouts für Wochenübersichten:

Planung mit dem Bullet Journal: Tagesübersichten

Und schon sind wir beim Kernelement deines Bullet Journals: deinen Dailies, den Tagesübersichten. Das ist der wichtigste Teil, wenn es um Produktivität und Achtsamkeit geht. Aber es ist im Prinzip auch der einfachste: Du schreibst das Datum und den Wochentag auf, legst deine ToDo-Liste an (vorzugsweise eine, die nicht zu voll ist und die Aufgaben nach Prioritäten sortiert hat) und schreibst deine Termine für den Tag auf. Das war es schon an Vorbereitung.

Nun geht es darum, den Tag über auch mit dieser Tagesübersicht zu arbeiten. Sie soll wachsen – mit allem, was für dich an diesem Tag wichtig ist. Notizen zu einem Gespräch oder einem Meeting, Ideen zu einem Projekt, Gefühle und Erlebnisse, Gedanken, witzige Situationen, neue Aufgaben, die du abends auf deine Sammelliste übertragen willst, neue Termine, die du in den Kalender oder Future Log eintragen musst … ins Daily darf alles. Und das rapid logging, also das Notieren in kurzen Stichpunkt mit den Symbolen davor, sorgt dafür, dass du später trotzdem alles wieder findest.

Ich schließe meinen Tag immer damit ab, dass ich Aufgaben, die ich nicht geschafft habe, auf den nächsten Tag übertrage (oder einfach auf der Sammelliste geparkt lasse, bis ich wieder Zeit/Lust habe) und alle Einträge des Tages noch mal durchgehe, um zu schauen, ob es da noch etwas zu tun gibt. Termine und Aufgaben, die ich nicht gleich an die richtigen Stellen (Sammelliste/Kalender) eingetragen habe, übertrage ich jetzt. Und abschließend, bevor ich das Daily für den nächsten Tag schreibe, mache ich meine Tagesreflexion.

Dafür schreibe ich mir bereits morgen drei Reflexionsfragen auf. Das hat zum einen den Vorteil, dass ich schon tagsüber bewusster darauf achte, was ich erlebe und wie ich mich fühle. Zum anderen überliste ich meine Faulheit damit ein bisschen. Wenn die Fragen nämlich schon im Daily stehen, trage ich abends auch die Antworten noch ein. Wenn ich mir erst noch Fragen überlegen und die aufschreiben muss, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich auf die Reflexion verzichte. Mir tut sie aber gut und ich möchte sie zur Gewohnheit machen bzw. beibehalten. Also nutze ich diesen kleinen Kniff.

Herzlichen Glückwunsch, dein erstes Bullet Journal ist jetzt fertig eingerichtet! Lass mich doch mal wissen, wie es dir damit ergeht. Kommst du zurecht oder hängst du irgendwo? Ich helfe dir gern weiter, wenn ich kann. Schreib mir einfach eine Mail oder eine Nachricht auf Instagram oder hier einen Kommentar.