Was ist was: Braindump, Sammelliste, To-Do-Liste
Du hast eine Liste, auf der Dinge stehen, die du nicht vergessen willst. Fertig, oder? Nicht ganz. Auch wenn Braindump, Sammelliste und To-Do-Liste viele Ähnlichkeiten und Überschneidungen haben, sind sie doch nicht identisch. Wie sie sich unterscheiden und wie du die einzelnen Listen in deinem Bullet Journal nutzen kannst, erkläre ich dir jetzt.
Lass mich mit einer kurzen Zusammenfassung beginnen. Wenn dich das Thema nicht weiter betrifft, musst du dann nämlich nicht den gesamten Text lesen:
Braindump: Du schreibst ungefiltert alles auf, was in deinem Kopf Amok läuft – unabhängig davon, ob es sich um eine Aufgabe handelt oder nicht, wann es fällig wird oder ob es überhaupt relevant ist.
Sammelliste: Du sammelst alle offenen Aufgaben, um die du dich irgendwann kümmern musst.
To-Do-Liste: Du notierst die Aufgaben, die du in einem bestimmten Zeitraum erledigen willst, sortierst die nach Prioritäten und schätzt die Dauer, um sicherzugehen, dass die Aufgaben in besagtem Zeitraum auch zu schaffen sind.
Brauchst du denn nun alle drei Listen? Die Antwort kennst du, oder? Genau, die Antwort lautet ganz klar: „Jein!“ Du brauchst grundsätzlich immer im Bullet Journaling nur das, was dir persönlich hilft und nutzt. Trotzdem empfehle ich dir, alle drei Werkzeuge zumindest mal auszuprobieren, denn sie ergänzen sich wunderbar und ich glaube, dass wirklich jeder und jede von ihnen profitiert.
Braindump macht den Kopf frei
Den Braindump würde ich gern täglich oder zumindest wöchentlich machen, kann mich dazu aber meistens nicht aufraffen. Das ist schade, denn er hilft gerade, wenn du ein Gehirn wie meins hat, dass ständig mit 180 Sachen unterwegs kommt und nie richtig abschaltet.
Wenn mein Gehirn zu voll wird, springt es von einem Gedanken zum anderen und gefühlt wird es dabei immer schneller aka hektischer aka anstrengender, je voller es ist. Um das zu unterbrechen, hilft der Braindump.
Dabei schreibst du wild untereinander, was dir durch den Kopf geht. Du kannst das im Daily machen. Wenn du das aber – wie ich – nicht täglich machst, leg dir lieber eine eigene Collection an. Du wirst den Platz brauchen.
Jeder Gedanke bekommt eine eigene Zeile, damit du später einfacher sortieren kannst. Wichtig: Es gibt hier keine Beschränkungen – auch keine aus deinem eigenen Kopf. Alles, was dein Hirn beschäftigt, kommt aufs Papier, denn das verbraucht gerade Kapazität. Wenn du es notiert hast, musst du nicht mehr ständig darüber nachdenken. Was du damit machst, entscheidest du aber später.
Wenn du das Gefühl hast, dein Kopf ist leer, stell dir einen Timer auf 5 bis 10 Minuten und schau mal, ob und was in dieser Zeit noch kommt – und irgendwas kommt immer! Schreib das noch mit auf die Liste.
Braindump sortieren
Und erst jetzt geht es ans Sortieren. Dafür kannst du dir dein eigenes System erarbeiten. Ich mache das folgendermaßen: Beim Notieren nutze ich automatisch die Symbole aus dem Rapid Logging, um Aufgaben, Termine und alles andere zu markieren. Das ist mir so in Fleisch und Blut übergegangen, dass es mir schwer fallen würde, das nicht zu tun. Deshalb habe ich es jetzt beim Sortieren etwas leichter.
Ich gehe nämlich nach Kategorien vor. Zuerst schaue ich, was ich an Terminen eingetragen habe. Das ist bei mir in der Regel nahezu nichts, weil ich Termine IMMER direkt, wenn ich sie vereinbare, in den Kalender eintrage.
Anschließend schaue ich mir die Aufgaben an. Das ist zwar meist der größte Batzen, aber da fällt mir das Wegsortieren leichter, weil ich ja schon ein System dafür etabliert habe. Ich markiere alle Aufgaben mit einem farbigen Punkt – rot für Privates, blau für Berufliches und gelb für Zeitplanerin-Kram. Anschließend öffne ich TickTick und trage die Aufgaben in die jeweilige Sammelliste ein. Normalerweise vergebe ich dabei direkt auch ein Label mit der Aufwandsschätzung pro Aufgabe (bis 5 Minuten, bis 15, bis 30, bis 60 und über 60 Minuten). Das kannst du aber auch später machen. Achtung: Wenn du keine App für deine To-Do-Liste hast, ist das der Punkt, an dem du dir eine oder mehrere Sammellisten in deinem Bullet Journal anlegen solltest. Hast du schon eine? Umso besser! Dann übertrag die Aufgaben einfach.
Was vom Braindump übrig bleibt
Jetzt ist im Braindump nur noch all das übrig, was weder Aufgaben noch Termine sind. Ich gehe das alles durch und entscheide, ob damit überhaupt etwas passieren muss. Manche Dinge muss man einfach nur mal aufschreiben und kann sie dann loslassen. Die bleiben jetzt einfach im Braindump und fertig. Bei allen anderen Dingen überlege ich, was damit passieren soll.
Informationen, die ich noch mal brauchen kann? Kommen ordentlich notiert ins Daily (in meinem digitalen BuJo mit einem Schlagwort versehen, damit ich es über die Suche wiederfinde). Oder, falls du sowas hast (Ich arbeite noch daran): In den Ordner, das Dokument, die App, mit der du dein persönliches Wissensmanagement organisierst.
Ideen, die ich aktuell aber nicht umsetzen kann oder will? Kommen auf die Irgendwann-Liste (bei mir in TickTick).
Dinge, die ich bei jemand anderem nachfragen muss? Auf die Wartet-auf- oder Sprechen-mit-Liste.
So gehe ich alles durch, was vom Braindump noch übrig ist. Am Ende ist alles Wichtige logisch in dein Organisationssystem einsortiert und kann nicht mehr verloren gehen. Und das Beste: Dein Kopf ist leer. Zumindest für kurze Zeit.
Sammelliste hilft gegen das Vergessen
Auf der Sammelliste sammelst du ausschließlich Aufgaben. Übrigens, wenn ich von meinen Kontextliste rede, sind damit ebenfalls Sammellisten gemeint. Ich hab einfach nur mehrere davon, weil mir eine große zu unübersichtlich wurde. Deshalb habe ich eine für den Job, eine für die Zeitplanerin und eine für Privates.
Du kannst aber auch eine große Sammelliste nutzen. Wenn du analog im Bullet Journal arbeitest, empfehle ich dir das sogar. Denn du kannst vorher nicht abschätzen, wie lang deine Sammelliste wird. Du solltest aber versuchen, sie zusammenhängend zu führen. Bei drei Sammellisten ist das im BuJo schwierig.
Ich empfehle dir, die Sammelliste jeden Monat neu anzulegen, um den Überblick zu behalten. Aufgaben aus dem letzten Monat, die du nicht geschafft hast, überträgst du einfach auf den neuen Monat. Das kann gegen Monatsende zu einem echten Motivationsbooster werden: Weil du nicht so viel übertragen willst, arbeitest du schnell noch ein paar Aufgaben ab.
Auf der Sammelliste landen Aufgaben, sobald sie dir zugeschrieben werden (oder du sie dir selbst stellst). Sie ist das Sammelbecken. Der große Vorteil ist: Wenn du immer alle Aufgaben automatisch auf die Sammelliste schreibst, musst du nicht mehr überlegen, ob du wirklich alles im Blick hast oder noch irgendwo ein Zettel mit einer Aufgabe rumliegt. Deshalb: Auch Aufgaben, die per Mail oder Team-Chat reinkommen, landen immer direkt auf der Sammelliste! So schaffst du einen einzigen Ort für deine Aufgaben. Das macht es dir viel leichter, den Überblick zu behalten – auch über Deadlines
Sammelliste optimieren
Deadlines kannst du an linken Rand vermerken. Wichtig: Nur Aufgaben, die wirklich zu einem festen Termin fertig werden müssen, bekommen einen Deadline-Vermerk. So springen diese wichtigen Dinge besser ins Auge.
Wenn du, wie ich, deine Aufgaben nach Lebensbereichen trennen willst, kannst du das auch auf einer Gesamt-Sammelliste tun, indem du deinen eigenen Farbcode nutzt. Jede Aufgabe bekommt dann einen Punkt in der Farbe des entsprechenden Lebensbereiches.
Wenn dir die Aufwandsschätzung Probleme bereitet, kannst du dafür den rechten Rand nutzen: Schreib hinter jede Aufgabe, wie lange du glaubst, dafür zu brauchen. Und vergiss nicht, nach Erledigung zu überprüfen, ob du mit deiner Schätzung richtig lagst.
To-Do-Liste als konkretes Arbeitsmittel
Während Braindump und Sammelliste in erster Linie dein Gehirn entlasten, ist die To-Do-Liste dein konkretes Arbeitsmittel für den Tag (oder die Woche). Hier suchst du dir von deiner Sammelliste die Aufgaben aus, die du heute erledigen willst.
Deine To-Do-Liste kann ganz unterschiedliche Formen haben. Sie muss nicht zwangsläufig in Listenform daherkommen. Du kannst auch mit einer Zeitleiste arbeiten. Oder du legst dir ein Kalendarium mit den Stunden deines (Arbeits)tages ein und nutzt darin Timeboxing, um deine Aufgaben zu sortieren und priorisieren.
Aber egal in welcher Form hilft dir die To-Do-Liste zu entscheiden:
- Was du tun willst.
- In welcher Reihenfolge du es tun willst (Prioritäten).
Achtung: Die schönste To-Do-Liste nützt dir gar nichts, wenn sie unrealistisch ist. Schreib sie also nicht so, wie du sie gern hättest, sondern so, wie du sie tatsächlich abarbeiten kannst. Berücksichtige also, wie viel Zeit des Tages bereits durch Termine blockiert ist (und durch den Weg zu und vom Termin und eventuelle Vor- und Nacharbeiten). Dann schau dir die Aufwandsschätzung zu deinen Aufgaben an und entscheide, was du tatsächlich an diesem Tag unterbringen kannst. Und zieh auch deine Energie in Betracht. Wenn du krank, erschöpft oder einfach lustlos bist, mach dir das Leben nicht noch schwerer, indem du deine To-Do-Liste schreibst, als wärst du ein Superheld oder eine Superheldin.
Zusammenfassung
Jetzt kennst du die Unterschiede zwischen Braindump, Sammelliste und To-Do-Liste: Der Braindump leert dein Gehirn, die Sammelliste sorgt dafür, dass du keine Aufgabe mehr vergisst und die To-Do-Liste hilft dir, deinen Tag konkret zu organisieren.
Und während du die To-Do-Liste wirklich regelmäßig nutzen solltest, kannst du die Sammelliste einfach fortschreiben (solange sie übersichtlich bleibt) und den Braindump nach Bedarf einschieben.
Teste doch mal, wie dir das Zusammenspiel aller drei Listen gefällt!
