To-Do-Liste, Ta-Da-Liste, Not-to-do-Liste: Finde deine Lieblingsliste

Im Zeitmanagement steht und fällt alles mit der To-Do-Liste. Doch eine To-Do-Liste zu haben, heißt noch nicht, dass du plötzlich alle Aufgaben schaffst und nichts mehr in Vergessenheit gerät. Dafür musst du deine Liste klug nutzen. Wie ich meine Listen führe, um möglichst viel aus ihnen heraus zu holen, verrate ich dir hier. Und du bekommst meinen ultimativen Tipp: die Ta-Da-Liste!

Ich liebe Listen und ja, das gilt auch für To-Do-Listen. Allerdings führe ich gewöhnlich vier To-Do-Listen gleichzeitig: eine für den Monat, eine für die Woche, eine für den jeweiligen Tag und eine für den nächsten Monat. Das hängt mit meiner Planungsroutine zusammen.

Kennst du die Not-to-do-Liste schon? Auf die Not-To-Do-Liste schreibst du alles, was du nicht (selbst) erledigen willst. Hier finden die Dinge einen Platz, die du delegieren oder verschieben möchtest oder solche, die du dir gern abgewöhnen willst.

Monatliche To-Do-Liste

Ich arbeite mit einem Bullet Journal und mache immer am Monatsende das Setup für den nächsten Monat. Darin notiere ich in einer Monat-Aufgaben-Liste die Dinge, die ich im kommenden Monat erledigen will. Hier priorisiere ich noch nicht und unterscheide auch nicht zwischen beruflichen und privaten Aufgaben. Die Monatsliste ist eher eine Art Brain Dump – alles soll raus aus meinem Kopf und irgendwo an einem zentralen Ort gesammelt werden.

Für mich ist das wichtig, weil ich sonst wahnsinnig werde. Schreibe ich die Dinge nicht auf, brauche ich wahnsinnig viel Energie nur dafür, mich daran zu erinnern, diese Dinge nicht zu vergessen. Das ist mir zu mühselig. Und ich werde ja auch nicht jünger ?.

Deshalb also die Monatsliste. Jetzt, in Corona-Zeiten, steht da nicht so viel drin. Für den Januar zum Beispiel habe ich notiert:

• Kleiderschrank ausmisten
• Finanzplanung
• Briefe an zwei Freunde schreiben
• Unterlagen für Steuererklärung sortieren

In der Monatsübersicht gibt es auch ein freies Feld mit der Überschrift „nächster Monat“ – das fülle ich im Laufe des aktuellen Monats mit all den Aufgaben, die  noch nicht dringend sind, sondern Zeit haben. Aus dieser Liste fülle ich dann die Monatsaufgabenliste im neuen Monat.

To-Do-Liste für die jeweilige Woche

Nach der Monatsübersicht kommen bei mir Wochenansichten und auch die haben eine To-Do-Liste. Die Wochenlisten sind sozusagen die terminierte Version der Monatsliste. Ich entscheide also, dass ich bestimmte Dinge aus der Monatsliste konkret in dieser Woche angehen will. Zusätzlich landen auf den Wochenlisten Aufgaben, die sich spontan für die jeweilige Woche ergeben. Wenn nicht viel anliegt, belasse ich es bei dieser Wochenliste und arbeite sie einfach ab.

Tageslisten schützen mich vor Burn out

Wenn dagegen sehr viel zu tun ist, häufig spontane Dinge hinzukommen oder viele Aufgaben anstehen, die ich nicht mag, setze ich zusätzlich auf Tagesansichten. Ich lege also einen eigenen Bereich für jeden Tag der Woche an und notiere dort auch anstehende Termine. In den Tagesansichten führe ich dann zusätzlich eine Art Mini-To-Do-Liste, indem ich die Aufgaben der Wochenliste auf die jeweiligen Tage verteile. Dabei habe ich zwei Regeln:

1. Meine Tageslisten enthalten maximal sechs Aufgaben – davon sind höchsten zwei aufwändige Tasks.
2. In den Tageslisten steht immer auch mindestens eine private Aufgabe. Das kann eine bestimmte Sache im Haushalt sein, aber auch ein Hobby oder Me-Time.

Vor einigen Jahren bin ich in ein Burn out gerutscht. Ich habe zwar dank einer tollen Therapeutin gerade noch die Kurve bekommen, bevor gar nichts mehr ging. Aber es hat mir gezeigt, dass ich darauf achten muss, mich nicht in Arbeit zu verlieren – und vor allem meinen Kopf regelmäßig mit etwas anderem als Arbeit zu beschäftigen. Die beiden Regeln haben sich bewährt, um die Balance zu halten.

Gleichzeitig sorgen die Regeln dafür, dass meine Wohnung nicht im Dreck versinkt (oder alle Hausarbeit an meinem Mann hängenbleibt), wenn viel Arbeit ansteht. Und ich nutze sie auch als Motivationsbooster, indem ich mir eine Aufgabe in den Tag packe, auf die ich mich richtig freue.

In den Wochen- und Tageslisten priorisiere ich dann auch meine Aufgaben, allerdings nutze ich je nach Laune und Bedürfnis unterschiedliche Methoden. Dazu gibt es später mal einen eigenen Blogpost, versprochen!

Wie handhabst du das? Brauchst du eine grobe Aufgabenübersicht wie meine Monatsliste oder ist dir die Detailansicht wie in den Tageslisten wichtiger?

Ta-Da-Liste: Probier sie unbedingt mal aus!

Kennt ihr diese Tage, wenn ihr von früh bis spät beschäftigt seid und abends trotzdem das Gefühl habt, überhaupt nichts geschafft zu haben? Bei mir stellt sich das Gefühl oft ein, wenn ich an einem großen Projekt arbeite. Das zieht sich meist über Wochen. Man arbeitet jeden Tag daran, aber bis es endlich abgeschlossen ist und ich die Task auf meiner To-Do-Liste abhaken kann, dauert es ewig. Mich frustriert und demotiviert sowas.

Beim Marshmallow-Test wäre ich eins dieser Kinder gewesen, die lieber den einen Marshmallow sofort essen als auf einen zweiten zu warten (wozu auch, von zweien wird mir eh nur übel). Deshalb habe ich irgendwann die Ta-Da-Liste für mich entdeckt.

Die führe ich nicht regelmäßig, sondern nur, wenn ich es brauche. Auf der Ta-Da-Liste sammele ich, was ich geschafft habe. Dabei notiere ich ausdrücklich jedes Detail. Es geht nicht nur um die großen Erfolge. Ich hab es endlich geschafft, den Müll runter zu bringen? Prima, ab damit auf die Ta-Da-Liste! Ich habe 500 Gramm abgenommen (und ignoriere, dass das vermutlich nur Wasser war)? Ein Fall für die Ta-Da-Liste! Ich hab einen Absatz für den neuen Blogpost geschrieben? Weit entfernt von einem fertigen Artikel, aber hey, es ist ein Anfang – also ab auf die Ta-Da-Liste!

Nach ein paar Tagen (oder Wochen!) kommt so eine ganze Menge zusammen. Ich lese die Ta-Da-Liste dann regelmäßig. Das Gefühl, eigentlich überhaupt nichts auf die Reihe zu kriegen, verschwindet relativ schnell, wenn ich die vielen Kleinigkeiten auf einem Haufen sehe, die ich erledigt habe.