Zeit sparen? Das geht!
Ich bin kein Fan davon, alles zu „effizientisieren“, um möglichst viele Aufgaben in möglichst wenig Zeit zu erledigen. Aber ich habe auch keine Lust, mich unnötig lange mit Dingen zu beschäftigen, auf die ich keine Lust habe. Deshalb überlege ich bei diesen Dingen immer, wie ich dabei Zeit sparen kann. Meine Strategien dafür verrate ich dir hier.
Ich hab Spaß daran, Podcast-Folgen zu planen und aufzunehmen. Weit weniger Spaß habe ich am Erstellen der Shownotes. Ich mag es, zu Hause barfuß zu laufen. Aber ich hass(t)e Staubsaugen. Diese Liste kann ich endlos fortsetzen und du ganz sicher auch, oder?
Normale, „erwachsene“ Menschen zwingen sich einfach trotzdem, diese Dinge zu erledigen. An mir ist aber nicht viel normal und auch das „erwachsen“ würde ich grundsätzlich mal in Frage stellen.
Wenn ich eine Aufgabe nicht mag, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ich sie einfach nicht mache – oder sie so lange vor mir herschiebe, bis es unerträglich wird. Und dann ist der Aufwand und der Energiebedarf so hoch, dass die Aufgabe nur zu Lasten anderer erledigt werden kann. Um diese Auswirkungen in Grenzen zu halten, habe ich über die Jahre Strategien entwickelt, um mir die ätzenden Aufgaben einfacher und kürzer zu machen.
Zeit sparen durch das Streichen von Aufgaben
Mit Abstand die befriedigendste Lösung für ätzende Aufgeben: einfach streichen. Damit kannst du sofort richtig viel Zeit sparen ;-). Leider ist das aber auch die Option, die nur sehr, sehr selten zu realisieren ist. Trotzdem lohnt es sich, kurz darüber nachzudenken. Schau dir die Nerv-Aufgabe doch mal unter diesem Aspekt an – und zwar ohne direkt in den „Nein, das lässt sich nicht streichen“-Reflex zu verfallen.
Oft haben wir bei Dingen, die wir schon immer (auf eine bestimmte Weise) gemacht haben, das Gefühl, sie nicht ändern zu können. Ob das wirklich stimmt, findest du nur raus, wenn du wertfrei auf die Aufgabe schaust. Dabei hilft die Warum-Kaskade.
Warum-Kaskade
Wenn du auf die Frage „Kann ich die Aufgabe streichen?“ antwortest: „Nein!“, setzt die Warum-Kaskade ein. Du fragst also „Warum?“ und zwar bis zu 5 mal hintereinander. So kommst du zu einer neutraleren Bewertung der Aufgabe.
Ein Beispiel: Ich hasse die Hashtag-Setzerei in Insta-Posts. Aber ich dachte, ich kann darauf nicht verzichten. Und hier beginnt die Warum-Kaskade:
- Warum kann ich darauf nicht verzichten? – Weil meine Posts dann nicht mehr so gut ausgespielt werden?
- Warum? – Weil der Instagram-Algorithmus auf Hashtags fußt. (Hier hatte ich den ersten Zweifel und hab angefangen zu recherchieren, ob das wirklich noch so ist. Ergebnis: Hashtags verlieren an Bedeutung. Dieses Warum war also schon kein starkes Argument mehr.)
- Warum ist es so wichtig, ob Insta mich an ein paar Leute mehr oder weniger ausspielt? – … Und spätestens hier hatte ich keine Antwort mehr, die mich zufrieden gestellt hätte.
Im Ergebnis habe ich einige Wochen gar keine Hashtags mehr in meinen Posts verwendet. Und seit einer Woche experimentiere ich mit nur noch 3 Hashtags, wovon zwei immer #zeitmanagement und #selbstorganisation sind. Der dritte bezieht sich dann auf den Post, aber eher grob, also #adhs oder #bulletjournal und nicht dezidiert wie #bujodaily oder #adhsparalyse.
Auf diese Weise nervt mich das Hashtagsetzen nicht mehr so und ich spare Zeit, die ich früher in die Recherche nach den richtigen Hashtags für den jeweiligen Post investiert habe.
Delegieren oder tauschen
Wenn Streichen tatsächlich keine Option ist, kannst du überlegen, ob du Aufgaben an jemand abgeben kannst. Den Tipp kennst du. Er taucht in jedem erst- bis drittklassigen Ratgeber auf. Ich habe aber festgestellt, dass „echtes“ Delegieren nur funktioniert, wenn du Chef bist (oder ein Elternteil – aber dann auch nur bis zur Präpubertät 😉).
Für alle anderen von uns: Versuch es mal damit, Aufgaben zu tauschen. Wenn du deinem Partner oder deiner Partnerin das ungeliebte Staubsaugen einfach aufdrücken willst, wirst du vermutlich auf Widerstand stoßen. Aber wenn du im Gegenzug anbietest, eine Aufgabe zu übernehmen, die er oder sie nicht mag, wird aus dem „Befehl“ eine Verhandlung. Das ist meistens wesentlich erfolgreicher.
Für mich war Staubsaugen lange Zeit wirklich die absolute Hassaufgabe: zu laut, das Teil blieb immerzu irgendwo hängen, man musste erst alles freiräumen… Deshalb haben mein Mann und ich schon vor Jahren eine stillschweigende Übereinkunft getroffen: Er saugt die Wohnung, dafür putze ich das Bad.
Zeit sparen mit Automatisierungen
Die Liste der Aufgaben, die du nicht leiden kannst, ist ein bisschen kürzer geworden. Aber ich wette, da stehen immer noch genug Aufgaben drauf, die du weder abgeben noch streichen kannst. Aber auch für die gibt es Abkürzungen.
Die effektivste sind Automatisierungen. Der Klassiker: Statt jede Rechnung einzeln zu bezahlen, SEPA-Mandate oder Daueraufträge einrichten. Die Aufgabe wird erledigt, aber du musst dich nicht mehr selbst darum kümmern.
Bei vielen Aufgaben muss man ein bisschen nachdenken, um eine Möglichkeit zur Automatisierung zu finden, aber es gibt sie (und es lohnt sich). Ein paar Beispiele:
- Regelmäßig Insta- und Facebook-Posts veröffentlichen -> über die Facebook Business Suite einplanen, die beide Plattformen gleichzeitig versorgt.
- Jeden zweiten Tag die Wohnung saugen -> Saugroboter anschaffen und Programm mit zweitägiger Wiederholung einspeichern und laufen lassen
- Zum Feierabend Daten-Backup starten -> passendes Programm installieren und automatisches Backup jeden Abend einplanen
- Den halben Samstag für den Wocheneinkauf im Supermarkt verbringen -> Einkaufszettel-App mit Bestellfunktion nutzen und Einkäufe liefern lassen
- An jedem Arbeitstag daran denken, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen -> IFTTT-Regel auf dem Handy nutzen (IFTTT ist eine App), die automatisch die App zur Arbeitszeiterfassung startet, wenn du das Büro betrittst
Klar, nicht jede Automatisierung funktioniert für jeden. Und nicht jede Aufgabe kann vollständig automatisiert werden. Und natürlich musst du auch erstmal Zeit investieren, um die Automatisierungen einzurichten. Aber wenn du am Ende durch jede Automatisierung eine halbe Stunde Zeit sparst, lohnt sich das allemal!
Ritualisieren
Eine Art Automatisierung, bei der du trotzdem noch selbst Hand anlegst, sind Rituale. Wenn du die Aufgabe also nicht an Technik auslagern kannst, spar Zeit, indem du sie zum Beispiel im Batching abarbeitest.
Ich nutze das zum Beispiel oft (nicht immer) bei der Podcast- und Insta-Content-Produktion. Damit fange ich nicht jede Woche neu an. Wir unterschätzen nämlich, wie viel Zeit es kostet, sich in eine Aufgabe einzufinden. Für den Podcast muss ich erstmal die Vorlage finden (entweder Notizen im BuJo oder Texte aus meinem Magazin/dem Blog), dann die Schnittsoftware starten (und in der Hälfte der Fälle updaten), das Mikro aus dem Schrank holen und anstöpseln, den Ton testen,… Alles Aufgaben, die unnötig viel Zeit kosten, wenn ich sie jede Woche neu erledigen muss, bevor ich die jeweilige Podcast-Folge aufnehmen kann.
Stattdessen schreibe ich einmal am Monatsende einen Contentplan für den kompletten nächsten Monat. An einem Tag rund um den Monatswechsel nehme ich dann alle Podcast-Folgen für die nächsten Wochen in einem Rutsch auf und plane die Veröffentlichung vor. Oft produziere ich direkt danach alle Instagram-Posts zu den Podcast-Folgen (schreiben, Veröffentlichung vorplanen, Bildtext schreiben). Und genauso gehe ich mit den „normalen“ Instagram-Posts vor.
Dieser Ablauf ist ritualisiert. Er spart nicht nur Zeit, weil du Aufgaben zur Vorbereitung nur einmal machen musst. Er spart auch Zeit (und vor allem Energie), weil ich nicht mehr überlegen muss, wann und wie ich den Podcast produziere und welche Einzelschritte dafür notwendig sind.
Am letzten Tag eines Monats poppt in meiner To-Do-App die Aufgabe „Contentplan erstellen“ auf (Automatisierung) und ich plane dann am nächsten freien Abend die Produktion ein.
Zeit sparen dank Checklisten
„Nicht darüber nachdenken müssen, welche Einzelschritte nötig sind.“ Das ist für mich der wichtigste Punkt, mit dem Zeit sparen kannst, wenn du wie ich ein Eichhörnchen-Gehirn hast. Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen und die ich nicht so regelmäßig erledige, dass sie eh automatisiert sind, sind eine Herausforderung für mich. Ich versuche, mir im Vorfeld zu überlegen, was ich in welcher Reihenfolge tun muss – und komme gedanklich nie beim letzten Schritt an, weil ich mich vorher von meinen anderen Gedanken ablenken lasse.
Deshalb habe ich für fast alle dieser Aufgaben eine Checkliste (in derselben To-Do-App gespeichert, in der auch meine Sammel-/Kontextlisten liegen). Darauf habe ich einmal definiert, welche Unteraufgaben zum Beispiel zu „Tagesplanung“ oder „Arbeitstag abschließen“ oder „Wochenplanung“ oder „Podcast-Produktion“ gehören.
Wenn es soweit ist, muss ich mein Gehirn nicht dazu zwingen, sich auf den kompletten Ablauf zu konzentrieren – oder in Kauf nehmen, dass ich die Hälfte vergesse. Stattdessen kann ich nach jedem Einzelschritt einfach auf die Checkliste schauen und sehe, was als nächstes dran ist.
Das spart offensichtlich Zeit, weil ich nicht ewig überlegen muss. Die viel größere Zeitersparnis entsteht aber, weil ich dadurch vermeide, die Aufgabe noch mal anfassen zu müssen, weil ich einen Teilschritt vergessen habe.
Parkinsonsches Gesetz nutzen
Das Parkinsonsche Gesetz hat nichts mit der Parkinson-Krankheit zu tun. Stattdessen beschreibt es das Phänomen, dass wir für eine Aufgabe immer so viel Zeit brauchen, wie uns zur Verfügung steht – auch wenn wir das Ganze eigentlich in viel weniger Zeit hätten abschließen können.
Das hat man in einer Studie mit Studierenden herausgefunden. Zwei Gruppen, dieselbe Aufgabe. Die eine Gruppe hatte eine Stunde Zeit, die andere drei. Und ratet mal, wie lange die Studierenden gebraucht haben? Ganz genau: Wer drei Stunden hatte, brauchte auch drei Stunden, um fertig zu werden. Wer nur eine hatte, schaffte es in einer.
Das Wissen kannst du dir zu Nutze machen, um Zeit zu sparen, wenn es um Routineaufgaben geht, bei denen es eben nicht auf Perfektion ankommt. Plan dir für solche Aufgaben bewusst kürzere Zeitslots ein. Bleib dabei realistisch, aber bemiss die Zeit eng genug, um nicht in die Perfektionismusfalle geraten zu können.
Ein Beispiel: Du musst die Ablage machen. Ja, dafür kann man vier Stunden veranschlagen – wenn man jedes Blatt in die Hand nimmt, abwägt, ob das abgelegt werden muss und wo, es einscannt, locht, abheftet…. Du kannst das aber auch in anderthalb Stunden schaffen (vor allem, wenn du vernünftig vorsortiert hast): In dem du erstmal alles aussortierst, was weg kann und dann deine Ablage nur grob sortierst, statt für jeden Ordner 35 Unter-Unterteilungen anzulegen.
So, jetzt wo du weißt, wie du wirklich Zeit sparen kannst: Was fängst du denn mit der neu gewonnenen Zeit an? Erzähl gern in der Discord-Community davon, wenn du magst!
