Aufgaben richtig priorisieren

Aufgaben richtig priorisieren

Du brauchst zwei Dinge, um deine Produktivität zu steigern: Überblick und Prioritäten. Um deine Aufgaben zu priorisieren, kannst du eine Reihe von Methoden und Tools nutzen. Heute stelle ich dir ein paar davon vor.

Du liegst im Bett, der Wecker klingelt. Wie entscheidest du, ob du zuerst Kaffee machst, duschen gehst oder das Handy anschaltest? Reine Routine, meinst du? Aber irgendwann musst du diese Routine ja aufgebaut haben und dafür hast du priorisiert. Du hast entschieden, was morgens am wichtigsten ist und entsprechend die Reihenfolge deiner Morgenroutine festgelegt.

Genauso funktioniert das auch mit den Aufgaben auf deiner To-Do-Liste. Und auch das Ziel ist dasselbe: Am Ende kannst du deine Aufgaben quasi automatisch, unbewusst, priorisieren. Doch bis es soweit ist, musst du ein bisschen Zeit investieren und das Priorisieren üben. Nutz dafür die Methode, die sich für dich am besten anfühlt und zu deinen Bedürfnissen am besten passt.

Eisenhower-Matrix

Die vermutlich bekannteste Methode, Aufgaben zu priorisieren, ist die Eisenhower-Matrix. Sie ist so simpel wie effizient. Es dauert aber eine Weile, bis du sie automatisch einsetzen kannst. Druck dir für den Anfang am besten die Grafik aus (oder zeichne sie dir selbst auf).

Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit. Bei jeder Aufgabe fragst du dich:

  1. Ist sie dringend, hat sie also eine Deadline in nächster Zukunft?
  2. Ist sie wichtig?

Achtung: Die zweite Frage wird leicht zur Falle, denn wenn du im Hamsterrad gefangen bist, kommen dir vielleicht alle Aufgaben wichtig vor. Frag dich dann, ob dich diese Aufgabe einem deiner persönlichen Ziele näherbringt. Wenn ja, ist sie wichtig. Wenn nein, eher nicht.

Und noch ein Hinweis: Es ist deine Aufgabenliste, deine Priorisierung, deshalb ist es auch DEIN Wichtig. Kann schon sein, dass die Aufgabe auf deinem Zettel für deine Kollegin, deine Nachbarin oder den Elternbeirat wichtig ist. Wenn sie es für dich aber nicht ist, hat sie nichts im Wichtig-Quadranten deiner Matrix zu suchen.

Du teilst deine Aufgaben jetzt also jeweils in einen der vier Quadranten ein:

Dringend, aber NICHT wichtig: Delegier diese Aufgabe, wenn irgendwie möglich, an jemand anderen, der mehr Zeit (und vielleicht auch mehr Lust) hat als du.

Dringend und wichtig: Erledige diese Aufgaben sofort.

Nicht dringend, aber wichtig: Notier dir die Deadline im Kalender und plane die Zwischenschritte bis dahin. Dann arbeite diese Schritt für Schritt und Tag für Tag ab.

Weder dringend noch wichtig: Weg damit. Was hier landet, kannst du ignorieren und vergessen. Trau dich, diese Aufgaben von deiner Liste zu streichen (oder sie von der To-Do- in eine Ideen/Inspirationen-Liste zu verschieben).

Die Eisenhower-Methode ist ein sehr zuverlässiges Tool der Priorisierung – wenn du sie richtig anwendest. Verlier nicht aus dem Blick, dass es ZWEI Bedingungen zur Einordnung der Aufgaben gibt. Wenn es sehr stressig ist, neigen wir dazu, Aufgaben ausschließlich nach ihrer Dringlichkeit zu priorisieren. Das macht dir aber nur noch mehr Druck, weil du dir dann Zeit mit Aufgaben stiehlst, die du gar nicht (selbst) hättest erledigen müssen. Frag dich, bevor du anfängst zu arbeiten, also immer: Ist das jetzt dringend UND wichtig oder nicht?

ABC-Methode

Die ABC-Methode ist der Eisenhower-Matrix sehr ähnlich, vereinfacht aber stärker. Damit ist sie die richtige Wahl, wenn du kein Fan starrer Strukturen bist und ein bisschen kreatives Chaos ganz gern magst.

Die ABC-Methode fragt zunächst bei jeder Aufgabe: Ist sie wichtig? (Achtung, siehe oben: DEIN Wichtig, nicht das der anderen!). Ist deine To-Do-Liste voll, vergiss jetzt alle Aufgaben, bei denen du mit „Nein“ geantwortet hast. Um die kannst du dich später kümmern. Ist die Aufgabe aber wichtig, schau dir an, wie dringend sie ist.

  • Aufgaben, die wichtig und dringend sind, sind A-Aufgaben.
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, sind B-Aufgaben.
  • Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind, sind C-Aufgaben.
  • Weder wichtig noch dringend? Diese Aufgaben sind der ABC-Methode nicht mal einen Buchstaben wert. Einfach weg damit!

Aufgaben der Kategorien A und B arbeitest du nach Alphabet ab: Erst alle A-Aufgaben, danach die B-Aufgaben. C-Aufgaben delegierst du, wenn das irgendwie machbar ist.

123-Technik

Die 123-Technik priorisiert deine Aufgaben und hilft dir zugleich, dir nicht mehr vorzunehmen, als du schaffen kannst. Wenn du also eine ellenlange To-Do-Liste hast, ist das vielleicht deine Methode.

Auch hier geht es wieder darum zu klären, wie wichtig und wie dringend deine jeweiligen Aufgaben sind. Teile deine Aufgaben dafür in drei Kategorien ein:

  • Kategorie 1: mega wichtig und/oder dringend
  • Kategorie 2: wichtig und/oder solltest du mal angehen
  • Kategorie 3: weniger wichtig und nicht dringend. Auch der Kleinkram fällt in diese Kategorie.

Wenn du dich für diese Technik entscheidest, ist es am einfachsten, deine To-Do-Listen schon in dieser Dreiteilung zu führen. Im zweiten Schritt priorisierst du nämlich innerhalb der Kategorien und entscheidest so, welche Aufgaben es auf deine Tages-To-Do-Liste schaffen.

Wähle dafür jeden Tag:

  • 1 Aufgabe aus Kategorie 1: Das ist deine Hauptaufgabe. Selbst wenn alles schief geht, musst du diese Aufgabe schaffen.
  • 2 Aufgaben aus Kategorie 2: Wäre gut, wenn du die Aufgaben auch noch schaffst, aber sie haben heute nicht die höchste Priorität.
  • 3 Aufgaben aus Kategorie 3: Bonusaufgaben. Schön, wenn sie endlich weg sind, aber auch kein Drama, wenn du sie noch mal verschieben musst.

Wichtig: Die Aufgaben sind nicht ohne Grund mit 1, 2 und 3 beschriftet. Erledige sie auf jeden Fall der Reihe nach. Fang nicht mit 2er-Aufgaben an, wenn die Hauptaufgabe des Tages noch nicht erledigt ist. Ein bisschen „Eat the frog“ ist hier also auch dabei.

Ivy-Lee-Methode

Aus der Ivy-Lee-Methode habe ich meine „6-Aufgaben-pro-Tag“-Regel abgeleitet. Sie eignet sich vor allem, wenn sich deine Prioritäten oft und schnell verschieben und du darauf reagieren musst.

Die Methode ist simpel: Schreib dir pro Tag nur die 6 wichtigsten und/oder dringendsten Aufgaben auf deine To-Do-Liste. Beginn dabei mit der wichtigsten beziehungsweise dringendsten Aufgabe, also der, die du zuerst abarbeiten musst. Alle anderen 5 Aufgaben folgen mit abnehmender Wichtig- oder Dringlichkeit.

Diesen Teil kann ich, schwieriger wird es (für mich) bei Schritt 2. Jetzt geht es nämlich um Disziplin: Du arbeitest jetzt jeden Punkt für sich ab – und zwar ohne Ablenkung. Hast du eine Aufgabe erledigt, prüfst du, ob die Prioritäten deiner restlichen To Dos noch stimmen. Es ist ja durchaus möglich, dass ein Kunde eine Mail geschrieben hat und plötzlich das Angebot, das du als Task Nummer 4 vorgesehen hast, höchste Prio bekommt. Dann sortierst du deine Liste um. Erst nach dieser kurzen Zwischenprüfung nimmst du dir die nächste Aufgabe vor – die, die jetzt an erster Stelle deiner Liste steht.

Am Ende des Tages kommen alle Aufgaben, die du nicht geschafft hast, die aber immer noch wichtig sind, auf die Liste für den kommenden Tag. Ergänz sie um weitere Aufgaben, bis du wieder bei 6 bist.

Persönlicher Tipp: Simples Durchnummerieren

Ich priorisiere inzwischen meistens im Kopf, automatisch und eher unbewusst. Wenn die To-Do-Liste aber doch mal zu lang ist und mehrere Deadlines gleichzeitig drängeln, priorisiere ich meine Aufgaben immer noch hin und wieder schriftlich.

Im Hinterkopf laufen bei mir alle oben genannten Techniken gleichzeitig ab. Auf dem Zettel mache ich es mir aber einfacher: Ich vergebe einfach allen Aufgaben Nummern.

  1. Alle Aufgaben aufschreiben. ALLE! Damit sie aus dem Kopf sind. Das ist ein riesengroßer Stressfaktor weniger.
  2. Den Aufgaben Nummern geben: 1 ist die wichtigste, drängendste Aufgabe, absteigenden haben sie immer weniger Prio.
  3. Der Übersichtlichkeit halber schreibe ich dann in der Regel noch mal eine saubere Liste mit den To Dos in der richtigen Reihenfolge – oder ich schreibe zumindest die wichtigsten 6 separat als Tages-To-Dos auf.

Deine Aufgaben zu priorisieren, ist wichtig. Nur so steigst du aus dem berühmten Hamsterrad aus. Doch damit du deine Prioritäten richtig setzt, sind zwei Regeln wichtig:

  1. Nimm dir die Zeit für die Priorisierung! Am Anfang dauert das gefühlt vermutlich ewig und gerade, wenn du im Stress bist, willst du diesen Schritt vielleicht lieber überspringen, um gleich mit der Arbeit anzufangen. Mach das bitte nicht! Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass du dich dann an Aufgaben aufreibst, die dich überhaupt nicht vorwärts bringen und Zeit für wichtigere Dinge blockieren. Das Ergebnis: Du arbeitest länger und angestrengter als es nötig wäre.
  2. Überleg dir vorher, was eigentlich deine Ziele sind. Was willst du erreichen? Wenn du dein Ziel im Hinterkopf hast, fällt es dir viel leichter, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Bist du zum Beispiel selbstständig und willst endlich deinen Umsatz steigern? Dann sind die Akquise-Telefonate wichtiger als die Arbeit an deinem Logo – auch wenn die vermutlich sehr viel mehr Spaß macht. Bist du angestellt und hoffst auf eine Beförderung? Dann solltest du der Präsentation vor deinem Abteilungsleiter vielleicht mehr Bedeutung einräumen als der Arbeit am nächsten Konzept. Das gilt natürlich auch privat: Möchtest du dich in deinem Körper wieder wohl fühlen? Dann haben gesund kochen und Sport ab sofort eine höhere Prio für dich als putzen und aufräumen.

Wie priorisierst du deine Aufgaben? Gehst du methodisch vor oder planst du ganz intuitiv? Ich freue mich, von deinen Erfahrungen zu lesen.

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4 Kommentare zu “Aufgaben richtig priorisieren

  1. Liebe Anita, bin kürzlich auf deinen Blog bzw. Podcast gestoßen und sehr begeistert. Was das Priorisieren angeht, muss ich sagen, dass ich mich da sehr schwer tue und mir auch keine der genannten Methoden geholfen hat bisher 🙁

    Ich finde die Einteilung in „dringend“ und „wichtig“ im Alltag sehr schwer umzusetzen. Beispiel „putzen“. Das wird ja gerne als das Beispiel genommen, was man ja hinten anstellen kann, weil es einen den eigenen Zielen nicht näher bringt. Das leuchtet mir nicht so ganz ein. Ich merke immer wieder, wie gut ich mich fühle, wenn alles schön sauber oder mein Bett frisch bezogen ist. Trotzdem würde putzen nach den ganzen Priorisierungsmethoden immer als dringend, aber unwichtig eingestuft werden. Auch geht es mir oft so, dass ich mich viel besser konzentrieren kann, wenn der ganze Kleinkram erledigt ist.
    Wahrscheinlich priorisiere ich also im Alltag eher intuitiv 🙂

    Was ich auch erwähnenswert finde: Macht es denn immer Sinn, mit der Wichtigsten Aufgabe zu beginnen? Ich mache am Wochenende immer eine Priorisierung nach „was fällt mir jetzt am leichtesten“. Damit überhaupt etwas gemacht wird ^^

    liebe Grüße

    Laura

    1. Liebe Laura,

      vielen Dank für das Kompliment! Schön, dass dir der Blog und der Podcast gefällt.
      Was deine Probleme mit dem Priorisieren angeht, verstehe ich dich sehr gut. Kleiner Tipp vorweg: Nächsten Donnerstag geht ein Blogpost online, der das Thema auch beleuchtet. Ich hab die 1-3-5-Methode ausprobiert und hatte dabei ähnliche Probleme wie du – und verrate meine Lösung.

      Grundsätzlich bin ich auch kein großer Fan davon, Prioritäten nur nach „wichtig“ oder „dringend“ einzuteilen (die Eisenhower-Matrix finde ich deshalb und weil sie viel zu umständlich ist, nicht gut). Für mich gibt es ganz viele Kriterien, die eine Aufgabe zur Prio 1 machen können: Wenn etwas auf meiner Liste dringend ist, hat das immer Prio 1 (auf meiner Liste stehen nur Aufgabe, die ich erledigen MUSS – wenn davon eine dringend ist, muss die also einfach zuerst erledigt werden). Aber nur weil etwas wichtig ist, macht es das noch lange nicht zur nächsten Priorität. Manchmal priorisiere ich auch nach Lust. Oder nach Dauer, die ich für eine Aufgabe brauchen würde… Und die Kriterien können sich auch von Tag zu Tag ändern.

      Wichtig finde ich nur, dass man sich einmal am Tag bewusst damit beschäftigt, welche Aufgaben offen sind und wann die erledigt werden sollten (aus welchen Gründen auch immer). Das ist für mich das einzige Ziel von Priorisierung. Richtig mies wird es nämlich erst, wenn Prio-1-Aufgaben plötzlich auftauchen und alles an Planung zunichte machen, weil sie JETZT erledigt werden müssen, obwohl man sie vorher gar nicht (mehr) auf dem Schirm hatte.

      Was dein Putz-Beispiel angeht, beurteile ich das übrigens genau umgekehrt ;-): Für mich ist Putzen immer wichtig, aber nie dringend (außer meine Mutter hat sich zu einem Besuch angemeldet ;-). Putzen ist wichtig, weil für mich äußere Ordnung gleich innere Ordnung ist und weil wir das auch in unserer Ehe merken. Wenn die Wohnung chaotisch und dreckig ist, motzen wir uns sehr viel häufiger an. Und weil eine gute Ehe und eine stabile Psyche für mich wichtige Lebensziele sind, ist putzen eben wichtig (aber nie Prio 1, dafür hasse ich es zu sehr).

      Zu deiner Frage, ob man immer mit der wichtigsten Aufgabe beginnen sollte: Es gibt gute Gründe dafür. Zum Beispiel kann man so garantieren, dass die wichtigste Aufgabe auf jeden Fall erledigt wird, auch wenn im Laufe des Tages lauter unerwartete Dinge hinzukommen und verhindern, dass man den Rest der Liste abarbeiten kann. Ich fange trotzdem nie (oder sehr selten) mit der wichtigsten Aufgabe an. Ich beginne meist mit Kleinkram-Aufgaben (sogenannte 2-Minuten-Aufgaben). Das kostet mich nicht so viel Überwindung und ich baue Momentum auf. Die schnellen Erfolgserlebnisse motivieren mich dann, mit den wichtigeren (und meist aufwendigeren) Aufgaben weiter zu machen.

      Lass mich gern mal wissen, ob du mit der Art zu priorisieren, wie ich sie oben beschrieben habe, einfacher zurecht kommst!

      Alles Liebe
      Anita

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