Jeder kann Zeitmanagement lernen. Oder nein, eigentlich ist „lernen“ das falsche Wort: Jeder kann sein Zeitmanagement finden. Damit Planung und Organisation aber leicht und mit Freude von der Hand gehen, musst du wissen, welcher Zeitmanagement-Typ du bist. Meine ganz persönliche Klassifikation und die besten Tipps für jeden Typ findest du hier.
✨Typ Zauberin
Du hast deine Termine und Aufgaben im Kopf und kommst damit gut zurecht. Du schreibst nichts auf und eine konkrete Planung mit bestimmten Tools oder Methoden findet bei dir nicht statt.
Wenn du dich damit wohl fühlst: Lass alles, wie es ist. Dein intuitives Zeitmanagement funktioniert offenbar bestens. Lass dir nicht einreden, dass du daran etwas ändern müsstest, weil „man“ das so oder so macht. Zum Glück bist du ja nicht „man“, sondern du.
Wenn du dich aber regelmäßig gestresst fühlst oder wichtige Dinge vergisst, tut dir ein bisschen mehr Struktur vielleicht gut. Vielleicht reicht es schon, wenn du dir eine fortlaufende To-Do-Liste anlegst, auf der du alle anstehenden Aufgaben zusammenbringst. Das bringt dir mehr Ruhe, weil du nur auf der Liste nachsehen musst, um sicherzugehen, dass du nichts Wichtiges übersehen hast.
Wenn dein Problem eher der Stress ist, gönn dir ein hübsches Notizbuch und fang an, regelmäßig aufzuschreiben, wann du dich gestresst fühlst und warum. Nach einer Weile kannst du so die schlimmsten Stressfaktoren identifizieren und ihnen etwas Positives entgegensetzen. Gleichzeitig kannst du das Notizbuch nutzen, um die (regelmäßig!) aufzuschreiben, was dir Kraft gegeben hat, was dir gut gelungen ist, worauf du stolz und wofür du dankbar bist. Das sind deine Akkus – in stressigen Phasen kannst du diese Dinge bewusst tun, um neue Energie zu tanken.
💥Typ Chaosqueen
Du lässt dich sehr leicht ablenken und planst allenfalls bruchstückhaft. Dir rutscht deshalb auch immer mal wieder eine Aufgabe oder einen Termin durch, aber mit Deinem Charme kannst du dafür sorgen, dass dir deshalb keiner böse ist.
Dieser Zeitmanagement-Typ braucht den Rausch der Spontaneität. Ein straffes Zeitmanagement fühlt sich für dich wie ein zu enges Korsett an, in dem du nicht mehr atmen kannst. Du lebst erst so richtig auf, wenn du unerwartete Situationen lösen kannst. Das ist eine Stärke!
Dein Zeitmanagement muss dir also genug Flexibilität bieten. Trotzdem: Andere Menschen verlassen sich auf dich und es ist einfach blöd, wenn die immer wieder ins Schwimmen kommen, weil dir wichtige Deadlines und Aufgaben durchrutschen.
Um beidem gerecht zu werden, probier am besten mal die Ivy-Lee-Methode aus. Sie sorgt für Struktur, berücksichtigt aber explizit, dass sich die Dinge blitzschnell ändern können.
Schreib dir dafür die sechs wichtigste Aufgaben des Tages auf (Termine kannst du hier gern auch zu einer Aufgabe erklären). Dann vergib diesen sechs Aufgaben Prioritäten: 1 ist die wichtigste, 6 die unwichtigste. Nun arbeitest du Aufgabe Nummer 1 ab (nicht ablenken lassen!!!!). Danach schaust du dir deine Liste an und überprüfst, ob Aufgabe Nummer 2 wirklich immer noch die nächstwichtigste ist. Ist in der Zwischenzeit eine andere hinzugekommen, die eingeschoben werden muss? Dann ändere deine Liste: Füg die neue Aufgabe an der passenden Stelle ein (dafür fällt Nummer sechs für heute weg und wird automatisch auf morgen verschoben). Dann arbeitest du Aufgabe Nummer zwei ab (und wieder: NICHT ABLENKEN LASSEN!). So machst du weiter, bis dein Arbeitstag vorbei ist oder alle Aufgaben abgearbeitet sind.
🧮Typ Statistikerin
Der Zeitmanagement-Typ „Statistikerin“ jede Aufgabe und jeden Termin auf und führst auch penibel Buch darüber, wann du was gemacht hast. So hast du immer alles Griff und kannst auch noch nach Jahren rekapitulieren, wie du bestimmte Aufgaben gelöst hast.
Du brauchst keine Methoden, um den Überblick zu behalten, richtig zu priorisieren oder ins Tun zu kommen. Aber zu viel Struktur kann dazu führen, dass du Möglichkeiten übersiehst, die dich (schneller) ans Ziel bringen würden – einfach weil sie nicht in deinem Plan stehen. Außerdem kann die rigide Selbstdisziplin, die du dir mit deinem Zeitmanagement auferlegst, dich krank (oder einsam) machen.
Deshalb versuch ein bisschen mehr Flexibilität in dein Zeitmanagement zu bringen. Nutz am besten ein Kanban-Board statt einer klassischen To-Do-Liste, um deine Aufgaben zu verwalten. So hast du immer noch alle Details jederzeit im Blick, kannst die Aufgabe aber flexibel von einem Bearbeitungsstatus in einen anderen schieben, sie jederzeit unterbrechen und wieder zu ihr zurückkehren, ohne dass deine Ergebnisse darunter leiden.
Außerdem kannst du deine Tage nach der ALPEN-Methode planen, die ganz bewusst feste Pufferzeiten vorsieht. Diese kannst du gezielt für aktive Pausen und Zeit für dich nutzen.
💨 Typ Roadrunner
Der Zeitmanagement-Typ „Roadrunner“ hat ständig 1000 Bälle zugleich in der Luft. Für ausschweifende Planung hast du keine Zeit, aber du nutzt bewährte Tools für eine effiziente Planung deiner Aufgaben und Termine. Es muss schnell gehen und dir zu jeder Zeit den vollen Überblick gewähren.
Du hast dein Zeitmanagement gut im Griff – bis zu dem Moment, an dem dir auf einen Schlag alles über den Kopf wächst. Plötzlich purzeln die 1000 Bälle einer nach dem anderen zu Boden und du hast das Gefühl alles bricht zusammen. Weil du ständig so beschäftigt bist, merkt dieser Zeitmanagement-Typ oft zu spät, dass die Batterien leer sind.
Deshalb ist deine wichtigste Aufgabe: Schaff dir regelmäßig feste Zeiten, um zu reflektieren, wie es gerade für dich läuft. Sorg für eine ruhige Atmosphäre (keine Ablenkungen, keine „noch schnell nebenbei“-Aufgabe, die du so liebst) und nimm dir eine halbe Stunde, um zu prüfen:
- Wie geht es mir gerade?
- Was brauche ich?
- Funktionieren die Zeitmanagement-Tools, die ich aktuell nutze, noch für mich?
- Was kann ich morgen/nächste Woche ändern?
Außerdem wichtig für dich: VERGISS MULTITASKING! Oder vielmehr: Vergiss Mikrotasking. Die wenigsten Menschen sind wirklich in der Lage zu Multitasking. Die meisten von uns erledigen nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig, sondern springen im Minuten- oder gar Sekundentakt zwischen einzelnen Aufgaben hin und her. Das ist extrem anstrengend (und ineffektiv). (Aber der Zeitmanagement-Typ „Roadrunner“ ist geradezu süchtig danach.) Deshalb zwing dich dazu, eine Aufgabe nach der anderen anzugehen.
🎨Typ Künstlerin
Kreativität geht dir über alles und du sprudelst über vor Ideen. Zeitmanagement ist dir suspekt, denn du hast Angst, dass zu viel Struktur und Planung deine Kreativität einschränken. Deshalb nimmst du lieber in Kauf, Termine zu vergessen und Aufgaben zu übersehen – auch wenn du dafür immer wieder Kritik erntest.
Hast du schon mal darüber nachgedacht, dass Zeitmanagement selbst Kreativität verlangt? Alle Aufgaben und Termine so zu organisieren, dass kein Stress entsteht – und Zeit für die Dinge bleibt, die dir gut tun und richtig Spaß machen – das verlangt die Fähigkeit, auch ungewöhnliche Lösungen zu finden, um die Ecke zu denken, Dinge zu kombinieren, die auf den ersten Blick nicht kombinierbar sind. Es ist kreativ.
Damit es auch schöpferisch kreativ wird, kannst du für dein Zeit- und Selbstmanagement ein Bullet Journal nutzen. Das bietet dir nicht nur die Flexibilität, deine Organisation so zu gestalten, wie du das brauchst. Du kannst dich in der Dekoration der Seiten außerdem kreativ austoben. Das Bullet Journal sammelt alle deine Aufgaben und Termine, damit du sie nicht mehr vergessen kannst, aber es ist zugleich ein Ideen- und Skizzenbuch für dich und dein treuer Begleiter.
Damit du die profanen Dinge wie Termine und Aufgaben nicht vergisst, kannst du mit einer lockeren Version des Timeboxing arbeiten: Plan dir jeden Tag feste Zeitblöcke ein, in denen du die wichtigsten Aufgaben abarbeitest, die nun mal erledigt werden müssen. Davor und danach lässt du bewusst Freiraum, den du nicht verplanst und den du dann völlig frei und selbstbestimmt nutzen kannst.
Welcher Zeitmanagement-Typ bist du? Helfen dir diese Tipps? Oder findest du dich gar nicht wieder und dir fehlt ein Typ? Lass es mich unbedingt in den Kommentaren wissen!
