Was tun, wenn alles anders kommt als geplant?

Wenn nichts so läuft, wie du es geplant hast, ist der Frust groß. Aber keine Sorge: Das passiert uns allen. Regelmäßig. Was du tun kannst, wenn alles anders kommt als geplant, erkläre ich dir heute.

Folgst du mir auf Instagram oder liest du mein monatliches Zeitplanerin-Newsletter-Magazin? Dann weißt du ja schon, dass mein großer Abenteuer-Urlaub ein totaler Reinfall war. Nichts, aber auch wirklich gar nichts, lief wie geplant. Ich war unglaublich enttäuscht und auch ein bisschen sauer, aber in Sachen Planung war ich so gut vorbereitet, dass das zumindest keinen zusätzlichen Stress verursachte. Damit dich solche Tage oder Wochen nicht aus der Bahn werfen und vor allem deine Planung nicht total ruinieren, habe ich heute ein paar Tipps für dich:

Hab einen Plan B – bevor Plan A scheitert

Die wichtigste Regel lautet immer: Hab einen Notfallplan. Ich bin zum Beispiel ziemlich paranoid, wenn es um teure Hotelbuchungen geht. Zum Glück! Ich buche nur Hotels, in denen ich möglichst bis zum geplanten Anreisetag, mindestens aber dem Tag vorher, stornieren kann. Weil ich nach dem Motto plane: „Du weißt nie, was passiert!“

Im Urlaub war das unser Glück. Zuerst bin ich ja umgeknickt und wir mussten schon, bevor der Urlaub überhaupt begann, das erste Mal ein Hotel stornieren. Ein Städtetripp, wie wir ihn für Kopenhagen geplant hatten, war mit meinem Fuß nicht möglich. Dann hatten wir einen kleinen Roadtripp durch Norddeutschland und Skandinavien geplant. Die Hotels dafür habe ich am zweiten Urlaubstag storniert – weil mein Mann krank geworden war. Die Enttäuschung war groß, aber zumindest entstanden keine Kosten.

Was du daraus mitnehmen kannst: Hab immer einen Plan B. Und zwar bevor Plan A scheitert. Überleg dir also schon, wenn du deinen Tag oder deine Woche planst, was du tun kannst, um die negativen Konsequenzen in Zaum zu halten, wenn dein Plan nicht aufgeht.

Plan rechtzeitig um

Ein Fehler, den ich leider sehr oft sehe: Du hältst zu lange an deinem ursprünglichen Plan fest. Wenn du merkst, dass da etwas nicht läuft wie geplant, plan sofort um! Je länger du das vermeidest, desto größer wird später der Stress. Es ist eigentlich kein Problem, wenn mal etwas anders läuft als geplant. Das passiert immer wieder. Wenn du das rechtzeitig merkst und reagierst, indem du zum Beispiel deine Prioritäten für den Tag umbaust oder deine To-Do-Liste sofort entschlackst, um mehr Puffer zu schaffen, ist das höchstens eine kleine Unannehmlichkeit.

Wenn du aber krampfhaft versucht, den Plan einzuhalten, machst du dir selbst Stress. Das ist nicht nur nicht gesund. Es macht dich auch fehleranfällig und vor allem macht es richtig schlechte Laune. Pläne sind super, aber Umplanen ist ein normaler Teil der Routine. Also versuch bitte nicht, deine Planung in Stein zu meißeln.

Bleib ruhig

Der schwierigste Tipp von allen: Bleib ruhig. Wenn wir merken, dass nichts läuft wie geplant, verursacht das Stress. Das ist normal. Den Körper reagiert und dein Kopf verleitet dich jetzt vielleicht zu unstrukturiertem Aktionismus. Um doch noch alles unter einen Hut zu bekommen, arbeitest du vielleicht wild drauf los und springst dabei zwischen vier Aufgaben hin und her, weil die ja alle schon vor zwei Stunden fertig sein sollten.

Wenn du dich dabei ertappst, leg alles aus der Hand und geh an ein Fenster oder schließ kurz die Augen. Jetzt atme ein paarmal tief ein und aus. Wenn dir das schwer fällt, zähl dabei und versuch, Einatmung und Ausatmung so lange wie möglich auszudehnen. Du wirst spüren, dass du ruhiger wirst. Wenn du das Gefühl hast, dass dein Gehirn nicht mehr im knallroten Alarmmodus läuft, setz dich hin und mach dir eine Akut-Liste mit allen Aufgaben, die WIRKLICH heute noch von dir erledigt werden müssen. Bring sie in die Reihenfolge, in der du sie am sinnvollsten abarbeiten kannst und dann nimm dir eine nach der anderen vor.

Bei jeder neuen unerwarteten Unterbrechung oder Ablenkung, evaluierst du die Liste erneut. Sei realistisch! Was nicht mehr zu schaffen ist, wandert auf einen anderen Tag oder wird an jemanden abgegeben, der dir hier helfen kann.

Auf diese Weise hast du anfangs vielleicht das Gefühl, zu viel Zeit mit dem Planen und Umplanen zu verbringen, aber glaub mir: Du wirst in der Zeit, in der du an deinen Aufgaben arbeitest, sehr viel konzentrierter und fokussierter sein und damit am Ende – mit weniger Stress – auch mehr schaffen.

Analysiere das Problem

Wenn die Krise vorbei ist – und seien wir ehrlich: Wenn ein paar Tage hintereinander nichts läuft wie geplant, dann fühlt sich das an wie eine Krise! – dann solltest du dir ein paar Minuten für die Analyse nehmen. Finde heraus, warum nichts lief, wie du es geplant hast. Lag es an deiner Planung? Hast du dir zu viel vorgenommen für die verfügbare Zeit? Hast du die Unterbrechungen und Ablenkungen unterschätzt und deshalb zu wenig Puffer geplant? Hast du das Anfangen zu lange aufgeschoben? … Wenn die Krise zumindest teilweise in Dingen begründet lag, die du beeinflussen kannst, dann überleg dir jetzt, was du künftig anders machen willst. So kannst du verhindern, dass dasselbe noch mal passiert.

Und wenn – wie bei meinem Urlaub – einfach lauter Dinge schief gingen, die nicht in deiner Hand liegen, kann es zumindest beruhigend sein, sich das bewusst zu machen. Dann hast du der fiesen Stimme in deinem Kopf etwas entgegen zu setzen, die dir einreden will, dass es an dir liegt, dass andere das schließlich auch hinbekommen, dass du nur unfähig oder zu faul oder zu weich bist.

Such dir Unterstützung

Wenn du das Gefühl hast, bei dir läuft nie etwas wie geplant, dann stimmt vermutlich etwas grundsätzlich nicht. Entweder ist deine Arbeitsbelastung einfach viel zu hoch. Oder deine Energiereserven sind aufgebraucht. Oder du hast noch nicht die richtige Struktur gefunden, um deinen Tag für dich richtig zu organisieren.

Nichts davon ist schlimm! Und ganz sicher macht dich nichts davon zu einem schlechten Menschen. Aber es kann dich krank machen. Deshalb: Wenn du merkst, dass nichts läuft wie geplant, hol dir Unterstützung! Wenn du Hilfe brauchst, um dich selbst besser zu organisieren, schreib mir gern eine Mail! Ich selbst biete zwar keine Coachings und Beratungen an, aber ich kenne ein paar Kolleginnen, die ich sehr schätze und die ich dir gern empfehle. Und wenn es schlicht an deinem Workload liegt, dann bitte, bitte trau dich, jemanden zu fragen, ob er dir ein paar deiner Aufgabe abnehmen kann. Du wirst vermutlich überrascht sein, wie bereitwillig dir Menschen helfen – und dass dich keiner für schwach oder inkompetent hält, wenn du etwas abgibst. Trau dich!