Struktur für dein Notizbuch

Alles an einem Platz aufschreiben – das ist der Kern meiner Zeitmanagement-Methode. Aber wenn sich Ideen, Termine, Aufgaben, Erinnerungen, Gedanken, Inspirationen, Dankbarkeitseinträge und Doodles ein Notizbuch teilen, wie findest du dann schnell wieder, was du gerade brauchst? Die besten Tools, um trotz aller Kreativität Struktur in dein Buch zu bringen, findest du hier.

Ich hab schon immer lieber handschriftlich gearbeitet, hatte also immer Notizbücher. Aber eben immer in der Mehrzahl (was extrem unpraktisch war!) und zwar, weil ich das Gefühl hatte, nichts jemals wiederzufinden, wenn ich alles in einem Buch sammle.

Als Journalistin habe ich die Notizen, die bereits zu einem Artikel verarbeitet waren, im Notizbuch mit einem dicken, bunten Marker durchgestrichen. So war klar, da muss ich nicht mehr nachsehen, wenn ich noch Offenes gesucht habe. Das funktioniert aber beim Zeit- und Selbstmanagementbuch nicht, denn da will ich ja nichts durchstreichen, sondern alles bleibt mehr oder weniger interessant und relevant.

Über die Jahre habe ich mir aus verschiedenen Quellen Methoden zusammen gesucht, die dieses Problem lösen. Diese Sammlung zeige ich dir jetzt (damit du nicht mehrere Jahre suchen musst).

Wichtiger Tipp: Wenn du dir ein neues Notizbuch kaufst, achte darauf, dass die Seiten schon nummeriert sind. Nichts ist lästiger, als etwa 200 Seiten händisch zu paginieren.

Inhaltsverzeichnis aktiv nutzen

Benutzt du ein Bullet Journal, das auch als solches verkauft wird, hast du in der Regel schon ein Inhaltsverzeichnis. Du musst nur noch deine Seitenzahlen und Inhalte eintragen. Bei einem normalen Notizbuch lass einfach die ersten drei, vier Seiten frei und füge hier dein Inhaltsverzeichnis selbst ein.

Das Inhaltsverzeichnis kann dein stärkster Verbündeter sein, um auch nach Jahren noch schnell und unkompliziert durch deine Notizbücher zu navigieren. Dafür ist aber wichtig, dass du sein Potenzial auch wirklich ausnutzt:

  1. Trag alles ein – auch Notizen, die mitten auf einer Seite stehen. Stell dir vor, du machst eine Tagesplanung und schreibst da alles auf, was den Tag über wichtig ist. Hier stehen also nicht nur deine Termine und Aufgaben, sondern auch Ideen, die du im Laufe des Tages hattest, Mitschriften aus deinen Meeting usw. Punkte, die noch mal wichtig werden, sollten es auf jeden Fall in dein Inhaltsverzeichnis schaffen – auch wenn ihnen keine eigene Seite gewidmet ist. Wenn du also mitten zwischen Terminen und Tasks die Idee zum nächsten Online-Kurs notiert hast, schreib in dein Inhaltsverzeichnis: Seite x – Online-Kurs“XY“. Schreib im Inhaltsverzeichnis lieber zu viel auf als zu wenig!
  2. Fasse zusammen, was zusammen gehört. Damit dein Inhaltsverzeichnis trotzdem übersichtlich bleibt, fasse inhaltlich Ähnliches zusammen. Bleiben wir beim Beispiel mit den Ideen zum Online-Kurs: Stell dir vor, du hast die erste Inspiration auf Seite 22 notiert. Auf Seite 38 hast du in einer Mindmap alle Ideen gesammelt, auf Seite 42 einen ersten Plan skizziert, auf Seite 45 Notizen aus einem Gespräch mit einer Kollegin über den Kurs aufgeschrieben. Im Inhaltsverzeichnis schreibst du nun nur einmal den Punkt „Online-Kurs XY“ auf und notierst dazu alle relevanten Seiten (also 22, 38, 42, 45).

Gut zu wissen: Wenn du ein besonders großes Projekt in deinem Notizbuch abbildest, kannst du dem auch ein separates Inhaltsverzeichnis zusätzlich zum allgemeinen spendieren.

Symbole: klassisches Rapid Logging nutzen

In der Bullet Journal Methode von Ryder Carroll ist das Rapid Logging ein Kernelement. Im Prinzip geht es darum, Dinge schneller zu erfassen – beim Aufschreiben und später beim Nachlesen.

Dazu nutzt er zum einen die Sprache, die er von allen unnötigen Füllwörtern befreit (also NICHT: „Katharina anrufen, um zu fragen, ob wir gemeinsam zur Party von Andreas fahren“, sondern zum Beispiel: „@Katharina: gemeinsam zur Party @Andreas?“)

Der wichtigere Part sind aber die Symbole. Für jeden Typ einer Mitschrift nutzt du ein festgelegtes Symbol. Du kannst die Systematik von Ryder Carroll übernehmen:

· Der kleine Punkt steht für Aufgaben. Sind sie erledigt, wird er einfach in ein X verwandelt.

◦ Der offene Kreis markiert Ereignisse/Events, steht also für Termine.

– Der Gedankenstrich symbolisiert jede Art von Notiz

Alternativ oder zusätzlich kannst du dir eigene Symbole ausdenken. Und du kannst besonders wichtige Einträge am Rand auch noch mit einem Ausrufezeichen oder einem Sternchen markieren.

Mit den Symbolen ist es deutlich einfacher, eine volle Seite nach den Dingen zu scannen, die du gerade suchst. Wenn du zum Beispiel nach einer Notiz aus einem Meeting suchst, kannst du Termine und Aufgaben einfach links liegen lassen.

Markierungen: Farbcodes nutzen

Mir reichen die Symbole oft nicht, um die Übersichtlichkeit zu erreichen, die ich brauche. Deshalb arbeite ich oft mit Farben. Aufgaben zum Beispiel unterlege ich mit einem ganz hellen grau. Zu viel Farbe würde Unruhe in die Seite bringen, aber das helle Grau hebt die Aufgaben nur dezent vom Rest ab, fällt sonst aber kaum auf. Für mich ist es aber noch einfacher, Aufgaben zu identifizieren. Das ist vor allem wichtig, wenn ich den nächsten Tag plane und schauen will, welche Tasks aus den Vortagen noch offen, also nicht erledigt, sind.

Darüber hinaus nutze ich einen Marker, um die wichtigsten Schlagwörter meiner Notizen hervorzuheben. So kann ich die Seite überfliegen und sehe, indem ich nur die markierten Stelle lese, blitzschnell worum es geht – und ob ich die Info, die ich suche, auf dieser Seite finde.

Farben helfen dir auch besonders dann, wenn du in deinem Notizbuch Aufgaben und Termine für die ganze Familie (oder ein Team) verwaltest oder sehr unterschiedliche Lebensbereiche unter einen Hut bringst. Wie du Farben dafür nutzen kannst, habe ich dir im Blogbeitrag über Farbcodes und in der passenden Podcast-Episode schon ausführlich erzählt.

Collections: Großen Themen eigene Seiten spendieren

Willst du bestimmten Themen mehr Raum widmen, leg dafür sogenannte Collections an. Klingt fancy, gemeint ist aber einfach nur, dass das Thema eine oder mehrere eigene Seiten bekommt, auf denen sonst nichts anderes steht. Diese trägst du ganz normal in dein Inhaltsverzeichnis ein.

Du hast so alles Wichtige zu deinem Thema an einem Ort und schaffst damit viel mehr Übersichtlichkeit. Ich habe zum Beispiel die Ideen- und Themensammlung für die Zeitplanerin, aber auch gelesene Bücher pro Monat oder meine Balkongestaltung in eigene Collections ausgelagert.

Querverweise: mit Seitenzahlen arbeiten

Was zusammen gehört, hast du ja schon im Inhaltsverzeichnis zusammen gefasst. Du kannst zusätzlich aber auch noch direkt auf den Seiten mit Querverweisen arbeiten. Erinnern wir uns an das Beispiel von oben: Du hast zum selben Thema Notizen auf den Seiten 22, 38, 42 und 45. Nun kannst du auf diesen Seiten unten neben die Seitenzahl auf die anderen Seiten verweisen, auf denen weitere Informationen zu finden sind.

Das bietet sich allerdings vor allem für Themen an, die du in eigene Collections ausgelagert hast. Machst du das – wie in unserem Beispiel – bei Seiten, auf denen alles mögliche steht, weißt du später vermutlich nicht mehr, auf welche der vielen Notizen sich der Querverweis eigentlich bezieht.

Notizen: Der Seitenrand ist dein Verbündeter

Dieser Tipp ist Gold wert für alle, die viele Notizen machen – zum Beispiel, weil du Studentin bist oder die Lerninhalte einer Weiterbildung abbilden musst. Meine Empfehlung: Lager diese Notizen in eigene Collections aus statt sie in die Tagesübersichten zu integrieren.

Auf diesen Notizseiten lass einen breiten Seitenrand frei. Den nutzt du am Ende, um die wichtigsten Stichwörter aus den nebenstehenden Notizen aufzuschreiben. Wichtig: Wirklich nur Schlagwörter, sonst ist der Effekt dahin!

Das hat zwei große Vorteile: Zum einen merkst du dir besser, was du aufgeschrieben hast, weil du es noch mal durchgehen und in einem Stichwort zusammenfassen musst. Zum anderen ist es später ein Kinderspiel, die richtigen Inhalte wiederzufinden, weil du nicht jede einzelne Mitschrift durchgehen musst, sondern nur die Schlagwörter am Rand.

Hast du weitere Tipps, um Struktur und Übersichtlichkeit in dein Bullet Journal, dein Notizbuch zu bringen? Dann verrat sie mir gern in den Kommentaren!

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