To-Do-Apps: Das sind die besten!

Um deine Aufgaben ordentlich zu organisieren, musst du sie aufschreiben. Immer, sofort und am selben Ort. Das kannst du im Bullet Journal machen, aber manchmal ist die eine digitale Aufgabensammelliste die bessere Lösung. Welches aus meiner Sicht die 3 besten To-Do-Apps (für Android) sind und warum, erfährst du heute.

Ob du deine Aufgaben digital oder analog verwaltest, ist letztlich eine Glaubensfrage. Es gibt für beides Gründe dafür und dagegen. Wichtig ist nur, DASS du sie aufschreibst. Und zwar immer, sofort und an immer demselben Ort. Deshalb entscheide dich bitte für digital ODER analog. Versuchst du, die Aufgaben in einer App und deinem BuJo zu sammeln, wird das über kurz oder lang zu Frust und Chaos führen, weil du doppelte Arbeit, aber keinen Überblick mehr hast.

Aufgaben Sammel digital oder analog?

Ich hatte meine Aufgabensammelliste lange im Bullet Journal. Seit ich meine Liste aber in mehrere Kontextliste nach der Getting-Things-Done-Methode unterteilt habe, funktioniert das für mich nicht mehr. Es kam zu oft vor, dass eine Liste voll war, bevor der Monat endete und ich sie die dann an anderer Stelle im Bullet Journal fortführen musste. Das bedeutete, viel zu blättern und wenn ich blättern muss, um meine Aufgaben für den Monat zu überblicken, macht mich das nervös, weil die Gefahr, dass ich dabei etwas übersehe, vergesse oder aus den Augen verliere, zu groß ist.

Außerdem arbeite ich gern und viel mit Kategorisierungen und Fälligkeiten. Die habe ich durch Datumsangaben und einen Farbcode zwar auch in einem Bullet Journal abgebildet, aber ich konnte das eben nicht mal eben umsortieren, bestimmte Kategorien ausblenden oder mich per Alarm an Fälligkeiten erinnern lassen.

Deshalb bin ich vor ein paar Monaten mit meinen Aufgaben-Sammellisten vom Bullet Journal in eine To-Do-App umgezogen. Oder vielmehr in etliche To-Do-Apps (nacheinander), denn eine gute To-Do-App zu finden, ist nicht so leicht. Jedenfalls hatte ich immer irgendetwas auszusetzen und deshalb zog sich der Prozess.

Weil es aber extrem mühselig ist, alle Aufgaben in eine To-Do-App einzupflegen, nur um sie drei Wochen später wieder zu exportieren und in eine neue To-Do-App zu importieren, zeige ich dir heute mal die 3 Apps, die ich am besten finde. Das erspart dir hoffentlich eine Menge Zeit und Frust beim Testen.

Vorbereitung: Was muss deine To-Do-App können?

Bevor du eine einzige App auf dein Handy lädst, nimm dir kurz Zeit, um zu überlegen, was deine neue To-Do-App können soll. Das ist ein wirklich wichtiger Schritt, denn wenn deine Ansprüche klar sind, kannst du viele Apps von vornherein ausschließen und musst dich nicht erst mühsam durchtesten.

Mach dir eine Liste mit zwei Spalten: Was MUSS eine To-Do-Listen-App für dich haben und was ist NICE TO HAVE? Alle Apps, die die Punkte der Muss-Spalte nicht erfüllen, sind von vornherein raus. Die Punkte der Nice-to-have-Spalte geben den Ausschlag, wenn du zwei gute To-Do-Apps zur Auswahl hast und dich nicht entscheiden kannst.

Bei mir sahen die Anforderung-Listen so aus:

Meine Top 3 To-Do-Apps

Im Laufe der Jahre habe ich Dutzende To-Do-Listen-Apps getestet. Halten konnte sich keine. Deshalb bin ich immer wieder zur analogen Planung zurückgekehrt. Vor einigen Monaten habe ich mich noch mal intensiver mit verschiedenen Apps beschäftigt. Zwei haben sich so stark entwickelt, dass ich sie inzwischen wirklich gut finde. Gewonnen hat für mich aber ein (neuer) Geheimtipp, den ich auf Instagram von euch bekommen habe. Danke dafür!

Nr. 3: Todoist

Todoist ist ein absoluter Klassiker, der für mich vor allem optisch überzeugt – zumindest in der Desktop-Version. Alle Funktionen, die über die reine To-Do-Erfassung hinausgehen, sind aber entweder nicht enthalten oder so kompliziert, dass irgendwann frustriert aufgegeben habe.

Pluspunkte	Minuspunkte
kompatibel mit quasi allem an Software	(für mich) hässliches Smartphone-Widget
unfassbar riesiger Funktionsumfang	Pro-Version nötig, wenn du mehr als 5 Listen anlegen willst
Farbcodes problemlos umsetzbar	Pro-Version mit ca. 5 Euro pro Monat teuer
Aufgaben lassen sich problemlos terminieren (auch wiederholend)	keine Kanban-Boards möglich
nutzbar auf jeder Arbeitsoberfläche	IT-Studium nötig, um z.B. Outlook anzubinden

Nr. 2: Microsoft To Do

Microsoft To Do hat einen großen Vorteil: Es ist automatisch dabei, wenn du ein Office-Abo abschließt. Es kostet dich also in vollem Umfang kein Geld und ist leicht in die anderen Programme wie Outlook einzubinden – theoretisch. In der Praxis hat gerade diese großartige Funktionen einen riesigen Pferdefuß.

Pluspunkte	Minuspunkte
in alle Microsoft-Produkte integrierbar	Outlook-Integration nur für Exchange-Konten (nicht für IMAP)
Farbcodes leicht umzusetzen	keine Kanban-Boards
schönes, übersichtliches Widget
alle Arbeitsoberflächen
Terminierung leicht
viele Listen mit individuellem Design
kostenlos (zumindest für mich mit Office-Abo)

Nr. 1: TickTick

Für mich eine absolute Überraschung und inzwischen die ganz große App-Liebe ist TickTick. Mehrere von euch hatten mir diese To-Do-App auf Instagram empfohlen. Ich hatte vorher noch nie etwas davon gehört und sie wurde mir auch im App Store nicht angezeigt, als ich noch To-Do-Apps suchte. Dabei entwickelt die Macher hinter TickTick schon seit 2010 To-Do-Apps. TickTick ist für mich die perfekte Mischung aus Optik und Performance. Überragend ist der Funktionsumfang, denn du kannst in der Pro-Version nicht nur To-Do-Listen anlegen, sondern diese auch als Gantt-Chart, Kanban-Board, in einer Eisenhower-Matrix oder in der Kalenderansicht darstellen. Und einen Pomodoro-Timer, den du sogar pro Aufgabe starten und damit deine Arbeitszeit je Aufgaben dokumentieren kannst, gibt es auch.

Pluspunkte	Minuspunkte
kinderleichte Outlook-Integration	voller Funktionsumfang erst in Pro-Version (ist mit 2,99 € im Monat aber günstig)
viele Listen, Kanban-Boards, Notizen, sogar Gewohnheitstracker möglich	Design in der Desktop-App leider eher unübersichtlich
Integrierter Pomodoro-Timer	Farbcodes als Etiketten stehen hinter den Aufgaben statt davor
integrierter Kalender
schönes Widget
alle Arbeitsoberflächen
Farbcodes & Terminierung problemlos

Fazit: Die besten To-Do-Apps

Inzwischen gibt es für jeden eine passende To-Do-App. Um die zu finden, die zu dir passt, musst du nur ein paar einfache Regeln beachten:

1. Mach dir vorher genau klar, was du brauchst und was du gern hättest. Und sei dabei ehrlich zu dir. Ich hatte der Optik einer App anfangs zum Beispiel kein Gewicht eingeräumt, weil ich nicht so oberflächlich sein wollte, aber hässliche Apps habe ich entweder nicht konsequent genutzt oder schnell wieder gelöscht. Wenn die Optik für dich also wichtig ist, dann erspar dir die Zeit, die es kosten würde, hässliche Apps zu testen.
2. Gib dir ein bisschen Zeit. Wenn du bisher nicht mit einer To-Do-App arbeitest, wird es ein paar Wochen dauern, bis du dich daran gewöhnt hast, die App regelmäßig zu nutzen. Das ist normal. Setz dir, wenn du das immer wieder vergisst, für den Anfang am besten einen regelmäßigen Alarm, der dich daran erinnert, die App zu checken. Mindestens abends für die Tagesplanung, aber am besten auch noch zwei oder drei Mal tagsüber.
3. Investier in Pro-Versionen. Bei den meisten To-Do-Apps gewinnst du wirklich sinnvolle Funktionen dazu, wenn du in die Pro-Version investierst. Aber such dir Apps, deren Abo du monatlich kündigen kannst, damit du nicht ein Jahr oder länger für etwas zahlst, das am Ende doch nicht das Richtige für dich war.
4. Teste ausführlich. Schau dir Youtube-Videos an oder lies Erfahrungsberichte und teste auch die Funktionen, von denen du bisher nicht wusstest, dass man sie brauchen könnte. Du wirst vielleicht überrascht sein, was für Fortschritte deine Selbstorganisation macht, wenn du den Funktionsumfang deiner App wirklich kennst und ausnutzt.

Wie sammelst du deine Aufgaben? In einer App? Dann verrat mir unbedingt, welche du nutzt und warum!