FAQ XI: Deine Frage, meine Antwort

FAQ XI: Deine Frage, meine Antwort

Diese FAQ-Serie gibt es bisher nur im Podcast, aber weil viele von euch sich mit denselben Fragen quälen, gibt es meine Antworten jetzt auch in Ruhe zum Nachlesen. Wenn du also eine Frage zum Zeit- und Selbstmanagement oder dem Bullet Journal hast, findest du in dieser FAQ-Serie Antworten.

Heute geht es um folgende Fragen:

  • Du hattest in einem Podcast mal über den Zeitstrahl im BUJO erzählt. Darf ich fragen wie du das gestaltest?
  • Ich bin aus der Planungspraxis „gepurzelt“. Nach ein paar guten Wochen ist das Sammellisten führen, das tägliche Drüberschauen, die Wochenplanung – alles – weg gewesen. Und ich komme einfach nicht wieder rein. Was kann ich tun?
  • Ich muss an der Arbeit sehr viele unterschiedliche Dinge tun. Meine eigentlichen Büroarbeiten bleiben dabei aber leider oft liegen. Wie kann ich mich organisieren, dass ich die Büroarbeit schaffe und das operative Geschäft trotzdem am Laufen halte?
  • Ist es sinnvoll im Urlaub zu planen oder sollte ich doch lieber mal ganz abschalten?
  • kannst du mir vielleicht mal ein paar Beispiele geben, was im privaten Bereich Fokus-, was Extra- und was Mini-Aufgaben sind?

Übrigens, wenn du selbst auch eine Frage für die FAQ-Serie hast, schick sie mir gern einfach per Mail! Du bekommst zeitnah eine individuelle Antwort, wenn ich deine Frage später anonymisiert für eine FAQ-Folge im Podcast nutzen darf.

Du hattest in einem Podcast mal über den Zeitstrahl im BUJO erzählt. Darf ich fragen wie du das gestaltest?

Das hatte ich, glaube ich, mal in einer anderen FAQ-Folge kurz erwähnt. Ohne Bilder ist das nicht so leicht zu erklären, aber ich gebe mein Bestes. Wenn ich mit einem Daily mit Zeitleiste arbeite, lege ich die immer horizontal direkt unterhalb der Tagesüberschrift an. Unterhalb der Uhrzeiten auf der Zeitleiste notiere ich die Aufgaben und Termine. Dabei notiere ich sie immer zu der Zeit, zu der ich damit anfange und lasse dann so viel Zeit frei, wie ich für die Aufgabe oder den Termin veranschlage. Wenn ich versetzt schreibe, passt so tatsächlich die Organisation eines kompletten Arbeitstages in den relativ kleinen Zeitstrahl.

Ich bin aus der Planungspraxis „gepurzelt“. Nach ein paar guten Wochen ist das Sammellisten führen, das tägliche Drüberschauen, die Wochenplanung – alles – weg gewesen. Und ich komme einfach nicht wieder rein. Was kann ich tun?

Keine Sorge, aus der Praxis zu fallen, ist normal. Das passiert den Besten, aber es ist wichtig, möglichst schnell wieder eine Routine aufzubauen. Ich würde dir empfehlen, die Gewohnheiten langsam und nicht alle gleichzeitig wieder einzuführen. Schau also, was dir am leichtesten fällt: Sammelliste, Wochenplanung oder tägliche Reflexion?

Die einfachste Praxis führst du ab morgen wieder ein. Erst, wenn die wieder zur Routine geworden ist (also frühestens nach zwei Wochen, eher vier), nimmst du den nächsten Teil der Praxis dazu. Und so weiter, bis du wieder in der Routine bist.

Aber wie gesagt: Das passiert jedem mal. Du kommst da schon wieder rein, da bin ich mir sicher!

Ich arbeite in einem Bauunternehmen und habe mehrere Tätigkeiten. Es macht mich so unglücklich weil ich von 5 Arbeitstagen vielleicht an einem Arbeitstag meine Aufgaben wirklich nach Plan geschafft bekomme. Im Büro bleibt soviel liegen weil ich mich immer mehr nur um Organisationen von Baustellen oder um die Anliegen der Arbeiter kümmere, die auch wichtig sind und meistens gibt es keinen Aufschub. Hast du vielleicht ein Tipp wie ich klar machen kann, dass meine Bürotätigkeiten auch wichtig sind, wie ich das organisieren kann, dass beides nicht zu kurz kommt.

Zunächst mal wünsche ich dir sehr, dass du einen Weg findest, wieder gern zur Arbeit (und am Abend zufrieden nach Hause) zu gehen. Alles andere macht auf Dauer krank. Ich finde allerdings, dass du die falsche Frage stellst. Du fragst: „Hast du vielleicht ein Tipp wie ich klar machen kann, dass meine Bürotätigkeiten auch wichtig sind, wie ich das organisieren kann, dass beides nicht zu kurz kommt.“ Ich finde, die Frage müsste lauten: „Wie kann ich mit meinem Chef klären, dass ich nicht die Arbeit von zwei Personen machen kann, ohne dass die Qualität darunter leidet?“

Natürlich sollst du deine Arbeit selbst organisieren, aber das geht erst, wenn deine Vorgesetzten deinen Workload so organisiert haben, dass er auch zu bewältigen ist. Und von allem, was du schreibst, füllst du gerade zwei völlig unterschiedliche Stellen aus, oder vielleicht sogar drei: Du übernimmst die Verwaltung des Betriebs (Rechnungen, Angebote, Büroorganisation), bist Disponentin (Baustellen- und Materialorganisation) und Personalsachbearbeiterin (Belange der Bauarbeiter). Und offenbar gibt es „von oben“ auch keine Ansage, welcher dieser Bereiche im Zweifel Priorität hat bzw. welcher ggf. warten muss, wenn du gerade keine Zeit hast.

Ich rate dir also, das Gespräch mit deinen Vorgesetzten zu suchen und genau diese Dinge zu klären:

1. Wenn ich weiterhin alle diese Aufgaben allein ausfüllen soll, was davon hat Priorität, was muss/kann warten?

2. An wen kann ich Aufgaben delegieren, wenn unerwartet Dringenderes reinkommt?

3. Können wir feste „Sprechzeiten“ o.ä. einführen, in denen ich ansprechbar bin (z.B. für die Bauarbeiter) und gleichzeitig feste Deep-Work-Zeiten, in denen ich nicht ans Telefon gehe und mein Bürozeug abarbeite (z.B. in der Stunde vor Feierabend)?

Ich glaube, gerade in den festen Sprech- und Fokuszeiten liegt für dich viel Potenzial, aber um das wirklich durchzusetzen, brauchst du den Rückhalt der Chefs und Geduld und Konsequenz, denn es wird dauern, bis sich das bei deinen Kollegen durchsetzt. Die sind ja anderes gewohnt 😉.

Ist es sinnvoll im Urlaub zu planen oder doch lieber mal abschalten?

Ich empfehle dir im Urlaub eine abgespeckte Planunsgroutine zu nutzen. Ich zum Beispiel hab das Bullet Journal dabei und ich nutze weiter meine Dailies. Und ich trage neue Ideen und Aufgaben, die mir unterwegs einfallen, auch in meine To-Do-App ein. Allerdings mache ich im Urlaub keine dezidierte Tagesplanung. Wir haben, wenn wir unterwegs sind, natürlich einen groben Plan, wann wir wo sein müssen. Und wir sammeln abends auch Ideen, was wir uns am nächsten Tag ansehen wollen. Aber eine Planung mit Timeboxing oder To-Do-Liste wäre im Urlaub eher Hemmschuh als Hilfe.

Ich muss dich aber davor warnen, gar nicht zu planen. Wenn du alle Routinen rund um deine Selbstorganisation im Urlaub fallen lässt, ist die Gefahr groß, hinterher im Chaos zu versinken. Deshalb bleib dabei, alle neuen Dinge möglichst sofort aufzuschreiben. Sortieren, priorisieren und terminieren kannst du sie nach dem Urlaub. Aber erfassen solltest du sowas auch in den Ferien – damit es dir danach nicht über den Kopf wächst.

Ich habe eben die Folge zur FEM-Methode gehört und werde die Methode mal testen. Was mir allerdings noch gefehlt hat, sind definitiv ein paar mehr Beispiele, damit es nicht so theoretisch ist, sondern man sich das besser vorstellen kann. Auf meiner Arbeit hab ich kein Problem mit Planen/Zeitmanagement, aber im privaten Bereich schon eher, da schaff ich gefühlt nie, was ich mir so vornehme… Von daher fänd ich es toll, wenn du mal für den Privatbereich einen Beispieltag mit Beispiel-F-, E- und M-Aufgaben geben könntest.

Ein Beispieltag wird dir nicht so viel bringen, denn mein Tag ist ja nicht mit deinem zu vergleichen. Bei mir wird die Liste nach meiner FEM-Methode also vermutlich ganz anders aussehen als bei dir – selbst, wenn wir dieselben Aufgaben haben. Weil wir sie unterschiedlich bewerten. Minis sind leicht erklärt und immer ähnlich – das ist für jeden ziemlich gleich. Miniaufgaben sind Aufgaben, die dich wenig Zeit und wenig Energie kosten.

Beispiele für Mini-Aufgaben

Klassische Mini-Aufgaben im privaten Bereich sind Dinge wie „Geschirrspüler ausräumen“, „Arzttermin vereinbaren“ oder „Betten machen“. Wenn du mal einen Timer nutzt und schaust, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst, wirst du vermutlich feststellen, dass sehr viele Haushaltsaufgaben vom Aufwand her nur Minis sind – obwohl sie Überwindung wie riesige Fokusaufgaben brauchen. Mir hilft es, mir das bewusst zu machen. Ich kann mich so ein bisschen leichter dazu aufraffen.

Beispiele für Fokus-Aufgaben

Für Fokus- und Extraaufgaben ist es sehr viel schwieriger, Beispiele zu finden. Nicht, weil es keine gibt, sondern weil sich die Bewertung immer wieder verschieben kann. Für mich ist heute zum Beispiel der Abwasch eine Fokusaufgabe gewesen. Und zwar einfach nur, weil ich das seit drei Tagen vor mir herschiebe und es mich jetzt so unfassbar genervt hat, dass ich es erledigt haben wollte. Gestern und vorgestern hatte es der Abwasch nicht mal ernsthaft auf meine FEM-Liste geschafft, war also weit entfernt davon, eine Fokusaufgabe zu sein. Und auch für dich kann eine Aufgabe an einem Tag eine Mini- oder Extraaufgabe sein und am nächsten Tag eine Fokusaufgabe.

Wenn du nicht ins Bett gehen willst oder kannst, bevor du eine bestimmte Aufgabe erledigt hast, dann ist das für diesen Tag mit Sicherheit eine Fokusaufgabe.

Beispiele für Extra-Aufgaben

Extras sind ja als Belohnungsaufgaben gedacht. Auch wenn ich diese Kategorie gerade im Privaten häufiger mal als Sammelbecken für alles missbrauche, was zu lang für Mini und zu unwichtig für Fokus war, aber trotzdem erledigt werden sollte. Dieses Vorgehen kann ich aber nicht unbedingt empfehlen, weil dann die Methoden einen wichtigen Baustein verliert – nämlich den, der dich eigentlich motivieren soll, dran zu bleiben. Klassische Extraaufgaben im privaten Bereich wären für mich persönlich zum Beispiel den Kleiderschrank auszumisten oder mein Monatssetup im Bullet Journal aufzusetzen. Das kann für dich aber ganz anders aussehen. Extras sind die Aufgaben, die du kaum erwarten kannst. Wenn dein Verstand dir mit „Ja, aber erstmal müssten wir noch…“ kommt, obwohl du Lust auf die bevorstehende Aufgabe hast, dann hast du vermutlich ein Extra vor dir. Denn oft sind das die Tätigkeiten, die wir uns selten „erlauben“, weil wir sie nicht als „echte“ Aufgaben wahrnehmen.

Ich hoffe, du konntest aus den Fragen dieser FAQ-Folge auch für dich etwas mitnehmen. Und vergiss nicht: Wenn du selbst eine Frage zu deinem Zeit- und Selbstmanagement hast, die ich in einer weiteren FAQ-Episode beantworten soll, dann schreib mir einfach eine E-Mail an info@zeitplanerin.de