Personal Kanban: Organisiere deine Aufgaben mit einem eigenen Board

Wenn du viele verschiedene Aufgaben auf dem Zettel hast, die aber alle in unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung stecken, kann dir ein Kanban-Board eine riesige Hilfe sein. Ich zeige dir heute, wie es funktioniert und wie du es anwenden kannst.

Die Kanban-Methode gibt es schon seit mehr als 70 Jahren. Sie wurde ursprünglich entwickelt, um die Produktion in den Autowerken von Toyota zu optimieren. Doch du kannst sie dir ohne weiteres auch für dein eigenes Zeitmanagement zu Nutze machen – und zwar egal, ob du private oder berufliche Aufgaben oder beides optimieren willst.

Du kannst ein Kanban-Board analog führen, indem du dir in deinem Notizbuch deine Spalten einträgst. Die Aufgaben schreibst du auf Post-ist, damit du sie flexibel innerhalb der Spalten verschieben kannst. Alternativ gibt es zahlreiche Anbieter digitaler Kanban-Boards. Der Platzhirsch ist sicher Trello, das ich uneingeschränkt empfehlen kann. Ich arbeite damit schon Jahre. Aktuell teste ich außerdem Notion, dass neben einem Kanban-Board auch unendlich viele andere Tools enthält (Kalender, To-Do-Liste, Checkliste, Rezeptesammlung usw.). Wenn du allerdings nur ein Kanban-Board suchst, ist Trello die bessere Wahl, weil die Arbeit mit Labels und Fälligkeiten dort sehr viel besser funktioniert.

Wie viele Spalten braucht dein Kanban-Board?

Wenn dir die Spalten „To Do“, „Doing“ und „Done“ nicht reichen, kannst du dein Board natürlich anpassen. Ich habe zum Beispiel zusätzlich die Spalten „Ideenspeicher“ (meine irgendwann-Spalte für alle Gedankenblitze, die (noch) keine konkrete Aufgabe sind) und „Wartet auf Rückmeldung“ für alles, was eine Auskunft oder Zuarbeit von jemand anderem braucht oder erst nach einem bestimmten Termin weiter bearbeitet werden kann.

Wichtig: Die Spalten eines Kanban-Boards bilden immer den Bearbeitungszyklus einer Aufgabe ab. Du kannst dir natürlich auch ein Board einrichten, auf dem du Content-Ideen für deine verschiedenen Kanäle sammelst. Dann hast du vielleicht Spalten wie „Blog“, „Podcast“, „Insta“, „TikTok“, „Youtube“, „Facebook“. Das ist ein großartiges Tool für die Redaktionsplanung. Wenn du damit gut klar kommst, nutz das unbedingt. Allerdings ist es kein Kanban-Tool. Es sei denn, du setzt für jeden Kanal ein eigenes Board auf und sortierst die Spalten zum Beispiel nach „Idee“, „Grafik erstellen“, „Vorplanen“, „Erledigt“.

Sorge für Karten, die du sofort abarbeiten kannst!

Neben den Spalten sind die Karten das zweite wichtige Element eines Kanban-Boards. Jede Karte enthält eine Aufgabe – und zwar so formuliert, dass du genau weißt, was zu tun ist und sofort anfangen kannst, sie zu bearbeiten.

Deshalb solltest du große Aufgaben in ihre Teilschritte zerlegen und jedem Teilschritt eine eigene Karte zuordnen. Ich erkläre dir das an meinem Lieblingsbeispiel: der Steuererklärung. Wenn du im Board eine Karte „Steuererklärung machen“ hättest, taugt das als Reminder, aber du könntest ohne Zusatzinfos nicht sofort loslegen. Wenn du stattdessen eine Karte „Unterlagen für Steuererklärung 2020 zusammensuchen“ in der Doing-Spalte hast und in der To-Do-Spalte die Karten „Steuerprogramm 2020 runterladen“, „Steuererklärung ausfüllen“, „Steuererklärung beim Finanzamt einreichen“, bist du viel schneller arbeitsfähig.

Karten, die zusammengehören, kannst du mit einer gemeinsamen Farbe markieren. Das geht mit Labeln in den meisten digitalen Kanban-Anwendungen. Wenn du analog arbeitest, kannst du oben auf dem Post-it einen farbigen Streifen anbringen oder den Text in der jeweiligen Farbe notieren.

Setz dir ein Kartenlimit für die Doing-Spalte!

Studien zeigen, dass die allermeisten Menschen bessere Ergebnisse erzielen, wenn sie eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten. Achtung, die Betonung liegt auf „abarbeiten!“ Das Ziel ist, eine Aufgabe wirklich erst abzuschließen, bevor du die nächste anfängst. Spring nach Möglichkeit nicht ständig von einer Aufgabe zur anderen.

Mit deinem Kanban-Board kannst du dich an diese Aufforderung auch visuell erinnern, indem du dir ein Kartenlimit für deine Doing-Spalte setzt. Das ist die Spalte, in der die Aufgaben landen, die du jetzt gerade akut bearbeitest. Viele Experten empfehlen, hier nur eine Aufgabe zur Zeit zu platzieren. Erst wenn die in eine andere Spalte weiterwandert, ziehst du eine neue Aufgabe aus der Todo-Spalte nach. Ich schaffe es nur selten, dieses Limit einzuhalten, habe aber nie mehr als drei Aufgaben in der Spalte. Trotzdem empfehle ich dir, es mit dem härteren Eine-Karten-Limit zu versuchen. So gewährleistest du, dass du wirklich erst eine Aufgabe – nämlich die in der Spalte – erledigst, bevor du dir eine andere krallst.

Zeitplanung ins Kanban-Board integrieren

Das Kanban-Board ersetzt keinen Kalender. Dafür ist es nicht gedacht. Trotzdem kannst du Termine bis zu einem gewissen Grad integrieren. Dafür hast du im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

1. Du kannst eine Today-Spalte einführen.
2. Du kannst deine Karten mit Fälligkeitsdatum versehen.

In der Today-Spalte legst du Aufgaben ab, die wirklich heute erledigt werden müssen. Von „Today“ ziehst du sie dann eine nach der anderen in „Doing“. Das bietet sich für alle an, die eine sehr, sehr volle To-Do-Spalte haben, in der Aufgaben mit ganz unterschiedlichen Fälligkeiten liegen. Hier besteht die Gefahr, dass Heute-Aufgaben untergehen. Die Today-Spalte solltest du in diesen Fällen am Vorabend oder gleich als erstes am Morgen befüllen. Sammel also ALLE Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden müssen in dieser Spalte. So hast du von Anfang an einen Überblick und kannst loslegen.

In den meisten digitalen Kanban-Tools kannst du jeder Karte ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Du bekommst dann eine Erinnerung bzw. einen Alarm, wenn das Datum näher rückt. In analogen Boards ist das etwas umständlicher umzusetzen. Auch wenn du auf jeder Karte die Fälligkeit notierst, musst du die Karten täglich durchgehen, um zu erkennen, welche Karten dringend werden.

Vorteile der Kanban-Methode

Den größten Vorteil ziehst du aus einem gut gepflegten Kanban-Board, wenn du sehr viele Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen mit verschiedenen Fälligkeiten hast. Durch die Visualisierung der einzelnen Bearbeitungsstufen behältst du sehr leicht den Überblick und gleichzeitig fühlst du dich nicht überfordert, weil du in der Doing-Spalte immer nur die Mindestzahl an Aufgaben ablegst.

Außerdem kannst du mit der Kanban-Methode das Erfolgserlebnis erledigter Aufgaben gleich zweimal genießen: Einmal, wenn du die jeweilige Karte in die Fertig-Spalte schiebst und ein weiteres Mal, wenn du Ende der Woche stolz auf deine volle Fertig-Spalte schaust. Ich empfehle dir übrigens, diese Fertig-/Erledigt-/Done-Spalte einmal pro Woche zu leeren. So kannst du das Erfolgserlebnis jeden Freitag neu genießen.  

Überprüf regelmäßig, ob dein Kanban-Board für dich wirklich funktioniert!

Nimm dir einmal pro Woche die Zeit für eine Review. Überprüf, ob dein Kanban-Board für dich noch funktioniert oder ob du irgendwo nachjustieren solltest. Hellhörig solltest du vor allem werden, wenn du eine bestimmte Aufgabe seit Ewigkeiten in der To-Do- oder sogar in der Doing-Spalte mit dir mitschleppst.

Überprüf, warum du sie nicht erledigst. Ist sie vielleicht gar nicht wichtig? Dann streich sie. Oder ist sie zu groß oder unklar formuliert? Dann brich sie auf kleinere Häppchen herunter oder formulier die Karte um. Finde den Grund und such nach einer Lösung, sonst sitzt dir diese Aufgabe ständig im Nacken.

Wie sieht es bei dir aus? Nutzt du ein Kanban-Board oder reicht dir eine klassische To-Do-Liste? Und wenn ja, welches Tool nutzt du? Erzähl mir von deinen Erfahrungen gern in den Kommentaren oder schau doch bei Instagram vorbei. Ich freu mich, von dir zu hören!