5 Schritte für gutes Zeitmanagement

Jeder kann ein vernünftiges Zeitmanagement haben und zwar ohne sich zu verbiegen oder wahnsinnig anzustrengen. Zeitmanagement besteht aus fünf simplen Schritten. Welche das sind und wie du sie am besten in deine Routine integrierst, erkläre ich dir hier.

Was „Management“ im Namen trägt, ist aufwendig, anstrengend und nur was für… na ja… Manager eben?!

Ich finde es immer wahnsinnig schade, wenn ich solche (Glaubens)Sätze höre – vor allem, wenn sie auf Zeitmanagement bezogen sind. Vielleicht liegt es wirklich nur am Namen und ich sollte nach einer anderen Bezeichnung für „Zeitmanagement“ suchen. Ich hätte gern ein Wort, das gleich auf den ersten Blick oder vielmehr auf das erste Gefühl hin zeigt, dass es leicht sein und Spaß machen kann, seine tausend Ideen, Projekte, Termine und Aufgaben in den Griff zu kriegen.

Gutes Zeitmanagement besteht aus 5 simplen Schritten – die du so ausgestalten kannst, wie du das brauchst. Ich erkläre dir gleich, welche Schritte das sind, aber vorher noch ein paar Worte, die mir wichtig sind:

Was gut ist oder nicht, entscheidest du! Ich spreche hier allgemein von gutem Zeitmanagement, aber was genau sich „gut“ anfühlt, ist für jeden anders. Und das ist richtig so. Wenn dir irgendjemand ein System als das einzige wahre verkauft, um erfolgreich und produktiv zu werden, dann solltest du sehr, sehr genau hinschauen und kritisch nachhaken!

Egal, ob du eher eine kreative Chaotin bist oder von Hause aus sehr strukturiert tickst: Die 5 Schritte solltest du immer auf die eine oder andere Weise berücksichtigen. Sie verhindern, dass du viel Lebenszeit an Dinge verschwendest, die dich nicht glücklich machen. Und sie verhindern, dass du ständig im Stress bist oder permanent Menschen vertrösten und Deadlines verschieben musst.

Doch wie viel Gewicht die einzelnen Schritte in deiner Planungsroutine bekommen und wie oft du sie nachjustierst, ist ganz allein deine Sache.

Zeitmanagement ist dazu da, um an den richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu arbeiten und Raum für die Dinge zu schaffen, die dir wichtig und lieb sind. Das schaffst du, wenn du nach diesen 5 Schritten planst:

Ich bin immer wieder überrascht, wie viele Menschen diesen Schritt überspringen. Dabei ist er der wichtigste überhaupt. Wenn du nicht weißt, was du erreichen willst, wie willst du dann entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind? Wenn du nicht weißt, wo du hinwillst, wie findest du dann heraus, welchen Schritt du als nächstes machen musst?

Setz also zunächst einmal deine Ziele fest.

Du kannst dabei in unterschiedlichen Kategorien vorgehen:

  • beruflich (Job, Weiterbildung,…)
  • privat (Familie, Freundschaften,…)
  • persönlich (eigene Entwicklung, Ehrenamt, Hobbys,…)

Alternativ kannst du deine Ziele auch zeitlich clustern. Wenn du Zeitmanagement zum Beispiel nur für den Job einsetzen willst, kannst du kurz-, mittel- und langfristige berufliche Ziele festlegen, also entscheiden:

  • Was will ich diese Woche erreichen?
  • Was will ich diesen Monat/dieses Quartal erreichen?
  • Was will ich in den kommenden 5 Jahren erreichen?

Auch wenn du dich in Sachen Planung und Organisation auf einen Bereich deines Lebens fokussierst, lohnt es sich, hinsichtlich der Ziele auch die anderen Lebensbereiche wenigstens einmal in den Blick zu nehmen. So bekommst du rechtzeitig ein Gefühl dafür, ob du wirklich zufrieden damit bist, wie du deine Zeit aktuell aufteilst. Wenn du zum Beispiel 60 Stunden pro Woche als Angestellte arbeitest, aber feststellst, dass eines deiner wichtigsten Lebensziele ist, dass du deine eigene Chefin sein willst, dann kannst du nun gegensteuern, indem du weniger Engagement in den Brotjob steckst und einen Teil davon in den Aufbau einer Selbstständigkeit.

Wenn du dir nie erlaubst, über deine Herzenswünsche nachzudenken (und sie in erreichbare Ziele umzuwandeln), wirst du irgendwann alt und gebrechlich sein und vielleicht all die Dinge bedauern, die du nicht getan hast.

Und keine Sorge: Deine Ziele zu definieren, ist einmal Aufwand, aber wenn du es erst im Kasten hast, musst du dir diesen Schritt im Zeitmanagement nur immer mal vor Augen führen. Du musst nicht jede Woche neu ausführlich deine Ziele bearbeiten, sondern nur dann, wenn sie sich spürbar ändern.

Das ist der wichtigste Schritt für dich, wenn du das Gefühl hast, ständig gestresst und getrieben zu sein. Wenn deine Termine und du To Dos dich kontrollieren statt umgekehrt, liegt das oft daran, dass du dich doppelt und dreifach mit ihnen beschäftigst und sie deshalb doppelt und dreifach so viel deiner Zeit okkupieren als sie eigentlich sollten.

Das geschieht immer dann, wenn du viel zu tun hast, aber alles nur im Kopf organisierst. Wenn du nichts vergessen darfst, damit dir die ganze Sache nicht um die Ohren fliegt, ist dein Kopf randvoll mit Organisatorischem. Das verursacht nicht nur völlig unnötig Stress. Du vergeudest auch Kapazitäten, die dir jetzt für Kreativität und Innovation oder einfach zum Träumen und Visionen spinnen, fehlt.

Du kannst das Problem ganz einfach lösen, indem du ab sofort ALLES aufschreibst. Jeder Termin, jede Aufgabe, jede Idee – ab heute sorgst du dafür, dass alles aus dem Kopf auf Papier kommt. Das hat zwei große Vorteile:

  • Wenn du weißt, dass du alles notiert hast, muss sich dein Gehirn keine Sorgen mehr machen, dass es etwas Wichtiges vergessen könnte. Folglich bombardiert es dich auch nicht mehr dreimal am Tag mit Remindern wie „Wir müssen noch zur Post“ oder „Nächste Woche ist die Steuererklärung fällig“ – die immer dann auftauchen, wenn du diese Aufgaben gerade überhaupt nicht erledigen KANNST. Die Erinnerung also völlig unnötig deine Konzentration für die aktuelle Tätigkeit stört. Wenn du sicher bist, dass alles notiert (und damit jederzeit wieder zu finden) ist, wirst du ruhiger und fokussierter arbeiten, in kürzerer Zeit mehr schaffen und letztlich deutlich entspannter Feierabend machen.
  • Außerdem sparst du Zeit zwischen den Aufgaben und in unerwarteten Freilauf-Zeiten. Kennst du das: Unerwartet hast du eine halbe Stunde Zeit und du weißt, es gibt eine Millionen Aufgaben, die du jetzt endlich erledigen könntest. Aber dir fällt einfach keine ein? Dein Gehirn ist wie leer gefegt. Du kommst nur auf Aufgaben, die entweder zu lange dauern würden oder für die dir Unterlagen oder Arbeitsmittel fehlen, um sie jetzt direkt anzugehen? Das passiert dir nicht mehr, wenn du dir angewöhnst, wirklich JEDE KLEINIGKEIT aufzuschreiben. Wird es sich am Anfang seltsam anfühlen, „Briefe zu Post bringen“ aufzuschreiben. Aber ganz sicher! Wird es trotzdem helfen? Jepp! Und ein Versuch kostet dich ja nichts.

Ob du deine Termine, Aufgaben und Co. handschriftlich in einem Notizbuch sammelst oder dafür ein digitales Tool benuzt, ist egal. Ja, es gibt Forschung, die beweist, dass wir uns Dinge, die wir per Hand auf Papier aufgeschrieben haben, besser merken. Aber wenn du das so sehr hasst, dass du es nicht regelmäßig machst, nützt das auch nichts. Achte bei der Auswahl deines Instruments nur auf folgende Punkte:

  • Alles an einem Ort: Sammel alles an einem Ort. Wenn du es gern sehr aufgeräumt und strukturiert hast, bist du vielleicht versucht, lieber einzelne Tools für Aufgaben, Ideen und Termine zu verwenden. Mach es nicht! Die Gefahr, dass du gerade das Instrument nicht verfügbar hast, das du jetzt brauchst, ist zu groß. Oder du suchst dir einen Wolf, weil du nicht mehr weißt, wo du etwas notiert hast. Deshalb: Egal, ob digital oder analog – entscheide dich für ein einziges Tool und notier darin ALLES.
  • Jederzeit verfügbar: Wähl ein Tool, dass du nutzen kannst, egal wo du gerade bist. Es muss also klein genug sein, um in jede Tasche zu passen, wenn du analog arbeitest. Und es sollte auch offline funktionieren, wenn du digital arbeitest, damit du es nutzen kannst, auch wenn du kein Netz hast.
  • Du nutzt es gern: Wähl ein Tool, das dir Spaß macht, mit dem du gern arbeitest. Denn wie gesagt: Das beste Tool nützt dir nichts, wenn du es nicht in deine Routine integrierst.

Prioritäten zu setzen, ist wichtig – vor allem, wenn du sehr viel zu tun hast. Um deine Zeit wirklich sinnvoll zu nutzen, musst du wissen, welche Aufgaben erledigt werden MÜSSEN und welche ohne Probleme aufgeschoben oder sogar ganz vernachlässigt werden können.

Ich hab dir hier im Blog schon mehrere Methoden zum Priorisieren vorgestellt. Wenn du da Inspiration brauchst, stöbere einfach durch die Beiträge. Aber lass dich bitte nicht abschrecken. Die Methoden wirken im ersten Moment sehr aufwendig – und tatsächlich kann das Priorisieren viel Zeit aufwenden. Im Alltag, wenn sich deine Planungsroutine eingespielt hat, brauchst du für die normale Priorisierung aber kaum mehr als ein paar Minuten.

Wichtig: Teste ein paar der Methoden, um die zu finden, die am besten zu dir, deiner Arbeitsweise, deiner Tagesstruktur und deinen Aufgaben passt. Aber gib bitte nicht vorschnell auf. Ein paar Tage solltest du einer Methode schon geben, um sich zu beweisen. Verwirf sie nicht gleich nach der ersten halben Stunde. Manchmal liegt es nicht an der Methode, dass sie nicht funktioniert, sondern an den Umständen (du wirst oft gestört oder es kommen ständig wichtigere Spontan-Aufgaben dazu).

Wenn du Ziele, Übersicht und Prioritäten erledigt hast, ist der Rest ein Kinderspiel. Du musst jetzt planen, wann du welche Aufgabe erledigst. Die Termine stehen schon fest im Kalender, die Aufgaben planst du jetzt drumherum.

Ob du tage- oder wochenweise planst, ist im Wesentlichen eine Frage deiner Vorlieben – und deiner Arbeitsbelastung. Wer nur von Tag zu Tag plant, gewährleistet, dass er auch auf spontane Änderungen leicht reagieren kann. Allerdings verlierst du schnell den Überblick über die Gesamtheit deiner Aufgaben und damit auch über deine Prioritäten. Deshalb empfehle ich dir eine Übersichtsplanung und dann ergänzend die flexible Tagesplanung.

Bei mir umfasst die Übersichtsplanung den ganzen Monat. Ich habe eine Monat-To-Do-Liste, auf der ich alle Aufgaben sammle und die entsprechend im Laufe des Monats wächst. Von dieser Liste übertrage ich die Aufgaben in die jeweilige Tagesplanung, wenn es soweit ist.

Alternativ kannst du auch mit einer Wochenplanung arbeiten. Die Wochenplanung nutze ich, wenn ich sehr viel zu tun habe – dann zusätzlich zu Monats- und Tageslisten – oder wenn ich extrem wenig zu tun habe. Dann ersetzt sie die Dailies. Der große Vorteil der Wochenplanung: Die kleinere Planungseinheit ist besser zu überblicken als der ganze Monat. Und: Mit einer Wochenplanung verhinderst du sehr einfach, dass du einzelne Tage bis zum Bersten voll packst, während du an anderen Däumchen drehst. Du hast auf einen Blick eine Idee davon, welche Tage schon durch Termine stressiger sind und kannst dir aufwendige Aufgaben leicht auf andere Tage legen.

Selbstverständlich kannst du auch eine Quartals-, Jahres- oder sogar Mehrjahresplanung einfügen. Das kann sich lohnen, um die Ziele immer vor Augen zu haben. Mich persönlich macht das eher nervös, denn ich weiß meist nicht mal, was ich nächsten Monat konkret vorhabe, geschweige denn in 5 Jahren. Ich würde mich sehr eingeengt fühlen, wenn ich soweit im Voraus planen müsste. Ich habe ein loses Ziel für die nächsten 5 Jahre, aber nur, um eine Art Kompass zu haben. Die konkreten Schritte dahin plane ich maximal im Monatsrhythmus. Aber wie immer gilt auch hier: Wir sind alle verschieden. Probier es gern aus und teste mal, ob du mit langfristiger Planung glücklich wirst!

Das beste Zeitmanagement und die klügste Planungsroutine nützen nichts, wenn du nichts umsetzt. Deshalb kannst du die ersten 4 Schritte in die Tonne treten, wenn du Nummer 5 vernachlässigst: Tu es!

Fang jetzt an, deine Aufgaben abzuarbeiten. Halt dich dabei an deine Prioritäten und schaff dir Strukturen, die dir helfen, fokussiert zu bleiben.

Dieser Punkt klingt von allen am einfachsten, ist aber für viele Menschen der schwerste (auch für mich übrigens). Hier tritt der innere Schweinehund nämlich sehr oft besonders penetrant auf den Plan und führt entweder dazu, dass wir uns ständig ablenken lassen oder gar nicht erst anfangen und ewig aufschieben.

Methoden gegen die Aufschieberitis sowie Hilfe bei Konzentrationsproblemen findest du hier im Blog eine Menge. Stöber dich einfach mal durch und probier aus, was dir hilft.

Ein paar kleine Tipps darüber hinaus (an denen ich selbst noch rumoperiere, die also bisher wirklich nur Testballons sind):

  • Schaff dir ein Ritual zum Anfangen. Ich teste gerade, ob es hilft, meinen Schreibtisch leer zu räumen, so dass nur noch die Dinge darauf liegen, die ich für die anstehende Aufgabe brauche. Und mir dann eine Kanne Tee zu kochen. So richtig funktioniert das als Ritual, das mich automatisch in den Flow bringt und mir das Anfangen damit leicht macht, noch nicht, aber ich arbeite weiter daran. Wenn du schon eine Fang-an-Routine hast, die funktioniert, teil sie bitte unbedingt mit mir!
  • Musik: Es gibt auf Spotify (und vermutlich jeder anderer Plattform, die benutze ich nur nicht – also: unbezahlte Werbung) jede Menge Playlisten mit Musik, die gezielt die Konzentration fördern soll. Das funktioniert bei mir tatsächlich ganz gut. Allerdings ist daraus eine ganz eigene Form der Prokrastination entstanden: Die Suche nach einer genehmen Playlist kann jetzt schon mal eine halbe Stunde dauern.
  • Spaß-Prioritäten: Sorg dafür, dass unter den Top 5 deiner Prioritätenlisten mindestens eine Aufgabe steht, die dir richtig Spaß macht. Sie kann als Belohnung funktionieren. Wenn du sie als Prio 3 aufgeschrieben hast, bist du motivierter, Prio 1 und 2 abzuarbeiten, um dich endlich in Prio 3 zu stürzen. Klappt aber nur, wenn du diszipliniert genug bist, wirklich erst Prio 1 und 2 abzuarbeiten, bevor du dich Prio 3 widmest. Ich hab da so meine Probleme mit 😉

Mit diesen 5 Schritten kriegst du jedes Chaos in den Griff – egal, wie viel auf deiner inneren To-Do-Liste steht, egal, wie viel andere Menschen von dir wollen und egal, wie viele Termine du hast. Nur eine Sache musst du zusätzlich noch können: Nein sagen. Wenn etwas überhaupt nicht zu deinen Zielen passt und dir auch sonst persönlich nicht wichtig ist, mache es nicht. Sag freundlich „Nein“, delegier es oder lass es ganz.

Achtung: Nicht als Ausrede benutzen! Ich hasse staubsaugen und das Klo zu putzen, aber eins meiner Ziele ist es, ein schönes, friedliches Zuhause für mich und meinen Liebsten zu schaffen. Dummerweise geht das halt nicht ohne staubsaugen und Klo putzen (und es gibt aktuell diverse Gründe gegen eine Putzhilfe) – diese Aufgaben zahlen also auf meine Ziele ein. Wenn ich aber in einer fremden Wohnung staubsaugen sollte, müssten das schon sehr enge Freunde mit einem sehr guten Grund sein, damit ich zustimme.

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