Meine Planung von A bis Z

Ich plane exzessiv. Weil Pläne für mich Kontrolle bedeuten. Und Kontrolle bringt mir innere Ruhe, während das Chaos um mich rum und in meinem Kopf für ständigen Stress sorgt. Meine Art der Planung ist meinem Eichhörnchen-Gehirn geschuldet und der Tatsache, dass ich nichts langsam oder nacheinander machen kann. Ich liebe das, aber ich überfordere mich auch regelmäßig selbst damit.

Engmaschige Planung verhindert, dass mir alles um die Ohren fliegt – selbst wenn ich mal wieder viel zu viel gleichzeitig angefangen habe. Aber es ist nichts, was du exakt so nachahmen musst. Eine Planungsroutine funktioniert erst dann, wenn sie auf deine Probleme und Bedürfnisse zugeschnitten ist. Du musst keinen ganzen Garten pflanzen und pflegen, wenn du nur ein bisschen Petersilie brauchst!

Jahresplanung? Nicht bei mir

Ich hab es versucht, wirklich. Mehrfach. Und du kannst jeden dieser Versuche auf dem Blog nachlesen. Aber Jahresplanung funktioniert für mich nicht. Termine plane ich ohnehin fluide – das heißt, ich trage sie im digitalen Kalender ein, wenn ich sie vereinbare, egal, ob sie für dieses Jahr geplant sind oder für in 5 Jahren. Aufgaben für ein ganzes Jahr vorzuplanen, macht für mich überhaupt keinen Sinn, weil sich meine Projekte und Ideen innerhalb von 12 Monaten mindestens ebenso oft ändern können.

Ich versuche immer wieder, zumindest Ziele für einen längeren Zeitraum zu planen (und daraus dann monatlich und wöchentlich Aufgaben abzuleiten). Aber auch das ist nicht effektiv für mich. Einerseits ändern sich auch meine Ziele oder zumindest der Fokus verschiebt sich immer mal wieder von einem Ziel auf ein anderes. Andererseits fühlt es sich anstrengend und einengend an, regelmäßig Aufgaben aus Zielen abzuleiten, abzuarbeiten und zu kontrollieren.

Was ich allerdings seit einigen Jahren mache und zwar mit viel Spaß und Erfolg: Ich gebe jedem Jahr ein Motto. Ein bis zwei Worte, die den Fokus für das Jahr festlegen. 2024 steht für mich zum Beispiel unter dem Motto „Selbstverantwortung und Gesundheit“. Das ist simpel genug, um es im Laufe des Jahres nicht zu vergessen (wie die 8 Ziele, die ich auch erstellt hatte und jetzt schon nicht mehr rekapitulieren kann, ohne nachzusehen). Und gleichzeitig lässt es mir Spielraum, wie ich diese Worte mit Leben füllen will und kann.

Übrigens, das Highlight dieser Art „Jahresplanung“ ist die Rückschau. Wenn das Jahr vorbei ist, schaue ich, welches Wort im Rückblick am besten als Zusammenfassung passen würde. Das ist fast nie das Motto, das ich in der Planung festgelegt habe. Aber oft eine Weiterentwicklung. In einem Jahr hatte ich zum Beispiel „Selbstliebe“ als Jahresmotto ausgerufen (In Ermangelung eines besseren Synonym. Ich mag dieses Wort gar nicht). In der Rückschau stand das Jahr eher unter dem Motto „Akzeptanz“. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe. Das zeigt schön, wie ein Wort des Jahres als Leitplanke fungieren kann und trotzdem genug Freiheit bietet, um sich zu entwickeln.

Ich finde das sehr spannend und liebe deshalb diese Art, mein Jahr zu planen.

Monatsplanung? So ähnlich!

Wenn du dir mein Bullet Journal ansiehst, wirst du zu der Überzeugung kommen, dass ich monatsweise plane. Denn tatsächlich ist der Monatsanfang für mich im BuJo immer eine Art Neustart. Ich beginne ein neues Design, setze Monatsseiten mit Trackern auf und gehe dabei auch grob den Kalender für den kommenden Monat durch. Und tatsächlich war die Planung des Monats auch jahrelang der Start meiner Planungsroutine.

Aber eine dezidierte Monatsplanung, die am 1. eines Monats beginnt und am letzten Tag endet, habe ich nicht mehr. Meine Planung ist fluider geworden. Wie das konkret aussiehst, erfährst du im nächsten Abschnitt, dem zur Wochenplanung. Der Monat ist trotzdem nicht ganz tot für mich:

1. Im Bullet Journal beginnt damit immer noch eine neue Einheit.
2. In der Terminplanung betrachte ich immer 4-Wochen-Slots (die gehen aber naturgemäß über Monatsgrenzen hinweg).

Was  mache ich also zum Monatsanfang? Im Wesentlichen findet da viel Reflexion statt (die zur Bullet Journal Methode genauso gehört wie die Planung). Um den Monatswechsel herum gehe ich folgende Schritte durch:

1. Ich erstelle meine Erinnerungscollage für den vergangenen Monat. Alle schönen Erlebnisse halte ich mit einem (oder 100 😉) Fotos fest. Eine Auswahl füge ich am Monatsende als Collage in mein BuJo ein. Ich liebe es, durch die Bücher – digital wie analog – zu blättern und in Erinnerungen zu schwelgen.
2. Ich erledige meine Finanzplanung. Ich habe eine recht umfangreiche Exceltabelle, um den Überblick über meine Einnahmen, Ausgaben und Sparbeträge zu behalten. Ich hab leider für Geld ebenso wenig ein „Gefühl“ wie für Zeit. Deshalb brauche ich gute Strukturen bzw. enge Kontrollen, um mich nicht selbst in Schulden zu stürzen.
3. Ich lasse den vergangenen Monat kurz Revue passieren. Dafür gehe ich meine Seite „One word a day“ noch mal durch, auf der ich jeden Tag das wichtigste Erlebnis notiere. Und ich schaue im Kalender noch mal durch die vergangenen Termine, um sicher zu sein, dass nichts durchgerutscht ist, was noch Nacharbeit verlangt. Und weil ich mich nie aufraffen kann, meine Dailys alle noch mal durchzugehen, habe ich ja vor einiger Zeit die „wins oft he week“ eingeführt, die ich hier auch alle noch mal lese.
4. Ich lege die Contentplanung für die Zeitplanerin an, entscheide also welche Themen ich im Podcast und auf Instagram im kommenden Monat spielen will. Vielleicht sollte ich hier in Zukunft auch die Magazin-Themen schon festlegen. Das passiert aktuell nämlich immer viel zu spät.
5. Ich setze das Setup für den neuen Monat im Bullet Journal auf. Das ist aber keine Planungsaufgabe, sondern eher eine kreative Auszeit. Denn meine Monatsseiten sind von 10 bis 12 auf nur noch 3 bis 4 geschrumpft, seit ich einen Großteil meiner Tracker in die Jahresübersicht verlagert habe. Aber da jeder Monat ein eigenes Design-Thema bekommt, genieße ich hier einfach das Stündchen, das ich mir für die Gestaltung nehme.

Wochenplanung? Wird immer wichtiger!

Ich habe lange überhaupt keine Wochenplanung gemacht, sondern wirklich nur von Tag zu Tag geplant. Das hat sich in den letzten Monaten aber verändert.

Inzwischen plane ich meine Aufgaben wochenweise und habe das fest in meine Planung eingebaut. Das mache ich in TickTick, indem ich den Aufgaben statt eines fixen Fälligkeitsdatums eine Dauer zuweise. Ich sage also nicht: „Fenster putzen muss am Montag erledigt werden“, sondern: „Fensterputzen muss zwischen Montag und Sonntag erledigt werden.“ Das hat sich für mich sehr bewährt, weil ich die Aufgaben nicht mehr so oft anfassen, umplanen (oder im BuJo übertragen) muss, wenn ich sie mal nicht am vorgesehenen Tag schaffe.

In TickTick werden mir die Aufgaben trotzdem in der „Heute“-Übersicht angezeigt (aber auch in den Listen für morgen und die nächsten 7 Tage), so dass ich alle Aufgaben der Woche jederzeit im Überblick habe. Das erlaubt mir, spontan zu entscheiden (oder mich umzuentscheiden), was ich heute erledigen kann und will.

In der Wochenplanung, die ich meistens sonntags mache, gehe ich dann gezielt folgende Punkte durch:

1. Win oft he week feiern. Ich gehe die vergangene Woche noch mal durch und notiere mir eine Sache, die ich gelernt oder erlebt habe und von der ich auch in Zukunft profitieren würde.
2. Termine der vergangenen Woche durchsehen und prüfen, ob ich dazu noch etwas erledigen muss. Das trage ich dann direkt in TickTick ein.
3. Termine der nächsten 4 Wochen prüfen. Das heißt zum einen, dass ich kurz schaue, ob es offensichtliche Kollisionen gibt, die ich jetzt schon auflösen kann, indem ich einen Termin absage oder verschiebe. Zum anderen prüfe ich, ob zumindest die wichtigsten (oder ungewöhnlich frühen) Termine mit ausreichend vielen Erinnerungsalarmen versehen sind.
4. Alle Kontextlisten sowie die Wartet-auf- und die Irgendwann-Listen in TickTick durchgehen und entscheiden, welche Aufgaben für die kommende Woche eingeplant werden sollen.
5. Alle Aufgaben der aktuellen Woche durchgehen. Das bedeutet: erledigte in TickTick abhaken und die, die ich diese Woche nicht geschafft habe, auf die neue Woche oder in die Kontextlisten zurück schieben.
6. Inboxen durchgehen. Das sind bei mir Mail-Postfächer, Whatsapp, Instagram und meine Papier-Sammelschublade auf dem Schreibtisch. Ich prüfe, ob da irgendwo noch etwas rumliegt, das auf eine Aktion von mir wartet. Entweder erledige ich das direkt oder ich schreibe es als Aufgabe auf die jeweilige Liste in TickTick.
7. Ich plane mindestens eine längere Erholungspause für die nächste Woche im Kalender ein. Das ist entweder Sport oder bewusst Zeit für mich allein. Wenn es im Kalender steht, erinnere ich mich täglich daran, dass ich das machen wollte. Das ist noch keine Garantie, dass es nicht anderen Dingen zum Opfer fällt – aber das passiert dann nicht zufällig, sondern ist (m)eine Entscheidung.

Tagesplanung? Verliert an Bedeutung

Ich plane immer noch jeden Tag. Zumindest grob. Das bedeutet:

• Ich schaue mir im Kalender an, welche Termine morgen anstehen.
• Ich schaue mir die Wochenaufgaben in TickTick an und entscheide, welche ich morgen angehen will.

Aber ich mache das vor allem, um nichts aus den Augen zu verlieren. Die Halbwertzeit meines Erinnerungsvermögens ist kurz. Sehr kurz. Während andere Leute nach der Wochenplanung für den Rest der Woche wissen, was zu tun ist, habe ich das schon am nächsten Morgen wieder vergessen.

Deshalb schaue ich mir alle Aufgaben und Termine jeden Abend kurz an und plane, wann und wie ich den Morgen beginne. An Tagen mit vielen Terminen oder Deadlines arbeite ich auch immer noch mit der vertikalen Zeitleiste in meinem BuJo oder mit Zeitblöcken in der Kalenderansicht in TickTick. Dann nutze ich das Timeboxing, um meine Aufgaben einzuplanen. Damit sehe ich nämlich, wie viel realistisch noch zwischen die Termine passt.

An „normalen“ Tagen spare ich mir das aber inzwischen. Im Job kommt sowieso alles anders als geplant. Deshalb lasse ich mir da mehr Freiheit und entscheide erst am Tag selbst, ob ich Aufgaben der Wochenliste abarbeite oder Unerwartetes erledigen muss. Die klassische Tagesplanung ist also kein Bestandteil meiner persönlichen Planungsroutine mehr.

Das Daily im BuJo nutze ich dafür intensiver für Notizen. Das sind nicht nur Jobmitschriften, sondern auch kurze Einträge wie in einem Tagebuch (aber im Rapid-Logging-Stil). Wie sinnvoll das ist, wenn ich mich eh selten aufraffen kann, das alles noch mal durchzugehen, weiß ich nicht. Aber aktuell lebe ich nach dem Motto: „Besser haben als brauchen.“

Zusammenfassung meiner Planung

Was mache ich also genau wann und womit? Damit du dir das nicht selbst mühsam aus dem Text suchen musst, kommt hier eine kurze Zusammenfassung: