Die Sammelliste für deine Aufgaben

Wenn du Zeit- und Selbstmanagement ernst nimmst, kannst du dich ins Listen-Nirwana planen. Aber eigentlich gibt es nur eine einzige Liste, die du wirklich brauchst: die Sammelliste für deine Aufgaben. Und wie du die richtig nutzt, erkläre ich dir heute.

In meinem aktuellen Bullet Journal habe ich erst 106 Seiten verbraucht. Aber davon sind 12 Seiten von reinen Listen belegt und 45 von Dailies, also meiner Tagesplanung, die ja auch je eine To-Do-Liste enthalten. Macht Pi mal Daumen deutlich über 50 Prozent. Über 50 Prozent meines Bullet Journals bestehen aus Listen. Könnte daran liegen, dass ich Listen unglaublich praktisch finde – und ungeheuer befriedigend, wenn man sie abhaken kann.

Aber ich weiß, dass du meine Listen-Manie vielleicht nicht teilst. Möglicherweise empfindest du Listen als einengend und frustrierend. Dann habe ich eine gute und eine schlechte Nachricht für dich. Wir machen das wie mit einem Pflaster, ok? Ich erzähl dir zuerst ganz schnell die schlechte Nachricht. Dann tut es nicht so weh. Also, die schlechte Nachricht ist: Wenn du Selbstmanagement und Selbstorganisation ernst nimmst, geht es nicht ganz ohne Listen. Sorry!

Aber hier kommt die gute Nachricht: Du brauchst nicht 57 Seiten davon! Genau genommen brauchst du nur eine einzige Liste. Alle anderen erleichtern dir das Leben oder helfen dir, deine Gedanken und Ideen zu sortieren, aber du brauchst sie nicht, wenn es darum geht, deine Zeit optimal zu nutzen und so viel wie möglich zu erledigen. Dafür reicht eine Liste: die Sammelliste. Und das ist auch noch die einfachste von allen.

Sammelliste als Brain Dump für deine Aufgaben.

Kurz und knapp: Die Sammelliste ist der Ort, an dem du alle anfallenden Aufgaben aufschreibst und zwar in dem Moment, in dem sie auftauchen. Du musst hier nichts sortieren oder priorisieren. Du schreibst einfach nur untereinander, was zu tun ist. So kann dein Gehirn entspannen, weil du die Dinge nicht mehr vergessen kannst.

Ich setze meine Sammelliste jeden Monat neu auf. Zum einen, weil ich sie immer in meiner Monatsübersicht im Bullet Journal führe. Zum anderen, weil sie nicht zu lang werden darf. Denn wenn du den Überblick verlierst, nützt dir die Liste nichts.

Wie gesagt: Im Prinzip ist die Sammelliste dein Brain Dump für Aufgaben, du „entleerst“ also dein Gehirn in diese Liste. Das ist extrem wichtig, denn solange du die Dinge nicht aufschreibst, muss dein Gehirn sich ständig daran erinnern. Das bindet Ressourcen, die du brauchen könntest, um konzentriert, produktiv und kreativ zu arbeiten. Gleichzeitig setzt es dich unter permanenten Stress, der selbst dann nicht nachlässt, wenn du gerade keine deiner Aufgaben erledigen kannst.

Deshalb, Regel Nummer 1: Schreib dir Aufgaben, sobald du sie wahrnimmst, sofort auf. Am besten direkt in deiner Sammelliste. Wenn du analog arbeitest und unterwegs bist, setz dir eine Erinnerung im Handy mit der Aufgabe und dem Reminder, sie in deine Sammelliste zu übertragen.

Übrigens, es ist völlig egal, ob du die Sammelliste digital oder analog führst! Sie hilft immer.

Sammelliste und Tagesplanung kombinieren

Wenn du magst, kannst du nun allein mit der Sammelliste arbeiten. Immer wenn du Zeit hast, suchst du dir eine Aufgabe von der Liste, die du erledigst. Aber du weißt ja inzwischen, dass ich ein großer Fan von Regelmäßiger Tagesplanung bin. Deshalb lass mich dir noch kurz erzählen, wie dir die Sammelliste auch die Tagesplanung erleichtert. Wenn deine Sammelliste gepflegt ist, brauchst du für die Tagesplanung nämlich noch weniger Zeit.

Wenn ich abends meinen nächsten Tag organisiere, suche ich mir aus der Sammelliste (oder den Vortages-Notizen, wenn ich noch nicht übertragen habe) zunächst mal Aufgaben zusammen, die als Minis taugen, dann die Fokus- und Extraaufgaben.

Wenn dich diese Einteilung verwirrt, schau dir einfach mal den Artikel zu meiner FEM-Methode an. Darin erkläre ich dir genau, wie du deine Tages-To-Do-Liste mit Mini-, Fokus- und Extraaufgaben organisieren kannst.

Auf die Weise muss ich nicht überlegen, was morgen anstehen könnte. Und ich muss auch nicht nachdenken, ob ich eine wichtige Aufgabe vergessen habe. Steht ja alles auf meiner Sammelliste! Gleichzeitig ist die Tagesliste viel überschaubarer. Ich sehe auf einen Blick, was ich heute tun will (und nichts anderes!) und kann die tausend anderen Dinge für den Moment ignorieren. Aus den Augen, aus dem Sinn sozusagen.

Die Sammelliste effektiv führen: Tricks und Hacks

Herzlichen Glückwunsch, wenn du dir jetzt angewöhnt hast, die Sammelliste konsequent zu führen, hast du die Mammutaufgabe schon gelöst und wirst vermutlich bereits einen Effekt spüren. Aber natürlich gibt es ein paar Hacks und Kniffe, um die Sammelliste noch effektiver und vor allem für dich bequemer zu nutzen. Hier stelle ich dir jetzt ein paar Beispiele vor. Such dir einfach raus, was für dich gut klingt und teste es. Wenn es nicht funktioniert, wandel es ab oder versuch es mit einem anderen Trick.

Auch vermeintlichen Kleinkram aufschreiben

Die Liste nützt dir am meisten, wenn du nicht mehr nachdenken musst. Das heißt: Überleg nicht, ob es eine Aufgabe „wert“ ist, auf die Sammelliste zu kommen. Was du erledigen musst und nicht direkt tust, wandert auf die Liste. Ganz egal, wie aufwendig das ist, wie bald du es angehen wirst oder wie unwichtig/wichtig es ist. Ist es eine Aufgabe? Ja? Kannst du sie nicht gleich abhaken? Nein? Auf die Liste damit!

Zum einen nimmst du dir ganz viel Stress aus dem Alltag, weil du nicht mehr in einer Entspannungsphase hochschreckst und hektisch überlegst, ob du XYZ nun eigentlich erledigt hast oder nicht. Zum anderen entlastest du so dein Gehirn, weil es nicht ständig entscheiden muss, ob eine Aufgabe aufgeschrieben wird oder nicht. Entscheidungen sind wie Krafttraining für dein Gehirn. Also überfordere es nicht, sonst kann es vor lauter „Muskelkater“ bald nichts mehr entscheiden.

Unteraufgaben einrücken oder auslagern

Ein simpler Trick, um die Sammelliste auch bei vielen Einträgen übersichtlich zu halten: Wenn du alle Unteraufgaben eines Projekts auf der Sammelliste notierst, dann rück sie ein bisschen nach rechts ein. Beim Scannen der Liste bleibt dein Auge erstmal nur an den Hauptaufgaben hängen, die ganz links beginnen. Das macht es einfacher, den Überblick zu behalten. Eine Alternative ist es, nur die Hauptaufgabe bzw. das Projekt auf der Sammelliste zu führen und die Teilschritte auf der Nächste-Schritte-Liste zu notieren.

Farbcodes oder einzelne Listen für jeden Lebensbereich nutzen

Für mich ist es ganz wichtig, die Aufgaben schnell nach Lebensbereichen unterscheiden zu können. Bei mir sind das „Privat“, „Job“ und „Zeitplanerin“. Eine Zeit lang habe ich deshalb für jeden Bereich eine eigene Sammelliste geführt. Doch das ist mir zu aufwendig. Deshalb nutze ich jetzt für die bessere Übersicht Farbcodes.

Ich notiere alle Aufgaben auf einer einzigen Liste, markiere die Aufgaben ganz links in der jeweiligen Zeile aber mit einem farbigen Punkt. Dabei steht gelb für „Zeitplanerin“, blau für „Job“ und pink für „Privat“. So kannst du auch den Überblick behalten, wenn auf deiner Sammelliste Aufgaben stehen, die eigentlich andere erledigen sollen. Wenn du also als Führungskraft Aufgaben nachverfolgst, die du an Mitarbeiter delegiert hast, kannst du jedem Mitarbeiter eine Farbe zuweisen. Wenn du für deine Familie Aufgaben miterfasst, kannst du dasselbe für die einzelnen Familienmitglieder machen. Das erleichtert beim Überfliegen der Liste für die Tagesplanung die schnelle Identifikation relevanter Aufgaben.

Geschätzten Zeitaufwand zur Aufgabe notieren

Ein häufiges Problem, das mir viele von euch spiegeln, sind die übervollen To-Do-Listen. Die Sammelliste in Verbindung mit der Tagesplanung funktioniert natürlich nicht, wenn du dir lauter sehr aufwendige Aufgaben aussuchst und in deinen Tag packst. Das kannst du verhindern, indem du schon auf der Sammelliste zu jeder Aufgabe notierst, wie lange du dafür voraussichtlich brauchen wirst. So siehst du, wenn du die Aufgaben für deinen Tag auswählst, auf den ersten Blick, ob die Aufgaben überhaupt alle an einem Tag zu schaffen sind.

Deadlines am linken Rand der Liste vermerken

Ich notiere mir Deadlines für bestimmte Aufgaben im Kalender, nicht auf der Sammelliste. Aber du kannst das auch anders handhaben. Lass dann einfach links vor deiner Liste einen Rand. Hier kannst du das Datum der Deadline notieren. So siehst du auf den ersten Blick, ob eine Aufgabe fällig ist und vorrangig auf die Tagesliste wandern sollte.

Erledigtes ausmalen oder abhaken statt durchstreichen

Streichst du Aufgaben auf deinen To-Do-Listen einfach durch, wenn du sie erledigt hast? Ich weiß, das ist befriedigend, aber wenn deine Einträge eng beieinander liegen, wird deine Liste auf diese Weise schnell unübersichtlich. Die Gefahr ist sehr groß, dass du die noch offenen Einträge übersiehst, wenn sie zwischen zwei durchgestrichenen Einträgen stehen.

Übersichtlicher, aber genauso befriedigend, ist es, wenn du vor die Aufgabe ein Kästchen oder einen Kreis malst und den mit Farbe füllst oder abhakst, sobald die Sache erledigt ist.

Wenn du auf das Durchstreichen nicht verzichten willst, dann nimm dafür einen Stift in einer anderen Farbe. So wird die Liste nicht ganz so unübersichtlich.

Liste regelmäßig achtsam neu aufsetzen und Aufgaben übertragen

Damit du die Sammelliste gut nutzen kannst, darf sie nicht zu lang werden. Wenn du blättern musst, um alle Einträge zu sehen, ist es eindeutig Zeit, eine neue Liste aufzusetzen. Das mag im ersten Moment nervig und aufwendig klingen (und betrifft dich nur, wenn du analog planst), aber letztlich profitierst du sogar davon, die Liste regelmäßig neu zu schreiben. Das Übertragen gibt dir nämlich die Gelegenheit, in Ruhe jede Aufgabe anzusehen und zu entscheiden, ob du sie wirklich noch erledigen willst. Ein bisschen Marie Kondo für dein Zeitmanagement: Macht es dich nicht glücklich, kann es weg! 😉

Ganz so funktioniert das natürlich nicht, denn die berüchtigte Steuererklärung wird dich wohl kaum glücklich machen, aber streichen kannst du die Aufgabe trotzdem nicht. Allerdings könntest du sie delegieren und auf die Idee kämst du vielleicht beim Übertragen. Grundsätzlich ist das die Richtung, die ich dir empfehle: Nimm dir regelmäßig die Zeit, deine Sammelliste neu aufzusetzen und überleg dabei wirklich bei jeder Aufgabe, ob sie es wert ist, auf die neue Liste übertragen zu werden oder ob du sie lieber streichen oder delegieren willst.

anitaweiss

Mein Name ist Anita Weiß und ich bin die Königin der Pläne. Es gibt nur eine Sache, die ich noch mehr liebe als Pläne: neue Pläne 😉. Selbst- und Zeitmanagement kann nur funktionieren, wenn du dir deinen ganz eigenen, individuellen Werkzeugkasten zusammenbaust. Und zwar immer wieder neu. Und deshalb gibt es jetzt die „Zeitplanerin“. Du findest bei mir eine Sammlung nützlicher Instrumente und Methoden und jede Menge persönlicher Empfehlungen rund um Selbstorganisation, Selbst- und Zeitmanagement.

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