Monatsplanung in 6 Schritten

Meine Monatsplanung ist das Grundgerüst meiner Selbstorganisation. Ich könnte im Zweifel nur mit der Monatsplanung genug Struktur in meinen Alltag bringen, um gut durch die Wochen zu kommen. Wie ich den Monat im Bullet Journal und der To-Do-App plane, erkläre ich dir heute.

Ende April habe ich in einem Workshop gemeinsam mit meinen Teilnehmerinnen den nächsten Monat geplant. Weil ich dabei auch meine eigenen Termine und Aufgaben gezeigt habe und da auch Berufliches dabei ist, gibt es keine Aufzeichnung. Datenschutz, Vertraulichkeit und so. Aber weil so viele danach gefragt, fasse ich dir meine Schritte für die Monatsplanung hier noch mal zusammen.

Brainstorming für die Gestaltung und Aufteilung im BuJo

Diesen ersten Schritt kannst du überspringen, wenn du kein Bullet Journal nutzt. Und wenn du im BuJo planst, kannst du ihn auch deutlich abspecken. Nimm mein Vorgehen bitte wie immer gern als Inspiration, aber nicht als Dogma.

Ich beginne mit dem Brainstorming für die Gestaltung des neuen Monats immer schon ein paar Wochen vorher. Ich sammle dann zum einen Design-Ideen. Mein Monat hat ja immer ein optisches Thema, das sich in meinen Monat-Layouts durchzieht. Im Mai waren das zum Beispiel Bücher, im April Schmetterlinge und im März hatte ich bunte Punkte – als Symbol für bunte Blütenblätter.

Neben den Gestaltungsideen sammle ich aber auch inhaltlich. Ich schreibe mir also auf, wenn ich im nächsten Monat neue Tracker ausprobieren will oder Dinge aus der Monatsübersicht in die Dailies verschieben will oder mehr oder weniger Platz für etwas brauche als im Vormonat.

Dieses Brainstorming ist wichtig, denn auch wenn ich meine Monatsseiten ziemlich exzessiv gestalte, ist mein Bullet Journal in erster Linie immer noch ein Organisationsinstrument. Und das bedeutet: form follows function. Bevor ich also einen einzigen Strich zeichne, habe ich ein klares Konzept, was auf meine Monatsseiten soll und wie viel Platz ich dafür jeweils brauchen werde.

Layouts im BuJo anlegen

In der Woche vor dem Monatswechsel lege ich meine Monatsseiten dann tatsächlich im Bullet Journal an. Dafür klinke ich mich mehrere Stunden aus und zelebriere das mit allen Sinne. Ich liebe diese Zeit. Aber wenn dich schon der Gedanke daran mürrisch macht oder überfordert, dann kannst du das auch ganz minimalistisch halten und einfach nur eine Termin- und eine Aufgabenliste anlegen.

Bei mir umfassen die Monatsseiten keine Termine mehr, weil ich diese Übersicht nie weiterführe. Sie ist dann nur eine hübsche, ungenutzte Collection. Meine Termine verwalte ich im Google-Kalender (unbezahlte Werbung) und sie finden erst mit dem aktuellen Daily ihren Weg ins Bullet Journal. Das funktioniert für mich am besten.

Ähnlich sieht es mit der Aufgaben-Sammelliste aus. Die führe ich seit einigen Monaten als Kontextlisten in einer To-Do-App und das funktioniert für mich besser als die analoge Variante. Deshalb ist mein Monat-Setup auch längst nicht mehr so umfangreich wie früher.

Zu meinen Monatsseiten im Bullet Journal gehören aktuell:

• Ein Deckblatt, wenn ich Lust darauf habe
• Ein Memory-Keeper. Das ist meist einfach nur eine Seite, auf der ich zu jedem Tag ein Stichwort notiere. Probier das mal. Es ist erstaunlich, wie viele Erinnerungen ein einziges Wort wecken kann. Zusätzlich drucke ich jeden Monat eine Collage mit Fotos aus und klebe sie am Ende des Monats ins Bullet Journal. Auch das, um Erinnerungen zu bewahren.
• Den Zeitplanerin-Redaktionsplan
• Den Tracker für die Bücher, die ich in dem Monat lese
• Diverse Tracker für Gewohnheiten und meine Gesundheit

Termine sichten, ergänzen, ggf. übertragen

Wenn das optische Gerüst im Bullet Journal steht, beginnt bei mir die eigentlich MonatsPLANUNG. Im ersten Schritt schaue ich mir meinen Kalender an und zwar in der Monatsansicht. Das ist wichtig. Wenn du dir deine Termine nur wochenweise ansiehst, fehlt dir der große Überblick. Es geht aber nicht nur darum, zu wissen, wann etwas stattfindet, sondern auch, wie viel Zeit du bis dahin noch hast – zum Beispiel für notwendige Vorbereitungen.

Wenn es dir geht wie mir, musst du das visualisieren, um es wirklich zu erfassen. Wenn du mir sagst: Du hast noch drei Wochen bis zum Urlaub, dann löst das nichts aus. Wenn ich aber diese drei Wochen im Kalender vor mir sehe, begreift mein Gehirn, dass das nicht mehr soooo viel Zeit ist und ich mal anfangen müsste, die Dinge zu planen und zu erledigen, die bis dahin noch zu tun sind.

Wenn ich einen Überblick habe, schaue ich, ob im Kalender noch Termine fehlen. Manchmal habe ich Termine im BuJo zwischennotiert oder eine Terminserie ist abgelaufen und muss verlängert werden. Das ergänze ich jetzt, bis der kommende Monat terminlich wirklich up to date ist.

Wenn du eine Terminübersicht im Bullet Journal führst, ist das jetzt der Moment, in dem du die Termine für den kommenden Monat dort einträgst.

Aufgaben-Brain-Dump

Wenn alle Termine geklärt sind, geht es in der Monatsplanung an die Aufgaben. Ich führe meine To-Do-App sehr konsequent und trotzdem habe auch ich immer Aufgaben, die noch nicht erfasst sind. Deshalb mache ich immer erstmal einen Aufgaben-Brain-Dump.

Das bedeutet, ich setze mich hin und schreibe ungefiltert alles auf, was mir noch einfällt und sammle zusätzlich alles, was irgendwo notiert ist, wo es final nicht hingehört. Bullet Journal, Eingangskörbe, Mails, Whatsapp, Instagram, Zettel, Blöcke, mein Kopf – alle Orte werden jetzt geleert. Vor allem Aufgaben kommen in den Brain Dump.

Wenn du aber merkst, dass dein Kopf so voll ist, dass du dich auf die Aufgaben gar nicht konzentrieren kannst, dann schreib einfach erstmal alles auf und pick die Aufgaben am Ende heraus und schreib sie auf eine eigene Liste.

Aus dem Aufgaben-Brain-Dump befüllst du im nächsten Schritt dein Planungssystem. Gleichzeitig soll er deinen Kopf entlasten. Also lass dir mit diesem Schritt ruhig Zeit und gib dir noch ein paar Minuten – auch wenn dir scheinbar nichts mehr einfällt.

Aufgaben-Sammelliste anlegen, befüllen, ergänzen und aktualisieren

Aus dem Aufgaben-Brain-Dump befüllst oder ergänzt du deine Sammelliste(n). Sortier also alle Aufgaben, die du jetzt ungefiltert aufgeschrieben hast, an den richtigen Platz.

Bei mir bedeutet das, dass ich überleg, in welche Kontextliste eine Aufgabe gehört: Privat, Zeitplanerin, Job allgemein oder Kund A, B, C….Wenn ich die Aufgaben dort eintrage, vergebe ich immer gleich ein Etikett mit der Aufwandsschätzung. Das macht mir die Planung später leichter. Ich habe vier Labels dafür:

• Bis 5 Minuten
• Bis 15 Minuten
• Bis 30 Minuten
• Bis 60 Minuten
• Über 60 Minuten

Die Label sind bewusst so kleinteilig, weil sie damit auch ein Korrektiv sind. Wenn ich Aufgaben habe, die deutlich mehr als 60 Minuten brauchen, ist das für mich ein Signal, genauer hinzuschauen: Habe ich wirklich eine Aufgabe notiert oder ist das schon ein Projekt, besteht es also aus mindestens zwei Teilaufgaben? Auf meinen Kontextlisten sollen nur Aufgaben stehen, also die kleinsten nächsten Schritte.

Wenn alle Aufgaben eingetragen und mit einer Aufwandsschätzung versehen sind, terminiere ich die, die ich mir für den kommenden Monat vornehmen will. Das bedeutet, ich vergebe eine Fälligkeit. Ich versuche, das auf den ganzen Monat zu verteilen, bin da aber ziemlich großzügig. Am Ende weiß ich zum Monatsanfang eh noch nicht, wie sich die Wochen entwickeln. Mir geht es hier nur darum, einen Überblick darüber zu haben, was insgesamt in diesem Monat fällig wird.

Wenn du deine Aufgaben-Sammelliste analog führst, kannst du genauso vorgehen: Schreib aus deinem Brain Dump alle Aufgaben, die du in diesem Monat angehen willst, auf die Sammelliste. Links davor kannst du Fälligkeiten notieren – ich würde das hier aber nur für Aufgaben machen, die wirklich an einen bestimmten Tag gebunden sind. Mit einem Farbcode kannst du markieren, welche Aufgaben beruflich und welche privat sind.

Planung korrigieren

Wenn ich mit allem fertig bin, lege ich meinen Kalender und die Liste mit den Monatsaufgaben nebeneinander und schaue mir an, ob meine Planung wenigstens einigermaßen realistisch ist.

Normalerweise passt das. Aber manchmal stelle ich dabei zum Beispiel fest, dass ich in dem Monat extrem viele Termine habe. Dann kürze ich meine Aufgabenliste und verschiebe weniger dringende Aufgaben von vornherein auf den nächsten Monat. Oder ich stelle fest, dass ein Termin mit einer Deadline oder einem anderen Termin kollidiert. Dann versuche ich sofort, einen davon zu verschieben. So verhindere ich, dass ich Dinge kurzfristig absagen muss, was mir immer sehr peinlich ist.

Wenn ich mit allem fertig bin, setze ich meistens schon das erste Daily für den neuen Monat auf, markiere mit Klebeetiketten die Seiten, in denen der neue Monat im Bullet Journal beginnt, damit ich das schneller wieder finde, und bin fertig.

Wenn du meine Gestaltungsorgie mal außer Acht lässt, brauche ich für meine Monatsplanung vielleicht eine Stunde – maximal. Dafür bin ich aber die restlichen 29 oder 30 Tage deutlich entspannter. Und produktiver.

Wie sieht denn deine Monatsplanung aus? Ich freu mich, von deinen Erfahrungen zu hören!