Checklisten sind der Turbo für dein Selbstmanagement

Checklisten sind Gold wert – vor allem, wenn es mal wieder sehr hektisch wird. Sie helfen dir, nichts Wichtiges zu vergessen und sparen gleichzeitig Hirnkapazität. Hier erkläre ich dir, wie du Checklisten optimal nutzen kannst – egal, ob du analog oder digital planst. Und meine persönlichen Top-Checklisten zur Inspiration gibt es noch dazu.

Ich hab für fast alles eine Checkliste. Warum? Weil sie mir helfen, mich nicht zu verzetteln. Und weil sie Gold wert sind, wenn es darum geht, neue Routinen aufzubauen. Bestes Beispiel: Wochen-Review.

Immer sonntags gehe ich die vergangene Woche durch und plane die neue. Aber was prüfe ich da genau? Termine und Aufgaben – ist klar. Aber sonst? War da noch was? Wenn ich darüber jeden Sonntag neu nachdenke, verschwende ich Zeit und vergesse garantiert trotzdem die Hälfte. Wenn ich die Review aber jede Woche anders mache, wird sie nie automatisiert und ich kann auch nicht prüfen, ob sie nun funktioniert oder nicht, weil die Ergebnisse nicht vergleichbar sind. Deshalb habe ich eine Checkliste. Die gehe ich sonntags Punkt für Punkt durch und hake jeden ab, wenn ich ihn erledigt habe (du findest sie ganz unten).

Und weißt du, warum ich Checklisten noch liebe? Weil sie meinen Spieltrieb befriedigen. Checklisten abzuhaken, ist mega befriedigend. Sie abzuhaken ist wie ein Wettkampf gegen mich selbst: Schaffe ich es, alle Schritte der Checkliste abzuhaken? Komme ich ein Level weiter? Klingt ein bisschen nerdig, funktioniert aber für mich und nur darauf kommt es doch letztendlich an, oder?

Digital oder analog: Checklisten unkompliziert nutzen

Checklisten haben und Checklisten sinnvoll benutzen, sind allerdings zwei Paar Schuhe. Du kannst Checklisten sowohl analog wie auch digital nutzen, aber der ein oder andere Hack macht sie noch unkomplizierter oder noch effektiver.

Checklisten digital nutzen

Jede simple To-Do-App kann Checklisten abbilden. Dafür legst du dir eine Aufgabe an, die wie deine Checkliste heißt und packst darunter alle Unteraufgaben, die du abhaken musst.

Nehmen wir an, du willst eine Checkliste haben mit all den Dingen, an die du denken musst, bevor du das Haus verlässt (und, oh ja, so eine Liste ist ein Life Saver!). Dann legst du dir in deiner App eine Aufgabe an, die zum Beispiel heißt: „Bevor ich gehe.“ Öffne die Aufgabe und füg jetzt Unteraufgaben hinzu, zum Beispiel:

• Alle Lichter ausgeschaltet
• Heizung runtergedreht
• Herd ausgeschaltet
• Handy eingesteckt (und aufgeladen)
• Schlüssel eingesteckt
• Geldbörse eingesteckt
• Zwei gleiche Socken an (oder überhaupt welche)
• Brille dabei
• Essen eingepackt (statt im Kühlschrank vergessen)
• Müll mitgenommen

Jedes Mal, wenn du fertig angezogen an der Haustür stehst, kannst du jetzt schnell deine App öffnen und deine Liste überfliegen und abhaken. Aber selbst, wenn du keine Zeit zum Abhaken hast, hilft dir der Blick auf die Liste, sicher zu gehen, dass du nichts Wichtiges vergessen hast. Das dauert vielleicht 5 Sekunden – im Vergleich zu 10 Minuten hektischen Überlegens, was noch fehlt oder gar 2 Stunden Hin- und Rückfahrt, weil dir erst kurz vorm Ziel eingefallen ist, dass du beim Familienbesuch ohne Handy aufgeschmissen bist, das aber daheim am Ladegerät hängt.

Checkliste analog nutzen

Natürlich kannst du Checklisten auch analog nutzen, allerdings sind sie da ein bisschen umständlicher. Zum einen brauchst du ein oder zwei Hacks, damit du Liste nicht jedes Mal neu schreiben musst, wenn du sie einmal erledigt hast. Zum anderen ist es umständlicher, erst das Bullet Journal rauszukramen, wenn du – wie im Beispiel oben – schon fertig bepackt an der Haustür stehst.

Aber analog hat auch seine Vorteile: Du kannst deine Checklisten auch noch nutzen, wenn dein Handy keinen Strom mehr hat (oder eben daheim am Ladegerät hängt, während du unterwegs bist) oder die Internetverbindung mies ist.

Um Zeit zu sparen, kannst du einen dieser drei Tricks für deine analoge Checkliste ausprobieren:

1. Leg sie am Rechner an und druck sie einfach neu aus, wann immer du sie brauchst. Das empfiehlt sich für Listen, die du nicht allzu oft brauchst wie die Urlaubspackliste.
2. Schreib die Liste und laminier das Blatt dann. Das Abhaken erledigst du dann mit einem Folienstift, den du einfach wieder wegwischen kannst.
3. Hak die einzelnen Punkte mit einem Bleistift ab, den du gut wegradieren kannst (oder nutz Tinte und Tintenkiller). Das macht das Papier zwar auch nicht endlos mit, aber ein paar Einsätze übersteht die Checkliste so schon.

Wie lege ich eine clevere Checkliste an?

Eine Checkliste ist der Generalist unter deinen Listen. Sie soll für die jeweilige Situation immer und immer wieder funktionieren. Das bedeutet: Leg dir nur für solche Ereignisse Checklisten an, die wiederkehrend (z.B. dein Tagesabschluss) oder super-super wichtig sind (zum Beispiel deine Hochzeitsplanung).

Und dann hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst die Checkliste entweder nur mit den Punkten füllen, die du ausnahmslos immer erledigen willst. Oder mit allen Punkten, die möglicherweise eintreten könnten. Im letzten Fall musst du dann damit leben, dass du deine Checkliste immer nur halb abhakst. Ob dich das stört oder nicht, ist eine Typfrage.

Ein Beispiel: Bleiben wir bei der Checkliste, die du nutzt, bevor du das Haus verlässt. Wenn du nur die Dinge aufschreibst, die du immer erledigst, lautet sie vielleicht:

• Alle Lichter ausgeschaltet
• Heizung runtergedreht
• Herd ausgeschaltet
• Handy eingesteckt (und aufgeladen)
• Schlüssel eingesteckt
• Geldbörse eingesteckt

Wenn du sie so führst, dass du für absolut alle Eventualitäten vorbereitet bist – egal, warum du das Haus verlässt, stehen da vielleicht auch:

• Geschenke eingepackt (brauchst du nur, wenn du irgendwo eingeladen bist)
• Dinge eingepackt, die ich zurückgeben muss (Stand bisher nicht auf meiner Liste, deshalb horte ich hier Tupperware, die eigentlich meiner Mutter gehört.)
• Essen eingepackt (brauchst du nur, wenn du zur Arbeit fährst)
• Müll mitgenommen (brauchst du nur, wenn welcher da ist)

Diese Liste lässt sich beliebig verlängern, aber ich denke, du weißt jetzt, was ich meine. Wie immer bei Zeit- und Selbstmanagement-Tipps gilt: Probier beide Varianten aus und finde die Version, die für dich am besten funktioniert!

Inspiration: meine erfolgreichsten Checklisten

Grundsätzlich muss eine Checkliste zu dir passen. Deshalb sind Vorlagen auch nur bedingt nützlich, wenn du sie nicht für dich anpasst und erweiterst. Aber ich weiß, dass es manchmal schwierig ist, überhaupt den Anfang zu finden – gerade, wenn es um Planung und Organisation geht. Deshalb zeige ich euch hier mal meine beiden wichtigsten Planung-Checklisten zur Inspiration.

Meine Checkliste für den Tagesabschluss

Ich habe eine Checkliste für den Tagesabschluss, die ich jeden Abend durchgehe. Weil mir die Liste auch helfen soll, mich rechtzeitig vom Rechner loszueisen, ist sie mit einem Alarm verknüpft. Jeden Abend um 20.30 Uhr erinnert mich meine To-Do-App daran, dass der Tagesabschluss fällig ist. Das ist super, allerdings nur, wenn deine App kein Äquivalent zur Snooze-Taste hat… Sagen wir einfach, ich arbeite noch daran, meine eigene Zeitplanung für den Tagesabschluss einzuhalten. Hinter der Aufgabe „Tagesabschluss erledigen“ liegt jedenfalls die Checkliste mit den einzelnen Steps. Bei mir sind das aktuell:

• Termine von heute durchgehen: Muss etwas verschoben oder nachgearbeitet werden?
• Termine für morgen durchgehen: Was muss ich mitnehmen/vorbereiten?
• Aufgaben von heute durchgehen: Was ist liegengeblieben? -> neu datieren/übertragen
• E-Mails durchgehen: Was ist offen -> beantworten, zur Aufgabe machen oder archivieren
• Sammellisten durchgehen: Was hat morgen Prio
• BuJo: Tag abschließen mit Fazit in einem Satz
• Daily für morgen im BuJo aufsetzen (Aufagben nach FEM, Timeboxing oder Daily Big 3*)
• Post it für morgen mit Botschaft für mich schreiben
• Tasche packen (Geld, Handy, BuJo, Zugangskarte Büro, Taschentücher, Haargummi)
• Rechner aus
• Schreibtisch aufräumen
• Kleidung rauslegen
• Fertig machen

Und dann gibt es in der Checkliste noch einen liebevollen Reminder (liebevoll aka in Großbuchstaben und mit 3 Ausrufezeichen versehen):

• LESEN ERST IM BETT!!!

Ich weiß, diese Checkliste ist exzessiv und liest sich, als würde ich erst um Mitternacht fertig werden. Tatsächlich brauche ich für jeden Punkt aber nur ein paar Minuten, oft auch nur Sekunden, weil ich mich darum schon im Laufe des Tages kümmere. Diese Punkte sind dann wirklich nur Reminder für den Fall, dass ich mal nicht dazu gekommen bin, das früher zu erledigen. Alles in allem brauche ich für diese Routine etwa eine 15 Minuten bis eine halbe Stunde (wenn ich mich nicht irgendwo festlese).

Checkliste für Wochen-Review und Wochenplanung

Darüber hinaus habe ich seit meinem Getting-Things-Done-Seminar endlich eine vernünftige Wochen-Review, die zugleich Wochenplanung ist. Und auch die folgt einer Checkliste. Wenn du mich fragst, ist genau diese Checkliste der Grund, warum ich die Wochen-Review seit gut zwei Monaten ohne einen einzigen Aussetzer durchziehe. Bist du jetzt neugierig und willst wissen, was ich in meiner Wochen-Review gehe? Bitte sehr:

• Eingangskörbe leeren (Bei mir: Physischer Eingangskorb im Büro, alle Mail-Eingänge, Instagram-Nachrichten, Whatsapp-Nachrichten)
• Finanzen aktualisieren (Ich arbeite mit Budgets, die ich so im Blick behalte)
• Welche Termine standen letzte Woche an? Muss dazu noch etwas erledigt werden?
• Welche Termine stehen nächste Woche an? Muss ich dazu etwas vorbereiten?
• Projektliste prüfen: Welche nächsten Schritte sind fällig? -> auf die Sammelliste schieben
• Irgendwann-Liste prüfen: Was will ich angehen? Welcher nächste Schritt ist dafür nötig? Will/Kann ich das nächste Woche machen? -> auf die Sammelliste schieben
• Wartet-auf-Liste prüfen: Was ist erledigt? Wo muss ich nachfassen? -> auf die Sammelliste schieben
• Nächste-Schritte-Liste/Sammelliste(n) prüfen, sortieren, ergänzen, abhaken
• Weekly aufsetzen (BuJo)
• Weekly Big 3* definieren (die drei Aufgaben, die nächste Woche Prio haben, für die ich Zeit freiräume)
• Selfcare-Planung schreiben (Schlaf, Ernährung, Bewegung, Beziehungen, Erholung -> wie kann ich das nächste Woche verbessern -> konkrete Termine eintragen*)

*Diese Punkte habe ich mir von Michael Hyatt und seinem Full Focus Planner abgeschaut und teste sie gerade. Ich halte dich auf dem Laufenden, wie das für mich funktioniert.

Sonstige Checklisten aus meiner Schublade

Außerdem habe ich eine Feierabend-Checkliste, die ich durchgehe, bevor ich mich vom Arbeitsrechner abmelde und die im Wesentlichen dazu dient, dass ich alles erfasse, was ich später brauche, um den nächsten Tag zu planen. Das betrifft vor allem dienstliche Termine, die im Laufe des Tages neu hinzu gekommen sind (Meetings!), aber auch neue Aufgaben, die ich am nächsten Tag mit einplanen muss. Darüber hinaus habe ich eine Dauer-Packliste, wenn ich verreise. Und die Liste mit den Haushaltsaufgaben, die wöchentlich, monatlich oder in sonst einer Art von Rhythmus fällig sind. Ich sag ja: Mein Leben besteht aus Checklisten.

Also: Welche Checklisten nutzt du so? Gibt es eine, die ich unbedingt noch einführen sollte? Dann schick mir eine Nachricht oder erzähl mir hier in den Kommentaren davon!